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Herramientas de gestión de calidad ISO 9001

Almudena Delgado — Thu, 23 Jan 2025 15:00:33 +0000

Índice de contenidos

Cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001 es mucho más sencillo cuando se cuenta con las herramientas adecuadas. Existen soluciones tecnológicas que permiten gestionar documentos, automatizar el control de procesos y garantizar la mejora continua, asegurando así un sistema de gestión de la calidad eficaz, ágil y orientado a resultados. Estas herramientas facilitan la implementación y también fortalecen el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.

En el universo de modelos y técnicas de análisis y evaluación se pueden encontrar algunas que, por su funcionalidad y su objetivo, son herramientas para la ISO 9001 de enorme utilidad. Hay que tener en cuenta que este estándar internacional para la gestión de la calidad proporciona requisitos precisos para implementar y mantener un SGC, pero no sobre la forma de hacerlo.

El hecho de que la norma no establezca herramientas concretas para cumplir con sus directrices no es un error del estándar. Se trata de una deliberada asignación de responsabilidad y autonomía, para que sea la organización la que elija las herramientas para la ISO 9001 que considere más adecuadas, de acuerdo con sus condiciones particulares.

Herramientas para implementar un sistema de gestión de calidad

Los requisitos medulares en ISO 9001 son los que atañen a la gestión de riesgos. Para realizar una gestión de riesgos integral, productiva y efectiva, es preciso conocer y comprender el contexto interno y externo de la organización.

Herramienta	Propósito / Requisitos ISO	Principales Características	Valor para ISO 9001
Análisis FODA (SWOT)	Aplica a la cláusula 4.1 (contexto de la organización)	– Identifica factores internos y externos – Clasifica en fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas	Permite comprender el entorno, detectar riesgos y alinear estrategias a objetivos
Análisis FMEA	Aplica a la cláusula 6.1 (riesgos y oportunidades)	– Detecta fallos potenciales – Evalúa probabilidad, impacto y criticidad – Permite implementar mitigaciones adecuadas	Ayuda a anticipar problemas críticos, minimizar impacto y aprovechar oportunidades
5W2H	Planificación y ejecución de acciones	– Responde a Qué, Por qué, Quién, Cuándo, Dónde, Cómo y Cuánto – Estructura planes de acción claros	Facilita la ejecución efectiva de estrategias, seguimiento de tareas y control de recursos

Herramienta

Propósito / Requisitos ISO

Principales Características

Valor para ISO 9001

Análisis FODA (SWOT)

Aplica a la cláusula 4.1 (contexto de la organización)

– Identifica factores internos y externos

– Clasifica en fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas

Permite comprender el entorno, detectar riesgos y alinear estrategias a objetivos

Análisis FMEA

Aplica a la cláusula 6.1 (riesgos y oportunidades)

– Detecta fallos potenciales
– Evalúa probabilidad, impacto y criticidad
– Permite implementar mitigaciones adecuadas

Ayuda a anticipar problemas críticos, minimizar impacto y aprovechar oportunidades

5W2H

Planificación y ejecución de acciones

– Responde a Qué, Por qué, Quién, Cuándo, Dónde, Cómo y Cuánto
– Estructura planes de acción claros

Facilita la ejecución efectiva de estrategias, seguimiento de tareas y control de recursos

Lo que sigue es elaborar planes de acción para llevar a cabo las estrategias diseñadas para tratar las amenazas. Ahí está la columna vertebral de la norma. Las tres herramientas para la ISO 9001 que se desglosan a continuación han probado su eficacia en el cumplimiento de los requisitos:

1. Análisis FODA

Identificar, conocer y comprender el contexto es una solicitud que se recoge en la cláusula 4.1 del estándar. Lo que se debe hacer para cumplir con este requisito, en la práctica, es identificar, analizar y evaluar el impacto positivo o negativo de factores, circunstancias, eventos o cualquier otra situación que pueda afectar la capacidad para alcanzar los objetivos propuestos.

Algunos factores que conforman el contexto, según ISO 9001, son el marco regulatorio, las tendencias del mercado, los competidores, las necesidades de los consumidores, los proveedores y los clientes, etc.

Entre las herramientas para la ISO 9001, la técnica FODA o SWOT por sus iniciales en inglés, resulta la más apropiada para realizar el análisis del contexto. Esta herramienta ayuda a las organizaciones a identificar los elementos y factores que busca para comprender sus contextos. Aporta un interesante valor: los clasifica en fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Las iniciales de estas cuatro categorías son las que dan el nombre a la herramienta.

2. Análisis FMEA

La segunda de las herramientas para la ISO 9001, en orden de importancia, es la que atiende el requisito para identificar, evaluar y tratar riesgos y oportunidades, expresado en la cláusula 6.1. El motivo es que las organizaciones necesitan conocer y abordar los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la capacidad para satisfacer las expectativas y necesidades de sus clientes.

Por supuesto, se espera que para cada riesgo se implemente una estrategia que lo elimine, minimice su impacto, lo traslade, lo comparta o, en última instancia, sea admitido y se trabaje en acciones adecuadas para disminuir el impacto en caso de ocurrencia. Las oportunidades, por su parte, se deben aprovechar y, para ello, también se necesitan estrategias efectivas.

FMEA (Análisis de Modos de Fallo y Efectos, por sus iniciales en inglés), es un modelo analítico que se basa en identificar posibles escenarios de error en un sistema. Los modos de fallo son las diferentes posibilidades o formas en las que algo puede salir mal. En contraposición, el análisis de efectos predice los diferentes impactos o consecuencias que pueden ocasionar los fallos.

Una de las grandes ventajas del Análisis de Modos de Fallo y Efectos es que se puede realizar en todo momento y cuantas veces sea necesario. Lo más importante es contar con información confiable y profesionales proactivos, creativos, con la mente abierta y la imaginación activa.

3. Las cinco W y las dos H

Con un contexto identificado y unas estrategias diseñadas para tratar los riesgos, lo que sigue es poner el sistema en marcha. Esto se hace cumpliendo con la solicitud sobre la creación de planes de acción. Con ellos, la organización obtiene información precisa sobre tiempos, recursos necesarios, métodos de seguimiento, monitoreo y evaluación, entre otros datos de gran valor.

Los planes de acción, por otra parte, ayudan a la organización a entender cuáles son cada una de las tareas y actividades que necesitan ejecutar para llevar a la práctica las estrategias diseñadas para tratar los riesgos.

La última de las herramientas para la ISO 9001 es la apropiada para atender esta tarea. Se llama 5W2H. La metodología se basa en hacer siete preguntas. Cinco de ellas inician con la letra W, en inglés, y las otras dos con la letra H:.

Las W corresponden a las preguntas qué se va a hacer, por qué se hará, quién lo hará, cuándo lo hará y dónde lo hará
Las H abordan las cuestiones de cómo se hará y cuánto costará.

En términos de aplicación, esta es, entre las herramientas para la ISO 9001, más flexible y funcional. Su único uso no está en el diseño de planes de acción. En la práctica se puede utilizar para mejorar la comprensión sobre el cumplimiento de todos los requisitos de la norma.

Las tres herramientas para la ISO 9001, por otra parte, no requieren grandes inversiones y todas ellas ayudan a impulsar la mejora continua en la ISO 9001. Sin embargo, es importante acotar que el uso de una plataforma tecnología para automatizar la gestión de la calidad asegura suministro de información que todas las herramientas requieren, así como el procesamiento inmediato de los datos, que es imprescindible para la toma de decisiones eficaz.

Software ISO 9001

El Software ISO 9001 es la herramienta tecnológica más eficaz para optimizar los resultados de un sistema de gestión de la calidad. La plataforma se ha diseñado para automatizar las tareas del sistema, monitorear el rendimiento de los procesos, crear flujos de trabajo automáticos, emitir alertas y enviar notificaciones y presentar información en tiempo real, entre otras muchas funcionalidades.

El software permite una gestión integral y centralizada, potenciando la mejora continua y facilitando el logro de objetivos. Para conocer más en profundidad cómo funciona y qué beneficios puede obtener de él tu organización solo necesitas contactar con uno de nuestros asesores.

Mejora Continua en la ISO 9001: Implementación de Acciones Correctivas y Preventivas

Paula Pérez — Mon, 30 Dec 2024 07:00:36 +0000

Índice de contenidos

La Mejora Continua es el corazón de la norma ISO 9001 y una pieza clave en cualquier Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Las organizaciones deben centrarse en optimizar sus procesos, eliminar no conformidades y prevenir problemas antes de que sucedan. Para lograrlo, la implementación de acciones correctivas y preventivas se convierte en un paso imprescindible.

Es importante profundizar en qué son las acciones correctivas y preventivas dentro de la ISO 9001, cómo implementarlas y, especialmente, cómo el uso de un Software ISO 9001, como el de ISOTools, puede potenciar la mejora continua y llevar a las empresas hacia un éxito sostenible.

¿Qué es la Mejora Continua en la ISO 9001?

La mejora continua es un proceso iterativo que permite optimizar de manera constante los procesos, productos y servicios de una organización. Basada en el ciclo PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar), esta filosofía impulsa a las organizaciones a adaptarse y evolucionar para alcanzar sus objetivos de calidad.

La ISO 9001:2015 exige que las organizaciones no solo solucionen los problemas cuando ocurren, sino que también tomen medidas preventivas para anticiparse a posibles desviaciones o no conformidades.

Acciones Correctivas y Preventivas: Claves para la Mejora Continua

Acciones Correctivas

Las acciones correctivas son las medidas que se toman para eliminar la causa de una no conformidad detectada, evitando que el problema se repita. Este proceso, además de centrarse en solucionar la situación actual, permite identificar la causa raíz y erradicarla.

Ejemplo: Si un cliente recibe un producto defectuoso, la organización debe analizar qué falló en la producción, corregir el proceso y asegurar controles para evitar errores similares.

Acciones Preventivas

Por otro lado, las acciones preventivas son aquellas que se implementan antes de que ocurra una no conformidad, identificando riesgos potenciales y minimizando su impacto. Es una estrategia proactiva basada en la gestión de riesgos y en el análisis de tendencias.

Ejemplo: Realizar mantenimientos periódicos en maquinaria para prevenir fallos en el proceso productivo.

Pasos para implementar Acciones Correctivas y Preventivas

Para garantizar la eficacia de estas acciones en el marco de la ISO 9001, las organizaciones deben seguir un enfoque estructurado:

Identificación de No Conformidades o Riesgos: Detectar problemas o identificar posibles desviaciones mediante auditorías, inspecciones o revisiones de procesos.
Análisis de la Causa Raíz: Utilizar metodologías como los 5 Porqués, Diagrama de Ishikawa o el Análisis de Riesgos para descubrir las causas reales del problema.
Planificación de Acciones: Definir qué acciones deben tomarse, quiénes serán responsables y cuáles son los plazos.
Implementación de las Acciones: Ejecutar las medidas correctivas o preventivas y documentar cada paso.
Verificación de Eficacia: Evaluar si las acciones implementadas han resuelto el problema o prevenido su ocurrencia.
Actualización del Sistema de Gestión de la Calidad: Ajustar procedimientos y registros para que los aprendizajes se integren al sistema.

Importancia de la Mejora Continua en el sector empresarial

Para las empresas, la aplicación de acciones correctivas y preventivas permite solucionar problemas, a la vez que también reduce costos, optimiza recursos y mejora la satisfacción del cliente. Algunos de los beneficios clave incluyen:

Eficiencia Operativa: Identificar y corregir problemas optimiza los procesos productivos, evitando reprocesos y desperdicios.
Reducción de Costos: La implementación de acciones preventivas minimiza los riesgos y ahorra recursos.
Mejora de la Reputación: Cumplir con los estándares de calidad fortalece la confianza del cliente y mejora la imagen corporativa.
Competitividad: Un sistema de mejora continua permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios del mercado y mantenerse competitivas.

La ISO 9001:2015 exige que las organizaciones no solo solucionen los problemas cuando ocurren, sino que también tomen medidas preventivas para anticiparse a posibles desviaciones o no conformidades.
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Impulsa la Mejora Continua con el Software ISO 9001 de ISOTools

Implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad abarca tareas como documentar, analizar y dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas. Entonces, te plantemos la siguiente pregunta:

¿Cómo ayuda ISOTools a potenciar la Mejora Continua?

Gestión Automática de No Conformidades: Permite registrar y gestionar las no conformidades de forma rápida y eficiente, asegurando que ninguna quede sin resolver.
Análisis de Causas y Seguimiento: Facilita la identificación de causas raíz con herramientas integradas y asegura el seguimiento de las acciones hasta su cierre.
Documentación Centralizada: Toda la información del SGC, incluyendo las acciones correctivas y preventivas, queda almacenada en una plataforma centralizada y de fácil acceso.
Indicadores de Mejora Continua: El software permite analizar el rendimiento del SGC a través de indicadores clave (KPIs), facilitando la toma de decisiones basadas en datos.
Cumplimiento Normativo: ISOTools asegura que las organizaciones cumplan con los requisitos de la ISO 9001 de manera eficaz y sin complicaciones.

Mejora Continua al alcance de tu organización

La Mejora Continua es una exigencia de la ISO 9001 como filosofía que impulsa el éxito y la competitividad de las organizaciones. La implementación de acciones correctivas y preventivas permite eliminar problemas, anticiparse a riesgos y garantizar la satisfacción de los clientes.

Con la ayuda del Software ISO 9001 de ISOTools, las empresas pueden automatizar estos procesos, simplificar la gestión de su SGC y enfocarse en lo que realmente importa: crecer y mejorar continuamente.

Si estás listo para trabajar favoreciendo la Mejora Continua de tu organización, ISOTools es la solución que necesitas. Una forma de convertir procesos exitosos en una realidad tangible y sostenible para tu empresa.

Nuevos retos en la gestión de la calidad que afectan a las operaciones

Almudena Delgado — Tue, 24 Dec 2024 15:00:25 +0000

El nuevo año se inicia definido por los retos en la gestión de la calidad que deben enfrentar los equipos encargados de ISO 9001, en particular los desafíos que tienen la capacidad para afectar a la actividad de las organizaciones.

El contexto en el que navegan las organizaciones es complejo: nuevas tecnologías, cambios en los hábitos de los consumidores, globalización, tensión geopolítica y vulnerabilidad de las cadenas de suministro. Asegurar la competitividad dependerá de la capacidad que tengan las empresas para afrontar un escenario de incertidumbre generado por los retos en la gestión de la calidad que abordaremos a continuación.

Cuáles son los retos en la gestión de la calidad que afectan a las operaciones

Para afrontar con éxito y superar los retos en la gestión de calidad, las organizaciones necesitan adaptarse y renovarse. La capacidad para mejorar los procesos será un elemento determinante en el trabajo para enfrentarse a esos desafíos.

Entre los más relevantes, abordamos cuatro retos en la gestión de calidad que se caracterizan por su capacidad para afectar a las operaciones de cualquier organización:

1. Alinear la gestión de calidad con los objetivos de sostenibilidad

Ya no basta entregar productos de calidad que satisfagan las expectativas de los consumidores. Estos esperan que las organizaciones hagan esfuerzos para alcanzar objetivos de sostenibilidad y lo demuestren. La presión social, regulatoria y legal obliga a las organizaciones a gestionar sus riesgos ambientales, sociales y de gobernanza, en sintonía con los requisitos de calidad de sus clientes.

Para afrontar uno de los retos en la gestión de la calidad que más puede afectar la capacidad operativa, la organización necesitará las herramientas normativas adecuadas, como ISO 14001 (gestión ambiental) e ISO 26000 (responsabilidad social).

Es probable que también sea necesario estandarizar la gestión anticorrupción y la gestión de cumplimiento. Por ahora, es imprescindible alienar la gestión de calidad con los objetivos de sostenibilidad como un primer paso para asegurar la competitividad y la continuidad del negocio ante cualquier contingencia.

2. Vulnerabilidades en la cadena de suministro

Las cadenas de suministro son hoy globales. Lo que en su momento fue una oportunidad, ahora representa complejidad y desafíos. Con un escenario geopolítico marcado por la tensión, algunos eslabones de esa cadena se vuelven frágiles y vulnerables. Es preciso construir cadenas de valor flexibles, adaptables y con muchas alternativas en caso de que uno o varios eslabones dejen de ser funcionales.

El panorama se torna un tanto más complejo si se tienen en cuenta exigencias regulatorias diversas y dinámicas. Sistemas de calidad en la cadena de suministros contribuyen al cumplimiento, una cuestión en la que ISO 9001 se convierte en un lenguaje que todos pueden entender y sobre el que es posible construir cualquier entendimiento.

3. Cambios en los hábitos de los consumidores y de los empleados

Los hábitos de consumo y las exigencias o expectativas de los clientes evolucionan a velocidad vertiginosa. Además de los criterios ESG, el consumidor evalúa aspectos como el servicio postventa, la velocidad con la que la empresa pueda resolver sus problemas o atender sus sugerencias.

Pero los clientes no son la única parte interesada en que la organización afronte los retos en la gestión de la calidad. También hay que tener en cuenta a los empleados. Ellos esperan que la organización pueda ofrecer empleos sostenibles en el tiempo y que tenga la capacidad para implementar procesos que les permita adaptarse con facilidad a los cambios, a la innovación tecnológica y a las necesidades de formación y capacitación que la evolución del mundo corporativo exige.

4. Transformación digital y evolución tecnológica

La tecnología y su constante evolución se convierten en el mejor aliado para la gestión de la calidad. Las plataformas diseñadas para automatizar procesos, asistidas por Inteligencia Artificial y Big Data, hacen que la organización pueda mantenerse en la vertiginosa carrera de cambios regulatorios y en los hábitos de los consumidores, mejoras en la cadena de suministro y la misma transformación digital.

Las organizaciones pueden asumir los retos en la gestión de la calidad con soluciones que automatizan procesos, identifican problemas sobre la marcha, proponen soluciones y ayudan a mantener la eficiencia operativa, siempre buscando la mejora continua.

Para hacerlo, dentro del mismo orden que conserva la gestión de la calidad, las empresas tendrán que acudir al apoyo normativo que ofrecen estándares como ISO 42001:2023 (gestión de IA) e ISO 27001 (gestión de la seguridad de la información). Estas herramientas garantizan un tránsito por la transformación digital seguro, eficaz y productivo.

Software ISO 9001

El Software ISO 9001 de ISOTools ha sido diseñado para apoyar a las organizaciones en todas las etapas que atraviesa un sistema de gestión de la calidad: planificación, implementación, automatización, mantenimiento y mejora continua, por supuesto, pasando por la certificación.

Por otra parte, la plataforma incorpora IA y Big Data y sigue el ciclo PDCA, lo que garantiza la mejora continua, la reducción de tiempos y de costes y un impacto real en la eficiencia de la gestión. Si te interesa conocer mucho más de este aliado tecnológico, solo tienes que contactar con uno de nuestros asesores.

3 Indicadores para la norma ISO 9001 que son esenciales en gestión de la calidad

Almudena Delgado — Thu, 28 Nov 2024 15:00:02 +0000

Índice de contenidos

Los indicadores para la norma ISO 9001 son señales confiables que permiten suponer, antes de una auditoría interna que lo compruebe, que el Sistema de Gestión de la Calidad funciona, está conforme con los requisitos del estándar y alcanza los objetivos propuestos.

Los indicadores para la norma ISO 9001 son herramientas que se emplean para monitorear el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad. También son útiles para identificar problemas y oportunidades de mejora.

Existen muchos indicadores o métricas para evaluar un sistema de gestión. Incluso si se limita la búsqueda a indicadores para la norma ISO 900, el número es abundante. A continuación se profundiza en tres, en los que prestan un mejor servicio a profesionales que necesiten obtener información inmediata sobre la eficiencia del sistema que conducen.

Cuáles son los indicadores para la norma ISO 9001 más eficaces

En el capítulo 9 de la ISO 9001 se solicita que la organización implemente mecanismos o metodologías para evaluar el desempeño del sistema. Inspecciones, auditorías y revisiones forman parte de las técnicas o métodos que puede utilizar la empresa para cumplir con el requisito. Pero también lo hacen los indicadores para la norma ISO 9001.

Por supuesto, los indicadores no reemplazan las otras actividades de evaluación. Pero sí son importantes, particularmente en momentos intermedios entre una y otra auditoría interna del SGC o ante una auditoría de recertificación.

La gran ventaja de los indicadores para la norma ISO 9001 es su capacidad para proveer información inmediata. Pero, como ya se advirtió, existe un número extenso de estas métricas. Tres de ellas, no obstante, destacan por centrarse en la eficacia del sistema

1. La satisfacción del cliente

El primero de los indicadores para la norma ISO 9001 es el más obvio. La satisfacción del cliente expresa en cuatro palabras el sentido y el objetivo de un sistema de gestión, ya que es la más relevante entre las partes interesadas en ISO 9001. Es un indicador importante por otra razón: el mencionado capítulo 9, incorpora una cláusula (9.1.2) que solicita medir y monitorear la satisfacción del cliente.

De esta forma, la satisfacción del cliente, que se puede medir en términos cualitativos o cuantitativos, sirve como indicador de la eficacia del sistema, para satisfacer un requisito de la norma y para entender qué satisface a los consumidores o en qué puntos es posible y preciso mejorar.

El cliente está en el centro de cualquier Sistema de Gestión de la Calidad. Todos los requisitos legales y reglamentarios en ISO 9001 y todos los objetivos, buscan de forma directa o indirecta, mejorar la satisfacción del cliente. Después de todo, sin él no existirá empresa.

2. Eficacia de los procesos

Los procesos en ISO 9001 son engranajes que se articulan para lograr el objetivo máximo: satisfacer al cliente. Los procesos, al igual que los engranajes de una máquina, pueden deteriorarse o salir de su posición. Mientras funcionen como se espera, de acuerdo con el propósito para el que se crearon, la probabilidad de que el sistema falle es casi inexistente.

El indicador, en este caso, es realmente un conjunto de indicadores para la norma ISO 9001. Cada proceso necesita un indicador diseñado para medir la eficacia de ese proceso. El encargado de gestionar ese indicador, de reportar el resultado y de monitorear el desempeño es el dueño del proceso.

El adecuado uso de este indicador o conjunto de indicadores puede hacer que el sistema afronte cualquier auditoría sin ningún problema. Todas las desviaciones se advierten en tiempo real, generando la reacción inmediata, antes de que sea necesario afrontar el proceso burocrático de resolución de no conformidades de calidad.

3. Número de no conformidades y tiempo de resolución

Este podría ser un indicador para medir lo que subsiste tras la aplicación de los dos anteriores indicadores para la norma ISO 9001. Es un hecho que las no conformidades no son deseables porque evidencian fallos estructurales serias del sistema y porque su resolución requiere arduo e intenso trabajo. Sin embargo, aunque no sean muy populares, las no conformidades son instrumentos valiosos para alcanzar la mejora continua.

Las no conformidades aparecen en diferentes presentaciones: una desviación, omisiones en cuanto a documentación en ISO 9001, un fallo operativo, un producto no conforme que no se ha investigado, etc. El punto es que se trata de una no conformidad identificada y tratada, que permanece oculta, creciendo y aumentando la capacidad para afectar al sistema.

Por su naturaleza, las no conformidades suelen aparecer en una auditoría. Un número elevado supone un sistema deficiente y con serios problemas. Este indicador refleja más de un aspecto: rapidez de la organización investigar la causa de la no conformidad, tiempo para implementar una acción correctiva y plazo para verificar la eficacia de esa acción.

Tarde o temprano, todos los sistemas de gestión se enfrentan la resolución de no conformidades. La ausencia total de ellas resulta sospechosa. Podría obedecer a errores en los procesos de auditoría, negligencia de los auditores o complacencia con los auditados. Es uno de los indicadores para la norma ISO 9001 que no puede faltar en un Sistema de Gestión de la Calidad.

Software ISO 9001

La recolección de información que generan indicadores confiables, su procesamiento y evaluación, son actividades que requieren de un soporte tecnológico, si el objetivo es contar con datos oportunos que ayuden a optimizar la gestión.

El Software ISO 9001 es una plataforma tecnológica que utiliza Inteligencia Artificial y Big Data para automatizar sistemas de gestión basados en la norma ISO 9001 y para proveer la información que necesitan los encargados para mantenerlo funcional y eficaz.

Esta solución avanzada permite racionalizar y centralizar toda la documentación y potenciar la mejora continua, aspectos que redundan en un ahorro de tiempo y de costes. El objetivo es optimizar la gestión de la calidad en organizaciones de cualquier tamaño y sector.

Para conocer todas las funcionalidades del software y las ventajas que puede aportar a tu organización, solo tienes que contactar con nuestros asesores, te ofrecerán toda la información que precises sin compromiso.

Tips para el sector marítimo: ISO 21070 y ODS 14

Andrea Merinas — Fri, 13 Sep 2024 06:00:08 +0000

Índice de contenidos

ISO 21070 y ODS 14

En el sector marítimo, la correcta gestión de los desechos es un tema crítico para preservar la salud de los océanos y proteger los ecosistemas marinos. La ISO 21070 establece requisitos para la gestión y manipulación de los residuos generados a bordo de los buques, mientras que el ODS 14 (Objetivo de Desarrollo Sostenible 14) se centra en la conservación y el uso sostenible de los océanos, mares y recursos marinos. Juntas, estas normativas son esenciales para garantizar que las operaciones marítimas se lleven a cabo de manera sostenible y responsable.

Norma ISO 21070

La ISO 21070 es una norma internacional que especifica los requisitos para la gestión y manipulación de los residuos a bordo de los buques. Su principal objetivo es reducir el impacto ambiental de las actividades marítimas mediante la correcta segregación, almacenamiento, manejo y disposición de los residuos generados durante las operaciones a bordo. Esta norma cubre una amplia gama de residuos, incluidos los residuos sólidos, líquidos y peligrosos, y se enfoca en garantizar que los procedimientos de gestión sean seguros y respetuosos con el medio ambiente.

Entre los principales objetivos se incluyen:

Prevenir la contaminación marina mediante la correcta gestión de los desechos.
Fomentar prácticas de manipulación seguras y responsables de los residuos a bordo de los buques.
Promover la sostenibilidad en las operaciones marítimas, alineándose con los objetivos internacionales de conservación marina.

La ISO 21070 es aplicable a todas las embarcaciones comerciales y de transporte que generan residuos durante sus operaciones, incluidas las naves mercantes, cruceros, buques pesqueros y plataformas offshore. La norma se complementa con otras regulaciones, como el Convenio MARPOL, que regula la prevención de la contaminación en los mares, pero la norma proporciona una guía más específica para la gestión de los residuos en el día a día de las operaciones marítimas.

ODS 14

El Objetivo de Desarrollo Sostenible 14 (ODS 14) forma parte de los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible establecidos por las Naciones Unidas y tiene como fin conservar y utilizar de manera sostenible los océanos, mares y recursos marinos. Este ODS se enfoca en reducir la contaminación marina, proteger los ecosistemas marinos, y minimizar el impacto de las actividades humanas en el medio marino, especialmente en lo que respecta a la pesca excesiva, la contaminación y el cambio climático.

El ODS 14 establece metas claras para la reducción de la contaminación marina, la protección de hábitats costeros y marinos, la promoción de la pesca sostenible y el apoyo a las comunidades costeras que dependen de los recursos marinos.

El sector marítimo desempeña un papel crucial en la protección de los océanos, ya que muchas de sus actividades pueden generar impactos significativos en los ecosistemas marinos. Desde la contaminación por plásticos hasta los derrames de petróleo, las prácticas no sostenibles en el sector marítimo pueden tener consecuencias devastadoras para la vida marina y los ecosistemas acuáticos.

La adopción de normas internacionales, como la ISO 21070, es esencial para garantizar que las operaciones marítimas se alineen con los objetivos del ODS 14. Al implementar prácticas responsables de gestión de residuos, las empresas del sector marítimo pueden ayudar a reducir la contaminación y preservar la biodiversidad marina. Contribuyendo así a la sostenibilidad global.

Tips para implementar la ISO 21070 y ODS 14

Segregación de residuos

Una de las prácticas más importantes en la gestión de residuos a bordo es la correcta segregación de los desechos. La ISO 21070 establece directrices para la separación de diferentes tipos de residuos, incluidos los desechos peligrosos, los residuos reciclables y los desechos orgánicos. Al segregar adecuadamente los residuos a bordo, se facilita su tratamiento y disposición de manera ambientalmente segura, reduciendo el riesgo de contaminación marina.

Tip: Establecer contenedores claramente etiquetados para cada tipo de residuo en áreas accesibles del buque es clave para garantizar una correcta segregación por parte de la tripulación.

Capacitación de la tripulación

La formación y sensibilización de la tripulación es fundamental para el éxito de cualquier sistema de gestión de residuos. La ISO 21070 resalta la importancia de que los miembros de la tripulación comprendan las normativas sobre gestión de residuos. Sepan cómo aplicar las directrices de la norma y tengan los conocimientos necesarios para manipular desechos de forma segura.

Tip: Desarrollar programas de capacitación regulares y actualizados sobre las mejores prácticas de gestión de residuos, y asegurarse de que todo el personal esté familiarizado con los procedimientos específicos a bordo.

Monitoreo y control de residuos

La implementación de un sistema eficaz de monitoreo y control de los residuos generados a bordo es esencial para garantizar que las prácticas cumplan con la ISO 21070. El monitoreo permite identificar áreas de mejora en la gestión de residuos y asegura que se cumplan los requisitos legales y normativos.

Tip: Utilizar registros detallados de los desechos generados, segregados y eliminados a lo largo de cada viaje. Estos registros pueden ayudar a evaluar el rendimiento de la gestión de residuos y a mejorar continuamente las prácticas.

La correcta gestión de los desechos es un tema crítico para preservar la salud de los océanos y proteger los ecosistemas marinos.
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Colaboración con puertos

La correcta disposición final de los residuos generados en alta mar es esencial para cumplir con la ISO 21070 y contribuir al ODS 14. Para ello, es necesario que las embarcaciones colaboren con puertos y terminales que ofrezcan servicios de recogida y tratamiento de residuos. asegurándose de que los desechos no terminen en el océano.

Tip: Establecer acuerdos con puertos y terminales equipados para recibir y tratar adecuadamente los residuos de los buques. Asegurando que todos los desechos se eliminen de acuerdo con las normativas internacionales.

Uso de tecnología para reducir residuos

La innovación tecnológica juega un papel fundamental en la reducción de los residuos generados a bordo de los buques. La ISO 21070 promueve el uso de tecnologías que permitan una mejor gestión de los residuos y la minimización de su generación en el origen.

Tip: Implementar tecnologías de ahorro energético, sistemas de gestión de residuos en el origen y procesos automatizados que reduzcan la cantidad de desechos generados. Contribuyendo a una operación más eficiente y sostenible.

La ISO 21070 y ODS 14 con el Software de ISOTools

La ISO 21070 proporciona un marco sólido para la gestión adecuada de los residuos en el sector marítimo. Ayudando a reducir la contaminación marina y contribuyendo directamente a las metas del ODS 14. Al implementar esta norma, las empresas marítimas no solo cumplen con sus responsabilidades legales. También contribuyen a la conservación de los océanos y al uso sostenible de los recursos marinos. La adopción de buenas prácticas en la gestión de residuos a bordo es esencial para proteger los océanos y garantizar un futuro sostenible para las generaciones venideras.

Para las empresas que buscan mejorar sus procesos y garantizar el cumplimiento de normativas como la ISO 21070 y otras normas de gestión. El Software ISO 9001 de ISOTools ofrece una solución integral.

Este software permite gestionar de manera eficiente los sistemas de gestión de calidad. Facilitando la automatización de procesos, la monitorización de indicadores y la mejora continua. Para obtener más información sobre cómo ISOTools puede ayudar a su organización, visite ISOTools.

¿Qué es el sistema PQRS y dónde se utiliza según ISO 9001?

Andrea Merinas — Thu, 09 May 2024 06:00:04 +0000

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Qué es el Sistema PQRS

El Sistema PQRS es una metodología estructurada que busca gestionar de manera eficiente las quejas, reclamos, sugerencias y peticiones que reciben las organizaciones. Su objetivo principal es identificar oportunidades de mejora y actuar sobre ellas de manera proactiva, contribuyendo así a la satisfacción del cliente y al fortalecimiento del sistema de gestión de la calidad.

La sigla PQRS se desglosa en cuatro conceptos clave:

Peticiones: Es una interacción mediante la cual el cliente, de manera cortés, solicita a la empresa cualquier información sobre la prestación del servicio, ya sea para resolver preguntas, obtener más detalles o compartir ideas para mejorar la satisfacción del cliente.
Quejas: Se trata del feedback que los clientes proporcionan a la empresa cuando no están satisfechos con nuestros servicios. Este canal es esencial para que los clientes puedan expresar sus preocupaciones, expectativas o sugerencias, lo que a su vez nos ayuda a mejorar constantemente nuestra oferta. Aprovechamos esta retroalimentación para abordar las inquietudes del cliente de manera proactiva, fortaleciendo así nuestra relación con ellos.
Reclamos: Se refiere a la discrepancia expresada por el usuario para que la empresa examine y valore una acción relacionada con la prestación del servicio en aspectos financieros, lo que abre la puerta a mejorar la claridad y la efectividad en nuestras actividades comerciales.
Sugerencias: Se trata de una propuesta planteada por un cliente con el fin de influir en la mejora de un procedimiento empresarial, el cual está directamente vinculado con la manera en que se ofrece el servicio, cubriendo todas las etapas desde su inicio hasta su entrega al cliente.

PQRS según ISO 9001

La norma ISO 9001 es un estándar internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión de la calidad efectivo. Su enfoque se centra en la mejora continua, la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los requisitos legales y regulatorios aplicables.

Dentro del marco de la ISO 9001, la gestión de las quejas, reclamos, sugerencias y peticiones juega un papel fundamental en el aseguramiento de la calidad y la excelencia operativa. La implementación del sistema PQRS permite a las organizaciones cumplir con los requisitos de la norma relacionados con la satisfacción del cliente, la gestión de los procesos y la mejora continua.

Dónde se utiliza el sistema PQRS

En el complejo mundo empresarial actual, la calidad es una prioridad indiscutible. Las organizaciones buscan constantemente formas de mejorar sus procesos, productos y servicios para satisfacer las demandas del mercado y superar las expectativas de los clientes. En este sentido, la norma ISO 9001 se erige como un estándar de calidad reconocido internacionalmente que proporciona un marco sólido para la gestión de la calidad en diversas áreas de una empresa y aquí es donde se utiliza el sistema PQRS.

Dentro de este contexto, el sistema PQRS (Planificación, Recolección, Registro y Solución) emerge como una herramienta fundamental para el cumplimiento de los requisitos establecidos por la norma ISO 9001, debido a que te permite conocer las inquietudes que tienen nuestros grupos de interés y así poder ofrecerle una solución especializada, ofreciendo un producto de gran valor para la sociedad y con una excelencia operativa.

Cómo funciona el sistema PQRS en una empresa

El sistema PQRS —acrónimo de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias— actúa como un canal estructurado y estratégico para capturar la voz de las partes interesadas y transformarla en información clave para la mejora del desempeño de la organización. En una empresa que trabaja bajo la norma ISO 9001:2015, su funcionamiento puede esquematizarse en cuatro fases: recepción → registro → análisis → respuesta/acción.

Recepción: se habilitan los medios adecuados —presencial, telefónico, digital— para que los clientes, usuarios o partes interesadas puedan presentar peticiones, quejas, reclamos o sugerencias.
Registro: cada caso se documenta con datos básicos: fecha, parte interesada, tipo (P/Q/R/S), descripción de la incidencia o propuesta, responsable asignado y prioridad. Esta etapa permite trazabilidad y evaluación conforme al sistema de gestión de calidad.
Análisis: se determina el origen o la causa, se evalúa el impacto sobre los procesos de calidad, se asigna un nivel de prioridad y se planifican las acciones de respuesta o mejora. Aquí también se vincula con los requisitos de ISO 9001 relativos a la satisfacción del cliente y al proceso de mejora continua.
Respuesta y acción: se comunica al interlocutor la solución o el resultado, se implementan las mejoras o correcciones necesarias, se registran los resultados, y se hace seguimiento para verificar la eficacia de las acciones. Con este ciclo se retroalimenta el sistema de gestión de calidad y se instaura una cultura orientada al cliente y a la mejora.

Al implementar correctamente el sistema PQRS, la empresa integra una herramienta operativa que conecta directamente con los requisitos de la norma ISO 9001 sobre enfoque al cliente, mejora continua y documentación de evidencias, fortaleciendo el sistema de gestión de la calidad.

Ejemplos de uso del sistema PQRS en la práctica

Para ilustrar el valor operativo del sistema PQRS dentro de un sistema de gestión de calidad conforme a ISO 9001:2015, a continuación se presentan algunos ejemplos reales adaptables a distintos contextos:

Un cliente envía una queja porque su pedido se entregó fuera del plazo. La empresa registra el caso, analiza que la causa fue un retraso en la preparación del envío, activa una acción correctiva para ajustar el proceso de picking y transporte, y comunica al cliente la solución y el plazo de mejora.
Un usuario hace una sugerencia para simplificar el formulario de devolución en línea. La empresa evalúa la propuesta, decide rediseñar el formulario, reduce los campos obligatorios y mejora la experiencia digital; el cambio se documenta y se mide la mejora en el tiempo de devolución y satisfacción del cliente.
Un proveedor presenta una petición relacionada con la actualización de los requisitos de calidad para un nuevo componente. La empresa registra la petición, revisa el contrato de suministro, actualiza los requisitos internos y notifica al proveedor las nuevas especificaciones, asegurando así la conformidad con el sistema de calidad.
Un cliente emite un reclamo por una factura incorrecta vinculada a un servicio prestado. La empresa registra el reclamo, identifica el error en el sistema de facturación, corrige la factura, realiza una acción de mejora para evitar futuras incidencias y comunica al cliente la corrección y la compensación correspondiente.

Estos ejemplos demuestran que el sistema PQRS es un registro administrativo y un mecanismo activo de mejora, conectado con la revisión de procesos, los indicadores de calidad y la satisfacción del cliente.

Pasos para implementar un sistema PQRS

La implementación eficaz del sistema PQRS en una organización que aplica ISO 9001:2015 requiere una planificación clara, compromiso interno y una metodología sistematizada. Los pasos recomendados son los siguientes:

Definir el alcance y responsabilidades: determinar quién gestionará el sistema PQRS, cuál será su integración con el sistema de gestión de calidad, y cuáles partes interesadas están incluidas.
Diseñar los canales de recepción: establecer los medios para que las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias puedan ser recibidos —digitales, físicos, telefónicos— y definir su acceso, visibilidad y respuesta.
Establecer el registro y clasificación: diseñar formularios o sistemas de registro con campos mínimos necesarios (fecha, tipo, parte interesada, descripción, prioridad, responsable), y definir criterios de clasificación para facilitar el análisis y seguimiento.
Definir el proceso de análisis y tratamiento: fijar la metodología para investigar la causa raíz, evaluar el impacto, asignar acción correctiva o mejora, establecer plazos, responsables y recursos asociados; vincular este proceso a los objetivos de calidad y al ciclo PHVA de ISO 9001.
Implementar la respuesta y cierre: asegurar que cada incidencia registrada recibe una respuesta, que la parte interesada es informada, que se documenta la resolución y se archiva la evidencia de cierre o mejora.
Monitorear indicadores y realizar revisiones: definir los indicadores clave (número de quejas, tiempo medio de respuesta, % de cierre, satisfacción post-acción), revisar periódicamente los resultados en las reuniones de la dirección y alimentar la mejora continua del sistema.
Comunicar y formar al personal: sensibilizar a todos los niveles de la organización sobre el sistema PQRS, capacitar al personal que lo gestionará, y asegurar que la alta dirección promueva su uso como parte del compromiso con el cliente y la calidad.
Revisar, actualizar y mejorar: una vez en funcionamiento, asegurar que el sistema se revise regularmente, que los canales, criterios y acciones se adapten a cambios en el contexto organizativo o de las partes interesadas, y que se utilice la retroalimentación para avanzar hacia mejores resultados.

Implementando estos pasos, la organización logra que el sistema PQRS se convierta en un componente estructurado, visible y valorado del sistema de gestión de calidad, alineado con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y orientado a la mejora continua.

Software ISOTools para gestionar el sistema PQRS

La gestión eficiente del sistema PQRS puede resultar desafiante sin el apoyo de herramientas tecnológicas adecuadas. Es aquí donde entra en juego el software ISOTools para ISO 9001, una plataforma integral diseñada para facilitar la implementación y el mantenimiento de sistemas de gestión de la calidad.

ISOTools ofrece módulos específicos para la gestión de las quejas, reclamos, sugerencias y peticiones, permitiendo a las organizaciones automatizar y optimizar cada etapa del proceso PQRS. Desde la recepción de la información hasta la generación de informes y análisis, ISOTools proporciona las herramientas necesarias para garantizar una gestión eficaz y transparente de las incidencias.

Además, ISOTools facilita la integración del sistema PQRS con otros procesos de gestión de la calidad, como la gestión documental, la auditoría interna y la formación del personal. Esto contribuye a una visión holística de la calidad dentro de la organización y promueve una cultura de mejora continua en todos los niveles.

¿Cómo elegir el ERP más adecuado para tu Empresa?

Paula Pérez — Mon, 06 Nov 2023 07:00:12 +0000

Enterprise Resource Planning: Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales

Las empresas de todos los tamaños y sectores se enfrentan a una creciente presión para optimizar sus operaciones y mantenerse competitivas en el mercado. La elección de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) adecuado es esencial para lograr esta optimización. Un ERP puede simplificar la gestión de recursos, mejorar la toma de decisiones y aumentar la eficiencia en todos los aspectos de tu negocio. Pero, ¿cómo eliges el ERP más adecuado para tu empresa? En este artículo, exploraremos los pasos clave para tomar una decisión informada.

Paso 1: Evalúa las necesidades de tu empresa

El primer paso en la elección de un ERP es evaluar las necesidades específicas de tu empresa. ¿Cuáles son tus objetivos comerciales? ¿Qué procesos internos necesitas mejorar o automatizar? Haz una lista de los requisitos esenciales y las características deseadas que tu empresa necesita en un sistema ERP. Esto te ayudará a enfocarte en las soluciones que mejor se adapten a tus necesidades.

Paso 2: Investiga las opciones disponibles

El mercado de software ERP es amplio y diverso, con numerosos proveedores y soluciones. Investiga las opciones disponibles y compáralas. Algunos factores a considerar incluyen el tamaño de la empresa, la industria, el presupuesto y las características específicas del ERP. Lee reseñas, consulta a otros propietarios de negocios y busca recomendaciones de expertos en tecnología.

Paso 3: Define tu presupuesto

Establecer un presupuesto claro es crucial para evitar gastos excesivos y reducir tus opciones. Los sistemas ERP varían en precio, desde soluciones asequibles para pequeñas empresas hasta sistemas más completos y costosos para grandes corporaciones. Asegúrate de tener en cuenta los costos de implementación, mantenimiento y capacitación en tu presupuesto.

Paso 4: Analiza la escalabilidad

Tu empresa no se mantendrá estática; es probable que crezca con el tiempo. Por lo tanto, es importante elegir un ERP que sea escalable y pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de tu negocio. Un sistema que pueda crecer contigo te ahorrará tiempo y dinero a largo plazo.

Paso 5: Considera la integración con otros sistemas

La mayoría de las empresas ya utilizan una variedad de aplicaciones y sistemas. Asegúrate de que el ERP que elijas sea compatible e integrable con tus sistemas actuales, como software de contabilidad, CRM o software de gestión de proyectos. La integración eficiente mejorará la fluidez de tus operaciones.

Paso 6: Evalúa el soporte y la capacitación

El soporte técnico y la capacitación son fundamentales para el éxito de la implementación de un ERP. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un sólido servicio de asistencia y capacitación para tu equipo. Esto garantizará que puedas utilizar el sistema de manera efectiva y resolver problemas rápidamente.

Paso 7: Realiza pruebas y obtén retroalimentación

Antes de tomar una decisión final, considera la posibilidad de realizar pruebas con las soluciones ERP que mejor se adapten a tus necesidades. Obtén retroalimentación de los usuarios clave de tu empresa para asegurarte de que el sistema cumple con sus expectativas y requisitos.

Un proceso importante que requiere tiempo y consideración

Elegir el ERP más adecuado para tu empresa es un proceso importante que requiere tiempo y consideración. Siguiendo estos pasos, podrás tomar una decisión informada que beneficiará a tu empresa a largo plazo. Un sistema ERP eficiente puede ser una herramienta poderosa para mejorar la productividad y la competitividad de tu negocio. ¡No subestimes el impacto que puede tener en tu empresa!

Beneficios para las empresas de todos los tamaños y sectores

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ofrece una amplia variedad de beneficios para las empresas de todos los tamaños y sectores. Algunos de los beneficios más destacados incluyen:

Integración de procesos

Los sistemas ERP integran y automatizan una variedad de procesos empresariales, desde la gestión financiera y la cadena de suministro hasta la gestión de recursos humanos. Esto elimina la necesidad de utilizar múltiples sistemas independientes y hojas de cálculo, lo que reduce la duplicación de datos y mejora la coherencia de la información.

Mejora de la eficiencia

Al centralizar la gestión de datos y procesos, un ERP puede aumentar la eficiencia operativa. Las tareas manuales se reducen al mínimo, lo que ahorra tiempo y reduce los errores humanos. Los empleados pueden dedicar más tiempo a tareas estratégicas en lugar de tareas rutinarias.

Toma de decisiones informadas

Los sistemas ERP proporcionan a los gerentes información en tiempo real y reportes detallados. Esto permite tomar decisiones más informadas basadas en datos precisos, lo que contribuye a la mejora de la planificación estratégica y la capacidad de respuesta.

Optimización de la cadena de suministro

Los ERP permiten una gestión más eficiente de la cadena de suministro al rastrear el inventario, la demanda y los pedidos. Esto reduce los niveles de inventario no deseados y ayuda a evitar interrupciones en la cadena de suministro.

Mejora de la visibilidad

Los sistemas ERP ofrecen una visión completa de las operaciones de la empresa. Esto facilita el seguimiento de métricas clave, como costos, ingresos y márgenes de beneficio.

Cumplimiento normativo

Los ERP pueden ayudar a asegurar que la empresa cumple con las regulaciones y estándares relevantes. La automatización y la documentación mejorada son útiles para la auditoría y la generación de informes.

Mejora de la colaboración

Los ERP facilitan la colaboración entre diferentes departamentos y ubicaciones geográficas. Los empleados pueden acceder a la misma información y trabajar en conjunto de manera más efectiva.

Adaptabilidad y escalabilidad

Los sistemas ERP suelen ser escalables y pueden adaptarse a medida que la empresa crece o cambian las necesidades. Esto permite una inversión a largo plazo.

Reducción de costos

Aunque la implementación de un ERP puede ser costosa, a largo plazo puede resultar en ahorros significativos. La automatización y la mejora de la eficiencia reducen los costos operativos.

Mejora en la satisfacción del cliente

La capacidad de proporcionar información precisa y una respuesta más rápida a las necesidades de los clientes puede aumentar la satisfacción del cliente y la retención.

En resumen, un sistema ERP puede revolucionar la forma en que una empresa gestiona sus operaciones, mejorando la eficiencia, la toma de decisiones y la competitividad. Sin embargo, es importante recordar que la elección y la implementación adecuada son fundamentales para maximizar estos beneficios.

Software ERP de ISOTools

ISOTools es una solución de software altamente recomendada para empresas que buscan implementar un sistema de gestión de calidad y cumplimiento normativo eficiente. Este software proporciona una plataforma integral que integra procesos clave, automatiza tareas, y ofrece una visión en tiempo real de las operaciones. Con características robustas para la gestión de documentos, auditorías, riesgos y no conformidades, ISOTools facilita la implementación y el mantenimiento de sistemas de gestión ISO.

Autoevaluación a través del Modelo de Excelencia Empresarial EFQM

Suscriptor — Wed, 25 Oct 2023 06:00:53 +0000

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Excelencia Empresarial

El diseño de cualquier Programa de Gestión de la Calidad Total (GCT) para alcanzar la excelencia empresarial requiere del conocimiento de una situación de partida en la que se encuentre la organización. Para llevar a cabo ese reconocimiento es necesario realizar un análisis de los resultados que se obtuvieron en el año anterior. Así como también de aquellos procesos que los han determinado y de los objetivos o propósitos por los que se trabaja en la empresa. Para ello se recomienda llevar a cabo una autoevaluación caracterizada como un examen global, sistemático y periódico de las distintas actividades hechas y de los resultados de la empresa en relación con el Modelo de Excelencia Empresarial EFQM.

Para hacer dicha autoevaluación de manera tradicional pueden seguirse distintos métodos. Cada uno de los métodos o enfoques posibles conllevan un grado de dificultad variable. A su vez, cada uno implica una serie de riesgos y de ventajas que deben de ser valorados por la organización para decidir cuál de ellos se adapta mejor a sus necesidades.

Los distintos criterios que deben valorarse para decidirse por uno u otro método pueden ser los siguientes:

La experiencia y el grado de madurez de la organización en programas de mejora de la calidad.
La formación en autoevaluación.
El tiempo y los recursos disponibles.
La precisión de la información.
Los objetivos que se desean alcanzar.

De esta forma se usarán distintos métodos o enfoques para llevar a cabo la autoevaluación que favorezcan y simplifiquen la comprensión del Modelo de Excelencia Empresarial EFQM. Así como para la obtención de un listado de fortalezas y áreas de mejora que proporcionen el diseño o la implementación de planes de mejora. O incluso, la obtención de una puntuación que permita establecer una comparación con otras organizaciones competidoras.

Enfoque de Cuestionario de Autoevaluación

Se trata de un método veloz, de fácil empleo y que no necesita muchos recursos, de manera que puede ser adaptado a la realidad de cada organización. Dadas estas características, es habitual su uso por aquellas organizaciones que van a llevar a cabo la autoevaluación por primera vez. La validez y la fiabilidad de la información que se obtiene dependen principalmente de la calidad de las cuestiones que se planteen. Si la información recibida resultase insuficiente para conseguir un conocimiento que se ajusta a la realidad, debería de ser completada con la utilización de otros enfoques o métodos.

Enfoque de Autoevaluación mediante “Matriz de Mejora”

Para este tipo de método se necesita la existencia previa de una tabla o matriz de mejora en la que se detallen los distintos niveles de desarrollo en relación con los fines de la empresa. Cada situación representaría una puntuación del 1 al 10. Para conocer la valoración de dichas situaciones se llevarían a cabo reuniones estructuradas que finalizarían con una puntuación consensuada, a partir de la cual se realizaría el diseño e implantación de un plan de mejora.

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Enfoque de Autoevaluación por Reunión de Trabajo

Los distintos miembros del grupo evaluador tienen la responsabilidad de recabar la información necesaria habida en la empresa acerca de los diferentes criterios y subcriterios. Los resultados que se obtienen son presentados en una reunión en la que se determinan las fortalezas y áreas de mejora en relación con cada criterio. Tras ello, los distintos miembros llevan a cabo una propuesta de los posibles planes de acción de las áreas trabajadas. La obtención de información acerca de la implantación de algunos procesos puede resultar compleja.

Enfoque Proforma o Autoevaluación por Formularios

Este método está fundamentado en la sistematización de la obtención de la información a través del desarrollo de un documento o formulario para los distintos subcriterios. Dicha información debe incluir lo siguiente:

Definición del subcriterio.
Áreas a abordar.
Fortalezas y áreas de mejora.
Evidencias del grado de implantación.

Estos documentos sirven como cimiento para el diseño e implementación posterior de los planes de mejora.

Enfoque de Autoevaluación por Simulación de Presentación al Premio

Para la utilización de este modelo se requiere de una memoria que siga las directrices fijadas por las bases de presentación del Premio Europeo a la Calidad. El documento elaborado es valorado por un grupo externo de evaluadores que como consecuencia emite un informe con las fortalezas, áreas de mejora y puntuación final de dicha memoria. Dicho enfoque supone un gran esfuerzo y conlleva el peligro de que el desarrollo de la memoria se transfigure en un ejercicio de imagen externa más que realmente en un compromiso con la mejora continua.

Software ISOTools para el Modelo EFQM

A través del Software ISOTools, las organizaciones tienen a su alcance la evaluación constante de su adaptación a los diferentes Modelos de Excelencia Empresarial, como es el caso del Modelo EFQM.

ISOTools consigue llevar a cabo la evaluación de la calidad total de la organización englobando todos aquellos enfoques mencionados anteriormente.

Si desea una mayor información del software de excelencia empresarial de ISOTools puede visitar otro de nuestros artículos haciendo clic aquí y/o solicitar que nuestros expertos consultores se pongan en contacto con usted.

No conformidad ISO 14001: cómo gestionar los proveedores

Paula Pérez — Thu, 21 Sep 2023 06:00:48 +0000

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La gestión de proveedores no conformes en el marco de la ISO 14001 es un elemento clave para asegurar el cumplimiento de los estándares ambientales y promover la sostenibilidad en las operaciones de una empresa. Identificar, evaluar y corregir las no conformidades relacionadas con los proveedores requiere establecer criterios claros, implementar auditorías periódicas y fomentar la mejora continua. Una gestión efectiva en este ámbito minimiza riesgos ambientales, refuerza la reputación de la empresa y garantiza el alineamiento con las normativas vigentes.

Qué es una no conformidad ISO 14001

Esta Norma 14001 es un estándar internacional, que establece los requerimientos para un sistema de gestión ambiental seguro en una organización. Uno de los aspectos críticos en la implementación de ISO 14001 es la gestión de proveedores, especialmente cuando se trata de proveedores no conformes. Estos proveedores no conformes pueden tener un impacto significativo en el desempeño ambiental de la organización y, por lo tanto, es esencial establecer un enfoque sólido para abordar esta cuestión.

Comunicación con el Proveedor

Una vez que se identifica la no conformidad, la organización debe comunicarse con el proveedor de manera clara y constructiva. Esto puede implicar proporcionar detalles sobre las áreas en las que no se cumplen los requisitos ambientales y solicitar una explicación por parte del proveedor.

Identificación y Evaluación de Proveedores No Conformes

El primer paso en la gestión de proveedores no conformes es la identificación y evaluación. Las organizaciones deben establecer criterios claros para determinar qué se considera una No Conformidad por parte de un proveedor. Estas no conformidades pueden surgir por diversas razones, como incumplimiento de regulaciones ambientales, productos o servicios defectuosos desde el punto de vista ambiental, o la falta de políticas y prácticas ambientales sólidas en la operación del proveedor.

La evaluación de proveedores no conformes debe ser sistemática y basada en datos. Esto puede incluir la revisión de informes de auditoría, datos de monitoreo ambiental, retroalimentación de los clientes y cualquier otra información relevante. La organización debe tener en cuenta la gravedad de la no conformidad, su impacto potencial en el medio ambiente y en la organización, y la capacidad del proveedor para remediar la situación.

Acciones Correctivas y Preventivas

Una vez que se ha identificado una No conformidad en un proveedor, es esencial tomar medidas correctivas y preventivas. Esto implica comunicarse con el proveedor de manera clara y transparente sobre la no conformidad y las expectativas de la organización para resolverla. Dependiendo de la gravedad de la situación, esto puede incluir la suspensión temporal de la relación con el proveedor hasta que se implementen medidas correctivas.

Además de las acciones correctivas, es fundamental establecer acciones preventivas para evitar futuras no conformidades por parte de proveedores. Esto podría involucrar la revisión de los procesos de selección y evaluación de proveedores, la mejora de la comunicación y el intercambio de información relacionada con los requisitos ambientales, y la colaboración con los proveedores para fomentar la adopción de prácticas más sostenibles.

Seguimiento y Mejora Continua

La gestión de proveedores no conformes no debe ser un proceso estático. Es crucial establecer un sistema de seguimiento continuo para evaluar la efectividad de las acciones tomadas en respuesta a las no conformidades. Esto podría incluir auditorías periódicas, revisiones de desempeño ambiental y evaluaciones de cumplimiento por parte de los proveedores.

La mejora continua también es un principio clave en la gestión de proveedores no conformes. Las organizaciones deben analizar de manera regular las causas raíz de las no conformidades, identificar tendencias y patrones, y ajustar sus procesos internos y enfoques de gestión de proveedores en consecuencia.

Documentación

Es importante documentar todos los pasos del proceso de gestión de proveedores no conformes, incluyendo las comunicaciones con el proveedor, las acciones correctivas tomadas y los resultados de las verificaciones. Esto proporciona una base para la revisión y mejora continua del sistema de gestión ambiental.

Aprendizaje y Mejora

Cada situación de proveedor no conforme, debe considerarse una oportunidad para aprender y mejorar. La organización debe analizar las causas fundamentales de las no conformidades y considerar cómo pueden prevenirse en el futuro. Esto puede implicar ajustes en los criterios de evaluación de proveedores, una mayor capacitación o un monitoreo más exhaustivo.

Ejemplos de no conformidad ISO 14001

1. Incumplimiento de requisitos legales ambientales

Un proveedor puede ser considerado no conforme si no cumple con las regulaciones ambientales aplicables, como la falta de permisos para emisiones o vertidos, o el incumplimiento de límites establecidos en normativas locales o internacionales.

2. Manejo inadecuado de residuos

La incorrecta segregación, almacenamiento o disposición de residuos peligrosos o no peligrosos por parte de un proveedor constituye una no conformidad, ya que puede generar impactos ambientales negativos y violar los principios de la ISO 14001.

3. Falta de documentación o registros

La ausencia de documentación que demuestre el cumplimiento de los requisitos ambientales, como informes de auditorías, certificados o planes de gestión, es una no conformidad que dificulta la trazabilidad y la verificación del desempeño ambiental.

4. Uso de sustancias prohibidas o no autorizadas

Si un proveedor utiliza materiales o sustancias que están prohibidas por normativas ambientales o por los acuerdos establecidos con la organización, se considera una no conformidad que puede afectar la cadena de suministro y la reputación de la empresa.

5. Ineficiencia en el consumo de recursos

El uso excesivo de recursos naturales, como agua o energía, sin implementar medidas de optimización o reducción, puede ser una no conformidad, especialmente si contradice los objetivos de sostenibilidad establecidos en la ISO 14001.

6. Falta de capacitación y concienciación ambiental

La ausencia de programas de formación para el personal del proveedor en temas ambientales, o la falta de concienciación sobre buenas prácticas, puede derivar en acciones que incumplen los requisitos de la norma y generan riesgos ambientales.

7. Incidentes ambientales no reportados

Si un proveedor no comunica incidentes como derrames, fugas o emisiones no controladas, se considera una no conformidad grave, ya que impide la implementación de acciones correctivas y puede agravar los impactos ambientales.

Estos ejemplos ilustran situaciones comunes que pueden surgir en la gestión de proveedores y resaltan la importancia de establecer controles rigurosos para garantizar el cumplimiento de los principios de la ISO 14001.

¿Cómo se redacta un informe de no conformidad?

Redactar un informe de no conformidad es un proceso estructurado que requiere claridad, precisión y objetividad para garantizar que se identifiquen y corrijan las desviaciones detectadas. A continuación, se describen los pasos para elaborar un informe efectivo:

1. Identificar la no conformidad

El informe debe comenzar con una descripción clara y detallada de la no conformidad detectada. Incluye información como la fecha, el lugar, el proceso o área afectada, y las personas involucradas. Es importante ser específico y evitar generalidades.

2. Evidencia documentada

Adjunta toda la evidencia que respalde la no conformidad, como fotografías, registros, informes de auditoría, o testimonios. Esta documentación es crucial para justificar el hallazgo y facilitar su revisión.

3. Referencia a los requisitos incumplidos

Indica qué requisitos de la ISO 14001 o normativas aplicables no se están cumpliendo. Esto puede incluir cláusulas específicas de la norma, políticas internas de la organización, o regulaciones legales.

4. Impacto y gravedad de la no conformidad

Describe el impacto potencial o real de la no conformidad en el desempeño ambiental, la operación de la organización, o el cumplimiento legal. Clasifica la gravedad (leve, moderada, grave) para priorizar acciones correctivas.

5. Causa raíz

Investiga y documenta las causas subyacentes que originaron la no conformidad. Este análisis es fundamental para evitar que el problema se repita en el futuro.

6. Acciones correctivas propuestas

Sugiere medidas concretas para corregir la no conformidad y prevenir su recurrencia. Estas acciones deben ser realistas, medibles y con plazos definidos.

7. Responsables y plazos

Asigna responsabilidades claras a las personas o equipos encargados de implementar las acciones correctivas. Establece fechas límite para su ejecución y seguimiento.

8. Firma y aprobación

El informe debe ser revisado y firmado por las personas responsables, como el auditor, el representante de la gestión ambiental, o el supervisor del área afectada. Esto asegura su validez y formalidad.

Un informe de no conformidad bien redactado facilita la resolución de problemas y contribuye a la mejora continua del sistema de gestión ambiental, alineado con los principios de la ISO 14001.

Garantizar que una organización cumpla con sus objetivos ambientales

En resumen, la gestión de proveedores no conformes en el contexto de ISO 14001 se trata de garantizar que los proveedores cumplan con los requisitos ambientales establecidos por la organización y de trabajar en colaboración con ellos para corregir las no conformidades y promover la mejora continua en términos de sostenibilidad y gestión ambiental.

La gestión de proveedores no conformes en el contexto de ISO 14001 es esencial para garantizar que una organización cumpla con sus objetivos ambientales y mantenga un desempeño ambiental sólido. Al establecer un enfoque estructurado que abarque la identificación, evaluación, acciones correctivas, acciones preventivas y mejora continua, las organizaciones pueden mitigar los riesgos ambientales asociados con proveedores no conformes y avanzar hacia prácticas más sostenibles y responsables desde el punto de vista ambiental.

Software especializado en el cumplimiento de la norma ISO 14001

En ISOTools, contamos con un software especializado en el cumplimiento de la norma ISO 14001 para optimizar tu Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Nuestra solución única te permitirá identificar rápidamente los aspectos ambientales más importantes y evaluar su impacto, mediante una matriz de fácil creación. Además, podrás vincularlos directamente con la gestión de proveedores para evitar No Conformidades que puedan perjudicar a tu negocio.

Nuestro software también te brindará un control sólido de los requisitos legales y te ayudará a obtener la certificación de manera ágil y sencilla. Mediante nuestra aplicación, podrás mantener un inventario actualizado de la normativa ambiental aplicable y evaluar su cumplimiento.

El uso del software de certificación ISO 14001 de ISOTools mejora la eficiencia del SGA y te permite lograr tus objetivos de sostenibilidad de forma efectiva. ¿Deseas obtener más información sobre nuestras soluciones?

Cumplimiento legal en medio ambiente según ISO 14001. Buenas prácticas a tener en cuenta

Paula Pérez — Thu, 27 Jul 2023 06:00:58 +0000

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Cumplimiento legal en medio ambiente

Las organizaciones se favorecen con la implementación de la acreditación de la norma ISO 14001 con los beneficios ambientales obvios de nuestro entorno. Esta norma nos dice que nuestro equipo, junto con la alta dirección, tienen que instaurar una política ambiental en la empresa, y dentro de ella debe existir un acuerdo de ejecutar los correspondientes requisitos legales y otros requisitos que la empresa acabará describiendo como los aspectos ambientales.

El cumplimiento legal en materia ambiental es una preocupación creciente para las organizaciones en todo el mundo. Las regulaciones y leyes ambientales son cada vez más estrictas, y las empresas deben asegurarse de que sus operaciones cumplan con los requisitos legales aplicables. Una forma efectiva de abordar este desafío es mediante la implementación de un sistema de gestión ambiental basado en la norma ISO 14001. En este artículo, exploraremos la importancia del cumplimiento legal en el ámbito ambiental y presentaremos algunas buenas prácticas que las organizaciones deben tener en cuenta al implementar la norma ISO 14001.

Importancia del cumplimiento legal en medio ambiente

El cumplimiento legal en materia ambiental es crucial para las organizaciones por varias razones. En primer lugar, asegura que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones establecidas por las autoridades competentes, evitando así sanciones, multas y otras consecuencias legales negativas. Además, el cumplimiento legal es esencial para proteger el medio ambiente y prevenir daños a largo plazo. Al cumplir con las regulaciones ambientales, las organizaciones contribuyen a la conservación de los recursos naturales y minimizan su impacto en el entorno.

Norma ISO 14001 y su enfoque en el cumplimiento legal

La norma ISO 14001 es un estándar internacional reconocido para la gestión ambiental. Se basa en el ciclo de mejora continua conocido como «Planificar, Hacer, Verificar, Actuar» (PHVA), y proporciona un marco sólido para que las organizaciones establezcan, implementen, mantengan y mejoren su sistema de gestión ambiental. Una parte fundamental de la norma ISO 14001 es el cumplimiento legal.

La norma ISO 14001 exige que las organizaciones identifiquen y cumplan con todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables a sus actividades, productos o servicios. Esto implica conocer y comprender las leyes ambientales relevantes, así como evaluar periódicamente el cumplimiento de dichas leyes. Además, las organizaciones deben establecer procedimientos para manejar y responder a cambios en la legislación ambiental.

Buenas prácticas para el cumplimiento legal en medio ambiente según ISO 14001

Identificar y evaluar los requisitos legales: Las organizaciones deben realizar una evaluación exhaustiva de las leyes y regulaciones ambientales que se aplican a sus operaciones. Esto implica identificar y comprender los requisitos legales pertinentes, así como sus implicaciones para el negocio. Es importante mantenerse actualizado sobre los cambios en la legislación y garantizar que se implementen las medidas necesarias para cumplir con los nuevos requisitos.

Establecer un sistema de seguimiento y control: Las organizaciones deben establecer un sistema para monitorear y controlar el cumplimiento legal. Esto implica establecer indicadores clave de desempeño (KPI) y objetivos ambientales medibles que reflejen los requisitos legales. Asimismo, se deben llevar registros adecuados y mantener la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento.

Capacitar al personal: Es esencial capacitar y sensibilizar al personal sobre las leyes y regulaciones ambientales aplicables. Todos los empleados deben comprender su responsabilidad individual para cumplir con los requisitos legales y recibir capacitación periódica sobre las políticas y procedimientos ambientales.

Establecer un sistema de gestión de riesgos: Las organizaciones deben identificar y evaluar los riesgos ambientales asociados con sus actividades y establecer medidas para mitigarlos. Esto incluye evaluar los riesgos de incumplimiento legal y desarrollar estrategias de control adecuadas.

Comunicación y consulta: Las organizaciones deben establecer canales efectivos de comunicación y consulta con las partes interesadas relevantes, como las autoridades reguladoras y la comunidad local. Esto ayudará a garantizar que se comprendan y aborden adecuadamente los requisitos legales y las preocupaciones ambientales.

En conclusión, el cumplimiento legal en materia ambiental es un aspecto esencial de la gestión ambiental responsable de las organizaciones. La norma ISO 14001 proporciona un marco sólido para abordar este desafío, asegurando que las empresas cumplan con los requisitos legales y regulaciones aplicables. Al seguir buenas prácticas, como identificar y evaluar los requisitos legales, establecer sistemas de seguimiento y control, capacitar al personal, gestionar riesgos y fomentar la comunicación y consulta, las organizaciones pueden lograr un cumplimiento legal efectivo y contribuir a la protección del medio ambiente.

Beneficios del cumplimiento legal en materia ambiental

Identificación y evaluación de requisitos legales

Uno de los requisitos fundamentales de la norma ISO 14001 es establecer un proceso para identificar y evaluar los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la organización relacionado con su impacto ambiental. Esto implica realizar un análisis exhaustivo de las leyes y regulaciones locales, regionales, nacionales e internacionales pertinentes y determinar cómo se aplican a las actividades, productos y servicios de la organización.

Establecimiento de controles operativos

La ISO 14001 exige que las organizaciones establezcan controles operativos para cumplir con los requisitos legales identificados. Esto implica desarrollar procedimientos y prácticas operativas que aseguren el cumplimiento de las regulaciones ambientales aplicables. Estos controles pueden incluir la implementación de medidas de prevención de la contaminación, la gestión adecuada de residuos, la conservación de recursos naturales, entre otros.

Monitoreo y revisión

La norma ISO 14001 también enfatiza la importancia de monitorear y revisar el desempeño ambiental de la organización de manera regular. Esto incluye la realización de auditorías internas y la evaluación del cumplimiento legal. Al llevar a cabo un seguimiento periódico, la organización puede identificar posibles áreas de incumplimiento y tomar las medidas correctivas necesarias para cumplir con los requisitos legales aplicables.

Participación de las partes interesadas

La norma ISO 14001 también promueve la participación activa de las partes interesadas en la gestión ambiental de la organización. Esto implica establecer mecanismos para recibir y responder a las inquietudes y expectativas de las partes interesadas, incluidas las autoridades reguladoras. Al involucrar a las partes interesadas relevantes, la organización puede obtener información actualizada sobre los requisitos legales y garantizar un enfoque integral en el cumplimiento de los mismos.

Software para el cumplimiento legal en medio ambiente

En la actualidad, el tema de la sostenibilidad empresarial ha adquirido gran relevancia debido a la situación que atraviesa el medio ambiente. Adaptarse a las nuevas regulaciones, como mencionamos anteriormente a través de la norma ISO 14001, puede ser un desafío abrumador en un mundo en constante cambio.

Afortunadamente, existen soluciones que pueden ayudarte a manejar la sostenibilidad de manera más eficiente y efectiva. Una de ellas es contar con un software para la gestión ambiental de ISOTools. Estas herramientas se han vuelto indispensables para las organizaciones que desean aplicar criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) y cumplir con las regulaciones legales y financieras.

Además, la sostenibilidad no solo es una ventaja competitiva en el mercado, sino que también se ha convertido en un valor en crecimiento debido a su compromiso social. Por lo tanto, contar con una plataforma integral que proporcione un análisis de materialidad y genere informes no financieros y memorias de sostenibilidad, como la ofrece ISOTools, es una excelente estrategia para llevar a cabo prácticas sostenibles y demostrar los esfuerzos de tu organización en este campo.

Sistemas de gestión normalizados y su relación con la sostenibilidad

Paula Pérez — Mon, 24 Jul 2023 06:00:20 +0000

Impacto medio ambiental y social

Índice de contenidos

El impacto ambiental y social de las empresas y organizaciones es cada vez más un tema que preocupa de cara a la continuidad de negocio. La sostenibilidad empresarial se ha convertido en un tema fundamental en la toma de decisiones empresariales. Los sistemas de gestión normalizados juegan un papel crucial en el camino hacia la sostenibilidad, ya que proporcionan un marco estructurado y efectivo para abordar estas cuestiones.

¿Qué son los sistemas de gestión normalizados?

Los sistemas de gestión normalizados son conjuntos de prácticas, políticas y procedimientos estandarizados que se aplican en una organización para alcanzar objetivos específicos. Estos sistemas buscan mejorar la eficiencia operativa, la calidad del producto o servicio, la seguridad laboral y, en este caso particular, también la sostenibilidad.

Un ejemplo ampliamente reconocido de sistema de gestión normalizado es la norma ISO 14001, que se centra en la gestión ambiental y la reducción del impacto ambiental de una organización.

La importancia de la sostenibilidad en los sistemas de gestión normalizados

La sostenibilidad se refiere a la capacidad de satisfacer las necesidades presentes sin comprometer las necesidades de las generaciones futuras. Integrar la sostenibilidad en los sistemas de gestión normalizados implica considerar no solo el impacto económico y operativo, sino también los aspectos ambientales y sociales.

Una empresa que logra implementar un sistema de gestión normalizado enfocado en la sostenibilidad, se compromete a actuar de manera responsable y ética, buscando minimizar su huella de carbono, reducir el consumo de recursos naturales, promover la justicia social y la equidad, y contribuir positivamente a la comunidad en la que opera.

Beneficios de la integración de la sostenibilidad en los sistemas de gestión

Mejora de la reputación: Las organizaciones comprometidas con la sostenibilidad suelen ser percibidas más favorablemente por sus clientes, proveedores y la sociedad en general, lo que puede mejorar su reputación y generar mayores oportunidades de negocio.
Reducción de costos: La adopción de prácticas sostenibles puede llevar a una mayor eficiencia en el uso de recursos y energía, lo que a su vez puede reducir costos operativos.
Cumplimiento normativo: La implementación de sistemas de gestión normalizados relacionados con la sostenibilidad puede ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones y legislaciones ambientales y sociales vigentes.
Atracción y retención de talento: Los empleados valoran cada vez más trabajar para empresas que tienen un enfoque claro en la sostenibilidad y la responsabilidad social, lo que puede ayudar a atraer y retener a profesionales comprometidos y talentosos.

Éxito y continuidad de negocio

La sostenibilidad y los sistemas de gestión normalizados están intrínsecamente relacionados, y su integración se ha convertido en un elemento clave para el éxito empresarial a largo plazo. A través de la implementación de sistemas como ISO 14001 y otros marcos normativos, las organizaciones pueden no solo mejorar su desempeño ambiental y social, sino también cosechar una serie de beneficios económicos y reputacionales.

Las prácticas sostenibles en las operaciones empresariales pueden mejorar la capacidad de la organización para resistir y recuperarse de situaciones de crisis. Por ejemplo, si una empresa ha implementado medidas para reducir su huella de carbono y hacer un uso más eficiente de los recursos, es más probable que tenga una estructura operativa sólida que pueda resistir eventos inesperados.

Además, la sostenibilidad puede ayudar a identificar y mitigar riesgos potenciales que podrían afectar la continuidad de negocio. Por ejemplo, si una empresa evalúa adecuadamente su cadena de suministro y diversifica sus proveedores, será más resistente a las interrupciones causadas por problemas en una fuente de suministro.

Es fundamental que las empresas abracen la sostenibilidad como un valor central y la incorporen en sus sistemas de gestión para lograr un futuro más prometedor tanto para ellas como para el planeta y las generaciones venideras.

Cómo la tecnología y el software pueden ayudar en el manejo de la sostenibilidad empresarial

En la actualidad, la sostenibilidad empresarial se ha convertido en un tema recurrente debido a la necesidad urgente de proteger el medio ambiente, y adaptarse a las nuevas normativas como hemos citado con anterioridad a través de la norma ISO 14001. Para cualquier organización, esta tarea puede ser abrumadora y desafiante en un mundo en constante cambio.

Sin embargo, hay soluciones que pueden ayudarte a manejar la sostenibilidad de manera más eficiente y efectiva. Una de ellas es contar con un software especializado en sostenibilidad, como el ofrecido por ISOTools. Este tipo de herramientas se han vuelto esenciales para las organizaciones que buscan aplicar criterios ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) y cumplir con las normativas legales y financieras.

Además, la sostenibilidad no solo es una ventaja competitiva en el mercado, sino que también se ha convertido en un valor en alza debido a su compromiso social. Por ello, contar con una plataforma integral que ofrezca un análisis de materialidad y la generación de informes no financieros y memorias de sostenibilidad, como lo hace ISOTools, es una excelente estrategia para llevar a cabo prácticas sostenibles y demostrar tus esfuerzos en este ámbito.

¿Cómo ayuda ISO 14001 al cumplimiento de los criterios ESG?

Paula Pérez — Thu, 13 Jul 2023 06:00:34 +0000

Sostenibilidad y responsabilidad corporativa

Índice de contenidos

En la actualidad, las empresas han tenido que asumir un rol fundamental en aspectos relacionados con la sostenibilidad y responsabilidad corporativa en relación con el cuidado del medioambiente. Esto puede afectar principalmente el cambio climático, el incumplimiento de leyes o el molestar de la comunidad. El auge por el cuidado del medioambiente y ser partícipe mostrando el compromiso sustentable ha llevado a que muchos inversionistas tengan en consideración al momento de invertir, verificar que las organizaciones cumplan estos aspectos, lo que ha llevado a muchas considerar e incluir estos conceptos en sus estrategias de negocio y en su lenguaje a cotidiano. También han tenido que familiarizarse con conceptos como los criterios ESG.

Conceptos clave

Dentro del cumplimiento en este ámbito han surgido dos conceptos que son fundamentales para cumplir y demostrar interés por el medioambiente, además, apoya a los directorios a decidir sus nuevas estrategias de negocio e igual modo dar a conocer la responsabilidad sustentable corporativa. Estos conceptos que apoyan son: la norma ISO 14001 está enfocada a identificar riesgos y el cumplimiento en aspectos medioambientales y los criterios ESG (Environmental, Social y Governance por sus siglas en ingles).

La norma ISO 14001 es un estándar internacional enfocado en Sistemas de Gestión Ambiental (SGA), que ayuda a las organizaciones a detectar riesgos medioambientales de acuerdo a la actividad que realice, para luego mitigarlos y así mostrar su compromiso y responsabilidad por el medioambiente, este proceso es apoyado mediante el cumplimiento de requisitos de la norma, implementándolos de manera sencilla y sistematizada cada uno en los procesos en la organización para así instaurar o fortalecer el Sistema de Gestión Ambiental.

Por otro parte, tenemos el concepto de ESG cuyas siglas en inglés significan Environmental (Ambiental) actividades comerciales relacionadas con aspectos positivos con el medio ambiente y que no lo afecten de manera negativa, Social (Social) acciones relacionadas a aspectos laborales y derechos humanos fomentando relaciones de bienestar saludables y Governance (Gobernanza) cultura, procesos de gestión y calidad corporativa, las que al no ser cumplidas pueden afectar la reputación y desempeño de la empresa.

La gestión y cumplimiento de manera correcta de la norma ISO 14001 y los conceptos de ESG genera grandes beneficios tales como:

Toma de decisiones corporativas acertadas
Beneficios económicos
Mejores relaciones con entidades sociales
Interés de nuevos inversores.

Existe una relación muy estrecha entre la norma ISO 14001 y ESG debido a que el enfoque principal de ambos se centra en aspectos relacionados con el medioambiente y la mejora de la sustentabilidad de la organización, además que la norma 14001 aborda aspectos y requisitos relacionados con ESG que facilitan el cumplimiento de cada una de sus siglas de forma correcta y ligadas a la organización.

La norma 14001 compromete a las empresas a evaluar y controlar sus impactos ambientales promoviendo continuamente la sostenibilidad y el cuidado medioambiental cumpliendo así con Environmental (Ambiental).

Por otra parte, al adoptar practicas sostenibles y mostrar compromiso con el medioambiente, esto genera el bienestar de la sociedad en general, mostrándose como una empresa comprometida e incluyendo la creación de empleos seguros, la participación de la comunidad local y el apoyo a proyectos relacionados con la responsabilidad social cumpliendo así con los aspectos sociales.

Finalmente, esta norma requiere que las organizaciones declaren de forma clara sus políticas, responsables y los mecanismos de control. De esta manera promover la gestión de transparencia y ética del gobierno corporativo, además del cumplimiento aspectos legales y reglamentarios en ámbitos medioambientales cumpliendo así con la buena Gobernanza.

Reduciendo los riesgos ambientales

En conclusión, la norma 14001 es de gran ayuda para el cumplimiento en los criterios ESG debido a que ambas abarcan asuntos ambientales. Están relacionados tanto con la identificación y reducción de riesgos (evaluación constante de los riesgos), los cumplimientos legales y el interés social. Además, la norma ISO 14001 sirve como directriz de apoyo a las organizaciones ayudando a llevar de mejor manera el cumplimiento de los aspectos de gobernanza, sociales y ambientales de forma sencilla y sistematizada en los procesos que puedan verse involucrados cada organización. Por tanto, ayuda así a estas a tener una mejor reputación, colaborar con el medioambiente y llamar el interés de nuevos inversionistas, además de promover la gestión responsable de los riesgos asociados a los impactos ambientales.

Impulsa tu impacto sostenible con un software especializado

¿Estás buscando una manera efectiva de acelerar tu progreso hacia un futuro más sostenible? Nuestro software de sostenibilidad es la solución perfecta.

Con nuestra herramienta de automatización, podrás realizar un seguimiento de tu rendimiento de manera eficiente y efectiva. Además, te ayudará a identificar oportunidades para mejorar, promoviendo así una comunicación transparente y facilitando la colaboración dentro de tu organización. A través de conceptos como la norma ISO 14001 y los criterios ESG podrás optimizar tu SGA.

Al invertir en esta tecnología, no solo estarás cumpliendo con tu responsabilidad social y ambiental, sino que también obtendrás beneficios tangibles. Experimentarás una mayor eficiencia en tus operaciones diarias, mejorarás tu reputación y ganarás una ventaja competitiva en el mercado.

En la plataforma ISOTools, contamos con un software especializado en sostenibilidad que hará que la implementación del Sistema de Gestión Ambiental sea un proyecto eficiente, eficaz y excelente para tu organización.

No dudes en solicitar más información al respecto. Estaremos encantados de ayudarte.

ISO 14001 VS. ISO 50001: diferencias y cómo se complementan

Paula Pérez — Fri, 07 Jul 2023 06:00:29 +0000

Índice de contenidos

La integración de ISO 14001 (Gestión Ambiental) e ISO 50001 (Gestión Energética) permite a las empresas abordar de forma estratégica y sinérgica dos pilares clave de la sostenibilidad: el impacto ambiental y la eficiencia energética. Estas normas, aunque independientes, comparten principios comunes como el enfoque basado en procesos, la mejora continua y el compromiso de la alta dirección, lo que facilita su implementación de forma conjunta. Al combinarlas, las organizaciones optimizan recursos, reducen costos, fortalecen su cumplimiento normativo, reducen riesgos y mejoran su competitividad en un mercado orientado a la responsabilidad ambiental y la eficiencia energética. La sinergia entre ambas normas crea un marco robusto para lograr objetivos sostenibles con mayor coherencia y menor carga administrativa.

Sistemas de gestión integrados: ISO 14001 e ISO 50001

En un mundo cada vez más preocupado por los desafíos ambientales y energéticos, las organizaciones se enfrentan al desafío de gestionar sus actividades de manera más eficiente y sostenible. Para lograrlo, muchas empresas han recurrido a la implementación de sistemas de gestión basados en estándares internacionales reconocidos, como ISO 14001 e ISO 50001. Estas dos normas, si bien abordan diferentes aspectos, se complementan entre sí y pueden potenciar los beneficios que una organización obtiene al implementarlas conjuntamente. En este artículo, exploraremos cómo se complementan ISO 14001 e ISO 50001 y cómo su integración puede conducir a una gestión más efectiva y responsable del medio ambiente y la energía.

ISO 14001: enfoque en el medio ambiente

ISO 14001 es una norma internacional que instituye las exigencias para un sistema de gestión ambiental efectivo. Su objetivo principal es ayudar a las organizaciones a identificar, priorizar y gestionar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios. Al implementar ISO 14001, las empresas se comprometen a minimizar el impacto ambiental de sus operaciones y a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

ISO 50001: enfoque en la eficiencia energética

Por otro lado, ISO 50001 se centra en la gestión energética. Esta norma suministra un marco para que las organizaciones instituyan, implementen, conserven y optimen un sistema de gestión de energía eficiente. Su objetivo es permitir a las empresas mejorar su rendimiento energético, reducir los costos relacionados con la energía y mitigar los efectos adversos en el medio ambiente.

Diferencias entre ISO 14001 e ISO 50001

Aunque ISO 14001 e ISO 50001 abordan aspectos diferentes de la gestión empresarial, existen varias áreas en las que estas normas se complementan y pueden trabajar juntas para lograr una gestión más completa y holística.

Ventajas de integrar ambas normas

Identificación de aspectos ambientales relacionados con la energía: Al implementar ISO 14001, las organizaciones deben identificar y evaluar los aspectos ambientales significativos de sus actividades. En este proceso, se incluyen aspectos relacionados con el consumo y la eficiencia energética. Esto proporciona una base sólida para la posterior implementación de ISO 50001, ya que la identificación de aspectos energéticos se convierte en el punto de partida para establecer objetivos y metas relacionados con la eficiencia energética.
Eficiencia energética como parte de la mejora continua: Tanto ISO 14001 como ISO 50001 enfatizan la importancia de la mejora continua en la gestión. Al integrar los esfuerzos de mejora continua de ambas normas, las organizaciones pueden abordar simultáneamente los aspectos ambientales y energéticos de sus operaciones, lo que resulta en una mayor eficiencia y sostenibilidad.
Integración de sistemas de gestión: ISO 14001 e ISO 50001 comparten una estructura de alto nivel basada en el enfoque Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA). Esto facilita la integración de ambos sistemas de gestión en una sola estructura coherente, lo que permite a las organizaciones gestionar de manera más eficiente los aspectos ambientales y energéticos de su actividad.
Ahorro de costos: La implementación conjunta de ISO 14001 e ISO 50001 puede generar ahorros significativos para las organizaciones. Al mejorar la eficiencia energética, las empresas pueden reducir sus costos operativos y mejorar su rentabilidad. Además, la gestión adecuada de los aspectos ambientales puede evitar multas y sanciones asociadas con el incumplimiento de las regulaciones ambientales.

Para enfatizar, la integración de ISO 14001 e ISO 50001 ofrece una serie de beneficios a las organizaciones que buscan una gestión más eficiente y sostenible. Al combinar la gestión ambiental con la gestión energética, las empresas pueden abordar de manera más holística los desafíos relacionados con el medio ambiente y la energía, obteniendo resultados sinérgicos y beneficios mutuos. La identificación conjunta de aspectos ambientales y energéticos, la mejora continua, la integración de sistemas de gestión y el ahorro de costos son solo algunos de los puntos fuertes de esta complementariedad. Además, la transformación digital y las nuevas tecnologías se ponen al servicio para convertir los procesos en tareas más fáciles y efectivas.

En última instancia, la implementación conjunta de ISO 14001 e ISO 50001 puede ser una estrategia sólida para que las organizaciones alcancen altos niveles de desempeño ambiental y energético, a la vez que mejoran su reputación y cumplen con las expectativas de la sociedad y los stakeholders. Al complementarse entre sí, estas normas permiten identificar sinergias, mejorar la eficiencia en el uso de recursos, obtener beneficios financieros y fortalecer la imagen corporativa. La implementación conjunta de ISO 14001 e ISO 50001 es una estrategia clave para impulsar la gestión sostenible y promover prácticas empresariales responsables en un mundo cada vez más consciente del medio ambiente.

Software para la gestión ambiental y energética

Se puede utilizar un programa de software especializado para implementar un SGA, o Sistema de Gestión Ambiental, que se base en la norma ISO 14001. ISOTools es una plataforma que ofrece muchas ventajas, como por ejemplo la posibilidad de cumplir con las normativas y regulaciones en cuestiones medioambientales. Asimismo, esta herramienta proporciona una estructura organizada para gestionar y supervisar el cumplimiento de las leyes de protección del medio ambiente, reduciendo así el riesgo de incumplimiento. También te facilitará la integración con diferentes normas, en este caso con la ISO 50001.

Además, ISO 14001 también ayuda a identificar y controlar aspectos significativos que pueden tener un impacto en el medio ambiente. Con la ayuda de esta herramienta, los usuarios pueden realizar un seguimiento más eficiente de los aspectos ambientales, como el consumo de energía, la gestión de residuos o la emisión de gases de invernadero. Estas características pueden conducir a una implementación más rápida y efectiva de las medidas correctivas y preventivas, lo que optimiza los procesos y reduce los costos.

ISOTools es una aplicación de software confiable con una experiencia de más de 25 años. El uso de esta herramienta permitirá la identificación y evaluación de los riesgos ambientales asociados a las actividades, productos o servicios de las empresas. La aplicación también permite llevar a cabo análisis de riesgos, evaluar su impacto y establecer medidas de control para minimizar los riesgos involucrados. Todo esto ayuda a evitar accidentes ambientales, litigios y a proteger la reputación corporativa.

Indicadores ambientales que debes considerar con ISO 14001

Paula Pérez — Thu, 29 Jun 2023 06:00:34 +0000

Índice de contenidos

ISO 14001 establece los requisitos para implementar un sistema de gestión ambiental eficaz, incluyendo la identificación y seguimiento de indicadores clave. Estos indicadores permiten evaluar el desempeño ambiental de una empresa y verificar el cumplimiento de sus objetivos ecológicos. Entre los indicadores más relevantes se encuentran el consumo de energía, las emisiones de gases de efecto invernadero, la generación de residuos y el uso de recursos naturales. Monitorear estos aspectos es muy importante para reducir el impacto ambiental y promover la mejora continua en la gestión sostenible empresarial.

¿Qué es un indicador ambiental?

Los indicadores ambientales son una herramienta importante para medir el desempeño ambiental de una organización. Se utilizan para evaluar el impacto ambiental de las actividades de la organización y para determinar si se están cumpliendo los objetivos ambientales. Esta norma ISO 14001 es un estándar reconocido internacionalmente para la misión ambiental. Esta norma crea los requisitos para la ejecución de un sistema de gestión ambiental eficiente. Esta norma también incluye la identificación y seguimiento de indicadores ambientales.

Podemos decir que son una forma de medir el desempeño ambiental de una organización. Estos indicadores se utilizan para evaluar el impacto ambiental de las actividades de la organización y para determinar si se están cumpliendo los objetivos ambientales. Los indicadores ambientales también se utilizan para evaluar el progreso de una organización hacia la mejora continua de su desempeño ambiental.

La norma ISO 14001 establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión ambiental eficaz. Esta norma también incluye la identificación y seguimiento de indicadores ambientales. Estos indicadores se utilizan para evaluar el desempeño ambiental de una organización y para determinar si se están cumpliendo los objetivos ambientales.

Cuáles son los indicadores ambientales según la ISO 14001

Consumo de energía

Se trata de una medida del consumo de energía de una organización. Incluye el consumo de energía para la producción, el transporte y el almacenamiento de productos. Esta medida se utiliza para evaluar el impacto ambiental de la organización en términos de su consumo de energía. Además, este indicador permite identificar oportunidades de eficiencia energética y reducción del consumo. Implementar estrategias como el uso de energías renovables, la optimización de procesos y la adopción de tecnologías eficientes puede reducir el impacto ambiental y los costos operativos.

Emisiones de gases de efecto invernadero

Una medida de las emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) de una organización. Se utiliza para evaluar el impacto ambiental de la organización en términos de sus emisiones de GEI. Reducir estas emisiones es clave para mitigar el cambio climático. Las empresas pueden lograrlo a través del uso de fuentes de energía limpias, la optimización de rutas logísticas y la implementación de programas de compensación de carbono, como la reforestación o la captura de carbono.

Uso de recursos

Esto incluye el uso de agua, aire, suelo y otros recursos naturales. Se utiliza para evaluar el impacto ambiental de la organización en términos de su uso de recursos. La eficiencia en el uso de estos recursos es fundamental para la sostenibilidad. Medidas como la reutilización del agua, la reducción del consumo de materias primas y la aplicación de principios de economía circular pueden ayudar a reducir el impacto ambiental.

Residuos

Los residuos generados por una organización. Esto incluye los residuos sólidos, líquidos y gaseosos. Esta medida se utiliza para evaluar el impacto ambiental de la organización en términos de sus residuos. Una adecuada gestión de residuos implica reducción en origen, reciclaje y disposición final responsable. Estrategias como la segregación de residuos, el compostaje y aprovechar los subproductos pueden contribuir a reducir la contaminación y promover la sostenibilidad.

Calidad del aire

Medida que se utiliza para evaluar el impacto ambiental de la organización en términos de la calidad del aire. Este indicador analiza la presencia de contaminantes como partículas en suspensión, óxidos de nitrógeno y compuestos orgánicos volátiles. Para mejorar la calidad del aire, se pueden aplicar filtros industriales, reducir las emisiones vehiculares y promover la utilización de energías limpias.

Calidad del agua

Esta medida se utiliza para evaluar el impacto ambiental de la organización en términos de la calidad del agua. Se analiza la contaminación generada en efluentes y cuerpos de agua cercanos. Para reducir los efectos negativos, se pueden implementar sistemas de tratamiento de aguas residuales, reducir el uso de productos químicos contaminantes y fomentar la reutilización del agua en procesos productivos.

Biodiversidad

Diversidad biológica en un área determinada. Evalúa el impacto ambiental de la organización en términos de la biodiversidad. Proteger la biodiversidad pasa por adoptar prácticas que reduzcan la alteración de ecosistemas, como la restauración de hábitats naturales, la protección de especies en peligro y la reducción de la deforestación. Estas acciones contribuyen a la conservación del equilibrio ecológico y la sostenibilidad del entorno.

Ejemplos de indicadores ambientales en una empresa

Diversas entidades públicas y privadas, han desarrollado indicadores ambientales muyreconocidos a nivel munndial. A continuación, se desarrollan algunos ejemplos destacados:

Índice de Bienestar Económico Sostenible (IBES): propuesto en el año 1989 por Herman Daly y John Cobb, mide la sostenibilidad del bienestar de una población considerando la desigualdad socioeconómica mediante el coeficiente de Gini. Se usa para evaluar políticas de desarrollo sostenible.
Índice de Desarrollo Humano (IDH): evalúa el estado del bienestar en términos de salud, educación y riqueza económica, proporcionando una visión integral del desarrollo humano.
Índice de Sostenibilidad Ambiental (ISA): creado por las universidades de Yale y Columbia, analiza 76 variables agrupadas en cinco componentes clave como son el sistema ambiental, reducción del estrés ambiental, vulnerabilidad humana, capacidad institucional y gestión global.
Índice de Desempeño Ambiental (IDA): permite cuantificar la eficacia de las políticas ambientales implementadas por un país y su impacto en el medioambiente, facilitando la posibilidad de adoptar medidas correctivas si es necesario.
Índice Global de Economía Verde (GGEI): desarrollado en 2010 por la consultora Dual Citizen, evalúa los esfuerzos e inversiones de los países en la transición hacia una economía sostenible y baja en carbono.
Huella Ecológica (HE): introducido por Mathis Wackernagel y William Rees en los años 90, mide el consumo de recursos naturales y lo compara con la capacidad de regeneración del ecosistema.
Huella de Carbono: cuantifica la cantidad de gases de efecto invernadero (GEI) emitidos por una persona, empresa o sector en función de sus actividades directas (Alcance 1) e indirectas (Alcance 2).
Huella Hídrica: evalúa el consumo de agua de una entidad o región en 3 dimensiones: azul (agua superficial o subterránea), verde (agua de lluvia almacenada en el suelo) y gris (agua contaminada por procesos productivos).
Índice Planeta Vivo (IPV): desarrollado por WWF, este indicador mide la biodiversidad global a través del seguimiento de poblaciones de especies de aves, mamíferos, reptiles, anfibios y peces.

Estos indicadores brindan una referencia valiosa para evaluar y mejorar el impacto ambiental de las empresas, lo que permite diseñar estrategias efectivas de sostenibilidad.

Por qué son importantes los indicadores en la evaluación del desempeño ambiental

Los indicadores ambientales son una herramienta importante para medir el desempeño ambiental de una organización. Estos indicadores se utilizan para evaluar los impactos ambientales de las actividades de la organización y para determinar si se están cumpliendo los objetivos ambientales. La norma ISO 14001 es reconocida internacionalmente para la gestión ambiental. Esta norma también incluye la identificación y seguimiento de indicadores ambientales. Algunos de los indicadores ambientales que se deben considerar con ISO 14001 incluyen el consumo de energía, las emisiones de gases de efecto invernadero, el uso de recursos, los residuos, la calidad del aire y el agua, y la biodiversidad. Estos indicadores son una forma importante de evaluar el desempeño ambiental de una organización y determinar si se están cumpliendo los objetivos ambientales.

Finalmente, estos indicadores deben ser seleccionados cuidadosamente para reflejar los objetivos ambientales de la organización y deben ser monitoreados y evaluados regularmente para garantizar que se estén cumpliendo los requisitos de la norma. Esto ayudará a la organización a mejorar su desempeño ambiental y asegurar que se cumplan los requisitos de la norma ISO 14001.

Los indicadores ambientales que deben considerarse con ISO 14001 incluyen el consumo de energía, el uso de recursos, la producción de residuos, el uso de productos químicos, la emisión de gases de efecto invernadero y la contaminación del aire, el agua y el suelo. Por tanto, estos indicadores ayudan a las organizaciones a evaluar su desempeño ambiental y a identificar áreas de mejora.

Los indicadores ambientales deben ser seleccionados de manera que reflejen los objetivos ambientales de la organización y deben ser monitoreados y evaluados regularmente para garantizar que se estén cumpliendo los requisitos de la norma.

Además, la correcta selección e implementación de estos indicadores permite a las empresas cumplir con normativas ambientales como ISO 14001, anticiparse a futuras regulaciones y mejorar su reputación empresarial. El monitoreo constante y la evaluación periódica son fundamentales para asegurar un desempeño ambiental óptimo, identificar áreas de mejora y garantizar el compromiso con la sostenibilidad a largo plazo.

Software para la gestión ambiental de las organizaciones

Implementar un software para el Sistema de Gestión Ambiental puede traer múltiples beneficios a tu empresa. En la actualidad, se hace cada vez más necesario adoptar políticas sostenibles para poder garantizar un futuro de calidad para la humanidad. Además, estas políticas pueden ayudar a las organizaciones a optimizar sus recursos y reducir los costes de producción.

En ISOTools, ofrecemos el Software ISOTools, que automatiza el proceso de implementación del sistema a través de la y garantiza la obtención de resultados óptimos de acuerdo a la norma ISO 14001. Somos expertos en simplificar la gestión para mejorar la competitividad y sostenibilidad de tu empresa, y nos involucramos contigo en cada paso del proceso.

Revisión por la dirección ISO 9001. ¿Cómo ayuda el Business Intelligence?

Paula Pérez — Tue, 18 Apr 2023 06:00:17 +0000

Índice de contenidos

Norma ISO 9001

La revisión por la dirección es un proceso clave dentro del marco de calidad ISO 9001 que permite a las organizaciones evaluar la efectividad de su sistema de gestión de calidad (SGC) y establecer objetivos y planes de mejora. En este proceso, los líderes de la organización revisan la información relevante para evaluar el desempeño del SGC y tomar decisiones informadas sobre el futuro de la empresa. En este contexto, el uso de Business Intelligence (BI) puede ser un recurso valioso para la revisión por la dirección.

¿Qué es el Business Intelligence?

Business Intelligence se refiere al uso de tecnologías, procesos y aplicaciones para recopilar, analizar y presentar información empresarial de manera eficiente y efectiva. Esto incluye el análisis de datos para identificar tendencias, oportunidades y desafíos en el desempeño empresarial. Al utilizar herramientas de BI, las organizaciones pueden mejorar su capacidad para recopilar y analizar datos, lo que puede ayudar a informar de la revisión por la dirección.

Uno de los principales objetivos de la revisión por la dirección es tomar decisiones basadas en datos y evidencias, para lo cual se requiere de una buena gestión de la información. Aquí es donde el Business Intelligence (BI) puede ser de gran ayuda.

En la revisión por la dirección, el BI puede ayudar a las organizaciones a identificar y evaluar indicadores clave de desempeño (KPI) para su SGC. Al recopilar y analizar datos en tiempo real, las organizaciones pueden identificar tendencias y patrones que afectan el desempeño empresarial. Además, el BI también puede ayudar a las organizaciones a evaluar la eficacia de las acciones tomadas para abordar problemas y oportunidades identificados en revisiones anteriores.

Finalidad y aportaciones de BI

El BI también puede ayudar a las organizaciones a automatizar y simplificar el proceso de recopilación de datos para la revisión por la dirección. Con herramientas de BI, las organizaciones pueden integrar datos de diferentes fuentes, incluidos sistemas de gestión de calidad, finanzas, ventas y recursos humanos, lo que puede mejorar la calidad de los datos y reducir el tiempo y los costos asociados con la recopilación de información.

El BI puede ayudar en la revisión por la dirección de varias maneras:

Proporcionando información en tiempo real: Las soluciones de BI pueden recopilar y procesar datos en tiempo real, lo que permite a los líderes de la organización evaluar el desempeño del sistema de gestión de calidad de manera oportuna y tomar decisiones en consecuencia.
Identificando tendencias y patrones: El BI puede ayudar a identificar tendencias y patrones en los datos, lo que puede ser útil para identificar áreas problemáticas y oportunidades de mejora.
Creando informes personalizados: Las soluciones de BI pueden crear informes personalizados para la revisión por la dirección, lo que permite a los líderes de la organización enfocarse en los datos más relevantes para sus necesidades.
Mejorando la toma de decisiones: El BI puede ayudar a mejorar la toma de decisiones al proporcionar información más precisa y completa sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad y de la organización en general.

Además, el BI también puede ayudar a las organizaciones a presentar información de manera clara y concisa durante la revisión por la dirección. Al utilizar visualizaciones de datos, las organizaciones pueden presentar información de manera más accesible y fácil de entender para los líderes de la organización. Esto puede ayudar a mejorar la toma de decisiones y a impulsar la mejora continua en el SGC.

El BI aplicado a través de la norma ISO 9001

En resumen, el uso de Business Intelligence puede ser un recurso valioso para la revisión por la dirección dentro del marco de calidad ISO 9001. Al recopilar y analizar datos en tiempo real, identificar KPI y automatizar el proceso de recopilación de información, el BI puede ayudar a las organizaciones a mejorar la eficacia y la eficiencia de su SGC y promover la mejora continua en la organización.

El Business Intelligence también puede ser una herramienta muy útil para la revisión por la dirección en el marco del sistema de gestión de calidad ISO 9001. Al proporcionar información relevante y oportuna, identificar tendencias y patrones, crear informes personalizados y mejorar la toma de decisiones, el BI puede ayudar a las organizaciones a mejorar continuamente su desempeño y cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001.

Software de Business Intelligence

El Software ISOTools te aportará la agilidad necesaria en el proceso de toma de decisiones a través de nuestra solución de Business Intelligence, esta herramienta permite convertir los datos que genera una organización en información segura, fiable y ordenada. Esto implica la obtención de información muy valiosa para la posterior toma de decisiones.

Además, el software permite la simplificación de los procesos aumentando así tu competitividad en el mercado.

Confíe en ISOTools para que la gestión de su empresa mejore aumentando su sostenibilidad.

Conoce la ISO 27014 para la gobernanza eficaz del SGSI

Paula Pérez — Thu, 13 Apr 2023 06:00:30 +0000

Seguridad de la información y la norma ISO 27014

La ISO 27014 es una norma internacional que proporciona directrices para la gobernanza eficaz de los sistemas de gestión de seguridad de la información (SGSI). Esta norma establece los principios, los requisitos y las directrices para la implementación de un SGSI eficaz. Está diseñada para ayudar a las organizaciones a mejorar la seguridad de la información y asegurar que los datos sean tratados de forma segura. La ISO 27014 establece un marco para la gobernanza de los SGSI, que incluye la definición de roles y responsabilidades, la definición de políticas y procedimientos, el establecimiento de controles de seguridad, la gestión de riesgos y la monitorización de los sistemas.

La norma también proporciona directrices para la gestión de incidentes de seguridad, el cumplimiento de los requisitos legales y la protección de los datos. La ISO 27014 es una herramienta útil para ayudar a las organizaciones a mejorar la seguridad de la información y asegurar que los datos sean tratados de forma segura.

Especificaciones de la norma

La gobernanza de los SGSI se apoya en la ISO 27014 para establecer controles de seguridad, gestionar riesgos y monitorizar los sistemas. Además, proporciona directrices para la gestión de incidentes de seguridad, el cumplimiento de los requisitos legales y la protección de los datos.

Esta norma también proporciona directrices para el desarrollo de un marco de gestión del riesgo que aborde los riesgos relacionados con la seguridad, el cumplimiento y la privacidad.

Resguardar toda información de una organización contra infracciones de datos y robo de información confidencial, lo cual es un tema complejo. Normalmente implica varios sistemas, herramientas y personas para hacerlo bien. En cambio, aunque pongamos todos nuestros esfuerzos del mundo pueden conducir a la frustración si todo el sistema no se administra de un modo seguro para certificar la claridad de lo que funciona y lo que no, y cómo se ajusta todo dentro de las organizaciones y estrategias de la organización.

La actualización más reciente de ISO / IEC 27014 es la integridad que es la esencia de la ISO / IEC 27001, ya que es clave para las acciones de administración de la seguridad de la información compuestas en el contexto de la administración organizativa general y para el alcance de un SGSI.

Alcanzar la dispersión organizacional de la seguridad de la información en el despliegue de toda la organización es un elemento preciso en el logro de los objetivos del negocio, tomando en consideración que la información es un activo crítico para todas las operaciones empresariales. Encontrarse con la seguridad de la información en un universo muy versátil y competitivo, donde las tecnologías progresan en etapas muy acotadas de tiempo y en el que las adquisiciones y los negocios son cada vez más selectivos, y no solo aporta valor al negocio, sino que permite afrontar los diversos riesgos de manera adecuada tomando en cuenta las capacidades de la organización.

La importancia del Sistema de Seguridad de la Información

La Gobernanza de Seguridad de la Información es una disciplina que se encarga de establecer y mantener un equilibrio entre los objetivos de seguridad de la información y los objetivos comerciales de una organización. Esto se logra mediante el establecimiento de políticas, procesos y procedimientos para garantizar que la información sea protegida y utilizada de manera eficiente.

La Gobernanza de Seguridad de la Información también se encarga de asegurar que los recursos sean utilizados adecuadamente para cumplir con los objetivos de seguridad. Esto incluye el monitoreo y la evaluación del desempeño de los sistemas de seguridad, así como el desarrollo y mantenimiento de estándares y prácticas para garantizar que los sistemas cumplan con los requisitos legales y regulatorios. La Gobernanza de Seguridad de la Información también se encarga de asegurar que los recursos sean utilizados adecuadamente para cumplir con los objetivos de seguridad. Esto incluye el monitoreo y la evaluación del desempeño de los sistemas de seguridad, así como el desarrollo y mantenimiento de estándares y prácticas para garantizar que los sistemas cumplan con los requisitos legales y regulatorios.

La Gobernanza de Seguridad de la Información también es responsable del diseño, implementación y mantenimiento de un marco integral para la gestión del riesgo, que incluye el análisis, la evaluación, el control y la mitigación del riesgo. Esto ayuda a garantizar que los recursos sean utilizados adecuadamente para cumplir con los objetivos comerciales sin comprometer la seguridad.

Software Riesgos de Seguridad de la Información

El Software sobre Riesgos de Seguridad de la Información de ISOTools, es la solución que agilizará todos los procesos en torno a la gestión de la información en su empresa. Un SGSI le permitirá que la evaluación de riesgos no quede estática y esté interconectada con la realidad de los Sistemas de Información.

A través de la utilización de indicadores asociados directamente con la realidad del negocio conseguiremos medir de forma eficiente todos los controles. Ésta se traducirá en una evaluación de riesgos real y actualizada.

Mejora continua del PGR

Suscriptor — Fri, 10 Feb 2023 07:00:54 +0000

Índice de contenidos

Mejora continua

El pensamiento basado en riesgos es vital para el éxito sostenido. Las empresas que transitan el éxito sostenido requieren un proceso de gestión de riesgos eficaz y con el compromiso de la mejora continua. A continuación se explica como se relacionan estos conceptos.

El proceso de gestión de riesgos según la ISO 31000:2018

La norma ISO 31000:2018 establece un marco para la gestión de riesgos en todo tipo de organizaciones. El proceso de gestión de riesgos según esta norma se compone de varios pasos:

Establecimiento del contexto: se establece el alcance y los objetivos de la gestión de riesgos, así como el contexto en el que se llevará a cabo.
Identificación de riesgos: se identifican los riesgos potenciales que pueden afectar a los objetivos de la organización.
Análisis de riesgos: se para determinar su probabilidad y su impacto.
Evaluación de riesgos: que permite ubicar al riesgo en una sección del mapa de calor y en consecuencia conocer el nivel de riesgo
Tratamiento de riesgos: se establecen medidas para controlar o mitigar los riesgos evaluados.
Comunicación y consulta: se comunican los resultados de la gestión de riesgos a las partes interesadas y se lleva a cabo una consulta con ellas.
Monitoreo y evaluación: consiste en monitorizar los riesgos y las medidas de tratamiento implementadas para medir su eficacia.

El concepto de mejora continua

La mejora continua es un proceso sistemático de identificar y hacer cambios en los procesos, productos o servicios de una organización, además de su eficacia. Está enfocado en la optimización continua y en la búsqueda de la excelencia en todos los aspectos de una organización. El objetivo de la mejora continua es aumentar la satisfacción del cliente, reducir los costos y mejorar la eficacia de los procesos.

La mejora continua se basa en la filosofía de que todo puede ser mejorado y que los procesos deben ser evaluados regularmente para identificar áreas de mejora. Es una constante de las organizaciones exitosas y no tiene un final, ya que siempre hay margen para mejorar. Es una cultura organizacional que promueve la innovación, la creatividad y el pensamiento crítico para resolver problemas y mejorar los procesos.

La mejora continua se puede implementar a través de varios enfoques, como el ciclo de mejora de Deming (PDCA), el método Six Sigma, la gestión por procesos y la gestión de la calidad total. En todos estos enfoques se utilizan técnicas estadísticas y herramientas para recopilar y analizar datos, identificar problemas y desarrollar soluciones para mejorar los procesos.

¿Cómo se aplica la mejora continua al proceso de gestión de riesgos?

La mejora continua se puede aplicar al proceso de gestión de riesgos mediante varios pasos:

Revisión periódica: se lleva a cabo una revisión periódica del proceso de gestión de riesgos para evaluar su eficacia y determinar si hay áreas de mejora.
Identificación de áreas de mejora: se utilizan técnicas estadísticas y herramientas para recopilar y analizar datos sobre los riesgos y las medidas de tratamiento implementadas, con el fin de identificar áreas de mejora.
Desarrollo de soluciones: se desarrollan soluciones para mejorar los procesos de gestión de riesgos, teniendo en cuenta las áreas de mejora identificadas.
Implementación de cambios: se implementan los cambios necesarios en el proceso de gestión de riesgos para mejorar su eficacia.
Monitoreo y seguimiento: se monitorizan y seguimiento los cambios implementados para medir su eficacia y asegurar que se han alcanzado los objetivos de mejora.
Evaluación y ajuste: se evalúa el proceso de gestión de riesgos y se hacen ajustes necesarios para asegurar que se está cumpliendo con los objetivos de mejora.

El concepto de mejora continua se aplica al proceso de gestión de riesgos mediante una revisión constante y sistemática de los procesos y medidas implementadas, identificando áreas de mejora, desarrollando soluciones, implementando cambios y monitoreando su eficacia para lograr una gestión de riesgos cada vez más eficiente y eficaz.

¿Puede considerarse la transformación digital del proceso de gestión de riesgos una mejora significativa?

La aplicación de la transformación digital al proceso de gestión de riesgos puede considerarse una mejora significativa, ya que puede proporcionar una serie de beneficios que pueden mejorar la eficacia y eficiencia del proceso. Algunos de estos beneficios incluyen:

Automatización de procesos: el uso de herramientas digitales y tecnologías como el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural puede ayudar a automatizar tareas repetitivas y reducir la carga de trabajo de los empleados.
Análisis de datos: el uso de herramientas digitales para recopilar, almacenar y analizar datos sobre los riesgos puede ayudar a identificar patrones y tendencias que pueden no ser evidentes a simple vista.
Comunicación y colaboración: el uso de tecnologías digitales para comunicarse y colaborar con las partes interesadas puede ayudar a mejorar la eficacia de la gestión de riesgos.
Monitoreo y seguimiento: el uso de herramientas digitales para monitorizar y seguir los riesgos y las medidas de tratamiento implementadas puede ayudar a garantizar que se están cumpliendo los objetivos de gestión de riesgos.
El establecimiento de KRI: para hacer un monitoreo estratégico al proceso de gestión de riesgos y apuntar a resultados estratégica de la organización.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la transformación digital no es una solución mágica y debe ser considerado como una herramienta más en el proceso de gestión de riesgos, también hay que destacar que contar con una estrategia clara y un plan de implementación para asegurar el éxito de la organización en este aspecto vital.

Automatización de procesos para la gestión de ISO 45001

Suscriptor — Tue, 31 Jan 2023 07:00:37 +0000

Gestión de ISO 45001

En el año 2018, se publicó la norma ISO 45001 para los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Con anterioridad, la única norma que se aplicaba a nivel internacional en materia de seguridad y salud en el trabajo era la OHSAS 18001. Esta norma de origen británico fue empleada durante muchos años como norma de referencia por las organizaciones de todo el mundo.

Con la publicación de la ISO 45001, los sistemas de gestión basados en la norma OHSAS 18001, deberán adoptar los requisitos de la norma ISO 45001 lo antes posible, para que, de este modo, sea posible mantener la certificación de dicho sistema.

Además de que la ISO 45001 reemplaza a la OHSAS 18001, también está elaborada según la estructura del Anexo L, lo que facilita su integración con el resto de sistemas de gestión.

Se estableció un periodo de 3 años para realizar la migración de OHSAS 18001 a ISO 45001. Debido a la situación actual de pandemia, la IAF (International Accreditation Forum) ha ampliado el plazo. Antes de esto, el plazo de migración a ISO 45001 terminaba el 11 de marzo de 2021. Con la ampliación, la fecha se amplía durante seis meses más, hasta el 11 de septiembre de 2021.

¿Cuáles son los beneficios de obtener el certificado ISO 45001?

Minimiza el periodo de baja laboral al que tienen que enfrentarse los trabajadores con motivo de la reducción de accidentes laborales, lo que repercute directamente en disminuir los costos operativos de seguridad y salud laboral.
Convierte en prioridad la seguridad y salud de los trabajadores, y cualquier parte interesada de la organización o stakeholders, como los clientes o proveedores, logrando mejoras en la seguridad y salud.
Ayuda a en la gestión riesgos de seguridad y salud, identificando riesgos e implementando controles para reducir sus consecuencias.
Favorece el cumplimiento legal, a través de los requisitos normativos.
Potencia la obtención de nuevos contratos, ya que la certificación en muchos casos es un requisito para optar a contrataciones.
Ayuda a la responsabilidad social corporativa y a la cultura de empresa.

Software para la automatización de procesos para la gestión de ISO 45001

Las organizaciones, independientemente del sector y ámbito de actuación, optan por el uso de un software para la automatización de procesos para la gestión de ISO 45001.

ISOTools Excellence es un software que ayuda a tener resultados de una gestión ágil y optimizada en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo:

Logra reducir los tiempos y costos vinculados a la implementación, automatización y mantenimiento de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Minimiza el riesgo de multas y sanciones, ya que hace posible una gestión de la documentación de un modo organizado y centralizado.
Potencia la imagen de marca de la organización, ya que presenta el compromiso que tiene la compañía con sus trabajadores al proteger la seguridad y salud laboral.

ISOTools es una plataforma tecnológica que te permite gestionar los riesgos e incidentes, teniéndolos siempre bajo control. Te permite identificar y cuantificar los peligros, analizar las consecuencias y evaluar los riesgos según los procesos establecidos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral y los cargos determinados en la empresa. Además, hace uso de matrices muy intuitivas en las que, de manera visual, se podrá revisar la información.

Este potente software te permite establecer controles en las que queden definidas las actividades a realizar a lo largo del tiempo, así sabemos que la implementación y ejecución de los controles, tienen eficacia.

Los incidentes pueden ser gestionados por completo, teniendo en cuenta el ciclo de vida desde que se registran, clasifican, comunican, analizan las causa y se definen los planes de acción.

Planifique con ISOTool Excellence aquellas actividades de vigilancia de la salud o inspecciones médicas. Es la mejor manera de registrar los resultados de cada uno de los trabajadores y para conocer si cuentan con los equipos de protección necesarios para realizar sus funciones.

Con ISOTools, las organizaciones pueden realizar una gestión de las labores de trabajo con contratistas o proveedores que deben llevar a cabo su actividad en sus instalaciones. Podrás automatizar los procesos de selección de proveedor, la gestión de la documentación y los seguimientos que garanticen que los requisitos se cumplen.

Además, ISOTools cuenta con más aplicaciones para automatizar los sistemas de gestión SST:

Análisis del contexto
Auditorías
Emergencias
Entidades
Capacitación
Identificación y evaluación de Riesgos Laborales
Indicadores
Mejora Continua
Objetivos
Partes Interesadas
Personas
Planes de acción y mejora
Reports
Requisitos Legales
Revisión por la Dirección

ISOTools te permite gestionar la información del sistema SST desde el celular o Tablet:

Lleve a cabo seguimiento de los procesos de la organización.
Gestione las tareas relacionadas con los procesos.
Prácticas funcionalidades relacionadas con el registro de información: Puede escanear un código QR y acceder al levantamiento de cualquier registro. Adjunte imágenes y marque la geolocalización del lugar del levantamiento.
Consulte y comparta documentos del sistema de gestión con sus contactos.

Hacía la etiqueta ambiental alimentaria en la Unión Europea

Suscriptor — Fri, 14 Oct 2022 06:00:57 +0000

Etiqueta ambiental alimentaria

La Comisión Europea está trabajando para unificar los etiquetados ambientales y conseguir que los consumidores puedan elegir los alimentos con menor impacto en el planeta.

Las etiquetas medioambientales se han convertido en un argumento de peso para los compradores. Europa, que aún no ha regulado estos distintivos, quiere imponer un sistema homogéneo en todos los países. Eco-score, Enviroscore y Planet-score son las más avanzadas hasta el momento y la normativa urge, ya su ausencia fomenta la aparición de sellos basados en criterios poco rigurosos derivados de intereses egoístas.

Los fabricantes no son ajenos a esta tendencia y conscientes de que la sostenibilidad es un excelente argumento de venta, deciden destacar este aspecto a través de sellos y etiquetas ambientales, lo que está generando una explosión de este tipo de mensajes, algunos fundamentados en criterios rigurosos, certificados por terceros independientes, y otros mucho más cuestionables, fruto de un simple reclamo de marketing engañoso o greenwashing. La Comisión Europea (CE) informa que hay más de 200 etiquetas medioambientales activas en la Unión Europea y más de 450 en todo el mundo, según cifras de 2020.

Para atajar el greenwashing, el Pacto Verde Europeo establece que las organizaciones que manifiesten su vocación verde deben justificarla a través de un estándar que evalúe con rigor su impacto ambiental.

Protección del consumidor

La Propuesta de Directiva Europea referida a la protección de los consumidores referida a la transición ecológica de julio de 2022 prohíbe la realización de afirmaciones ambientales vagas y genéricas, tales como “respetuoso con el medio ambiente”, “eco” o “verde”, cuando no se pueda demostrar con evidencia certificada el desempeño ambiental del producto, fabricante o comercializador. También prohíbe las etiquetas de sostenibilidad voluntarias que no se estén verificadas por un tercero acreditado ni hayan sido establecidas por las autoridades.

Pacto Verde Europeo

En el sector alimentario, la estrategia ‘De la granja a la mesa, del Pacto Verde Europeo, indica que “la Comisión estudiará formas de armonizar las declaraciones ecológicas voluntarias y la creación de un marco de etiquetado sostenible que abarque, en sinergia con otras iniciativas pertinentes, los aspectos nutricionales, climáticos, medioambientales y sociales de los productos alimenticios”.

La estrategia, por tanto, se enfrenta a un doble reto. Por un lado, no solo debe determinarse el impacto ambiental de los productos alimentarios con la finalidad de que los agentes de la cadena de valor agroalimentaria lo reduzcan y, por otro, debe comunicarse de forma clara, sencilla y estandarizada para facilitar a los consumidores la toma de decisiones en función de criterios sostenibles.

Huella Ambiental de Producto (HAP)

La CE puso en marcha en 2020 la consulta pública para la fundamentación de las alegaciones medioambientales con el objetivo de determinar qué metodología habría de seguirse para lograr que etiquetas fueran fiables, comparables y verificables en toda la UE. La consulta puso de manifiesto que la Huella Ambiental del Producto (HAP o PEF, Product Environmental Footprint) es una herramienta eficaz para orientar las elecciones hacia alternativas más respetuosas con el medio ambiente.

Este modelo calcula el impacto ambiental de un producto con un análisis de su ciclo de vida (ACV), que no debe confundirse con la huella de carbono, desde la extracción de las materias primas, a través de la producción y el uso, hasta la gestión de los residuos que el producto va dejando durante su proceso de producción.

Para conseguir este cálculo, hay que tener en cuenta 16 categorías de impacto, tales como el cambio climático, la escasez de agua o el uso de recursos fósiles. Este modelo está perfectamente armonizado, lo que permite la comparación de productos de una misma categoría en toda la UE, aunque todavía hay unas pocas para las que se hayan definido criterios de cálculo. Además, tiene otros inconvenientes, especialmente para el sector agroalimentario, cuyos diferentes sistemas de producción son difíciles de estandarizar actualmente.

La Huella Ambiental del Producto prioriza la eficiencia en toda la cadena de producción, pero no evidencia aún algunas de las interacciones con el entorno o impactos positivos que puedan tener las producciones primarias extensivas u orgánicas por falta de consenso en el modelo, algo que es lógico en los primeros pasos de la normalización. También son reconocidas sus limitaciones en la medición de aspectos como la toxicidad humana por el uso de pesticidas o del impacto en biodiversidad, pero también es algo normal en los procesos de estandarización.

El futuro de la etiqueta ambiental

Aunque el etiquetado que fije la Comisión Europea esté basado en la huella ambiental, es previsible que tengan que incorporarse otros criterios adicionales para una correcta evaluación del impacto de los alimentos y su alineación con la estrategia “De la granja a la mesa”, que recoge un larga lista de acciones, entre las que están la reducción del uso de pesticidas, el control de los fertilizantes y de los LMR (Límite Máximo de Residuo), la potenciación del consumo de productos ecológicos, la minimización del uso de antibióticos, la aportación de la cadena logística o la trazabilidad.

Por el momento, Europa no ha elegido el modelo de etiqueta que normalizará. Los expertos hablan de que la etiqueta que llegará en los próximos años combinará aspectos de las tres y añadirá algún matiz o valoración. Además, faltaría también integrar en el etiquetado cuestiones como el impacto social o el bienestar animal para proporcionar una visión completa de la sostenibilidad del producto, lo que lleva a la etiqueta o pasaporte digital debido a la cantidad de información que habría que incluir.

En cualquier caso, los modelos disponibles tienen sus partes positivas y negativas, por lo que es probable que se den evoluciones en todos ellos o aparezcan otros hasta llegar al etiquetado que se prevalezca. Sin embargo, los consumidores exigen ya una información ambiental más completa, transparente y veraz de los productos que compran, alejada de las prácticas de greenwashing que se están dando en muchas empresas. Por ello, es necesario seguir avanzando en la transparencia ambiental con etiquetados independientes y claros, y, aunque en progreso de mejora, es lo recomendable para que la producción y consumo de alimentos sea cada vez más sostenible.

Software ISOTools para la gestión de ISO 22000

Las empresas cada día están mucho más preocupadas en ganarse la confianza de sus clientes, por este motivo implementan la norma ISO 22000. El Software ISOTools les ayudará a que su gestión sea mucho más rápida y sencilla, disminuyendo los costos y el tiempo de dedicado a la gestión de la norma.

Cumpla los requisitos de la norma y de la legislación vigente sin miedo a cometer un error. Configure el software a medida, según las necesidades de su empresa, y los objetivos que formen parte de su política.

No lo dude más, ISOTools es su solución.

Autor: Jorge Aparicio – Colaborador Externo en ISOTools.

Auditoría de recertificación en ISO 9001. ¿Qué esperar y cómo prepararla?

Suscriptor — Tue, 21 Jun 2022 06:00:26 +0000

Recertificación ISO 9001

La recertificación en ISO 9001, en particular, tiene una validez de 3 años. Para que las organizaciones sigan obteniendo sus logros y afianzando sus procesos de calidad, la renovación de la certificación ISO es más que importante.

Se da el cumplimiento a la Norma ISO 9001, estableciendo estándares internacionales de gestión, mejores prácticas, herramientas, metodologías, operaciones, monitoreo y evaluación de procesos y el fomento a la Mejora Continua.

Los Sistemas de Gestión contribuyen al éxito organizacional al permitir que se mejore la gestión y que de garantía en el control de todos los procesos y que se conviertan en resultados tangibles según sea el proceso de la organización.

Para preparar esta etapa de recertificación hay que tener en cuenta varios pasos, por ejemplo, auditorías internas, llevar a cabo varios análisis de cumplimiento de metas individuales y colectivas y generar acciones correctivas.

Es importante considerar los siguientes puntos para preparar nuestra auditoría de certificación.

Presentar a la Organización

Tomar un tiempo de la reunión de inicio para mostrar la compañía. Esto puede realizarse a través de resultados positivos producidos. Así se evidencia al auditor que se han logrado buenos resultados y que las posibilidades a futuro con respecto al sistema de gestión son efectivas.

Claridad y honestidad con el auditor

Los auditores en la mayoría de los casos han estado en la posición del encargado de la empresa auditada. De modo que, tiene la ventaja a la hora de descubrir cualquier tipo de excusa o explicación orientada a no exponer una evidencia. Es de gran interés ser sincero y franco, haciendo que la auditoría transcurra en un ambiente tranquilo y amable. En el caso de la presencia de algún error menor, si el auditor se da cuenta que se ha hecho un buen trabajo, estas equivocaciones no serán tan graves.

Entendimiento del plan de la auditoría

Las auditorías suelen contar con un horario definido. Conocerlo antes del inicio proporcionará cierta excelencia. Al momento de la auditoría de certificación es probable que haya algunas incertidumbres. En estos casos, puede ser provechoso poner hincapié en puntos que en una primera instancia pueda parecer que den alguna debilidad pero que, en cambio, no sea así.

Conocer el sistema de gestión

Debemos de conocer en su totalidad el sistema de gestión para poder mostrar cualquier evidencia rápidamente. De vez en cuando, los auditores piden documentos y al no entregarse de manera inmediata, se dedican a revisar exhaustivamente cualquier otro que tengan a mano. En consecuencia, facilita mucho el trabajo y la búsqueda de las evidencias, contar con un software de gestión.

Entregar solo la documentación solicitada

Es importante que se le entregue al auditor únicamente el documento que solicita, al presentar toda la carpeta, el auditor podrá chequear otros documentos. Si se entrega una carpeta completa que sea ante la seguridad de que toda la información esté precisa.

Organización del equipo

Se tendrá que indicar a cada persona del equipo cuándo le tocará la ejecución del encuentro o la reunión con los auditores. Se deberá entrenar a todas las personas para que respondan de forma sencilla, con cercanía y sin dudas.

No contradecir al auditor

Se desaconseja entrar en desacuerdo con la persona que se está comisionado para llevar a cabo la auditoría de certificación. No se trata de aceptar todo lo que el auditor diga, sino de contestar de manera educada y afable, haciendo uso de la inteligencia emocional. Se le puede comentar por qué no se está de acuerdo con algún punto, pero esto solo una vez que el auditor se prepare a comunicar cuales son las No Conformidades.

Notificación de no conformidades

Durante el curso de la auditoría no podemos quedarnos con ninguna duda. Hay que tener claro por qué nos están poniendo una No Conformidad y cuál es su origen, para luego poder cerrarla. El auditor no dará la solución a la no conformidad, sin embargo, sí que tiene que quedar claro qué es lo que está fallando y cuál es su posible causa, para poder plantear su rectificación con posterioridad.

Entender qué me están preguntando

Al tener absoluto conocimiento de qué es lo que está preguntando el auditor, evitaremos presentar evidencias que no corresponden. Para esto, se podrá pedir de forma cortés al auditor que nos explique cualquier tema que no haya quedado del todo clara, o que ponga un modelo de lo que se está solicitando o interrogando. En resumen, hay que mantener un buen diálogo con el auditor para aclarar cualquier duda y evitar entregar cualquier documento que no sea el que se ha solicitado.

En particular, es de esperar que la organización: Ha establecido un sistema de gestión de calidad que es adecuado para sus productos y procesos, y apropiado para su ámbito de recertificación de ISO 9001, gracias a la mejora en la gestión de la calidad, aporta una imagen nueva al mercado. Esto demuestra que la organización se preocupa por la forma en que es vista por sus clientes, y les enseña que pretende mejorar continuamente y está abierta a nuevas oportunidades y asociaciones.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

Mejores prácticas para el seguimiento y mejora del SGC ISO 9001

Suscriptor — Tue, 31 May 2022 06:00:50 +0000

Índice de contenidos

La gestión eficaz de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) basado en ISO 9001 requiere un seguimiento continuo y la implementación de mejoras sistemáticas para garantizar que los procesos realmente cumplen con los objetivos y aportan valor a la organización. Esto implica definir claramente el alcance del SGC, involucrar a toda la organización y aplicar prácticas como inspecciones, auditorías y el uso de herramientas adecuadas que permitan monitorear y analizar el desempeño del sistema de forma eficiente. Un seguimiento bien estructurado facilita la detección de fallas y oportunidades de mejora, que también impulsa una cultura de calidad sostenible y el uso óptimo de recursos, fortaleciendo así la competitividad y la eficacia del sistema en su conjunto.

Seguimiento y mejora SGC

Mejorar continuamente la ejecución de actividades aporta a la operatividad de los procesos y en general a la organización, permitiendo el desarrollo del entorno corporativo y sus partes interesadas; es posible que la búsqueda del cumplimiento de los objetivos se logre en menor tiempo y se mejore el uso de los recursos asignados para este fin.

Actualmente, las organizaciones se han involucrado en la implementación de Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 para dar una estructura integral a todos los procesos de la organización. Esta implementación permite mejorar la fluidez en la interacción de los procesos. También permite la definición de objetivos y metas conjuntas para que, funcionando conjuntamente y de forma fluida, mejoren las oportunidades de llegar a lo planificado.

Para conseguirlo es necesario un adecuado seguimiento y mejora del SGC ISO 9001.

Alcance integral para el Sistema de Gestión de la Calidad

El alcance del sistema de gestión de calidad debe estar definido claramente, ya que en algunos casos las organizaciones solo involucran parte de sus procesos dependiendo de las líneas productivas que se desarrollen, sin embargo, al evaluar este punto es posible encontrar que el alcance ya está dado por un requerimiento de las partes interesadas lo cual lo vuelve obligatorio.

Además, para conseguir una mejora continua real y que impacte de forma significativa en toda la organización, es clave que en el alcance se definan todos los procesos y no zonas aisladas. Si todos los procesos funcionan de forma conjunta y alineada, el impacto se multiplicará.

Dentro de la responsabilidad de la alta dirección se encuentra definir si el sistema de gestión de calidad se certifica o solo se implementa, aquí se debe tener claridad en que independientemente de la decisión tomada, se involucra la organización en un constante seguimiento a los procesos para identificar fallas o mejoras que aporten de forma positiva y mejore el desempeño del equipo de trabajo.

El sistema de gestión de calidad es transversal a toda la organización, esto da paso a que la mayoría del personal se involucre en la gestión y aporte desde los diferentes niveles y se genere cultura de calidad.

Seguimiento y mejora del Sistema de Gestión ISO 9001

El seguimiento a los sistemas o programas que adopta la organización es fundamental para garantizar la continuidad, incluso, de la organización y llegar a una mejora continua sistemática, una verdadera cultura de la calidad.

Por supuesto, también es clave para mantener las certificaciones que tantas oportunidades generan en el mercado. En algunos puede perderse la certificación del sistema de gestión al entrar en descuido del sistema por falta de seguimiento y control, lo que nos permite identificar que una vez implementado debe haber continuidad para beneficio de todos.

La implementación del SGC implica el enfoque a procesos y trabajar respecto a los mismos con una estructura estandarizada, definida para ser fácil de operar y entender. Este es el objetivo, pero como todo, requiere de seguimiento y mejora para llegar a ser alcanzado.

El seguimiento a un sistema de gestión, actualmente cuenta con gran número de herramientas metodologías para su ejecución. Es importante hacer uso de las que permitan tener eficacia al momento de aplicarlas; dentro de estas tenemos:

Inspecciones para el seguimiento del SGC ISO 9001

La inspección es una actividad en la que se realiza la revisión rápida de la información de un proceso, evaluado el cumplimiento sin profundizar en los temas con el fin de conocer el estado general del proceso. Para este fin también es recomendable contar con un sistema integrado de checklist fácil que ayude y agilice el proceso de inspecciones.

Es importante documentar toda la información con el fin de tener el insumo que aportara a la toma de decisiones por parte de la alta dirección luego de ser analizada por el equipo que tenga esa responsabilidad dentro de la organización.

Auditorías para el seguimiento del Sistema de Gestión de la Calidad

La herramienta que integra metodologías eficientes y permite recopilar gran cantidad de información es la auditoria; este proceso requiere que la ejecución esté a cargo de una persona que cuente con formación y experiencia en temas de calidad.

La auditoría permite al responsable revisar, profunda y detalladamente, la información de un proceso, con base en documentos, registros y actividades, las cuales deben tener la evidencia de su realización.

Al aplicar cualquier metodología para el seguimiento, el responsable de la ejecución debe dejar registros que sean legibles y de fácil entendimiento para que la alta dirección pueda planificar los recursos puntuales para la implementación de los planes de mejoramiento.

¿Qué necesita seguimiento y medición en ISO 9001?

En un Sistema de Gestión de la Calidad conforme a ISO 9001, el seguimiento y la medición deben centrarse en todos aquellos elementos que influyen directamente en el desempeño del sistema y en la satisfacción del cliente. La norma exige que la organización determine qué procesos, actividades, productos y servicios deben ser objeto de control, así como los métodos adecuados para evaluar su eficacia. Esto incluye el desempeño de los procesos clave, el cumplimiento de los requisitos del cliente, la conformidad del producto o servicio, la eficacia de las acciones correctivas y el logro de los objetivos de calidad. Un enfoque estructurado permite identificar desviaciones a tiempo, tomar decisiones basadas en datos fiables y asegurar la mejora continua del SGC.

¿Cuál es la diferencia entre seguimiento y medición?

Aunque suelen utilizarse como sinónimos, seguimiento y medición no significan lo mismo en ISO 9001. El seguimiento se refiere a la observación continua o periódica del comportamiento de un proceso o actividad, con el fin de comprobar si se mantiene bajo control y evoluciona conforme a lo planificado. La medición, en cambio, implica la cuantificación objetiva de resultados mediante indicadores, métricas o valores numéricos, lo que permite evaluar el desempeño de forma precisa. Ambos conceptos se complementan: el seguimiento aporta visión y control, mientras que la medición proporciona evidencia objetiva para el análisis y la toma de decisiones.

Indicadores para el seguimiento del SGC ISO 9001

Los indicadores de desempeño son una herramienta clave para evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. ISO 9001 no impone indicadores concretos, pero sí exige que sean pertinentes, medibles y alineados con los objetivos de calidad. Entre los más habituales se encuentran los indicadores de satisfacción del cliente, tiempos de entrega, tasa de productos o servicios no conformes, eficacia de acciones correctivas, desempeño de proveedores y cumplimiento de objetivos estratégicos. La clave está en seleccionar indicadores que aporten información útil, evitar la sobrecarga de datos y asegurar que los resultados se analizan de forma sistemática para impulsar mejoras reales en el sistema.

Mejores prácticas para fortalecer la mejora continua en ISO 9001

La mejora continua es un principio fundamental de ISO 9001 y requiere una gestión activa, estructurada y coherente con la realidad de la organización. Aplicar buenas prácticas facilita que el SGC evolucione y se mantenga alineado con los objetivos estratégicos.

Estandarización y control de procesos

La definición clara, documentación y estandarización de los procesos permite reducir la variabilidad, mejorar la eficiencia operativa y facilitar el seguimiento del desempeño. Contar con procedimientos claros, responsabilidades definidas y controles adecuados ayuda a detectar desviaciones de forma temprana y a mantener la coherencia en la ejecución de las actividades, especialmente en organizaciones con múltiples áreas o sedes.

Gestión basada en riesgos y oportunidades

ISO 9001 promueve un enfoque preventivo a través de la identificación y tratamiento de riesgos y oportunidades. Integrar este enfoque en la gestión diaria del SGC permite anticiparse a problemas potenciales, minimizar impactos negativos y aprovechar oportunidades de mejora. Evaluar los riesgos asociados a los procesos y revisar periódicamente su evolución fortalece la toma de decisiones y contribuye a un sistema más robusto y resiliente.

Revisión periódica de objetivos y resultados

La revisión sistemática de los objetivos de calidad y de los resultados obtenidos es esencial para asegurar la eficacia del SGC. Analizar tendencias, comparar resultados con metas establecidas y evaluar el grado de cumplimiento permite ajustar estrategias, redefinir prioridades y enfocar los esfuerzos de mejora donde realmente generan valor. Esta práctica, integrada en la revisión por la dirección, refuerza la alineación entre la calidad y la estrategia global de la organización.

Software de mejora continua ISO 9001

Para que la definición y aplicación de inspecciones, auditorías y sistemas de control no consuma más recursos que el beneficio que puede generar, es importante contar con las herramientas adecuadas y desarrollar la gestión y seguimiento del sistema de la forma más eficiente posible.

ISOTools provee de un motor mejora continua a las organizaciones comprometidas con la calidad y la excelencia. Gracias a la automatización de procesos del Sistema de Gestión de la Calidad hemos conseguido hacer más eficientes y competitivas a organizaciones de todo el mundo, que ahora consiguen mejores resultados y pueden definir metas más ambiciosas.

Conoce qué dicen nuestros clientes de nosotros.

Documentación necesaria para certificar ISO 9001

Suscriptor — Tue, 17 May 2022 06:00:51 +0000

Documentación para certificar ISO 9001

El trabajo en conjunto de todos los colaboradores en las organizaciones ha llevado a crear una cultura de mejoramiento continuo, es aquí, donde la participación de todos los niveles de la organización aporta a la obtención de resultados que ayudan al cumplimiento de los objetivos definidos por la alta dirección y que a mediano plazo traerá beneficios en todos los aspectos.

La cultura de mejoramiento tiene como base la planificación de tiempos y recursos mínimos requeridos para cumplir con las metas trazadas; es aquí donde toma su lugar los sistemas de gestión.

Los sistemas de gestión se desarrollaron con el fin de mejorar la gestión interna y externa de la organización, mostrando el compromiso que se tiene con las partes interesadas al establecer algún tipo de relación comercial. Estos tienen aplicación especifica de acuerdo a la actividad comercial o de forma general, involucrando todos los procesos de la organización como lo es el sistema de gestión da calidad.

Estos son los enfoques que tienen algunos de los sistemas que se implementan actualmente de forma obligatoria por requerimiento de las partes interesadas:

Aun cuando el enfoque del sistema de gestión es diferente, estos comparten algunos requisitos definidos en la normatividad al momento de implementarlos, permitiendo complementar las responsabilidades y de esta forma al realizar una actividad que aporte de forma paralela a los sistemas de gestión que se tengan integrados y así optimizar recursos importantes para la organización.

Dentro de los requisitos que tienen carácter obligatorio al momento de implementar el sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO9001, esta el que orienta a la organización en la documentación de su estructura de forma ordenada y secuencial; quedando disponible para que al ser consultada por partes interesadas, dejando claro los conceptos allí definidos.

Puedes consultar más información acerca de la documentación que suele faltar en las auditorías ISO 9001 en este enlace.

Requisitos de documentación ISO 9001

Estos son los requisitos de documentación ISO 9001

El alcance: aquí de acuerdo a la norma ISO 9001 en el numeral 4.3, la organización describe los procesos que se encuentran involucrados en el sistema de calidad, detallando de forma escrita las responsabilidades que tendrá el equipo de trabajo de cada proceso para cumplir con los objetivos trazados para el sistema.

Es importante ser específicos al documentar este numeral, es posible que, por la actividad comercial, se tengan algunas excepciones como por ejemplo el diseño y fabricación; que no aplica a organizaciones que se dedican a comercialización y distribución. Es necesario que la excepción se encuentre sustentada claramente al momento de tener una auditoria.

La política, numeral 5 donde la organización debe describir de acuerdo a la actividad que realiza, que es la calidad para el producto o servicio que ofrece; el concepto define que, en algunos casos, esto se pacta con las partes interesadas, pero también hay situaciones donde la condición se complementa por un requisito legal como es el caso de la industria de alimentos.

La política debe contener lo siguiente:

Datos de la organización.
Producto o Servicio que ofrece.
A quien va dirigido.
Compromiso y responsabilidades con las partes interesadas.

Dentro de la política se define de forma general el fin de la organización, pero para que eso se posible la alta dirección define la estructura de objetivos que se deben cumplir para que lo descrito en la política tenga valor.

El objetivo, es la estructura que tiene un enfoque dentro de la organización, como, por ejemplo, aumentar la satisfacción del cliente, reducir el numero de productos o servicios no conformes. El cumplimiento esta basado en la ejecución de actividades de forma correcta para poder obtener resultados medibles que evidencien el estado y gestión de los procesos.

Documentación de procesos

Finalmente, dentro de la estructura documental debe estar descrito cada uno de los procesos y las actividades que lo componen, siendo el insumo informativo para el entendimiento de la actividad de cada uno de ellos y el nivel de aporte a la organización, el cual debe estar evidenciado con registros legibles de su ejecución.

Toda esta información debe no solo estar documentada, sino disponible para la consulta, e integrada en un solo documentos como un manual, que es la carta de presentación para las partes interesadas al tener contenida la estructura de la organización.

Software ISO 9001

Gestor documental integrado con Office 365. Ventajas y beneficios

Suscriptor — Tue, 12 Apr 2022 06:00:07 +0000

Gestor documental integrado con Office 365

La creación de documentos ha tenido gran avance en los últimos años. Esto ha llevado a que los usuarios cuenten con múltiples herramientas y entornos dinámicos a la hora de documentar. El desarrollo de las plataformas que permiten esta tarea, tiene la capacidad de relacionarse entre ellas y poder consolidar datos de forma rápida en tiempo real.

Inicialmente los documentos se creaban sobre papel, a lo que se le da el nombre de “documento físico”. El gestionar responsabilidades de aprobación y revisión llevaba a que se deterioraran con facilidad. Posteriormente concluía en la perdida parcial o total de la información. Esto llevó a la búsqueda de formas de garantizar la conservación y disponibilidad de los documentos para la consulta.

Las compañías especializadas en el desarrollo de software, identificaron la oportunidad de brindar a los usuarios una herramienta que permitiera documentar de forma ágil, en un entorno digital. La información que se recopilaba de diferentes procesos o actividades garantizando la permanencia de la información y el rápido accesos a ella.

Esta herramienta es la que se conoce con el nombre de Office. Esta cuenta con diferentes entornos para poder documentar cualquier tipo de información. Por tal razón, dentro de su paquete de aplicaciones da al usuario la opción de documentar con base en textos. Aquí, los caracteres alfanuméricos son el contenido del documento como lo es Word office.

El paquete incluye Excel office. Una aplicación que se basa en tablas que permite cualquier tipo de información. Aún así, el enfoque que se ha dado es al manejo de información numérica, donde se requiere cálculos matemáticos que en algunos casos son complejos para la obtención de resultados; siendo el insumo esencial para áreas financieras.

Ventajas y beneficios de Office 365

Con el fin de abarcar la totalidad de tipos de datos al documentar, el paquete office permite manejar información en la que los gráficos se encuentran en mayor porcentaje que el texto. Esta aplicación permitió trasmitir la información de forma rápida y fácil a los usuarios, permitiéndoles entender en totalidad la información contenida; aplicación llamada power point office.

Contar con una herramienta que permita el uso de forma intuitiva al ingresar y que cuente con ayudas para el manejo, cambio espontáneamente la forma de documentar en todos los ambientes; sin embargo, llevar a todos los niveles corporativos e independientes a que adoptaran estas nuevas metodologías, planteo mas restos al sector tecnológico.

El uso de las aplicaciones del paquete office en más niveles y con mayor frecuencia, elevo de forma exponencial los registros documentados de forma digital. Esto lleva a que los equipos de cómputo incluyeran grandes espacios en memoria para almacenamiento para no limitar en la gestión al usuario en la creación de documentos y en el uso de correos para la divulgación.

Tener equipos con gran capacidad de almacenamiento da gran ventaja en el manejo de información por parte de un usuario. Sin embargo, no eliminó el riesgo asociado a la perdida de la información al momento que el equipo presentara una falla o se perdiera llegando a la pérdida total de la información o dejando expuestos los datos confidenciales en poder de no deseados.

Dentro de los controles que se definen para dar respuesta a estos riegos, las organizaciones adoptaron herramientas de almacenamiento. Por ejemplo, servidores para centralizar la información y tener copias de respaldo en caso de pérdida o daño en algún equipo. Aún así, la restricción de acceso fue permanente al tener acceso a ella solo en las instalaciones de la compañía.

El manejo de la información se convirtió en el activo de gran valor. Llevó a que se crearan organizaciones especializadas en el manejo y almacenamiento; ahora es posible tener equipos con baja capacidad de almacenamiento ya que es posible que toda la información quede en una nube virtual con acceso en tiempo real y con restricciones de acceso garantizado a los dueños por medio del Office 365.

Esto permitió a las organizaciones poder operar de forma remota y gestionar la información en tiempo real con el paquete virtual. La pandemia impulso la búsqueda de alternativas y desarrollo de Office 365. Un usuario continuara de forma segura sus actividades sin importar la ubicación donde las realizara. Adicional a esto se evidencio una reducción en los costos operativos al migrar al manejo de la información en una nube.

Software gestor documental

El gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además, con mecanismos para notificar de cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.

Charlas de 5 minutos SST. ¿Cómo planificarlas correctamente?

Suscriptor — Mon, 04 Apr 2022 06:00:34 +0000

Charlas de 5 minutos SST

En las organizaciones, las charlas de 5 minutos SST se llevan a cabo en el momento antes de dar comienzo la jornada laboral. El objetivo es informar y concienciar a los empleados sobre su propia seguridad y salud en el trabajo.

Las charlas de 5 minutos SST deben realizarse de forma diaria, para así día a día hacer que los trabajadores comprendan que es imprescindible realizar un autocuidado de su salud y seguridad a través de la prevención de accidentes y enfermedades laborales, ya que es necesario que ellos mismos sean los primeros que se cuiden en este ámbito.

De igual modo, a través de las charlas de 5 minutos SST, las organizaciones logran fortalecer el compromiso con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

¿De qué se habla en las charlas de 5 minutos SST?

En función del tipo de organización y la situación actual que se esté desarrollando en materia de seguridad y salud en el trabajo, habrá que priorizar los temas a tratar durante las charlas de 5 minutos SST y profundizar en las brechas que se hayan identificado en la organización.

Para saber en qué punto se encuentra la organización, se suele hacer uso de la matriz IPER. A través de esta matriz, es posible identificar peligros, evaluar los riesgos asociados a los procesos para posteriormente, definir las medidas de control necesarias en la organización.

A continuación, incluimos algunos temas sobre los que se puede hablar durante el desarrollo de las charlas de 5 minutos SST:

Peligro, riesgo y tipo de peligros.
Recomendaciones para evitar accidentes en la oficina.
El correcto lavado de manos.
Cuidado del equipo de protección personal.
Reporte de actos y condiciones inseguras.
Señales de prevención de accidentes.
Investigación de accidentes.
Medidas para prevenir el Coronavirus (COVID-19)

Estos son solo algunos ejemplos de los temas que se pueden tratar en las charlas de 5 minutos SST. Hay más aspectos que se pueden tratar, como hemos mencionado al principio, estos dependerán del tipo de organización y de la situación en materia de seguridad y salud en el trabajo en la que se encuentre.

¿Cómo planificarlas?

Las charlas de 5 minutos SST se deben desarrollar de forma diaria, por ese motivo su planificación es fundamental. Si planificamos de forma adecuada este tipo de charlas, nos aseguraremos quedarnos sin temas de los que hablar en el momento en el que nos reunimos con los empleados.

Para ello planificaremos de forma semanal, mensual o trimestral las charlas de 5 minutos SST mediante un mapeo de los temas a tratar.

Además, para planificar las charlas de 5 minutos SST habrá qué:

Ser constantes y tener una periodicidad a la hora de realizar las charlas.
Limitar el tiempo de cada charla en lo medida de lo posible, para que tenga una duración de no más de cinco minutos.
Comenzar la reunión siendo empáticos con los trabajadores.
Impartir las charlas de 5 minutos SST a través de sus propias palabras y ejemplos.
Involucrar a los trabajadores en la charla.

¿Cuáles son los errores más comunes?

A continuación, mencionaremos cuales son los errores que se suelen producir cuando se realiza una charla de 5 minutos SST:

En muchas ocasiones se lee el contenido que se haya preparado y no se expone con naturalidad.
Se habla de varios temas, lo que provoca interrupciones sobre materias que no están relacionadas con el argumento principal de la charla.
Prolongar la charla de SST durante más de los 5 minutos efectivos.
Llevar a cabo la charla en un entorno con excesivo ruido o empleando un tono de voz inadecuado para dirigir la reunión.

Para que estos errores no se produzcan, las organizaciones deben lograr que:

Los empleados participen de forma activa durante la charla con el objetivo de que compartan su opinión.
El responsable de realizar la charla, comprenda el tema que va a tratar y lo interiorice, de este modo no será necesario leer un folleto informativo, si no que se transmitirá los conocimientos de forma fluida.
Controlar el tono de voz durante el tiempo que dure la charla, permitiendo así mantener la atención de los trabajadores.
Hacer uso de ejemplos para que la comprensión de lo que queremos transmitir esté asegurada.

Software HSE para la gestión de charlas de 5 minutos SST

Hay que ser realistas y saber que, en función del tipo de organización, la gestión que conlleva la realización de charlas de 5 minutos SST puede ser compleja.

Si la intención de la organización es que la gestión de este tipo de charlas sea eficaz, la opción más adecuada es la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

ISOTools, cuenta con un software HSE que permite que las organizaciones puedan dar respuesta a cada uno de los requisitos necesarios para implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, lo que incluye también la gestión de este tipo de charlas.

Se trata de un software modular que está disponible en la nube y que ha sido planteada para automatizar y hacer más ágil la gestión de un SGSST. Puede ver más información de cómo esta herramienta tecnológica ayuda a la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, haciendo clic aquí.

ISO 37301 apartado 9. Evaluación del Desempeño en un Sistema de Gestión de Compliance

Suscriptor — Fri, 18 Feb 2022 07:00:05 +0000

ISO 37301 apartado 9

¿Alguna vez pusiste en duda la utilidad del ciclo PHVA? Todas las normas tienen que ver con el ciclo de Deming: planificar, hacer, verificar y actuar. El punto 9 de la norma ISO 37301 – Sistema de gestión de compliance (CMS) está dedicado, precisamente, a verificar. Engloba la evaluación de desempeño (9), seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1), entre otros.

Sin verificación nos encontraríamos en un ciclo interminable de hacer, sin comprobar en qué aspectos organizacionales debemos enfocar nuestros esfuerzos ni evaluar cuál es el grado de cumplimiento del CMS.

Si lo primordial es trazar objetivos de cumplimiento, entonces lo segundo en importancia vendría a ser precisar qué debemos monitorear y medir, cada cuánto tiempo se harán tales análisis, quiénes los llevarán a cabo, mediante qué métodos obtendremos los hallazgos, de qué forma guardaremos los resultados de las evaluaciones y en qué acciones se traducirá lo que se descubra. Siempre es relevante saber si cumplimos – y en qué medida – con las políticas, protocolos y reglamentos de la empresa, leyes y disposiciones nacionales, controles, entre otros.

Con los hallazgos obtenidos podemos tomar decisiones conscientes, inteligentes e informadas, puesto que nos estaríamos basando en datos y evidencias confiables. Estos conocimientos obtenidos son potencialmente valiosos si nos proponemos hacer crecer el negocio.

En ISO 37301 apartado 9, concretamente en el punto 9.1.2 del estándar nos conmina a servirnos de las fuentes de retroalimentación para que nos hagamos una idea de los niveles de cumplimiento de la organización. Ello incluye recibir información de diversas fuentes (trabajadores que denuncien irregularidades, clientes, controles de procesos y registros de actividades, proveedores, contratistas, entre otros) y brindar una mirada crítica y evaluativa con el fin de descubrir los porqués de los incumplimientos.

Los indicadores no mienten

Si necesitamos saber con certeza si los objetivos de compliance fueron conseguidos, ¿Qué debemos hacer? ¡medir! Los indicadores no engañan. ¿Cómo sabremos si la empresa se encamina hacia al cumplimiento, si el rumbo es correcto? ¡seguimos midiendo! Y es que los indicadores son una suerte de brújula, una radiografía que se le toma al sistema de gestión de compliance (CMS) y que nos revela, de forma confiable, en qué punto nos encontramos, y, por consiguiente, cuáles serán los próximos pasos. Los indicadores son el tema que expone la ISO 37301 en el apartado 9, específicamente en el punto 9.1.3 de la norma.

Para mejorar, necesitamos saber que nuestra labor es perfectible, conclusión a la que llegaremos tras medir. Una manera de percibir la evolución de los esfuerzos llevados a cabo podría ser gracias a gráficos que reflejen el estado del indicador en su fase inicial, cuál es la tendencia, riesgos, implicaciones y demás. Indiscutiblemente, la norma ISO 37301 orientará a las organizaciones comprometidas con el cumplimiento, pues apunta hacia sociedades más transparentes y justas.

Ninguna medición, análisis y evaluación estarían completas sin los informes de cumplimiento que resultan tras haber obtenido los resultados. El apartado 9.1.4 de la norma ISO 37301 tiene como propósito el reporteo. Esto garantiza que el desempeño del CMS es informado a las partes interesadas pertinentes.

Para cumplir con el mencionado punto podríamos crear una política de reportes de compliance y procedimientos de reportes en los que se precise

Frecuencia de los reportes.
Notificaciones a reuniones, citas y/o contactos con autoridades reguladoras.
Cambios en cuanto a riesgos de compliance.
Nuevos requerimientos, responsabilidades y obligaciones de compliance.
Resultados de las mediciones.
Incumplimientos hallados y acciones correctivas implementadas.
Desempeño del CMS.
Resultados de auditorías.

Los registros cuentan con carácter verificador y demostrativo, por eso esta clase de información documentada constituye evidencias. Si es menester comparecer ante la justicia, los registros de procesos y controles son probatorios de nuestras gestiones. De allí la importancia del mantenimiento de los registros (9.1.5), que debe ser el más adecuado posible, libre de adiciones, supresiones, omisiones, modificaciones, usos no autorizados y similares.

Una herramienta potente

La auditoría interna (9.2) es una de las herramientas más poderosas de las que podemos valernos para detectar equívocos que tal vez no sabemos que existen, y que, al conocer, nos darán una idea global de hacia dónde pueden apuntar nuestros esfuerzos y los del equipo de trabajo.

La norma ISO 37301 señala cómo deben llevarse a cabo las auditorías, establece que la compañía requiere planificar la realización de estos procesos con cierta regularidad, para que sea posible conocer si el CMS se ajusta a los requisitos de la empresa y a los de la norma. También para precisar si la implementación y mantenimiento resultan efectivos.

El punto 9.3 del estándar contempla la revisión por la dirección, que debería incluir también recomendaciones sobre:

la necesidad de cambios en la política de compliance y en sus objetivos, sistemas, estructura y personal asociados;
los cambios en los procesos de compliance para asegurar la integración eficaz con las prácticas operacionales y los sistemas;
las áreas sobre las que hacer seguimiento de no cumplimientos de compliance futuros potenciales;
las acciones correctivas respecto a los no cumplimientos de compliance;
las lagunas o carencias en los sistemas del compliance actuales e iniciativas de mejora continua más a largo plazo;
el reconocimiento de un comportamiento de compliance ejemplar dentro de la organización.

Los resultados de la revisión por la dirección (9.4) tienen que contener las decisiones que se han tomado tras analizar la información obtenida. Esto puede materializarse en informes documentados (no necesariamente de gran extensión) contentivos de los temas tratados, acciones propuestas, responsables, plazos y recursos para implementar dichas acciones, actas de reuniones, minutas, detección de oportunidades de mejora, necesidades de cambios del CMS, entre otros.

Software Compliance de ISOTools ISO 37301

Implementar un sistema anticorrupción y aplicar una lista de verificación para un sistema de compliance como esta resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta tecnológica avanzada que estructura el sistema y facilita cada tarea.

Así lo hace el Software Compliance de ISOTools específicamente diseñado para abordar cada componente de un sistema antisoborno con éxito. Esta solución ofrece funcionalidades apropiadas, por ejemplo, para una gestión óptima de los ciclos de tareas y flujos de documentación, para la aplicación ágil de la debida diligencia o para alentar la denuncia a través de canales que protegen el anonimato y facilitan las investigaciones

Conozca más sobre esta solución preguntando a uno de nuestros asesores.

Normas ISO para la gestión de la energía

Suscriptor — Tue, 08 Feb 2022 07:30:48 +0000

Sistema de Gestión de Energía

Los sistemas de gestión de la energía son cada vez más demandados, no solo por la responsabilidad de las empresas con el medio ambiente y la sostenibilidad, también en muchos países por requisitos legales.

En las organizaciones se define la estructura de procesos, donde se asigna a diferentes grupos de colaboradores, responsabilidades en gestión energética. Los responsables de cada proceso ejecutaran tareas de forma secuencial y organizada para la obtención de resultados requeridos para cumplir los objetivos trazados por la alta dirección en uso y consumo de energía.

Es importante resaltar que una buen practica dentro de los sistemas de gestión, es documentar los procesos, para permitir tener una guía estructurada, que ayudara al rápido entendimiento a las diferentes partes interesadas sobre el correcto manejo en la gestión dentro de la organización y evitar reprocesos que se traducen en tiempo y aumento de los costos operativos.

Los sistemas de gestión manejan una serie de requisitos con aplicabilidad a cualquier tipo organización, independiente de su tamaño o actividad. Estos están definidos en documentos normativos donde ISO (International Organization for Standardization), ha enfocado sus esfuerzos para establecer buenas prácticas en la ejecución de las tareas para obtener resultados en el menor tiempo posible y con un aprovechamiento máximo de los recursos destinados para la operación.

Dentro de los grandes sectores económicos, el energético tiene gran nivel de responsabilidad en la gestión por el tipo de producto que genera y la garantía de hacerlo llegar de forma segura y constante al usuario final.

Conociendo la norma para gestión de la energía ISO 50001

Actualmente la norma ISO 50001 contempla los requisitos mínimos para la gestión integral de la energía, el objetivo de este sistema es:

Orientar a los responsables de cada uno de los procesos en la implementación de metodologías que mejoren la ejecución de las tareas con el buen uso de los equipos y medios para la gestión.
Identificar la secuencia correcta de ejecución de actividades con el fin de evitar tiempos muertos, lo cual se fundamenta en la planificación anticipada.
Garantizar la ejecución de las tareas evaluando las situaciones inesperadas o riesgos que puedan impactar de forma negativa la operación propia o de procesos relacionados.

Los sistemas de gestión son de carácter obligatorio cuando son solicitados por las partes interesadas para acuerdos comerciales entre otros, o, cuando es un lineamiento que define la alta dirección para lograr efectividad y mostrar su compromiso en la gestión en el ambiente corporativo, generando reconocimiento y rápida aceptación.

Si dentro de la organización ya se cuenta con un sistema de gestión, es posible adoptar otros e implementarlos en menos tiempo; algunos numerales dentro de las normas son transversales permitiendo una comunicación entre estos.

La aplicación de una norma nunca va en contravía con lo que define los entes reguladores de energía, por el contrario, aporta a cumplir en menos tiempo los requerimientos con una metodología de trabajo estructurada y validada, por este motivo la interpretación correcta de las diferentes normas, da una ventaja corporativa y facilita la gestión de recursos para la operación.

La gestión energética esta documentada en un nivel muy amplio en todo el mundo, actualmente es posible encontrar numerosas metodologías para el mejoramiento de este tipo de procesos, aun cuando las especificaciones del fluido eléctrico cambien de un país a otro. El sistema de gestión ayuda a que la información fluya en todas direcciones y aportar al sector en la creación de una cultura de mejora.

Aquí la cultura de mejora continua toma gran valor al permitir a las organizaciones del sector energético implementes formas de control en el ahorro y aumento de la productividad de los procesos en beneficio de las partes interesadas. todo proceso productivo consume recursos que actualmente toman mas tiempo de lo estimado para su recuperación.

Es vital que la gestión energética evolucione al punto en el que sea mínimo el uso de recursos naturales y se logra cuando se tiene un cumplimiento consciente de los requisitos normativos, como por ejemplo, contar con un grupo de proveedores confiables para el suministro de materiales o servicios, adicionalmente que con base en lo definido en las políticas, tengan un compromiso con sus cliente y el medio ambiente.

Software ISOTools

Con el Software ISOTools y su potente sistema de notificaciones y su capacidad para generar información en tiempo real, la eficiencia energética marcada por la norma ISO 50001 está asegurada.

Tiene a su alcance la mejora herramienta para optimizar su sistema de gestión en todos los ámbitos que pueda pensar, así que, pregúntenos sin compromiso, que es bien seguro que podremos ayudarle.

Niveles en la gestión documental del SGC: POE, IT y otros conceptos

Suscriptor — Thu, 03 Feb 2022 07:00:44 +0000

Índice de contenidos

Gestión documental del SGC

Las maneras o formas de organizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de una organización, puede depender de diversas variables de acuerdo a los criterios de la misma empresa, usualmente la documentación en las empresas se organiza de acuerdo a las áreas de la gestión, a los procesos y/o los criterios de estructura que ofrecen las normas de gestión.

Estas maneras o formas de organizar la documentación que soporta la estandarización y control de los procesos de la organización, son consideradas como la estructura documental, la estructura documental viene determinada por los niveles de documentos que la contienen, es decir, los documentos que soportan el funcionamiento de la organización, no son exactamente iguales, por sus características de importancia y responsabilidad, se definen ciertos niveles en cuanto a la formalización de la documentación y el nivel de acceso a las mismas.

Niveles en la gestión documental

La documentación del SGC, viene determinada por una estructura que a su vez contiene ciertos niveles de jerarquía, los cuales facilitan la formalización, distribución, conservación, entendimiento de la documentación.

A continuación, se ilustra el modelo estándar de jerarquía de la documentación del SGC.

Los niveles documentales, como parte de la estructura, son diferentes en cada organización debido a:

El tamaño de la organización y su contexto
Los procesos, su complejidad e interacciones
Competencia del personal de la organización
El nivel de madurez del SGC
Requisitos legales y reglamentarios

Dentro de los principales niveles de estructura que se encuentran en los sistemas de gestión de calidad, están dados de acuerdo a los siguientes documentos claves del sistema, entre otros:

Alcance del SGC
Política de calidad y objetivos de calidad
Manual de calidad
Diagramas organizacionales – Organigramas
Mapas de procesos
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Especificaciones de productos y servicios

Niveles: Procedimientos Operacionales Estándar (POE) e Instructivos de trabajo (IT), Niveles B y C respectivamente

Tanto los procedimientos como los instructivos de trabajo son herramientas claves en el desarrollo de las actividades. Su finalidad es estandarizar las formas o maneras de ejecutar las labores de la organización, obteniendo una serie de beneficios a nivel organizacional como, por ejemplo, evita la pérdida de tiempo en términos de capacitaciones, reprocesos por desconocimiento de la labor entre otros.

Procedimientos Operacionales Estándar

Los procedimientos estándar son documentos que formalizan las tareas, actividades de la organización, usualmente bajo terminología más técnica, y que busca reflejar el qué, quién, qué recursos y cuándo de la realización de las actividades.

Instrucciones de Trabajo

Las Instrucciones de trabajo son las descripciones detalladas de cómo realizar y registrar tareas. Por el contrario, con respecto a los procedimientos la terminología utilizada es un poco más simple. Así mismo es usual utilizar imágenes, fotos e ilustraciones que permitan comprender a nivel de detalle el paso a paso de la tarea o actividad.

Dentro de las principales características de una Instrucción de trabajo, podemos encontrar:

Las instrucciones de trabajo pueden o no estar documentadas
Una instrucción de trabajo puede ser, por ejemplo, descripciones escritas detalladas, diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas, técnicas incorporadas dentro de dibujos, especificaciones, manuales de instrucciones de equipos, fotos, videos, listas de verificación, o una combinación de las anteriores. Las instrucciones de trabajo deberían describir cualquier material, equipo y documentación a utilizar. Cuando sea pertinente, las instrucciones de trabajo incluyen criterios de aceptación.

Software gestor documental

El software ISO 9001 de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento, hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además, con mecanismos para notificar cualquier cambio a los participantes de un flujo.

Qué necesita para implementar un SGC

Suscriptor — Thu, 20 Jan 2022 07:00:18 +0000

Implementar un SGC

El objetivo de las organizaciones es lograr la excelencia para satisfacer las necesidades de sus clientes. Sin embargo muchas de ellas encuentran un estancamiento en el proceso; incluso muchas caen en su curva de crecimiento.

Uno de los grandes elementos que permiten que las organizaciones, no solo mantengan su punto de equilibrio, sino que también se encuentren en evolución, son los SGC, los cuales al ser implementados en las organizaciones de manera adecuada siguiendo el paso a paso según los ítems que la norma logran mantenerse en lo más alto de la curva de evolución del sistema.

El sistema de gestión de calidad es un sistema que nos da las herramientas para que una organización pueda alienar todos sus procedimientos con el fin de cumplir todos los requerimientos de las partes interesadas. Todo esto con el fin de lograr la excelencia. Uno de los factores más importantes, es que este sistema se adapta a cualquier tipo o tamaño de organización, lo que hace que sea un sistema integro para las organizaciones.

La preocupación de la mayoría de las organizaciones y la pregunta que surge alrededor de ellas es cómo implementar un SGC.

Pasos para implementar un SGC

Análisis:

En este punto las organizaciones deben revisar cuál es su estatus actual, entrar a mirar cómo está el planteamiento de sus objetivos, si se están o no cumpliendo en el corto plazo, y determinar si se están dando los pasos adecuados para el avance en un mediano y corto plazo. Se debe revisar con qué recursos cuentan, si la alta dirección se encuentra en disposición para involucrar a todos sus colaboradores para la implementación de un sistema de gestión de Calidad.

Procesos:

Deben revisar cómo está el desarrollo de sus procesos, si tienen o no políticas, si cuentan con manuales. De no contar con ellos deben empezar a generarse estas políticas, pues en ellas se establecen los compromisos de la organización a nivel interno y externo, así como el nivel de calidad que se quiere alcanzar. Se debe empezar a establecer los responsables de los procesos establecer cuál es su rol dentro de la organización.

Documentación:

La construcción de una buena documentación, permite a las organizaciones tener claro el desarrollo de sus procesos, lograr una mayor interpretación del SGC y tener consignado allí las evidencias del desarrollo y cumplimento de los objetivos. El SGC ofrece una jerarquía a nivel documental, el cual es un buen elemento para poner en práctica en nuestras organizaciones, estas se encuentran así en su orden descendente y respetando su jerarquía: manuales, políticas, procedimientos, instrucciones y registros. La organización es autónoma de determinar su nivel de documentación pues la intensión de la norma es documentar la información necesaria, es decir, no toda la información necesita ser documentada.

Capacitaciones:

En este nivel las organizaciones encuentran un reto interesante, ya que desde la alta dirección se debe replicar una cultura de inmersión a un cambio que permite que la organización realice sus actividades de manera ordenada, contando con un recurso humano capacitado generando una conciencia de desarrollo de sus funciones, y permite que los integrantes de la organización trabajen en equipo, cumplan los objetivos y trabajen en dirección ascendente hacia la excelencia.

Implementación:

Al aterrizar las acciones anteriormente nombradas donde ya realizamos el análisis de nuestra organización, montamos un plan, organizamos la estructura y lo ejecutamos, toda la organización pone en marcha el SGC.

Seguimiento:

Después de ejecutar el SGC, se debe realizar el seguimiento del sistema con auditorías internas. En ellas se identificará el cumplimiento de todos los parámetros, que estos estén funcionando adecuadamente y en caso en que se logren identificar No conformidades, se deben tomar las acciones ya sean correctivas, preventivas o predictivos pertinentes, que nos permitan tener controlado el SGC, pues garantizar que en nuestra organización no hayan ( No Conformidades), nos permite lograr la certificación que nos haga así más competitivos en el mercado

Contar con un SGC en nuestras organizaciones nos permite no solo tener una mejor relación con el cliente, sino estar seguros de la satisfacción del mismo; mejora los tiempos de ejecución de nuestros procesos, cambia la actitud y el compromiso del recurso humano, hace una compañía eficiente y eficaz; al estar certificados, no solo genera un reconocimiento local si no mundial, en general encamina a nuestra organización hacia la excelencia.

Software para Sistema de Gestión de Calidad

Con el uso de ISOTools, el software para el Sistema de Gestión de Calidad, la organización logró importantes mejoras como:

Uso del tablón de noticias de ISOTools para mejorar la comunicación global de la organización, de este modo la comunicación no solo es a través de email o teléfono.
Reducción de los costos desencadenados de la no calidad, pero a la misma vez, se sigue manteniendo el nivel
Involucración de todo el personal en la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Todo ello, cumpliendo con los requerimientos establecidos para lograr la certificación ISO 9001 ya que todos realizaban correctamente sus tareas. Además el número de usuarios de la plataforma se vio incrementado, en un principio eran 6 y pasaron a ser unos 78 usuarios (incluidos proveedores).
Realizar reuniones en cualquier lugar siempre que se disponga de un dispositivo tecnológico y acceso a internet. Toda la información estará centralizada y controlada por permisos.
Reducción del uso de documentos obsoletos o duplicados.

Habilidades blandas que necesita para la gestión de proyectos

Suscriptor — Wed, 22 Dec 2021 07:00:56 +0000

Índice de contenidos

Gestión de proyectos

Una gestión de proyectos eficaz implica, no solo conocer la metodología y aplicarla correctamente, también contar con las habilidades blandas necesarias para llevar el proyecto a éxito.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Podemos definir la gestión de proyectos como el conjunto de metodologías que nos ayudan a planificar y dirigir un proyecto de cualquier tipo, ya sea la implementación de ISO 9001 o un plan de acción concreto para un área de mejora.

Cualquier proyecto implica una serie de operaciones y pasos que deben ser ejecutados en cierto orden, por determinadas personas o equipos y cumpliendo unos criterios de calidad concretos. Si todos ellos son ejecutados en tiempo y forma el proyecto tendrá posibilidades de llegar a buen fin.

La gestión de proyectos es un mundo muy amplio ya que difícilmente encontraremos dos proyectos que se gestionen de la misma manera por las características del mismo, sus objetivos, partes implicadas y otros factores tanto internos como externos.

Metodologías para la gestión de proyectos

Existen muchas metodologías distintas, desde la universal PMBok hasta las metodologías ágiles más actuales. Incluso la Organización Internacional de Normalización ISO nos propone una norma específica para la gestión de proyectos, la ISO 21500: Guía para la gestión de proyectos, muy útil, por cierto.

Cualquiera de estas metodologías es válida y casi todas de aplicación a cualquier proyecto aunque las herramientas y técnicas a utilizar si pueden variar entre unos proyectos y otros.

La mayoría de estas metodologías se centran en la teoría, la forma de plantear, organizar, gestionar y evaluar un proyecto aplicando distintas herramientas para ello, pero la mayoría de ellas olvidan una parte esencial.

Factores críticos en la Gestión de Proyectos:

La teoría nos dice que los factores críticos son lo que se conoce como el Triángulo de la Gestión de proyectos, es decir, el alcance (objetivos del proyecto), el tiempo (plazos de ejecución) y el coste (de implementación del proyecto). Sin embargo, existe un factor crítico del que se habla poco, las personas implicadas y su gestión.

Si bien una formación en gestión de proyectos puede ayudarnos a llevar al éxito cualquier proyecto, serán también necesarias una serie de habilidades blandas para mejorar las posibilidades de éxito y, sobre todo, para facilitar la gestión tanto propia como de los distintos equipos implicados.

Habilidades blandas para la gestión de proyectos:

Las habilidades no técnicas son esenciales para una gestión de proyectos eficaz ya que inevitablemente tendrá que estar en contacto directo y coordinar un equipo de personas, alineando los esfuerzos para alcanzar ciertos objetivos.

En esta línea podríamos destacar 10 habilidades blandas (o soft skills) que son de especial interés y que se deben fomentar en la misma medida que las competencias técnicas para la gestión de proyectos:

Colaboración: Cuanto más amplio y dispar sea el proyecto más fácil será que para su gestión necesita estar en contacto directo con otros equipos de trabajo o personas, pedir ayuda sin reparos y ayudar a otros.
Comunicación: La comunicación en la gestión de proyectos puede ser prácticamente constante y para comunicar adecuadamente es importante la confianza en uno mismo, en sus competencias técnicas y en el equipo que le rodea.
Trabajo en equipo: La habilidad para trabajar en equipo de forma coordinada y que en esto se produzcan los menos roces posibles es esencial. Esto no es solo aplicable en la gestión de proyectos, es imprescindible para todas las personas en cualquier organización.
Capacidad de resolución de problemas: Los imprevistos serán la dinámica general de cada día en la gestión de proyectos. Por muy buena que sea la planificación y la gestión, siempre saldrán problemas que se deberán resolver en el momento tomando las decisiones adecuadas. Para conseguirlo es fundamental tener los objetivos muy claros y desarrollar otra de las habilidades blandas, el pensamiento crítico.
Capacidad de organización: Con organización no solo hablamos de la gestión del equipo, también de la organización individual. Una de las principales causas de la desorganización, tanto propia como del proyecto, es la descentralización de la información. Para ello será de gran ayuda contar con las menos herramientas posibles siempre que se disponga de las que mayor rendimiento pueden aportar.
Gestión del tiempo: De nuevo, no solo hablamos de la gestión del tiempo del equipo de trabajo, también del tiempo propio. Para conseguirla será fundamental una buena capacidad de organización.
Resolución de conflictos: Los conflictos no solo surgirán en el seno de los distintos equipos de trabajo, también entre distintos equipos y con las partes implicadas. La capacidad de una persona para entender todos los puntos de vista y mediar manteniendo los estándares y los objetivos es clave para que un proyecto se desarrolle correctamente sin alteraciones.
Pensamiento crítico: Una persona que posea esta capacidad no se dejará influir por opiniones, simplemente las tendrá en cuenta, las analizará y extraerá sus propias conclusiones basándose en información adicional y accesoria, siempre con la mirada puesta en el objetivo final del proyecto.
Liderazgo: En todos los proyectos es clave mantener la motivación y la alineación de todas las personas implicadas.
Adaptabilidad: Si piensa que todo saldrá tal como se planificó está equivocado. Necesitará adaptarse de forma rápida a los cambios en el entorno, en los criterios o incluso en ocasiones a los objetivos. Para mejorar esta capacidad de adaptación es recomendable utilizar metodologías ágiles para la gestión de proyectos.

Software para la gestión de proyectos ISO

Desde ISOTools, queremos ofrecerle una herramienta que le ayudará a gestionar los proyectos en el ámbito de los Sistemas de Gestión de la mejor manera posible, centralizando la información y facilitando la coordinación y el trabajo en equipo. Con nuestro Software ISOTools Excellence, podrá automatizar los procesos relacionados con la gestión de la calidad.

Nuestra herramienta le permitirá ahorrar un 50% de tiempo a la hora de tomar acciones correctivas, ahorrar dinero y eliminar documentos físicos, gestionar no conformidades. Todos los procesos quedarán automatizados mientras los gestiona desde cualquiera de sus dispositivos.

5 claves para una Customer Experience excepcional

Suscriptor — Wed, 01 Dec 2021 07:00:43 +0000

Customer Experience

Existen organizaciones hoy en día generan espectaculares productos y servicios, sin embargo, no consiguen los resultados finales que esperan, incluso llegan a tener opiniones negativas de clientes o terceras partes.

Si aún con un excepcional Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001 o aplicando metodologías de mejora continua no consiguen los resultados esperados es posible que debamos dejar de mirar hacia el producto – servicio para conseguir resultados distintos.

Podemos imaginar el caso de un proveedor de internet con grandes ofertas, pero con un proceso de contratación y atención al cliente pésimo. Es posible que este proveedor de internet consiga una ventaja competitiva diferenciándose por precio en el corto plazo, sin embargo, esta no será sostenible en el tiempo ya que está descuidando la experiencia del consumidor final en aspectos que además no son parte del producto – servicio que comercializa.

Con este ejemplo podemos ver un problema de enfoque que se repite en una gran mayoría de las organizaciones. El cliente no solo le da valor al producto – servicio, le da valor a todo el conjunto de lo percibido con la organización con la que contrata.

Contar con un Sistema de Gestión de la Calidad es imprescindible para conseguir niveles de satisfacción excepcionales respecto al producto, sin embargo, para conseguir una experiencia global completa será necesario ir un paso más allá y enfocarnos en completar un producto de calidad con una Customer Experience plenamente satisfactoria.

Claves para un Customer Experience perfecto.

Implica al consumidor con la organización

Un consumidor implicado se sentirá parte de la organización y esto significa que, en parte, estará satisfaciendo una de las necesidades de cualquier ser humano, el sentimiento de pertenencia.

Escucha a tu cliente, conecta

Tiene mucho que decir y la mayoría de las cosas te sorprenderán. Cada cliente es un mundo, pero si se les escucha podremos descubrir necesidades comunes y características similares. El feedback de los clientes es clave y no debe responder únicamente al tratamiento de encuestas de satisfacción, quejas y reclamos, no conformidades, canales de denuncia o similar. Consiste en dar un paso más y conocerlo más en profundidad.

Conseguir un canal de comunicación bidireccional eficiente que no

Si el cliente es rápido, la organización debe ser más rápida aún

Los clientes ya no solo contactan por teléfono o e-mail, los canales de atención tanto comerciales como de post venta han cambiado y las expectativas del cliente también. Un sistema de chat, whatsapp o las propias redes sociales. La omnicanalidad será un punto clave tanto de compra como de atención.

Los tiempos de entrega o finalización de servicios también se han reducido gracias a metodologías ágiles y procesos más eficientes. En igualdad de condiciones un cliente tendrá más posibilidades de decantarse por aquella que menos tiempo tarde en servirle el producto o en rentabilizar un servicio.

Personaliza la experiencia cuidando la privacidad

Es posible que suene a incoherencia, incluso a términos incompatibles pero los clientes buscan cada vez más un trato personalizado incluso en servicios y medios digitales.

Las nuevas tecnologías como la inteligencia, el análisis de datos de comportamiento o los motores de recomendación pueden ser de gran ayuda.

Piensa en cada punto de contacto del cliente con la marca

Este enfoque pasa por definir el Customer Journey Map y establecer cómo debería ser la experiencia del cliente en cada uno de los puntos. A partir de ese conocimiento, como organización, deberemos establecer que deberíamos hacer para conseguirlo y, por supuesto, medir el grado de consecución en cada punto de contacto.

Ten en cuenta que cada una de las claves anteriores que hemos detectado han de verse reflejadas en estos puntos de contacto. El cliente debe ser capaz de decidir (o percibir que tiene el control), sentirse identificado, cómodo y en sintonía con la organización en su conjunto, además de sentirse satisfecho con la calidad del producto o los resultados obtenidos con el servicio.

Software ISOTools, tu mejor aliado para la dar el salto a la calidad 4.0

En este artículo hemos definido la calidad 4.0, hemos hablado de su relación con la cuarta revolución industrial y cuáles son los aspectos más importantes de la misma. Depende de usted valorar si es conveniente o no para su empresa pasarse a este nuevo concepto, mucho más innovador y revolucionario.

Desde ISOTools, queremos ofrecerle una herramienta que le ayudará a iniciar la adaptación de su empresa poco a poco. Con nuestro Software ISOTools Excellence, podrá automatizar los procesos relacionados con la gestión de la calidad.