Automatizando con Software los Sistemas de Gestión

Dirigir y hacer funcionar una organización satisfactoriamente requiere gestionar de una manera sistemática y visible. El éxito puede derivarse de implementar y mantener un sistema de gestión que sea diseñado para mejorar continuamente las prestaciones identificando las necesidades de todas las partes interesadas.

La automatización de los sistemas a través del soporte lógico del sistema informático o software permite la gestión y mejora continua de las políticas, los procedimientos y procesos de la organización de manera eficaz y eficiente.
Las mejores empresas funcionan como unidades completas donde engloban la información compartida, evaluaciones comparativas, trabajo en equipo y un funcionamiento acorde con los más rigurosos principios de calidad y del medioambiente.

La compleja estructura de sistemas de información sigue creciendo a medida que las organizaciones implantan arquitecturas orientadas a servicios y tecnologías de virtualización. Internet ha contribuido a aumentar esta complejidad con la introducción de muchos más usuarios, tanto dentro como fuera de los límites de las empresas, que ahora incluyen empleados, clientes y proveedores.
Para gestionar estas infraestructuras, las organizaciones optan por implantar un sistema de gestión mediante Software que ayuda a lograr los objetivos de la organización mediante una serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el enfoque centrado en la gestión y el pensamiento disciplinado.

Las organizaciones deberían definir sus sistemas y los procesos contenidos dentro de ellos para facilitar que los sistemas y procesos sean claramente entendidos, administrados y mejorados. La gestión debería asegurar la efectiva operación y control de los procesos y las mediciones y datos usados para determinar el funcionamiento satisfactorio, y mediante la automatización de los sistemas de gestión se hace posible de manera efectiva.

La automatización de los sistemas de gestión de la calidad constituye una parte importante del sistema de gestión global. Los sistemas de gestión ISO 9001, para la calidad, ISO 14001 para la protección y mejora del medioambiente; OHSAS 18001, requisitos para el establecimiento, implantación y operación de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Laboral efectivo; ISO TS, especificación general de requerimientos para el sistema de calidad automotriz; como herramientas informáticas, mejoran la efectividad operativa, logran mejoras continuas, potencian la innovación eliminando las barreras y aportando además una claridad al mercado.

La automatización de los sistemas de gestión proporciona una serie de ventajas tales como:
• Eficacia: Mejora de la eficacia, permitiendo una perfecta gestión del conocimiento a nivel organizativo y documental.
• Dinamismo: Sistemas de gestión dinámicos enfocados hacia la mejora continua y a la obtención de resultados.
• Organización: Una agenda le permite planificar y avisar de todo lo que tiene que hacer.
• Accesibilidad: Disponibilidad de la información
• Eliminación del papel: Elimina la documentación y los registros en papel.
• Colaboración: Potencia el flujo interno de comunicación y la involucración de todo el personal. El Sistema es de todos no de muy pocos.
• Agilidad: Consultas rápidas de toda la información y tareas del sistema.
• Centralización de la información: un dato único. Facilita la gestión del conocimiento de la organización.

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