Gestor documental integrado con Office 365

La creación de documentos ha tenido gran avance en los últimos años. Esto ha llevado a que los usuarios cuenten con múltiples herramientas y entornos dinámicos a la hora de documentar. El desarrollo de las plataformas que permiten esta tarea, tiene la capacidad de relacionarse entre ellas y poder consolidar datos de forma rápida en tiempo real.

Inicialmente los documentos se creaban sobre papel, a lo que se le da el nombre de “documento físico”. El gestionar responsabilidades de aprobación y revisión llevaba a que se deterioraran con facilidad. Posteriormente concluía en la perdida parcial o total de la información. Esto llevó a la búsqueda de formas de garantizar la conservación y disponibilidad de los documentos para la consulta.

Las compañías especializadas en el desarrollo de software, identificaron la oportunidad de brindar a los usuarios una herramienta que permitiera documentar de forma ágil, en un entorno digital. La información que se recopilaba de diferentes procesos o actividades garantizando la permanencia de la información y el rápido accesos a ella.

Esta herramienta es la que se conoce con el nombre de Office. Esta cuenta con diferentes entornos para poder documentar cualquier tipo de información. Por tal razón, dentro de su paquete de aplicaciones da al usuario la opción de documentar con base en textos. Aquí, los caracteres alfanuméricos son el contenido del documento como lo es Word office.

El paquete incluye Excel office. Una aplicación que se basa en tablas que permite cualquier tipo de información. Aún así, el enfoque que se ha dado es al manejo de información numérica, donde se requiere cálculos matemáticos que en algunos casos son complejos para la obtención de resultados; siendo el insumo esencial para áreas financieras.

Ventajas y beneficios de Office 365

Con el fin de abarcar la totalidad de tipos de datos al documentar, el paquete office permite manejar información en la que los gráficos se encuentran en mayor porcentaje que el texto. Esta aplicación permitió trasmitir la información de forma rápida y fácil a los usuarios, permitiéndoles entender en totalidad la información contenida; aplicación llamada power point office.

Contar con una herramienta que permita el uso de forma intuitiva al ingresar y que cuente con ayudas para el manejo, cambio espontáneamente la forma de documentar en todos los ambientes; sin embargo, llevar a todos los niveles corporativos e independientes a que adoptaran estas nuevas metodologías, planteo mas restos al sector tecnológico.

El uso de las aplicaciones del paquete office en más niveles y con mayor frecuencia, elevo de forma exponencial los registros documentados de forma digital. Esto lleva a que los equipos de cómputo incluyeran grandes espacios en memoria para almacenamiento para no limitar en la gestión al usuario en la creación de documentos y en el uso de correos para la divulgación.

Tener equipos con gran capacidad de almacenamiento da gran ventaja en el manejo de información por parte de un usuario. Sin embargo, no eliminó el riesgo asociado a la perdida de la información al momento que el equipo presentara una falla o se perdiera llegando a la pérdida total de la información o dejando expuestos los datos confidenciales en poder de no deseados.

Dentro de los controles que se definen para dar respuesta a estos riegos, las organizaciones adoptaron herramientas de almacenamiento. Por ejemplo, servidores para centralizar la información y tener copias de respaldo en caso de pérdida o daño en algún equipo. Aún así, la restricción de acceso fue permanente al tener acceso a ella solo en las instalaciones de la compañía.

El manejo de la información se convirtió en el activo de gran valor. Llevó a que se crearan organizaciones especializadas en el manejo y almacenamiento; ahora es posible tener equipos con baja capacidad de almacenamiento ya que es posible que toda la información quede en una nube virtual con acceso en tiempo real y con restricciones de acceso garantizado a los dueños por medio del Office 365.

Esto permitió a las organizaciones poder operar de forma remota y gestionar la información en tiempo real con el paquete virtual. La pandemia impulso la búsqueda de alternativas y desarrollo de Office 365. Un usuario continuara de forma segura sus actividades sin importar la ubicación donde las realizara. Adicional a esto se evidencio una reducción en los costos operativos al migrar al manejo de la información en una nube.

Software gestor documental

El gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además, con mecanismos para notificar de cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.

Gestión documental del SGC

Las maneras o formas de organizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de una organización, puede depender de diversas variables de acuerdo a los criterios de la misma empresa, usualmente la documentación en las empresas se organiza de acuerdo a las áreas de la gestión, a los procesos y/o los criterios de estructura que ofrecen las normas de gestión.

Estas maneras o formas de organizar la documentación que soporta la estandarización y control de los procesos de la organización, son consideradas como la estructura documental, la estructura documental viene determinada por los niveles de documentos que la contienen, es decir, los documentos que soportan el funcionamiento de la organización, no son exactamente iguales, por sus características de importancia y responsabilidad, se definen ciertos niveles en cuanto a la formalización de la documentación y el nivel de acceso a las mismas.

Niveles en la gestión documental

La documentación del SGC, viene determinada por una estructura que a su vez contiene ciertos niveles de jerarquía, los cuales facilitan la formalización, distribución, conservación, entendimiento de la documentación.

A continuación, se ilustra el modelo estándar de jerarquía de la documentación del SGC.

Los niveles documentales, como parte de la estructura, son diferentes en cada organización debido a:

• El tamaño de la organización y su contexto
• Los procesos, su complejidad e interacciones
• Competencia del personal de la organización
• El nivel de madurez del SGC
• Requisitos legales y reglamentarios

Dentro de los principales niveles de estructura que se encuentran en los sistemas de gestión de calidad, están dados de acuerdo a los siguientes documentos claves del sistema, entre otros:

• Alcance del SGC
• Política de calidad y objetivos de calidad
• Manual de calidad
• Diagramas organizacionales – Organigramas
• Mapas de procesos
• Procedimientos e instrucciones de trabajo
• Especificaciones de productos y servicios

Niveles: Procedimientos Operacionales Estándar (POE) e Instructivos de trabajo (IT), Niveles B y C respectivamente

Tanto los procedimientos como los instructivos de trabajo son herramientas claves en el desarrollo de las actividades. Su finalidad es estandarizar las formas o maneras de ejecutar las labores de la organización, obteniendo una serie de beneficios a nivel organizacional como, por ejemplo, evita la pérdida de tiempo en términos de capacitaciones, reprocesos por desconocimiento de la labor entre otros.

Procedimientos Operacionales Estándar

Los procedimientos estándar son  documentos que formalizan las tareas, actividades de la organización, usualmente bajo terminología más técnica, y que busca reflejar el qué, quién, qué recursos y cuándo de la realización de las actividades.

Instrucciones de Trabajo

Las Instrucciones de trabajo son las descripciones detalladas de cómo realizar y registrar tareas. Por el contrario, con respecto a los procedimientos la terminología utilizada es un poco más simple. Así mismo es usual utilizar imágenes, fotos e ilustraciones que permitan comprender a nivel de detalle el paso a paso de la tarea o actividad.

Dentro de las principales características de una Instrucción de trabajo, podemos encontrar:

1. Las instrucciones de trabajo pueden o no estar documentadas
2. Una instrucción de trabajo puede ser, por ejemplo, descripciones escritas detalladas, diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas, técnicas incorporadas dentro de dibujos, especificaciones, manuales de instrucciones de equipos, fotos, videos, listas de verificación, o una combinación de las anteriores. Las instrucciones de trabajo deberían describir cualquier material, equipo y documentación a utilizar. Cuando sea pertinente, las instrucciones de trabajo incluyen criterios de aceptación.

Software gestor documental

El software ISO 9001 de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento, hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además, con mecanismos para notificar cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.

Implementar un SGC

El objetivo de las organizaciones es lograr la excelencia para satisfacer las necesidades de sus clientes. Sin embargo muchas de ellas encuentran un estancamiento en el proceso; incluso muchas caen en su curva de crecimiento.

Uno de los grandes elementos que permiten que las organizaciones, no solo mantengan su punto de equilibrio, sino que también se encuentren en evolución, son los SGC, los cuales al ser implementados en las organizaciones de manera adecuada siguiendo el paso a paso según los ítems que la norma logran mantenerse en lo más alto de la curva de evolución del sistema.

El sistema de gestión de calidad es un sistema que nos da las herramientas para que una organización pueda alienar todos sus procedimientos con el fin de cumplir todos los requerimientos de las partes interesadas. Todo esto con el fin de lograr la excelencia. Uno de los factores más importantes, es que este sistema se adapta a cualquier tipo o tamaño de organización, lo que hace que sea un sistema integro para las organizaciones.

La preocupación de la mayoría de las organizaciones y la pregunta que surge alrededor de ellas es cómo implementar un SGC.

Pasos para implementar un SGC

Análisis:

En este punto las organizaciones deben revisar cuál es su estatus actual, entrar a mirar cómo está el planteamiento de sus objetivos, si se están o no cumpliendo en el corto plazo, y determinar si se están dando los pasos adecuados para el avance en un mediano y corto plazo. Se debe revisar con qué recursos cuentan, si la alta dirección se encuentra en disposición para involucrar a todos sus colaboradores para la implementación de un sistema de gestión de Calidad.

Procesos:

Deben revisar cómo está el desarrollo de sus procesos, si tienen o no políticas, si cuentan con manuales. De no contar con ellos deben empezar a generarse estas políticas, pues en ellas se establecen los compromisos de la organización a nivel interno y externo, así como el nivel de calidad que se quiere alcanzar. Se debe empezar a establecer los responsables de los procesos establecer cuál es su rol dentro de la organización.

Documentación:

La construcción de una buena documentación, permite a las organizaciones tener claro el desarrollo de sus procesos, lograr una mayor interpretación del SGC y tener consignado allí las evidencias del desarrollo y cumplimento de los objetivos. El SGC ofrece una jerarquía a nivel documental, el cual es un buen elemento para poner en práctica en nuestras organizaciones, estas se encuentran así en su orden descendente y respetando su jerarquía: manuales, políticas, procedimientos, instrucciones y registros. La organización es autónoma de determinar su nivel de documentación pues la intensión de la norma es documentar la información necesaria, es decir, no toda la información necesita ser documentada.

Capacitaciones:

En este nivel las organizaciones encuentran un reto interesante, ya que desde la alta dirección se debe replicar una cultura de inmersión a un cambio que permite que la organización realice sus actividades de manera ordenada, contando con un recurso humano capacitado generando una conciencia de desarrollo de sus funciones, y permite que los integrantes de la organización trabajen en equipo, cumplan los objetivos y trabajen en dirección ascendente hacia la excelencia.

Implementación:

Al aterrizar las acciones anteriormente nombradas donde ya realizamos el análisis de nuestra organización, montamos un plan, organizamos la estructura y lo ejecutamos, toda la organización pone en marcha el SGC.

Seguimiento:

Después de ejecutar el SGC, se debe realizar el seguimiento del sistema con auditorías internas. En ellas se identificará el cumplimiento de todos los parámetros, que estos estén funcionando adecuadamente y en caso en que se logren identificar No conformidades, se deben tomar las acciones ya sean correctivas, preventivas o predictivos pertinentes, que nos permitan tener controlado el SGC, pues garantizar que en nuestra organización no hayan ( No Conformidades), nos permite lograr la certificación que nos haga así más competitivos en el mercado

Contar con un SGC en nuestras organizaciones nos permite no solo tener una mejor relación con el cliente, sino estar seguros de la satisfacción del mismo; mejora los tiempos de ejecución de nuestros procesos, cambia la actitud y el compromiso del recurso humano, hace una compañía eficiente y eficaz; al estar certificados, no solo genera un reconocimiento local si no mundial, en general encamina a nuestra organización hacia la excelencia.

Software para Sistema de Gestión de Calidad

Con el uso de ISOTools, el software para el Sistema de Gestión de Calidad, la organización logró importantes mejoras como:

• Uso del tablón de noticias de ISOTools para mejorar la comunicación global de la organización, de este modo la comunicación no solo es a través de email o teléfono.
• Reducción de los costos desencadenados de la no calidad, pero a la misma vez, se sigue manteniendo el nivel
• Involucración de todo el personal en la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Todo ello, cumpliendo con los requerimientos establecidos para lograr la certificación ISO 9001 ya que todos realizaban correctamente sus tareas. Además el número de usuarios de la plataforma se vio incrementado, en un principio eran 6 y pasaron a ser unos 78 usuarios (incluidos proveedores).
• Realizar reuniones en cualquier lugar siempre que se disponga de un dispositivo tecnológico y acceso a internet. Toda la información estará centralizada y controlada por permisos.
• Reducción del uso de documentos obsoletos o duplicados.

Gestión de procesos

Antes de comenzar con el tema a tratar en el artículo, queremos recordar que con anterioridad publicarnos un artículo titulado «Cómo se trabaja en un sistema de gestión por procesos?» y que os recomendamos su lectura.

A continuación vamos a tratar sobre las funcionalidades de la aplicación procesos de ISOTools. En concreto veremos cómo se crea un mapa de procesos, los tipos de entidad, los permisos de la aplicación y cómo se puede vincular con el resto de aplicaciones de la plataforma tecnológica.

Comenzamos hablando sobre los permisos. ISOTools permite desde la administración de la aplicación procesos, crear las diferentes etiquetas que posteriormente se asignarán a los usuarios que le permitirá según el permiso definido, realizar diferentes operaciones como crear fichas de procesos, editar fichas, crear nueva versión, etc.

Para crear el mapa de procesos, ISOTools permite subimos la imagen del mapa de procesos de las organizaciones, además se le puede asignar una fecha de aprobación y el estado en que se encuentra , es decir, estado vigente, en elaboración u obsoleto.

En ISOTools se elaboran las fichas de caracterización de un proceso, subproceso y los campos que tiene cada una de esas fichas, lo cual hace que se convierta en una herramienta tecnológica con un alto grado de personalización para la organización.

La herramienta permite realiza cambios sobre un tipo de entidad incluso aunque ya esté aprobado se debe crear una nueva versión.

En ISOTools se elaboran las fichas de caracterización de un #proceso, #subproceso y los campos que tiene cada una de esas fichas
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Automatización de procesos

Desde hace años, las organizaciones llevan a cabo automatización de procesos para alcanzar mejoras en la productividad. Como ejemplo podemos mencionar el caso de las organizaciones del sector industrial. Las empresas de este tipo de persiguen estar siempre un paso por delante de la innovación tecnológica que se da a diario y que es tan importante.

Para llevar a cabo la automatización, lo primero que tendremos que tener claro es qué proceso se automatizará. Después de esto, deberemos estudiar cómo está desarrollado el proceso y en el caso de no contar con un proceso determinado, será necesario desarrollarlo desde el punto inicial.

La automatización permite mejorar, por ello hay que identificar los aspectos que están sujetos a mejoras. Por supuesto, cualquier proceso de automatización debe pasar por un testeo de lo configurado.

Si hablamos en términos generales sobre lo que aporta la automatización:

• Eficiencia y eficacia en los procesos.
• Simplicidad de tareas  de seguimiento y en la propia gestión de los procesos.
• Facilidad en la adopción de decisiones.
• Mejora continua de los procesos y en la mejora del servicio del cliente.
• Mayor transparencia y agilidad en el intercambio de información.
• Mayor rentabilidad.
• Menor posibilidad de riesgo.

Software para la gestión de procesos

El Software ISOTools es la mejor herramienta del mercado para poder llevar a cabo la automatización, adaptándose en alto grado a las necesidades de las empresas.

ISOTools es una herramienta fácil de adaptar a cualquier modelo de gestión fundamentado en un enfoque basado en procesos. El uso de esta software facilita la automatización y el mantenimiento de un modelo de gestión basado en procesos. Para recibir más información de la herramienta, haga clic aquí.

Enfoque basado en procesos

La adopción de un enfoque basado en procesos, requiere de un gran esfuerzo por parte de todos los miembros de la empresa, en especial de los líderes y altos cargos, que serán los máximos responsables y quienes deben motivar al resto de la compañía. Sin su complicidad, este modelo de gestión no alcanzará nunca los resultados deseados.

Sin embargo, una de las grandes ventajas que ofrece este sistema de gestión por procesos, es que se puede implementar de manera gradual. Se puede empezar por determinados procesos o proyectos que sirvan de punto de partida para extenderlo a toda la organización de manera gradual. Este proceso gradual de cambio, permite observar las ventajas del enfoque basado en procesos y conlleva un menor esfuerzo inicial.

Con independencia del tipo de implementación que se lleve a cabo, para que la aplicación de este enfoque se realice de manera eficiente, las empresas precisan de una hoja de ruta que les oriente a lo largo de este camino.

La adopción de este enfoque debe comprender las siguientes fases:

1. Identificar y secuenciar cada uno de los procesos

El primer paso que toda empresa debe emprender para adoptar este sistema de gestión por procesos, es identificar los procesos más significativos que deben formar parte de su estructura.

En las organizaciones existen diferentes tipos de procesos, de carácter estratégico, operativo o de apoyo, que siempre han existido. El objetivo de esta etapa es identificar cada uno de estos procesos, reflexionar sobre su nivel de repercusión y seleccionar aquellos que sean realmente significativos y aporten valor a la empresa.

La selección de estos procesos no puede ser al azar. Se debe tener presente una serie de factores como la satisfacción del cliente, la repercusión del proceso en la calidad del servicio o producto, el cumplimiento de los requisitos legales o los posibles riesgos vinculados a cada proceso.

Una vez se han identificado aquellos procesos que añaden valor al producto o servicio, el siguiente paso será secuenciar los procesos, de tal forma que se pueda observar con claridad los elementos de entrada y salida de cada proceso y la interacción entre ellos.

La mejor manera de visualizar toda esta información es a través de una representación gráfica, un Mapa de procesos, a través del que se reflejan los procesos que constituyen el sistema de gestión y las interacciones existentes entre las actividades y procesos.

La empresa será quien determine la manera en que se estructure y presenten los procesos dentro del mapa. Así como quien decida en qué medida se detallará la información que aquí se exprese. El objetivo de este mapa es conocer y entender los procesos que se llevan a cabo, por eso es importante detallar los procesos más relevantes. Sin embargo, hay que tener presente que un exceso de información puede dificultar esta compresión.

A fin de garantizar la correcta implementación, mantenimiento y mejora de los procesos, la dirección deberá asignar un responsable para cada proceso y definir el papel que tendrá cada persona, de manera individual en el mismo. También es preciso que determine los recursos necesarios para cada una de las actividades que componen los procesos.

2. Describir y documentar los procesos

La mejora continua de los procesos solo es posible si se conoce cómo se desarrollan las actividades que componen los procesos, si se entiende el procedimiento por el que las entradas se transforman en salida.

Con el fin de comprender mejor estos procesos, es preciso describir los diferentes procesos y documentar toda esta información, detallando las actividades que lo conforman y sus características principales. De esta forma se facilita, además, su gestión y futura mejora.

La información recogida se puede plasmar de manera escrita o gráfica, a través de diagramas de flujo, que permiten observar las relaciones existentes, y por medio de fichas de procesos, donde se detalla información necesaria para el control de los procesos.

En estas fichas de procesos se debe incluir información relativa al objetivo del proceso, la persona responsable, su alcance, las entradas y salidas y los recursos necesarios, además de establecer los indicadores que se van a utilizar para su seguimiento y control, las variables que se tendrán presente y señalar las inspecciones que se llevarán a cabo.

3. Seguir y medir los procesos y los resultados obtenidos

Este paso es fundamental para la mejora continua de los procesos. Una vez descritos los procesos que se van a llevar a cabo y determinados los indicadores de control, es necesario realizar un seguimiento y control continuo. A través del control y medición de los indicadores, es posible conocer los resultados obtenidos y verificar su eficacia y eficiencia.

Gracias al seguimiento y control de estos procesos, es posible obtener información relevante que permita determinar posibles mejoras en el proceso, como la optimización de los recursos o la supresión de tareas innecesarias y facilite la toma de decisiones.

4. Mejorar los procesos de manera continua

En la fase anterior se analizaban y valoraban los procesos y sus resultados, con el fin de comprobar su eficacia. Una vez comprobados los resultados, el personal encargado debe valorar, con base en la información obtenida, si se han alcanzado los resultados esperados y si es posible o no mejorar esos resultados.

Siempre que los resultados obtenidos no sean los esperados, las entidades deberán esforzarse por diseñar y establecer las medidas oportunas para corregir el proceso y conseguir sus propósitos.

Sin embargo, aunque los resultados alcanzados sean los planificados, las entidades deberán analizar si es posible para mejorar ese proceso y determinar la forma, para aumentar la eficacia del mismo, con el fin de alcanzar la Excelencia Empresarial.

ISOTools software para la adopción de un enfoque basado en procesos

El software ISOTools es una herramienta fácil de adaptar a cualquier modelo de gestión fundamentado en un enfoque basado en procesos. El uso de este software facilita la implementación, mantenimiento y automatización de un modelo de gestión basado en procesos.

Empresas constructoras y mineras

Las empresas constructoras y mineras suelen contar con sistemas de gestión enfocados a diversos procedimientos dentro de su ámbito empresarial. Medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, riesgos, seguridad en el transporte, quejas de clientes o continuidad de negocio, suelen ser algunos de los aspectos que más preocupan a este tipo de compañías.

Para llevar a cabo toda esta serie de procedimientos, las organizaciones suelen contar con sistemas de gestión que les ayudan a operar en cada una de las áreas del negocio con el fin de alinearlas con los objetivos de la empresa.

Por otro lado, es muy importante contar con certificaciones normativas de cada uno de estos sistemas de gestión, con el objetivo de que aporten valor a la compañía y le ayuden a conseguir una mayor eficiencia en sus procesos internos, así como a alcanzar una mejor gestión de incidentes. Esto lógicamente reportará una buena imagen y el reconocimiento por parte de clientes y proveedores. Las certificaciones más frecuentes en este tipo de compañías suelen ser: ISO 9001, enfocada a clientes; ISO 14001, enfocada al medio ambiente; OHSAS 18001; o ISO 45001, que sustituye a la anterior, enfocadas a la salud y la seguridad de los trabajadores; entre otras.

En muchos casos, esta serie de sistemas de gestión suelen ser independientes, provocando una enorme dificultad a la hora de integrar y reunir datos de manera ágil. Esta labor de reunión de datos independientes duplica el esfuerzo, el tiempo y los costos de las compañías, que tienen que dedicar recursos exclusivos a llevar a cabo esta labor. Entre los mayores inconvenientes que se pueden encontrar al trabajar con sistemas de gestión independientes, hay que destacar:

• Una mayor burocracia
• Manejo de grandes cantidades de documentos
• Menos eficiencia de recursos
• Pérdida de visión global
• Desmotivación del personal al frente de esta labor

Integrar sistemas, la tendencia hacia el modelo de calidad total

Analizando detalladamente los diversos estándares con los que se trabaja, podremos ver que muchos de ellos se basan en fundamentos de gestión comunes, que tienen objetivos similares: satisfacer a las partes interesas, contribuir a la mejora continua y el enfoque basado en procesos. No hay que olvidar que las normas mencionadas anteriormente comparten la misma estructura, a través del Anexo SL, del que hablaremos más adelante.

Un sistema de Gestión Integrado en Minería y Construcción, es de vital importancia para las empresas de ambos sectores. En muchos países de América la economía del país se basa tanto en la minería como en la construcción, por lo que es imprescindible optimizar los procesos para que sean más efectivos y eficientes, obteniendo así mejorar resultados.

Con el fin de lograr mejorar su gestión, las empresas constructoras y mineras han sido pioneras en la implantación y obtención de la certificación relativa a las normas internacionales de calidad.

Es muy frecuente el caso de empresas que contaban con varios sistemas de gestión, los cuales se encontraban desintegrados, es por ello que se procede a reorganizarlos para proceder a su integración. Esto plantea una serie de problemas relacionados sobre todo con la relación de los diversos departamentos, ya que es muy frecuente que sean departamentos distintos los que gestionan los diversos sistemas.

Un sistema Integrado de Gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral es la solución para las empresas constructoras y mineras, ya que permite un control de las actividades desarrolladas y de los posibles riesgos que interfieren en alcanzar la mejora continua.

Entre las principales mejoras que puede aportar un Sistema de Gestión Integrado, cabrían destacar las siguientes:

• Mejora del rendimiento y la rentabilidad
• Mejora de la satisfacción e incremento de valor a los clientes
• Genera confianza y seguridad a los empleados, accionistas y socios
• Favorece la mejora continúa aumentando la competitividad
• Suprime riesgos de incidentes y accidentes
• Optimiza la gestión sin duplica el esfuerzo
• Unifica objetivos
• Refuerza la cultura de calidad total

Conoce más detenidamente los beneficios de integrar sistemas de gestión haciendo clic en el siguiente enlace

La alineación de normas, una cuestión cada vez más sencilla

Cuando hablamos de integración de sistemas no solo hay que pensar en la triada calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Sino que podemos pensar en cientos y miles de combinaciones con otras normas como eficiencia energética, seguridad alimentaria, seguridad de la información, así como normas específicas en cada sector.

Las normas cada vez están más alineadas, sobre todo desde la adopción del Anexo SL en las diversas normas el año 2012. Este permite que las diversas normas compartan conceptos y estructura, de manera que cada vez es más sencillo llevar a cabo su integración. Habrá que poner más esfuerzo en encontrar la herramienta adecuada a proceder a esa integración total.

Sistemas de gestión integrados con ISOTools Excellence

La plataforma tecnológica ISOTools Excellence, permite a las organizaciones integrar sus Sistemas de Gestión de manera automatizada, logrando que sean más eficientes y eficaces y resolviendo muchos de los problemas asociados a la gestión manual, ayudando a lograr así mejoras en la gestión del día a día y, por tanto, en los resultados que obtienen.

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión es mucho más simple si se cuenta con las herramientas necesarias, como la plataforma ISOTools, que permite integrar varios estándares ISO de forma fácil y eficaz.

Dirección de proyectos

La gestión documental comprende un conjunto de procesos que permiten controlar de manera eficaz y sistemática los aspectos que se deben relacionar con la creación, organización, almacenamiento, preservación y recuperación de la documentación producida y recibida por una organización que desarrolla sus actividades, es decir, por la dirección de proyectos.

En algunas ocasiones se confunde con la implementación de un software, la compra de un escáner o la utilización de las herramientas básicas.

La tecnología que se utiliza durante la dirección de proyectos es una herramienta imprescindible, pero no es un fin en sí misma. Un sistema de gestión documental es algo mucho más que un listado de prestaciones que un software tiene que cumplir para mejorar la gestión y el acceso a los documentos.

El sistema tiene que enmarcarse dentro de la política de información de la empresa, e implica un plan de actuación general. Para esto, se deberá tener en cuenta todos los instrumentos válidos que existen sobre las normativas técnicas. La gestión documental corporativa es la suma de los procedimientos y la tecnología, lo que nos ofrece un Sistema de Gestión Documental.

¿Qué es un software de gestión documental?

El sistema de gestión documental se puede definir como el software que permite establecer, editar, clasificar, almacenar, compartir y recuperar muchos documentos electrónicos de una empresa.

La evolución tecnológica en los últimos años ha generado que las siglas ECM (Enterprise Content Management) desplace a las siglas DMS (Document Management System).

Se pasó del concepto “gestión de documentos” a “gestión de contenidos empresariales”, entendiendo como “contenido” en un sentido amplio, cualquier información en formato digital que maneje una empresa o institución.

El tipo de documentos que nos encontramos son:

• Imágenes digitalizadas
• Documentos ofimáticos
• Documentos de archivo
• Material multimedia
• Web, etc.

El software ECM se concibe como el espacio colaborativo y repositorio común de todo el contenido empresarial, evitando silos de información. Los contenidos se almacenan de forma horizontal. La capacidad de integridad del software ECM con el resto de aplicaciones de negocio de la organización es fundamental.

ECM y la gestión y dirección de proyectos

La gestión documental de la dirección de proyectos deberá encontrase basada en la metodología establecida con el objetivo de:

• Diseñar el sistema de forma que todo el conjunto de documentos guarde coherencia y se encuentre estandarizado, facilitar el uso de parte de las personas implicadas.
• Proveer de un entorno colaborativo adecuado para la gestión, ejecución y control del proyecto.
• Asegurar que la documentación es adecuada y fácilmente accesible por parte de todo el equipo implicado.
• Servir de base al sistema de reporting del proyecto.

Los requisitos a nivel de gestión de documentos son, en líneas generales:

• Archivos de documentos que deben almacenarse según su estructura y tiempo de retención
• Nivel de acceso: el acceso o las acciones que se llevan a cabo sobre los documentos por parte de los miembros del equipo. Deberán controlar el nivel de conformidad de los mismos mediante los permisos y los roles establecidos.
• Identificación y descripción de documentos: deberá ser lo más estandarizado posible para facilitar la identificación y recuperación de documentos.
• Control de versiones y estados: los documentos se encuentran en constante cambio y necesario controlar sus versiones para que no haya errores. Lo mismo con la definición de estados.
• Flujos de aprobación: aprobación de documentos por parte de los responsables antes de pasar su estado a versión final o entregar al cliente, según la política de calidad establecida.

ECM: composición tecnológica

SE refiere a cómo se incorporan los documentos en papel y los documentos digitales, al sistema ECM.

En función de los documentos digitales, según diferentes opciones de captura:

• Creación desde la propia herramienta
• Mapeo como unidad de red del repositorio
• FTP
• Formularios electrónicos
• Fax electrónico
• Drag&Drop
• Correos electrónicos
• Plug-ing en herramienta ofimáticas

Durante el proceso de captura del sistema puede identificar el tipo de documento para desencadenar flujos de trabajo y para clasificar automáticamente dentro del repositorio.

El proceso de captura también incluye tecnologías de extracción de metadatos del contenido de los documentos. Esto permite mejorar la búsqueda de documentos en el sistema. Se utilizan metodologías de:

• OCR: software de reconocimiento de caracteres impresos
• ICR: software de reconocimiento de caracteres manuscritos
• OMR: software utilizado para el reconocimiento de marcas hechas por humanos
• Código de barras: pueden ser leídos y descifrados por lectores ópticos o escáner.

Software gestor documental

El gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento, hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además, con mecanismos para notificar de cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.

Procesos

Como ya hemos visto en otros artículos anteriormente, podemos definir los procesos como aquel conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de materiales o información con valor añadido. Es decir, son la manera en la que se hacen las cosas en la organización.

Estos cumplen o generan una serie de condiciones, que son las siguientes:

• Se pueden describir las “entradas” y las “salidas”.
• Los procesos cruzan uno o varios límites organizativos funcionales.
• Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización.
• Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios, ya que los procesos responden a la pregunta «Qué», no al «Cómo».
• Los procesos tienen que ser fácilmente comprendidos por cualquier persona de la organización.
• El nombre asignado a cada uno de los procesos debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.

Al gestionar procesos, lo que en realidad hacemos es cambiar las unidades de organización a su estructura lógica y natural. No importa a qué departamento o función pertenezcan los implicados en el proceso, todos son corresponsables de sus resultados, independientemente de su asignación funcional. Esto también conlleva tener una visión amplia, y no limitada, de lo que se realiza en la organización.

Visto de otra forma, la gestión por procesos implica el control de los procesos, es decir, que seamos capaces de predecir el resultado de los procesos que estamos llevando a cabo, y por ende, podamos asegurar la calidad de lo que realizamos a nuestros clientes.

Gestión por procesos

Durante muchos años, casi todas las organizaciones empresariales se han organizado verticalmente, por funciones. Actualmente, la organización por procesos permite prestar más atención a la satisfacción del cliente, mediante una gestión integral eficaz y eficiente. La gestión por procesos se desarrolla en tres fases, después de identificar los procesos clave y asignar las responsabilidades.

Hoy en día nadie duda de la «gestión por procesos» como una excelente herramienta más de mejora en las organizaciones. Después de varios años de puesta en marcha en las empresas privadas, los resultados ponen de manifiesto la bondad y excelencia de esta herramienta, también en las empresas.

Si deseas conocer más acerca de los procesos y de la gestión de los mismos puedes visitar los distintos artículos de nuestro blog, como por ejemplo “Requisitos clave de los procesos en las organizaciones”.

Ventajas y factores clave

Entre las principales ventajas que nos proporciona la gestión por procesos podemos incluir las siguientes:

• Reduce los ciclos de prestación de servicios.
• Minimiza los errores que cometemos y por tanto los costes de no calidad.
• Introduce la figura del cliente interno dentro de las organizaciones.
• Fomenta y desarrolla la autodisciplina en la organización.
• Son parte integrante de los modelos de aseguramiento de calidad o de los modelos de calidad total.
• Ayuda a trabajar a todo el personal en el óptimo, ya que todas las personas implicadas en un mismo proceso trabajan conforme al mismo procedimiento.

De forma genérica, en la gestión por procesos se tienen que dar tres factores clave para conseguir la satisfacción del cliente, objetivo último de esta herramienta.

Definición de un método de trabajo

Consiste en definir un método de trabajo estándar, que esté acorde con los recursos y necesidades de la organización.  El método se refleja en la redacción de los procedimientos, que son el soporte documental de la gestión por procesos.

Ejecución del método de trabajo

Una vez definido el método de trabajo en los procedimientos, lo que se trata es que todo el personal comience a trabajar conforme a las pautas que se definen en ellos.

Implantación

El tercer factor consiste en ir introduciendo en los procedimientos o métodos de trabajo las especificaciones del servicio que van definiendo los clientes.

La implantación y ejecución de los tres factores permitirá alcanzar los niveles de satisfacción deseados para los clientes, ya sean estos internos y externos.

En definitiva lo que se trata es de conseguir que en los procesos de trabajo las «necesidades de los clientes» sean iguales a las «especificaciones del servicio» que ofrece la empresa.

Software Gestión por Procesos

La Gestión por Procesos, también conocida como Business Process Management (BPM), es sencilla de implementar, mantener y automatizar con ISOTools. Gracias al Software BPM ISOTools puede automatizar la gestión de procesos concentrando todo el trabajo en una única herramienta en la que tanto los roles, como las responsabilidades, las actividades a desarrollar y la medición de los resultados se encuentran totalmente definidos y vigilados.

Si desea una mayor información del software de excelencia empresarial de ISOTools puede solicitar que nuestros expertos consultores se pongan en contacto con usted.

Procesos

Cuando decidimos llevar a cabo un enfoque basado en procesos, debemos realizar una serie de pasos de vital importancia para alcanzar el éxito en los mismos. Estos pasos son los siguientes:

• Elaborar un equipo de trabajo que cuenta con formación adecuada y analizar los objetivos y actividades de la compañía.
• Determinar los procesos, clasificarlos y elaborar el mapa de dichos procesos.
• Establecer los factores clave para la compañía.
• Desarrollar el diagrama de flujo de cada uno de los procesos.
• Determinar el panel de indicadores de cada uno de los procesos.
• Comenzar el ciclo de mejora sobre la base de los indicadores asociados a los factores clave.

La norma ISO 9001 2015 ofrece orientación acerca de los distintos aspectos del Sistema de Gestión de Calidad que son necesarios documentar y sobre cómo deben documentarse. Sin embargo, la acción de documentar un proceso no es incompatible con el hecho de que con el transcurso del tiempo puedan incluirse mejoras o encontrar otras formas más adecuadas para llevar a cabo las actividades. En aquellas ocasiones en las que aun habiendo llevado a cabo de forma correcta las actividades definidas para el proceso, aparecen problemas o se constata que el proceso no se adapta a las necesidades del cliente, es necesario aplicar el ciclo de mejora.

Si deseas conocer más acerca de los procesos y su gestión puedes visitar otros artículos de nuestro blog relacionados con el tema, como por ejemplo “Cómo gestionar procesos con ISOTools Excellence”.

Acción de mejora

Cuando hablamos de una acción de mejora estamos haciendo referencia a toda aquella acción destinada a modificar la manera en que se está desarrollando un proceso. Estas mejoras, se deben reflejar en una mejora de los indicadores del proceso. Se puede mejorar un proceso a través de aportaciones creativas, imaginación y sentido crítico. Dentro de esta categoría encontramos:

• Reducir y eliminar burocracia.
• Normalizar la manera de llevar a cabo las actividades.
• Mejorar la eficiencia en el uso de los recursos.
• Disminuir el tiempo de ciclo.
• Analizar el valor.
• Establecer alianzas.

Beneficios

La mejora continua es un proceso estructurado en el que participan cada uno las personas que componen la compañía, con el objetivo de aumentar de manera progresiva la calidad, la competitividad y la productividad, incrementando el valor para el cliente y la eficiencia en el uso de los recursos, en el seno de un entorno cambiante.

La aplicación continuada de esta estrategia genera una serie de beneficios para los clientes, para la empresa y para las personas en general.

Algunos de los beneficios que se derivan de una adecuada mejora de procesos son:

• Reducción de recursos consumidos incrementando la eficiencia.
• Disminución de tiempos empleados, aumentando la productividad.
• Reducción del número de errores, favoreciendo su prevención.
• Aportación de una visión sistemática de las actividades de la empresa.

Prevención de problemas

Uno de los principales problemas que puede presentársele a una compañía de transporte que opere según áreas funcionales es que cuando se decida a mejorar alguna de sus áreas se lleve a cabo de manera intuitiva, sin realizar un análisis de cuales son aquellas actividades que consumen más recursos. Este problema se previene con la técnica de la mejora de procesos:

• La visión global de las actividades de la compañía y el análisis sistemático de éstas impiden que alguna de dichas actividades quede sin mejorar.
• Permite a la compañía centrarse en el cliente. Como todo el rediseño de los procesos se hace pensando en el cliente, resulta casi obligatorio centrarse en éste.
• Permite evaluar el «valor añadido» de cada una de las actividades de la compañía y, por tanto, resulta más sencillo intentar reducir las actividades sin «valor añadido» y buscar la manera de incrementar éste en cada una de las acciones que ya lo tengan.
• Mejora la «calidad total» en cada una de las actividades de la compañía. Dado que la calidad la define el cliente y la concentración en éste es máxima, esta mejora busca ayuda a la calidad pretendida, coincidiendo muchos de los objetivos de ambas.
• Mejora las relaciones y la comunicación. El simple hecho de trabajar con procesos ya implica un cierto cambio de mentalidad. Todo este cambio provoca una mejora en la comunicación y en las relaciones entre las personas de la organización.

Software Gestión por Procesos

La Gestión por Procesos, también conocida como Business Process Management (BPM), es sencilla de implementar, mantener y automatizar con ISOTools. Gracias al Software BPM ISOTools puede automatizar la gestión de procesos concentrando todo el trabajo en una única herramienta en la que tanto los roles, como las responsabilidades, las actividades a desarrollar y la medición de los resultados se encuentran totalmente definidos y vigilados.

Dirección por objetivos

La Dirección por objetivos es un estilo de dirección eficaz y motivador, ya que el directivo distribuye entre sus colaboradores no las tareas, sino los objetivos que hay que cumplir, dejando en sus manos la iniciativa en cuanto a los medios. Por tanto, dirigir por objetivos significa delegar decisiones y también señalar previamente los criterios según los cuales se van a juzgar los resultados.

Este nuevo enfoque de la función directiva centra su preocupación en el para qué del centro educativo, en la capacidad de integrar sus objetivos con un alto nivel de compromiso y aceptación por parte de los componentes de la comunidad educativa, manteniendo en función de esos objetivos la identidad del centro y propiciando la renovación continua del mismo en una constante adaptación de la institución al medio social en que vive. Para ello, obviamente, los objetivos del centro deben estar claramente definidos.

Tres aspectos, estrechamente relacionados, destacan en la dirección por objetivos: planificación participada, coparticipación y corresponsabilidad.

El personal del centro debe participar en la elaboración y planificación de los objetivos institucionales, así como llevar a cabo una participación conjuntamente con sus compañeros, teniendo en cuenta que para que otros puedan realizar las tareas que tienen encomendadas, primero otros deben realizar las suyas. Se crea una motivación a través del compañerismo. Las funciones del director en este contexto son:

• Concepción del centro global, considerado como un todo
• Actitud motivadora, creativa y potenciador de compromisos individuales
• Determinación concreta, específica y compartida de los objetivos individuales
• Planificación participativa de actividades
• Asignación concreta de responsabilidades de cada uno en los resultados
• Coordinación de las aportaciones de los sectores de la comunidad escolar
• Renovación constante de las metas de la organización con base en los resultados
• Mantener una estructura relacional
• Dirección centrada en tareas de impulso, motivación, apoyo y comprensión
• Aceptación de responsabilidades compartidas por todos
• Alto grado de comprensión y aceptación de los objetivos

Los objetivos institucionales deben fijarse en las siguientes áreas:

• Productividad de la organización: dónde se tiene en cuenta la evolución de los alumnos.
• Integración en la organización: desarrollo personal y profesional de los docentes, su participación en la toma de decisiones e innovación y cambio.
• Salud de la organización: buen funcionamiento de los recursos humanos y materiales con el entorno.
• Realimentación de la organización: teniendo en cuenta los resultados de objetivos de análisis de la situación y del proceso de rectificación.

En todo centro educativo que quiera seguir la metodología de la dirección por objetivos, se deben definir los mismos y realizar una planificación de cómo se llevará a cabo la consecución de dichos objetivos, siempre contando con la colaboración de toda la comunidad educativa (personal del centro en primer lugar, padres y alumnos en segundo).

Es muy importante que el personal del centro se sienta integrado en la consecución de los objetivos y actúe de forma conjunta con el resto de personas. Para ello, el director debe desempeñar su papel de coordinador de todo el proceso, ayudando y motivando en todo momento a sus colaboradores.

Software ISOTools

Para hacer más llevadera esta función, ISOTools cuenta con una solución Balanced Scorecard o CMI, que permite al centro definir sus objetivos estratégicos, además de iniciativas, etapas y tareas derivadas de estos. Y unos indicadores y metas, que permiten ver la evolución y consecución de los objetivos.

Procesos

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar los centros educativos  basándose en los Procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente, en este caso (alumnos y familias).

La Gestión por Procesos es la piedra angular tanto de las normas ISO como de los modelos de Excelencia. Su implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de las organizaciones.

Para toda la definición de la información del proceso, se tendrá que asignar un responsable por proceso y las personas involucradas en el proceso para que puedan aportar y entre todos ir desarrollando el proceso en cuestión. En los centros educativos suelen formar grupos de trabajo por proceso para ir desarrollando la información.

El enfoque de ISOTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo sin recurrir a la certificación o acreditación. ISOTools les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.

La definición nos dice que las competencias con características de la persona relacionadas con una actuación de éxito en su puesto de trabajo.

Podemos destacar de las competencias las siguientes características

• En el concepto de competencia se integra el saber, el saber hacer y el saber ser.
• Se constituye de conocimientos, habilidades y actitudes que producen resultados tangibles, y su medida nos informa del grado de dominio conseguido.
• Tiene relación con la acción: se desarrolla, se actualiza en la acción.
• Está vinculada a un contexto, a una situación dada.
• Facilita la resolución eficaz de situaciones laborales conocidas o inéditas.
• Es educable.

Las competencias profesionales del profesorado las podemos definir como el conjunto de habilidades, conocimientos y actitudes que hacen una docencia de calidad.

Cada vez más son los centros que optan primero de todo por evaluar a sus docentes para poder analizar que nivel presentan sus competencias y posteriormente en base a dichas competencias poder mejorar mediante planes de formación.

Porque ISOTools va más allá de la ISO 9001, aplica los conceptos de Gestión de Compentencias para la mejora de la gestión de las personas y como complemento a la Gestión de la Calidad en el centro educativo

Los sistemas de gestión de la calidad han puesto de manifiesto, la necesidad de tener en cuenta a las personas, planteando la evaluación y el desarrollo de competencias. En este sentido, La ISO 9001, establece que “la organización debe determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto”. No se habla de cursos, sino de gestionar las competencias de las personas.
Además hay una norma específica para la gestión por competencias , la UNE 66173:2003, donde se podrán encontrar definiciones, métodos de evaluación, indicadores de gestión.

Esta norma analiza la gestión de las competencias para el control de los procesos. Esta gestión tiene como objetivo final la conformidad de la calidad de la enseñanza, la satisfacción de las familias y el desarrollo de las competencias para la mejora del desempeño social, educacional y ambiental de la organización.

ISOTools, como herramienta tecnológica que ayuda a los centros educativos a gestionar su sistema de Calidad, le ayuda a la evaluación de los docentes en las competencias, pudiendo analizar unas competencias requeridas, competencias disponibles y competencias potenciales de los docentes.

Acreditación en Salud

El enfoque basado en procesos es un modelo recomendado a nivel internacional como herramienta de gestión, su aplicación en la gestión de calidad de las instituciones de salud mostrará resultados importantes y será un punto de partida para su introducción en este tipo de organizaciones. La mayor parte de las instituciones de salud han reaccionado ante la ineficiencia que representa trabajar por áreas o departamentos, con sus diversos grupos de poder y excesiva quietud ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco común y trabajando con una visión de objetivo centrado en el cliente. Una vez se aplica el enfoque por procesos al trabajo del día a día, se logra la definición de metodologías, herramientas y prácticas que se ajustan a la realidad de cada institución, con lo cual se logra la complementariedad de enfoques, por ejemplo: capacitación de personas, actualización de la tecnología, trabajo estandarizado, entre otros.

En la gestión por procesos se busca la mejora continua de la organización mediante la ejecución de diversas actividades enmarcadas en el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), evidenciando la gestión y el desempeño de cada proceso.

Las diferencias más marcadas entre estos modelos corresponden a los temas más específicos del modelo de acreditación en salud, y es allí donde cobra importancia la capacidad de los líderes de los procesos de calidad y gestión de procesos para potenciar el trabajo desarrollado en la certificación o en los modelos de excelencia y orientarlo hacia la acreditación en salud, con el fin de lograr una cultura de calidad única y un enfoque basado en procesos  que permita que los modelos implementados por la institución no sean islas, por el contrario, son los líderes quienes deben convertir dichos modelos en herramientas de gestión institucional que se integran,  complementan y apoyan entre sí. Modernización de los procesos en Salud: La herramienta ISOTools le permite a las instituciones de salud:

• Garantizar el enfoque basado en procesos
• Eliminar la Burocracia
• Eliminar duplicidades
• Simplificar los procesos
• Promover la eficiencia de los recursos
• Realizar sus procesos de evaluación de los diferentes estándares de habilitación y acreditación
• Realizar los planes de mejoramiento y su respectivo seguimiento y control
• Integrar los modelos de excelencia, gestión de calidad y acreditación generando valor a la institución.

Natalia Petrelli Molano

Especialista en Administración y Gerencia de Sistemas de Gestión

Formación como Consultor Empresarial

Auditor Interno ISO 9001

Country Manager ISOTools Colombia

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El organismo Business Alliance for Secure Commerce (BASC) establece requisitos para el desarrollo de sistemas de Gestión en Control y Seguridad en el Comercio Internacional; y da información sobre las alianzas con otras normas sobre sistemas de administración.

La norma BASC está diseñada para ser utilizada por organizaciones de todos los tamaños, independientemente de la naturaleza de sus actividades, siendo su aplicación flexible a las circunstancias y necesidades de cada organización particular.

5. Control de materias primas y material de empaque

6. Control de documentos y de información

ISOTools es la plataforma tecnológica que le ayuda a automatizar la gestión de la normativa BASC para el aseguramiento de la cadena de suministro.

ISOTools facilita a los exportadores a tener un proceso documentado y verificable para determinar el riesgo en todas sus cadenas de suministro basado en su modelo empresarial, a implementar y monitorizar las medidas de seguridad para detectar posibles acciones de perfeccionamiento para garantizar la mejora continua.