¿Cómo implantar un Sistema de Gestión Integrado y realizar su seguimiento?

Las organizaciones decididas a implantar un Sistema de Gestión Integradobasado en las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 y/u OHSAS 18001. deben ser conocedoras de que para cumplir los objetivos planificados, es necesario ejecutar las actividades establecidas en el Plan de Integración.

Para realizar la implantación del Sistema de Gestión Integrado se requiere:

• Plantear la necesidad de documentación: Fundamental para proporcionar soporte a las actividades involucradas en el proceso que dan la posibilidad de cumplir los requisitos establecidos por las distintas normas que se van a aplicar en el SIG, realizando una búsqueda del nivel de integración deseado.

• Informar e ilustrar: La organización deberá informar e ilustrar las sistemáticas, procedimientos o métodos necesarios a las personas involucradas para que se cumplimenten todos los requisitos.

• De una evaluación: Se comprobará que las acciones vinculadas a la documentación, información y ejecución han posibilitado el cumplimiento de los requisitos establecidos durante la integración de los sistemas de gestión.

Para realizar esta evaluación, se producirán inspecciones o auditorias de carácter parcial, esto permite llevar a cabo los ajustes pertinentes, de este modo se identifica si existe algún incumplimiento y cuáles son las causas que lo provocan.

Las personas mas importantes del proceso de integración de sistema de gestión son los coordinadores del proyecto y la Dirección. Si es necesario debido al tamaño y estructura de la organización, se crean comités o equipos de trabajo en los que participan los responsables de los distintos departamentos involucrados.

Las funciones de este tipo de comité se resumen en:

• Realizar la definición de la dinámica del grupo.
• Llegar a un acuerdo sobre las interrelaciones que se producen entre procesos.
• Establecer los responsables y propietarios de los distintos procesos y que papel van a desarrollar en el proceso de integración.
• Determinar una estrategia de comunicación para que todo el personal quede involucrado en el proceso.
• Llevar a cabo una revisión de la estructura documental y de los documentos que se han generado para cada proceso.

La implantación está sometida a un seguimiento, con el único fin de realizar una evaluación de la eficacia del proyecto de integración definido y en caso necesario proponer las acciones correctivas en caso de detectar algún incumplimiento.

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