La reunión inicial. Auditoría Interna. III Parte

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Auditoría

Antes de enfrentarnos a un proceso de auditoría es fundamental que el equipo auditor lleve a cabo una reunión inicial con los auditados.

El objetivo de esta reunión es establecer un clima adecuado para la auditoría y garantizar que tanto los auditores como los auditados compartan los mismos objetivos, además de cuadrar la agenda y tener clara la metodología de la auditoría.

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Podemos diferenciar dos tipos de reuniones:

a) La reunión inicial en grupo

b) La reunión inicial individual

La reunión inicial en grupo debe de realizarse con el mayor número posible de auditados y contar con la presencia de la dirección. Es una reunión corta, de unos 15 minutos, que prepara el entorno de la auditoría. Normalmente se hace llegar a los auditados el propósito de la auditoría, el plan, los horarios y por supuesto, dejar un turno de preguntas para que los auditados se deshagan de las inquietudes típicas.

La reunión puede ser más formal o menos dependiendo de las características de la organización, fundamentalmente su tamaño y la cultura de la calidad que posea. Puede realizarse en la sala de juntas o bien de manera informal en el departamento, pero es fundamental para que todos los auditados “entren en situación”.

La reunión inicial individual es la más importante. Si como auditores directamente nos dirigimos al auditado y comenzamos a realizarle preguntas, probablemente no consigamos los objetivos esperados. Tenemos que entender que nosotros, los auditores, conocemos perfectamente los requisitos de la norma, y ellos, los auditados, mejor que nadie su proceso, sus puntos débiles y sus fortalezas y el objetivo es que entre los dos consigamos identificar las falencias y las áreas de mejora para llevar a la organización a la excelencia.

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Lo principal es dejar bien claro cuál es el propósito de la auditoría y no convertir el proceso en un interrogatorio, sino en una conversación fluida donde el auditado no tenga ningún problema en preguntar y aportar. Si generamos un clima cómodo el auditado no tendrá inconvenientes en expresar sus “sentimientos” sobre la ISO 9001. Pude ser que nos diga que la calidad sólo es papeleo, que es una inutilidad, que manejan el proceso de manera independiente a los requisitos de la ISO… en este momento estamos ante una oportunidad para simplificar el proceso que estamos auditando, aumentando así la rentabilidad de la organización.

Tenemos que evitar que el auditado sienta que el día de la auditoría es un día de inspección, de examen, de posibilidad de que lo sancionen reduciéndole su sueldo… ¡no!. Es la magnífica oportunidad que tienen de expresar sus logros, sus éxitos, cómo las mejoras que propusieron han dado sus frutos y resultados y cómo sus problemas se pueden convertir en oportunidades de mejora.

Este proceso clave debe de dejarse recogido en el procedimiento de Auditoría Interna de la organización especificando sus objetivos.