Indicadores de compliance (KCI) seguimiento y medición en la ISO/FDIS 37301

Indicadores

Los indicadores son herramientas de medición que nos ayudan a identificar si estamos logrando alcanzar nuestros objetivos. En el caso del compliance, tengamos o no un sistema de gestión, los denominaremos indicadores de cumplimiento o KCI, siglas que significan key compliance indicators. Gracias a tan útiles instrumentos el encargado de cumplimiento de la organización puede hacerse una idea clara de la situación de la empresa y tener certezas sobre qué aspectos reforzar, encauzar y mejorar.

La utilidad de ellos KCI se fundamenta en la orientación que proporcionan al compliance officer, cuyas labores oscilan entre lo legal y lo voluntario. Sin indicadores, la organización correría el grave riesgo de olvidar aspectos relevantes que podrían alejarla de sus políticas de cumplimiento y acercarla a dificultades legales.

Entonces, ¿qué indicadores son necesarios para garantizar el cumplimiento? En el equipo de expertos de ISOTools creemos que son estos:

• ¿Cuáles son los riesgos legales, penales, administrativos, financieros y reputacionales que afronta la organización?
• ¿Existen controles destinados a mitigar, eliminar, transferir y gestionar cada uno de los riesgos?
• ¿La organización cuenta con varios canales de denuncias, ubicados estratégicamente, garantizan el anonimato y son fiables para que los colaboradores no tengan reticencias a la hora de declarar?
• Promedio de la eficacia de los controles. No basta con crear controles. Algunos de ellos pueden resultar inexactos o ineficientes. Por eso, periódicamente se requiere verificar el desempeño de los mismos para modificarlos, agregar nuevos o eliminarlos según convenga.
• Contratos evaluados. ¿Todos los acuerdos han sido chequeados? Vale la pena hacerlo.
• Porcentaje de cumplimiento legal de la organización, para saber qué tan cerca o lejos estamos del cumplimiento total.
• Formación: ¿el compliance es percibido como un asunto crucial para la empresa o como un tema molesto que solo concierne a abogados? Es primordial atender este aspecto, pues el compliance depende de cada trabajador y cada uno de ellos amerita consciencia, educación y voluntad al respecto.
• Establecer una política de compliance: el cumplimiento abarca más que lo legal, también implica temas voluntarios que están relacionados con la ética. Por eso es importante que desde la organización surja una declaración que precise cómo abordará el compliance, cuáles son sus prioridades y metas.
• ¿La política de compliance es conocida por todos los miembros de la organización? Un documento engavetado no es útil, requiere ser difundido, discutido y modificado cuando sea necesario.
• Aparte de las obligaciones legales, contractuales, financieras, penales, administrativas y política de compliance, ¿existen planes particulares de la empresa? Algunos de ellos tienen que ver con la equidad de género, prevención del delito, integridad y transparencia, planes contra el acoso sexual, discriminación, entre otros.
• ¿Existe una persona encargada del compliance, una figura como el compliance officer? Independientemente del tamaño de la organización y su rubro, es relevante contar con un profesional que se encargue de verificar y gestionar el cumplimiento.
• ¿El encargado de cumplimiento cuenta con la formación, educación y experiencia requeridos para desempeñar su cargo? Las normas ISO/FDIS 37301 y UNE ISO 19600 ofrecen aportes valiosos y concisos al respecto.
• ¿Existe un plan y encargados de gestionar las crisis o incumplimientos inevitables?
• Ante la evaluación del desempeño, deben implementarse acciones correctivas, de ser necesario.
• ¿En la organización existe asesoramiento de expertos sobre leyes, reglamentos, códigos y normas organizativas pertinentes?
• ¿Las obligaciones de cumplimiento son fáciles de identificar?
• Si existen dudas sobre el cumplimiento, ¿a quién pueden plantearse y a través de qué medios?
• Evaluación del riesgo del cumplimiento: es vital saber a qué se enfrenta la organización si llegase a incumplir.
• Integrar las obligaciones de cumplimiento a cada procedimiento y proceso.
• ¿Qué oportunidades de mejora del cumplimiento existen? ¿Cómo abordarlas y aprovecharlas?

Los KCI permiten que siempre se revise el tema del cumplimiento y que, por ende, sea una prioridad de la que se hable, se discuta, se aprenda y se busque mejorar. Con los datos que arrojen las mediciones se pueden tomar decisiones basadas en la evidencia, lo que garantiza mejores resultados. Además, existen 3 beneficios cruciales en torno a los KCI:

• Incentivan la motivación, participación y sana competencia del equipo laboral: más aún si dentro de la cultura organizacional existen incentivos y reconocimientos a la integridad, transparencia y cumplimiento.
• Permiten que la rendición de cuentas sea una actividad rutinaria: así será posible mitigar riesgos de cumplimiento y sabremos que la organización destina sus recursos a actividades lícitas. Podremos comprobar que no se dedica al lavado de dinero o financiación del terrorismo.
• Hacen una radiografía a la organización a través del tiempo: la compañía puede observar con datos cómo empezó, cómo ha sido el proceso y todo lo que ha aprendido y avanzado hasta ahora. ¡Y lo que le falta!

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

Ser pro tecnología y apostar por herramientas tecnológicas como el Software ISOTools para compliance, es una apuesta segura, ya que la automatización es el siguiente paso hacia la excelencia empresarial.

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