Norma ISO 9001

La revisión por la dirección es un proceso clave dentro del marco de calidad ISO 9001 que permite a las organizaciones evaluar la efectividad de su sistema de gestión de calidad (SGC) y establecer objetivos y planes de mejora. En este proceso, los líderes de la organización revisan la información relevante para evaluar el desempeño del SGC y tomar decisiones informadas sobre el futuro de la empresa. En este contexto, el uso de Business Intelligence (BI) puede ser un recurso valioso para la revisión por la dirección.

¿Qué es el Business Intelligence?

Business Intelligence se refiere al uso de tecnologías, procesos y aplicaciones para recopilar, analizar y presentar información empresarial de manera eficiente y efectiva. Esto incluye el análisis de datos para identificar tendencias, oportunidades y desafíos en el desempeño empresarial. Al utilizar herramientas de BI, las organizaciones pueden mejorar su capacidad para recopilar y analizar datos, lo que puede ayudar a informar de la revisión por la dirección.

Uno de los principales objetivos de la revisión por la dirección es tomar decisiones basadas en datos y evidencias, para lo cual se requiere de una buena gestión de la información. Aquí es donde el Business Intelligence (BI) puede ser de gran ayuda.

En la revisión por la dirección, el BI puede ayudar a las organizaciones a identificar y evaluar indicadores clave de desempeño (KPI) para su SGC. Al recopilar y analizar datos en tiempo real, las organizaciones pueden identificar tendencias y patrones que afectan el desempeño empresarial. Además, el BI también puede ayudar a las organizaciones a evaluar la eficacia de las acciones tomadas para abordar problemas y oportunidades identificados en revisiones anteriores.

Finalidad y aportaciones de BI

El BI también puede ayudar a las organizaciones a automatizar y simplificar el proceso de recopilación de datos para la revisión por la dirección. Con herramientas de BI, las organizaciones pueden integrar datos de diferentes fuentes, incluidos sistemas de gestión de calidad, finanzas, ventas y recursos humanos, lo que puede mejorar la calidad de los datos y reducir el tiempo y los costos asociados con la recopilación de información.

El BI puede ayudar en la revisión por la dirección de varias maneras:

• Proporcionando información en tiempo real: Las soluciones de BI pueden recopilar y procesar datos en tiempo real, lo que permite a los líderes de la organización evaluar el desempeño del sistema de gestión de calidad de manera oportuna y tomar decisiones en consecuencia.
• Identificando tendencias y patrones: El BI puede ayudar a identificar tendencias y patrones en los datos, lo que puede ser útil para identificar áreas problemáticas y oportunidades de mejora.
• Creando informes personalizados: Las soluciones de BI pueden crear informes personalizados para la revisión por la dirección, lo que permite a los líderes de la organización enfocarse en los datos más relevantes para sus necesidades.
• Mejorando la toma de decisiones: El BI puede ayudar a mejorar la toma de decisiones al proporcionar información más precisa y completa sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad y de la organización en general.

Además, el BI también puede ayudar a las organizaciones a presentar información de manera clara y concisa durante la revisión por la dirección. Al utilizar visualizaciones de datos, las organizaciones pueden presentar información de manera más accesible y fácil de entender para los líderes de la organización. Esto puede ayudar a mejorar la toma de decisiones y a impulsar la mejora continua en el SGC.

El BI aplicado a través de la norma ISO 9001

En resumen, el uso de Business Intelligence puede ser un recurso valioso para la revisión por la dirección dentro del marco de calidad ISO 9001. Al recopilar y analizar datos en tiempo real, identificar KPI y automatizar el proceso de recopilación de información, el BI puede ayudar a las organizaciones a mejorar la eficacia y la eficiencia de su SGC y promover la mejora continua en la organización. 

El Business Intelligence también puede ser una herramienta muy útil para la revisión por la dirección en el marco del sistema de gestión de calidad ISO 9001. Al proporcionar información relevante y oportuna, identificar tendencias y patrones, crear informes personalizados y mejorar la toma de decisiones, el BI puede ayudar a las organizaciones a mejorar continuamente su desempeño y cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001.

Software de Business Intelligence 

El Software ISOTools  te aportará la agilidad necesaria en el proceso de toma de decisiones a través de nuestra solución de Business Intelligence, esta herramienta permite convertir los datos que genera una organización en información segura, fiable y ordenada. Esto implica la obtención de información muy valiosa para la posterior toma de decisiones. 

Además, el software permite la simplificación de los procesos aumentando así tu competitividad en el mercado.

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Mejora continua

El pensamiento basado en riesgos es vital para el éxito sostenido.  Las empresas que transitan el éxito sostenido requieren un proceso de gestión de riesgos eficaz y con el compromiso de la mejora continua. A continuación se explica como se relacionan estos conceptos.

El proceso de gestión de riesgos según la ISO 31000:2018

La norma ISO 31000:2018 establece un marco para la gestión de riesgos en todo tipo de organizaciones. El proceso de gestión de riesgos según esta norma se compone de varios pasos:

• Establecimiento del contexto: se establece el alcance y los objetivos de la gestión de riesgos, así como el contexto en el que se llevará a cabo.
• Identificación de riesgos: se identifican los riesgos potenciales que pueden afectar a los objetivos de la organización.
• Análisis de riesgos: se para determinar su probabilidad y su impacto.
• Evaluación de riesgos: que permite ubicar al riesgo en una sección del mapa de calor y en consecuencia conocer el nivel de riesgo 
• Tratamiento de riesgos: se establecen medidas para controlar o mitigar los riesgos evaluados.
• Comunicación y consulta: se comunican los resultados de la gestión de riesgos a las partes interesadas y se lleva a cabo una consulta con ellas.

• Monitoreo y evaluación: consiste en monitorizar los riesgos y las medidas de tratamiento implementadas para medir su eficacia.

El concepto de mejora continua 

La mejora continua es un proceso sistemático de identificar y hacer cambios en los procesos, productos o servicios de una organización, además de su eficacia. Está enfocado en la optimización continua y en la búsqueda de la excelencia en todos los aspectos de una organización. El objetivo de la mejora continua es aumentar la satisfacción del cliente, reducir los costos y mejorar la eficacia de los procesos.

La mejora continua se basa en la filosofía de que todo puede ser mejorado y que los procesos deben ser evaluados regularmente para identificar áreas de mejora. Es una constante de las organizaciones exitosas y no tiene un final, ya que siempre hay margen para mejorar. Es una cultura organizacional que promueve la innovación, la creatividad y el pensamiento crítico para resolver problemas y mejorar los procesos.

La mejora continua se puede implementar a través de varios enfoques, como el ciclo de mejora de Deming (PDCA), el método Six Sigma, la gestión por procesos y la gestión de la calidad total. En todos estos enfoques se utilizan técnicas estadísticas y herramientas para recopilar y analizar datos, identificar problemas y desarrollar soluciones para mejorar los procesos.

¿Cómo se aplica la mejora continua al proceso de gestión de riesgos?

La mejora continua se puede aplicar al proceso de gestión de riesgos mediante varios pasos:

• Revisión periódica: se lleva a cabo una revisión periódica del proceso de gestión de riesgos para evaluar su eficacia y determinar si hay áreas de mejora.
• Identificación de áreas de mejora: se utilizan técnicas estadísticas y herramientas para recopilar y analizar datos sobre los riesgos y las medidas de tratamiento implementadas, con el fin de identificar áreas de mejora.
• Desarrollo de soluciones: se desarrollan soluciones para mejorar los procesos de gestión de riesgos, teniendo en cuenta las áreas de mejora identificadas.
• Implementación de cambios: se implementan los cambios necesarios en el proceso de gestión de riesgos para mejorar su eficacia.
• Monitoreo y seguimiento: se monitorizan y seguimiento los cambios implementados para medir su eficacia y asegurar que se han alcanzado los objetivos de mejora.
• Evaluación y ajuste: se evalúa el proceso de gestión de riesgos y se hacen ajustes necesarios para asegurar que se está cumpliendo con los objetivos de mejora.

El concepto de mejora continua se aplica al proceso de gestión de riesgos mediante una revisión constante y sistemática de los procesos y medidas implementadas, identificando áreas de mejora, desarrollando soluciones, implementando cambios y monitoreando su eficacia para lograr una gestión de riesgos cada vez más eficiente y eficaz.

¿Puede considerarse la transformación digital del proceso de gestión de riesgos una mejora significativa?

La aplicación de la transformación digital al proceso de gestión de riesgos puede considerarse una mejora significativa, ya que puede proporcionar una serie de beneficios que pueden mejorar la eficacia y eficiencia del proceso. Algunos de estos beneficios incluyen:

1. Automatización de procesos: el uso de herramientas digitales y tecnologías como el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural puede ayudar a automatizar tareas repetitivas y reducir la carga de trabajo de los empleados.
2. Análisis de datos: el uso de herramientas digitales para recopilar, almacenar y analizar datos sobre los riesgos puede ayudar a identificar patrones y tendencias que pueden no ser evidentes a simple vista.
3. Comunicación y colaboración: el uso de tecnologías digitales para comunicarse y colaborar con las partes interesadas puede ayudar a mejorar la eficacia de la gestión de riesgos.
4. Monitoreo y seguimiento: el uso de herramientas digitales para monitorizar y seguir los riesgos y las medidas de tratamiento implementadas puede ayudar a garantizar que se están cumpliendo los objetivos de gestión de riesgos.
5. El establecimiento de KRI: para hacer un monitoreo estratégico al proceso de gestión de riesgos y apuntar a resultados estratégica de la organización. 

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la transformación digital no es una solución mágica y debe ser considerado como una herramienta más en el proceso de gestión de riesgos, también hay que destacar que contar con una estrategia clara y un plan de implementación para asegurar el éxito de la organización en este aspecto vital.

ISO 37301 apartado 9

¿Alguna vez pusiste en duda la utilidad del ciclo PHVA? Todas las normas tienen que ver con el ciclo de Deming: planificar, hacer, verificar y actuar. El punto 9 de la norma ISO 37301 – Sistema de gestión de compliance (CMS) está dedicado, precisamente, a verificar. Engloba la evaluación de desempeño (9), seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1), entre otros.

Sin verificación nos encontraríamos en un ciclo interminable de hacer, sin comprobar en qué aspectos organizacionales debemos enfocar nuestros esfuerzos ni evaluar cuál es el grado de cumplimiento del CMS.

Si lo primordial es trazar objetivos de cumplimiento, entonces lo segundo en importancia vendría a ser precisar qué debemos monitorear y medir, cada cuánto tiempo se harán tales análisis, quiénes los llevarán a cabo, mediante qué métodos obtendremos los hallazgos, de qué forma guardaremos los resultados de las evaluaciones y en qué acciones se traducirá lo que se descubra. Siempre es relevante saber si cumplimos – y en qué medida – con las políticas, protocolos y reglamentos de la empresa, leyes y disposiciones nacionales, controles, entre otros.

Con los hallazgos obtenidos podemos tomar decisiones conscientes, inteligentes e informadas, puesto que nos estaríamos basando en datos y evidencias confiables. Estos conocimientos obtenidos son potencialmente valiosos si nos proponemos hacer crecer el negocio.

En ISO 37301 apartado 9, concretamente en el punto 9.1.2 del estándar nos conmina a servirnos de las fuentes de retroalimentación para que nos hagamos una idea de los niveles de cumplimiento de la organización. Ello incluye recibir información de diversas fuentes (trabajadores que denuncien irregularidades, clientes, controles de procesos y registros de actividades, proveedores, contratistas, entre otros) y brindar una mirada crítica y evaluativa con el fin de descubrir los porqués de los incumplimientos.

Los indicadores no mienten

Si necesitamos saber con certeza si los objetivos de compliance fueron conseguidos, ¿Qué debemos hacer? ¡medir! Los indicadores no engañan. ¿Cómo sabremos si la empresa se encamina hacia al cumplimiento, si el rumbo es correcto? ¡seguimos midiendo! Y es que los indicadores son una suerte de brújula, una radiografía que se le toma al sistema de gestión de compliance (CMS) y que nos revela, de forma confiable, en qué punto nos encontramos, y, por consiguiente, cuáles serán los próximos pasos. Los indicadores son el tema que expone la ISO 37301 en el apartado 9, específicamente en el punto 9.1.3 de la norma.

Para mejorar, necesitamos saber que nuestra labor es perfectible, conclusión a la que llegaremos tras medir. Una manera de percibir la evolución de los esfuerzos llevados a cabo podría ser gracias a gráficos que reflejen el estado del indicador en su fase inicial, cuál es la tendencia, riesgos, implicaciones y demás. Indiscutiblemente, la norma ISO 37301 orientará a las organizaciones comprometidas con el cumplimiento, pues apunta hacia sociedades más transparentes y justas.

Ninguna medición, análisis y evaluación estarían completas sin los informes de cumplimiento que resultan tras haber obtenido los resultados. El apartado 9.1.4 de la norma ISO 37301 tiene como propósito el reporteo. Esto garantiza que el desempeño del CMS es informado a las partes interesadas pertinentes.

Para cumplir con el mencionado punto podríamos crear una política de reportes de compliance y procedimientos de reportes en los que se precise

• Frecuencia de los reportes.
• Notificaciones a reuniones, citas y/o contactos con autoridades reguladoras.
• Cambios en cuanto a riesgos de compliance.
• Nuevos requerimientos, responsabilidades y obligaciones de compliance.
• Resultados de las mediciones.
• Incumplimientos hallados y acciones correctivas implementadas.
• Desempeño del CMS.
• Resultados de auditorías.

Los registros cuentan con carácter verificador y demostrativo, por eso esta clase de información documentada constituye evidencias. Si es menester comparecer ante la justicia, los registros de procesos y controles son probatorios de nuestras gestiones. De allí la importancia del mantenimiento de los registros (9.1.5), que debe ser el más adecuado posible, libre de adiciones, supresiones, omisiones, modificaciones, usos no autorizados y similares.

Una herramienta potente

La auditoría interna (9.2) es una de las herramientas más poderosas de las que podemos valernos para detectar equívocos que tal vez no sabemos que existen, y que, al conocer, nos darán una idea global de hacia dónde pueden apuntar nuestros esfuerzos y los del equipo de trabajo.

La norma ISO 37301 señala cómo deben llevarse a cabo las auditorías, establece que la compañía requiere planificar la realización de estos procesos con cierta regularidad, para que sea posible conocer si el CMS se ajusta a los requisitos de la empresa y a los de la norma. También para precisar si la implementación y mantenimiento resultan efectivos.

El punto 9.3 del estándar contempla la revisión por la dirección, que debería incluir también recomendaciones sobre:

• la necesidad de cambios en la política de compliance y en sus objetivos, sistemas, estructura y personal asociados;
• los cambios en los procesos de compliance para asegurar la integración eficaz con las prácticas operacionales y los sistemas;
• las áreas sobre las que hacer seguimiento de no cumplimientos de compliance futuros potenciales;
• las acciones correctivas respecto a los no cumplimientos de compliance;
• las lagunas o carencias en los sistemas del compliance actuales e iniciativas de mejora continua más a largo plazo;
• el reconocimiento de un comportamiento de compliance ejemplar dentro de la organización.

Los resultados de la revisión por la dirección (9.4) tienen que contener las decisiones que se han tomado tras analizar la información obtenida. Esto puede materializarse en informes documentados (no necesariamente de gran extensión) contentivos de los temas tratados, acciones propuestas, responsables, plazos y recursos para implementar dichas acciones, actas de reuniones, minutas, detección de oportunidades de mejora, necesidades de cambios del CMS, entre otros.

Software Compliance de ISOTools ISO 37301

Implementar un sistema anticorrupción y aplicar una lista de verificación para un sistema de compliance como esta resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta tecnológica avanzada que estructura el sistema y facilita cada tarea.

Así lo hace el  Software Compliance de ISOTools específicamente diseñado para abordar cada componente de un sistema antisoborno con éxito. Esta solución ofrece funcionalidades apropiadas, por ejemplo, para una gestión óptima de los ciclos de tareas y flujos de documentación, para la aplicación ágil de la debida diligencia o para alentar la denuncia a través de canales que protegen el anonimato y facilitan las investigaciones

Conozca más sobre esta solución preguntando a uno de nuestros asesores.

Mejora continua

¿En qué se basa la eficacia de un sistema de gestión de compliance (SGComp)? En su capacidad de evolucionar y mejorar continuamente. La mejora, de acuerdo con Joseph Juran, es una forma de ruptura, de poner fin a hábitos viejos y poco productivos. Muchas veces la atención y esfuerzos se centran en las urgencias a resolver, pero la verdadera prioridad tiene que ver con cumplir los objetivos del sistema de gestión, puesto que una cultura de cumplimiento es la base del comportamiento ético, y, por ende, de la conformidad ante leyes, reglamentos, políticas, contratos y otros compromisos que la organización adquiera. La integridad demostrada gracias al compliance asegura una reputación sólida, la justa para que los inversionistas lleguen a la empresa, mantengan allí sus capitales, al tiempo que los clientes y partes interesadas se sienten confiados al tener trato con una compañía que sí cumple.

Si ya implementamos un SGC quiere decir que la responsabilidad, transparencia e integridad son valores que rigen a la compañía. No obstante, la sociedad cambia, y con ella, cambian los requisitos y elementos a cumplir. Por eso es pertinente preguntarse cómo podemos empezar a enfocarnos en la mejora.

Un punto de partida

¿Desde dónde mejorar? Primero deberíamos fijar el objetivo y alcance del SGComp, precisar indicadores que nos ayuden a medir la eficacia, continuar midiendo para saber si hemos llegado a la eficiencia, y, finalmente, podríamos evaluar la eficacia por medio de la mitigación en el tratamiento de riesgos y el logro consistente de los objetivos. Es esta última la que nos permitirá lograr el máximo aprovechamiento de recursos y conseguir la sostenibilidad de la organización. Además, recomendamos:

• Establecer un método de trabajo suficientemente ágil, de modo que la mejora surja de forma espontánea.
• Centrarse en la mejora de los aspectos relacionados con las expectativas de las partes interesadas.
• Invertir en formación relacionada con los riesgos reputacionales, financieros y operacionales a los que se expone la organización si incurre e incumplimientos y de qué manera las consecuencias (sanciones, multas, cierre de la empresa, escándalos en los medios y encarcelamientos) impactarían a cada trabajador.
• Brindar reforzamiento positivo a los colaboradores que propicien condutas éticas, honestas y transparentes. Se podrían usar recompensas materiales o profesionales, pero lo más relevante es que se le reconozca ante el resto de los compañeros.

El ciclo PHVA en el sistema de gestión de cumplimiento

La mejora continua en los sistemas de gestión de cumplimiento se enmarca en torno al ciclo PHVA:

Planificar: alude al compromiso que debe existir en todos los niveles de la organización, de modo que se establezca de forma muy clara cuál es el alcance de la política de cumplimiento, quiénes tendrán determinadas responsabilidades y funciones.

Fijar cuáles son los riesgos al incumplir y gestionar los mismos es otra actividad propia de la planificación y es uno de los aspectos más relevantes.

Hacer: En este apartado nos referimos al nivel de consciencia y competencia que deben tener los colaboradores de la organización. Las políticas y objetivos de cumplimiento requieren ser comunicadas, las personas necesitan instrucción para elaborar los controles, procedimientos y documentación necesaria.

Verificar: La eficacia de las medidas tomadas pueden ser evaluadas mediante auditorías internas, revisiones de gestión, seguimiento, medición, discusión de preocupaciones, procesos de investigación, gestión de denuncias, entre otros.

Actuar: La mejora debe hacerse presente en todos los aspectos de la organización: legales, sociales, culturales, tecnológicos, financieros, estructurales, ambientales… Y atañe a clientes, partes interesadas e inversionistas.

De acuerdo a la norma ISO 37301, que se encuentra en su fase FDIS, la organización deberá mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y efectividad del sistema de gestión de cumplimiento. Y si ese SGComp debe ser cambiado, cada modificación tiene que hacerse de manera planificada, pues hay aspectos cruciales a considerar:

• El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales.
• El diseño y eficacia operativa del sistema de gestión de cumplimiento.
• La disponibilidad de recursos adecuados.
• La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

Las normas ISO se nutren de la filosofía Kaizen, un método japonés que se basa en la mejora continua, en cambios positivos y beneficiosos que pueden ser pequeños, pero constantes, llevados a cabo por cada miembro de la organización, con el fin de detectar problemas, revisar fallas operacionales, encontrar soluciones, y optimizar procesos. Los cambios que propone este método no son grandes y especialmente transgresores, sino que son pequeños y realizables por cada colaborador. El poder de estas acciones yace en la continuidad. Por ejemplo, si cada día mejoramos un aspecto de nuestro lugar de trabajo, al final del año dispondremos de 365 mejoras y eso será capaz de producir cambios importantes.

Software ISOTools

El kaizen muestra que la estrategia para la mejora de la calidad de los procesos tiene como base un pensamiento basado en la cultura de la mejora continua en toda la organización, y la capacidad para analizar la causa – raíz de los problemas que impiden que su Sistema de Gestión tenga un desempeño positivo.

El Software ISOTools le ofrece una serie de funcionalidades que le ayudarán en este proceso, gracias a su pronta respuesta y en tiempo real, frente a cualquier incidencia que tenga lugar en los procesos.

La mejora continua nunca fue tan sencilla. ¿Quiere conocernos?

Calidad 4.0

En los últimos años se han llevado a cabo importantes avances en los campos de la conectividad, la movilidad, el análisis de datos y la sistematización de procesos. En el contexto de toda esta serie de innovaciones surge la denominada Industria 4.0 y con ella la Calidad 4.0. Dos conceptos que están tomando forma a nuestro alrededor en estos momentos.

Calidad tradicional vs calidad 4.0

La denominada como Calidad 4.0 no es que vaya a sustituir a los métodos tradicionales de calidad. Tampoco se podría decir que se trata de una nueva tecnología, sino más bien, se entiende como la oportunidad de mejorar lo que ya se tiene mediante la digitalización de procesos y la interacción de las personas.

No conformidades, análisis de datos, interacción con los clientes, gestión de productos y servicios o mejora continua, son procesos a los que si se le aplica un desarrollo de software apropiado podrían llevarse a cabo de una mejor manera.  Esto permitirá un mayor rendimiento en aquellos procesos y tareas que ya son realizados. Con ayuda de la calidad 4.0 se alcanzarán mayores oportunidades.

Los profesionales del sector hablan de la calidad 4.0 como aquella que se aplica a los procesos de calidad adecuados a la ya más que conocida industria 4.0. Esta consiste en la conexión integral de las personas, las máquinas y los datos de nuevas maneras.

Como es bien sabido, la cuarta revolución industrial, en la que se engloba la industria 4.0, democratiza la tecnología que anteriormente solo eran accesible para unos pocos especializados, e introduce capacidades transformadoras en las organizaciones. Dentro de estas capacidades de transformación se encontrarían las relacionadas con el ámbito de la calidad.

Calidad 4.0 vs personas

Todo avance tecnológico o mejora técnica en el sector laboral siempre ha sido mirado por algunos sectores de la sociedad con cierto rechazo. El motivo fundamental se debe al miedo a que dicha tecnología pueda sustituir al trabajo de las personas. Partir de esta perspectiva es uno error debido a que la tecnología por sí sola no puede analizar y tomar decisiones finales. Las cuales dependen directamente del hombre.

Aunque se cuente con aplicaciones o sistemas operativos muy buenos, si no contamos con las personas, los resultados no serian tan eficaces. El objetivo de la calidad 4.0 no es el de gestionar el sistema de calidad de una organización a través de un super robot. Más bien, el objetivo de la calidad 4.0 consiste en poner al alcance de los responsables SGC una serie de instrumentos que les permitan automatizar, analizar y obtener resultados positivos de una manera más sencilla, correcta y que aporte mayores beneficios a las organizaciones en las que trabajan.

3 pasos clave a la hora de implementar un sistema de calidad 4.0 en una organización

Para implementar un sistema de calidad 4.0, toda organización deberá de plantearse una serie de cuestiones previas a llevar a cabo:

1. Primeramente se deberá de analizar detenidamente la realidad de la organización en la que se aplicaría la Calidad 4.0 así como los beneficios que aportaría en el desempeño empresarial.
2. Una vez que tengamos claros los beneficios que la calidad 4.0 nos puede aportar, será muy importante analizar la situación actual en la que se encuentra nuestra organización. En esta labor pueden ser de mucha utilidad análisis como PEST y FODA.
3. Seguidamente, habrá que procedimentar y establecer prioridades entre las iniciativas de calidad a aplicar para desplegar la Calidad 4.0.
4. Una vez tengamos todo esto claro, faltaría un paso final, relacionado directamente con el proceso de implementación en sí: educar y formar al personal para que asimile el cambio de la mejor manera posible.

Si todos estos pasos se llevan a cabo de forma adecuada, el proceso de implementación será mucho más sencillo y fácil de ejecutar.

Como conclusión, indicar que aunque a lo largo del proceso se encuentren obstáculos como: la falta de recursos, el déficit de cultura de calidad (que puede ser solucionado con la formación) así como determinadas amenazas específicas de cada organización, estos no deben ser una limitación para la digitalización de la calidad.

Software ISOTools, tu mejor aliado para la dar el salto a la calidad 4.0

En este artículo hemos definido la calidad 4.0, hemos hablado de su relación con la cuarta revolución industrial y cuáles son los aspectos más importantes de la misma. Depende de usted valorar si es conveniente o no para su empresa pasarse a este nuevo concepto, mucho más innovador y revolucionario.

Desde ISOTools, queremos ofrecerle una herramienta que le ayudará a iniciar la adaptación de su empresa poco a poco. Con nuestro Software ISOTools Excellence, podrá automatizar los procesos relacionados con la gestión de la calidad.

Nuestra herramienta le permitirá ahorrar un 50% de tiempo a la hora de tomar acciones correctivas, ahorrar dinero y eliminar documentos físicos, gestionar no conformidades. Todos los procesos quedarán automatizados mientras los gestiona desde cualquiera de sus dispositivos.

ISO DIS 22301

Hoy en día, las actualizaciones de las normas ISO están dirigidas a facilitar la integración y comprensión de las mismas. Y como no podría ser de otra forma, así lo hace ISO DIS 22301.

El apartado en el que nos centraremos es uno de los apartados más importante y que comprenden la mayoría de normas ISO, la mejora.

La mejora según ISO DIS 22301 está recogida en el punto 10 de la norma. Este apartado engloba las no conformidades y acciones correctivas y también la mejora continua.

No conformidades y acciones correctivas

Este subapartado nos indica cuáles son las pautas que debemos seguir para realizar una correcta gestión de la norma ISO DIS 22301.

En caso de que una no conformidad ocurra, la organización deberá actuar realizando las siguientes acciones:

En primer lugar, si sucede una no conformidad, la organización deberá reaccionar ante ella siempre que sea posible. Existen dos posibles acciones, poner en práctica medidas para controlar y corregir la situación en la medida de lo posible, o, gestionar consecuencias de forma que causen el menor impacto posible en la organización.

En segundo lugar, nos indica que es necesario evaluar y examinar la necesidad de las acciones que ayuden a eliminar las causas de la no conformidad. Esto se hace con el objetivo de evitar que dicha no conformidad se repita u ocurra en otro lugar.  Para conseguirlo, hay que seguir los siguientes pasos:

• Revisar la no conformidad: esto se utiliza para conocer información (cómo ha sucedido, por qué, dónde…).
• Determinar las causas de la no conformidad: es importantísimo conocer las causas para analizarlas, evitar que vuelva a suceder una no conformidad por el mismo motivo.
• Investigar si existen no conformidades similares o aquellas que potencialmente podrían darse.

Estos tres puntos se podrían resumir en realizar un concienzudo análisis de la no conformidad para determinar las causas de la misma e investigar si existen similares.

El siguiente punto que nos encontramos nos indica que es necesario implementar cualquier acción que se necesite. Este punto es bastante lógico. Si nuestro Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio basado en la norma ISO DIS 22301 presenta una no conformidad y conocemos que medida podría ayudar a evitarla, debemos implementarla lo antes posible.

A continuación, el siguiente paso que debemos realizar es otra revisión. Sin embargo, la revisión que debemos realizar recae sobre la efectividad de las acciones correctivas que tomamos o implementamos en el punto anterior. El objetivo es determinar si estas han sido útiles o no a la hora de tratar con la no conformidad.

La última pauta que nos indica seguir este subapartado consiste en realizar cambios en nuestro Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio basado en ISO DIS 22301. Es posible que ya tengamos nuestro sistema establecido. Sin embargo, si encontramos fallos, no conformidades, ineficiencia del mismo… podemos realizar cambios para solucionar dichos problemas y así mejorarlo.

Información documentada

La información documentada es uno de los puntos que la norma ISO DIS 22301 tiene en común con muchas otras normas ISO actualizadas.

Es muy importante que la organización conserve la información documentada y así poder tener pruebas y respaldar la información sobre la naturaleza de la no conformidad y las acciones que se han tomado como consecuencia de la misma y, al mismo tiempo también de los resultados de esas acciones correctivas que se han tomado para analizar los resultados.

Mejora continua

Al igual que sucede con la información documentada, la mejora continua es un punto que se ha vuelto imprescindible y que comparten la mayoría de sistemas de gestión basados en normas ISO.

Este punto nos indica que la organización, deberá mejorar continuamente la sostenibilidad y adecuación de la efectividad del Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio. Es decir, es posible que nuestro sistema sea efectivo y no presente no conformidades frecuentemente y sea efectivo. Sin embargo, si existe la posibilidad de mejorarlo con determinadas acciones o procesos a seguir, debemos tomar la decisión de ponerlas en prácticas y así seguir mejorándolo.

La organización deberá considerar los resultados del análisis y evaluación de la revisión realizada por la organización. Todo esto con el objetivo de determinar si existen necesidades u oportunidades que se deban tener en cuenta como parte de la mejora continua.

Software ISOTools

Existen numerosos motivos para decidirse a implementar un Sistema de Gestión de cualquier tipo, como podrían ser la consecución de ciertos estándares de calidad, respetar medio ambiente, garantizar seguridad informática o en el trabajo, etc. En el caso de la norma ISO DIS 22301, lo que se busca es la continuidad de negocio, es decir, que nuestra organización pueda seguir adelante en caso de que surjan algunos obstáculos en su camino. Por ese motivo, le ofrecemos el software ISOTools Excellenece, que le ayudará a optimizar y automatizar el sistema de su empresa de modo que pueda destinar esos recursos ahorrados a otros fines.

Formación en ISO 9001

La norma ISO 9001 es uno de los estándares de gestión de la calidad más implantados en las empresas a nivel mundial. Esta certificación especifica los requerimientos necesarios en la implantación y mantenimiento de un sistema de gestión de calidad, así mismo, permite a las organizaciones de cualquier sector demostrar la satisfacción de sus clientes y asegurar que trabajan por mantener y mejorar la calidad de los productos o servicios que ofrecen.

Las empresas se interesan por obtener esta certificación para así garantizar a sus clientes la mejora de sus productos o servicios y estos a su vez prefieren empresas comprometidas con la calidad. Por lo tanto, las normas como la ISO 9001 se convierten en una ventaja competitiva para las organizaciones.

Beneficios de la formación en ISO 9001

Centrándonos en el punto de vista empresarial y estratégico, sabemos que la obtención de una certificación ISO 9001 proporciona grandes beneficios a las organizaciones, y por contradictorio que parezca, dada la inversión en recursos que necesita, consigue que las empresas rentabilicen dicha inversión, pues la mejora en su imagen y competitividad se hacen evidentes a medio y largo plazo. Imagine una empresa que ofrece productos de mala calidad, frente a otra con un sistema de producción en constante evaluación y mejora continua, ¿Cuál de las dos cree que tiene más oportunidades de incrementar sus ventas?

Uno de los recursos sobre los que una empresa debe invertir es en la formación y capacitación de sus empleados. Ante la necesidad de mantener las actividades de seguimiento, control y mejora continua que exige la norma para cada proceso certificado, la actualización y formación en ISO 9001 del personal que la gestiona es decisiva, y redundará en beneficio de la empresa a corto plazo.

La propia norma, cuando hace referencia a las competencias, establece en uno de sus apartados la necesidad de aplicar acciones formativas para adquirir las competencias necesarias entre el personal de la misma. Estas por su puesto deberán de ser evaluadas para comprobar que su  ejecución se ha llevado a cabo  de manera correcta y ha tenido sentido dentro de la organización.

Formación en ISO 9001 adaptada a los perfiles de su empresa

Conseguir y mantener la excelencia es el objetivo de muchas empresas. Teniendo en cuenta esta filosofía, la Escuela Europea de Excelencia, al ser parte del grupo ISOTools Excellence, que está en contacto constante con las necesidades de gestión de calidad de medianas y grandes empresas de Europa y Latinoamérica, es consciente de que las empresas necesitan cada día más personal propio y auditores cualificados en ISO 9001.

Una organización orientada a la excelencia debe reconocer la importancia de que sus empleados tengan las habilidades, conocimientos y aptitudes necesarios para gestionar eficazmente la calidad de sus productos o servicios, así como, identificar las necesidades formativas según el perfil del empleado dentro del sistema de calidad.

Bajo esta premisa, la Escuela Europea de Excelencia ofrece una serie de programas de formación en ISO 9001 que cubren los diferentes niveles y responsabilidades en el sistema de gestión: alta dirección, auditores internos, mandos intermedios, etc.

Muchos profesionales necesitan un conocimiento profundo de la gestión de recursos dentro del proyecto de calidad y, para el cual, la Escuela Europea de Excelencia recomienda su programa más reconocido: Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015.

Diplomado en Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 Escuela Europea de Excelencia

El Diplomado Gestión de la Calidad ISO 9001:2015, cuya 24º Edición iniciará el próximo 4 de mayo, ayudará al alumno a comprender de forma integral y práctica el contenido de la norma ISO 9001, según la última actualización de 2015, capacitándolo para implementar y auditar con éxito este estándar en su organización.

Este diplomado será impartido por: Lucía Elena Navarrete, Máster en Gestión Ambiental y de la Calidad de la Empresa; Elidé Sedas, Instructora y facilitadora para INLAC y ASQ sobre ISO 9001; y, Nicolás Bedoya, Auditor y Consultor de Calidad y Gestión Estratégica, quienes, gracias a su experiencia profesional, ayudarán a los participantes a dar un enfoque práctico a la formación recibida.

Además, los alumnos de este diplomado obtendrán un certificado expedido por la Escuela Europea de Excelencia y avalado por el Instituto de Especialización para Ejecutivos de México, dándoles la posibilidad también, de contar con su certificado de Auditor Interno ISO 9001:2015 emitido por ERCA.

Empresas constructoras y mineras

Las empresas constructoras y mineras suelen contar con sistemas de gestión enfocados a diversos procedimientos dentro de su ámbito empresarial. Medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, riesgos, seguridad en el transporte, quejas de clientes o continuidad de negocio, suelen ser algunos de los aspectos que más preocupan a este tipo de compañías.

Para llevar a cabo toda esta serie de procedimientos, las organizaciones suelen contar con sistemas de gestión que les ayudan a operar en cada una de las áreas del negocio con el fin de alinearlas con los objetivos de la empresa.

Por otro lado, es muy importante contar con certificaciones normativas de cada uno de estos sistemas de gestión, con el objetivo de que aporten valor a la compañía y le ayuden a conseguir una mayor eficiencia en sus procesos internos, así como a alcanzar una mejor gestión de incidentes. Esto lógicamente reportará una buena imagen y el reconocimiento por parte de clientes y proveedores. Las certificaciones más frecuentes en este tipo de compañías suelen ser: ISO 9001, enfocada a clientes; ISO 14001, enfocada al medio ambiente; OHSAS 18001; o ISO 45001, que sustituye a la anterior, enfocadas a la salud y la seguridad de los trabajadores; entre otras.

En muchos casos, esta serie de sistemas de gestión suelen ser independientes, provocando una enorme dificultad a la hora de integrar y reunir datos de manera ágil. Esta labor de reunión de datos independientes duplica el esfuerzo, el tiempo y los costos de las compañías, que tienen que dedicar recursos exclusivos a llevar a cabo esta labor. Entre los mayores inconvenientes que se pueden encontrar al trabajar con sistemas de gestión independientes, hay que destacar:

• Una mayor burocracia
• Manejo de grandes cantidades de documentos
• Menos eficiencia de recursos
• Pérdida de visión global
• Desmotivación del personal al frente de esta labor

Integrar sistemas, la tendencia hacia el modelo de calidad total

Analizando detalladamente los diversos estándares con los que se trabaja, podremos ver que muchos de ellos se basan en fundamentos de gestión comunes, que tienen objetivos similares: satisfacer a las partes interesas, contribuir a la mejora continua y el enfoque basado en procesos. No hay que olvidar que las normas mencionadas anteriormente comparten la misma estructura, a través del Anexo SL, del que hablaremos más adelante.

Un sistema de Gestión Integrado en Minería y Construcción, es de vital importancia para las empresas de ambos sectores. En muchos países de América la economía del país se basa tanto en la minería como en la construcción, por lo que es imprescindible optimizar los procesos para que sean más efectivos y eficientes, obteniendo así mejorar resultados.

Con el fin de lograr mejorar su gestión, las empresas constructoras y mineras han sido pioneras en la implantación y obtención de la certificación relativa a las normas internacionales de calidad.

Es muy frecuente el caso de empresas que contaban con varios sistemas de gestión, los cuales se encontraban desintegrados, es por ello que se procede a reorganizarlos para proceder a su integración. Esto plantea una serie de problemas relacionados sobre todo con la relación de los diversos departamentos, ya que es muy frecuente que sean departamentos distintos los que gestionan los diversos sistemas.

Un sistema Integrado de Gestión de calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral es la solución para las empresas constructoras y mineras, ya que permite un control de las actividades desarrolladas y de los posibles riesgos que interfieren en alcanzar la mejora continua.

Entre las principales mejoras que puede aportar un Sistema de Gestión Integrado, cabrían destacar las siguientes:

• Mejora del rendimiento y la rentabilidad
• Mejora de la satisfacción e incremento de valor a los clientes
• Genera confianza y seguridad a los empleados, accionistas y socios
• Favorece la mejora continúa aumentando la competitividad
• Suprime riesgos de incidentes y accidentes
• Optimiza la gestión sin duplica el esfuerzo
• Unifica objetivos
• Refuerza la cultura de calidad total

Conoce más detenidamente los beneficios de integrar sistemas de gestión haciendo clic en el siguiente enlace

La alineación de normas, una cuestión cada vez más sencilla

Cuando hablamos de integración de sistemas no solo hay que pensar en la triada calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Sino que podemos pensar en cientos y miles de combinaciones con otras normas como eficiencia energética, seguridad alimentaria, seguridad de la información, así como normas específicas en cada sector.

Las normas cada vez están más alineadas, sobre todo desde la adopción del Anexo SL en las diversas normas el año 2012. Este permite que las diversas normas compartan conceptos y estructura, de manera que cada vez es más sencillo llevar a cabo su integración. Habrá que poner más esfuerzo en encontrar la herramienta adecuada a proceder a esa integración total.

Sistemas de gestión integrados con ISOTools Excellence

La plataforma tecnológica ISOTools Excellence, permite a las organizaciones integrar sus Sistemas de Gestión de manera automatizada, logrando que sean más eficientes y eficaces y resolviendo muchos de los problemas asociados a la gestión manual, ayudando a lograr así mejoras en la gestión del día a día y, por tanto, en los resultados que obtienen.

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión es mucho más simple si se cuenta con las herramientas necesarias, como la plataforma ISOTools, que permite integrar varios estándares ISO de forma fácil y eficaz.

ISO DIS 22301

El momento actual por el que pasa el mercado y el mundo en general, exige a las compañías poder demostrar niveles óptimos de preparación, reacción y recuperación ante cualquier tipo de crisis e incidente. Esta situación ha disparado la demanda por parte de las organizaciones de servicios de mentoring en materia de gestión de crisis y continuidad de negocio, con el objetivo de que en un corto tiempo se pueda llevar a cabo una evaluación estratégica del negocio y de sus capacidades de recuperación frete a diversas interrupciones del mismo.

Ante posibles crisis provocadas por situaciones externas o internas en la compañía, se pueden ver comprometidos muchos factores: su personal, sus procesos, sus activos, su información e infraestructura tecnológica, etc. En este caso será la propia dirección quien debe de afrontar esa labor de cohesión y adaptación al cambio con el objetivo de poder continuar sin que el negocio se vea comprometido.

Continuando con el análisis del borrador de la nueva versión de la ISO 22301, en la que se estructuran y se indican los requisitos que se deben llevar a cabo a la hora de implementarla y mantener el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio, nos vamos a centrar en una cuestión clave a la hora de implantar dicha normativa: el liderazgo de la compañía. Un aspecto que se desarrolla a lo largo de los puntos 5 del borrador de la que será la nueva ISO 22301 y que poco a cambiado con respeto a la normativa vigente.

Llevar a cabo una buena labor de liderazgo dará lugar a una buena planificación a la hora de implantar el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio en la organización, por tanto, se trata de una labor clave de cara a enfrentarse a cualquier situación de crisis que pueda comprometer la continuidad de una compañía.

Es evidente que aspirar a implantar un Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio no es tarea fácil. Se deben cumplir una serie de requisitos que se adapten a la magnitud y el tipo de impacto que la compañía puede o no superar después de una interrupción. Estos pueden ser de lo más variados: legales, regulatorios, organizativos y de la industria de la empresa, productos y servicios prestados, procesos empleados, tamaño y estructura de la empresa, y los requisitos de las partes interesadas. Para cumplir con todos ellos, la organización es un factor clave.

La alta dirección y su compromiso ante la continuidad de negocio

Según ISO DIS 22301 una de las claves para la certificación de la normativa será el compromiso por parte de la alta dirección. Esta idea no solo se desarrolla en el punto 5 del borrador, el cual analiza detenidamente el asunto, sino que se anticipa en otros puntos previos. Según este, la alta dirección deberá mostrar liderazgo y compromiso con respecto al Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio mediante las siguientes acciones:

1. Garantizando que la política y los objetivos de continuidad de negocio estén establecidos y sean compatibles con la dirección estratégica de la organización.
2. Asegurando la integración de los requisitos del Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio en los procesos de negocios de la organización.
3. Asegurando que los recursos necesarios para llevar a cabo el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio estén disponibles.
4. Comunicando la importancia de la continuidad comercial efectiva y cumpliendo con los requisitos del Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio.
5. Asegurando que el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio logre los resultados previstos.
6. Apoyando al personal para que contribuya a la efectividad del Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio.
7. Apoyando otros roles de gestión relevantes con el fin de demostrar su liderazgo y compromiso en sus áreas de responsabilidad
8. Promoviendo la mejora continua

Hay que señalar que poco a cambiado este aspecto desde la publicación de última versión de esta norma en el año 2012.

La política de continuidad de negocio

Esta deberá ser adoptada de modo global en la compañía, de forma que su sistema de gestión no sea un aspecto anecdótico, sino que esté implantado de manera integral, por tanto, deberá:

a) Estar disponible como información documentada

b) Ser comunicada dentro de la organización

c) Estar disponible para las partes interesadas, según corresponda

La alta dirección deberá por tanto implicar al resto de cargos de la compañía, responsabilizándolos de que se cumplan los requisitos que establece el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio y que comuniquen estos requisitos a las personas a su cargo para que también lleven a cabo dicho cumplimiento.

Software ISO 22301

Bajo un enfoque por procesos conforme al ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), La plataforma tecnológica para la gestión de la excelencia ISOTools permite a las organizaciones estar preparadas ante posibles incidentes tecnológicos, naturales, o de cualquier otra naturaleza que puedan poner en riesgo la continuidad de su actividad.

ISOTools es un software que permitirá simplificar considerablemente las tareas derivadas de la implementación del estándar ISO 22301 para los Sistemas de Gestión para la Continuidad de Negocio.

Con ISOTools es posible gestionar el contexto de la organización, el liderazgo y la planificación, logrando la simplificación de la ejecución de tareas derivadas de la identificación y gestión de riesgos, reduciendo así los periodos de inactividad y la posibilidad de ocurrencia y costes, permitiendo que las organizaciones cuenten con las medidas necesarias

ISO DIS 22301

Como bien sabemos el pasado 4 de enero de 2019 fue publicado un nuevo borrador de la norma ISO/DIS 22301, la cual especifica la estructura y los requisitos que se deben tener en cuenta la hora de implementarla y mantener el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio.

En un post anterior ya tuvimos la ocasión de analizar las novedades generales que presenta dicho borrador sobre la pasada edición de año 2012, haciendo especial referencia al punto primero en el que se realiza una introducción de carácter genérico sobre los principales cambios que se introducen y cómo van a ser tratados.

Para conocer estas novedades generales más detenidamente puedes consultar el post haciendo click aquí.

En los puntos segundo y tercero analizan las referencias normativas del borrador (que no las hay) y los principales términos y definiciones respectivamente.

Los términos y definiciones de las normas ISO son aclaraciones que recogen conceptos e ideas para llevar a cabo la gestión de la normativa en sí, lanzando referencias a determinadas partes de la misma en la que se tratan de una manera más completa. En este caso se enumeran hasta 56 términos entre los que se encuentran: la actividad, las diversas continuidades, competencias, verificaciones, revisiones entre otros muchos conceptos…

El punto cuarto trata el aspecto que vamos a analizar: Los requisitos necesarios para establecer el contexto del Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio en una organización, junto con las necesidades, requisitos y alcance que debe tener la misma. A lo largo de 4 apartados:

Comprensión de la organización y su contexto

En este primer apartado se especifica que la organización deberá determinar cuáles son los problemas más importante tanto a nivel externo como interno, para así poder analizar si va a ser posible alcanzar los resultados previstos en su Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio.

Se especifica que los problemas se van a ver influenciados por varios factores clave de la compañía como: sus objetivos generales, sus productos y servicios y la cantidad y el tipo de riesgo que puede o no puede tomar.

Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Al implantar su Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio, la organización deberá determinar dos aspectos fundamentales:

1. Cuáles son las partes interesadas de la compañía que son relevantes para el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio.
2. Que requisitos deben tener o cumplir dichas partes interesadas.

Una vez visto esto se deberá pasar a contemplar los requisitos legales y reglamentarios a tener en cuenta, ya que la organización deberá adoptar varios protocolos:

1. Lo primero que debe tener en cuenta es que se habrá que implementar y mantener un procedimiento para identificar, acceder y poder evaluar los requisitos legales necesarios. También se tendrán que analizar los requisitos regulatorios relacionados con la continuidad de sus productos y servicios, procesos y actividades y recursos, así como los intereses de las partes interesadas más relevantes.
2. También se tendrán que garantizar que estos requisitos legales, reglamentarios y de cualquier otra índole se tengan en cuenta en el Sistema de Gestión de Continuidad de Negocio.
3. Finalmente señalar la importancia de mantener toda esta información y mantenerla actualizada.

Determinación del alcance del Sistema de Gestión de la Continuidad de Negocio.

Con esta determinación se podrán establecer tanto los límites el alcance como el alcance del Sistema de Gestión de Negocio, teniendo en cuenta varios aspectos tratados anteriormente:

1. Las problemáticas a nivel externo e interno que se mencionaban en el apartado primero de este cuarto punto.
2. Los requisitos legales y reglamentarios que recoge el apartado segundo, que se deben tener en cuenta para comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Toda esta información deberá estar disponible como información documentada del propio Sistema de la Continuidad de Negocio.

Finalmente se señala que la organización deberá llevar a cabo una mejora continua del Sistema de Gestión de la Continuidad de Negocio, documentando y dejando.

Software ISO 22301

Bajo un enfoque por procesos conforme al ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) , La plataforma tecnológica para la gestión de la excelencia ISOTools permite a las organizaciones estar preparadas ante posibles incidentes tecnológicos, naturales, o de cualquier otra naturaleza que puedan poner en riesgo la continuidad de su actividad.

ISOTools es un software que permitirá simplificar considerablemente las tareas derivadas de la implementación del estándar ISO 22301 para los Sistemas de Gestión para la Continuidad de Negocio.

Con ISOTools es posible gestionar el contexto de la organización, el liderazgo y la planificación, logrando la simplificación de la ejecución de tareas derivadas de la identificación y gestión de riesgos, reduciendo así los periodos de inactividad y la posibilidad de ocurrencia y costes, permitiendo que las organizaciones cuenten con las medidas necesarias.

Auditoría interna

En el artículo de hoy, vamos a hablar de uno de los elementos que afectan a la mayoría de las empresas, las auditorías internas.

Una auditoría interna es un proceso bastante complejo. Requiere que haya una preparación previa exhaustiva. En general, implica un proceso de revisión, evaluación y validación. Si queremos aplicarlo a alguna norma ISO en concreto, ese proceso de revisión, evaluación y validación debe seguir las directrices que la norma exija.

Es importante realizar auditorías para encontrar posibles problemas en cuanto a la consecución de los objetivos de la empresa. Con una auditoría interna se encontrarán los elementos que se deben solucionar evitando así que no se consigan los objetivos establecidos por la dirección de la empresa.

A continuación, vamos a dar una serie de consejos para tener éxito con sus auditorías internas.

Primero, sé previsor

Como hemos dicho, una auditoría interna es un proceso complejo, por lo que la antelación y la previsión con los detalles de una auditoría interna le ayudarán a pasarla. Es por eso, que el responsable de acompañar al auditor durante el proceso, debe tener todo listo, podrá facilitar todos los datos e información que el auditor necesite. Otro consejo, a su vez, podría ser realizar simulacros. Así se podrían descubrir los posibles errores en los puntos a evaluar y solucionarlos antes de la auditoría real.

Segundo, tareas pendientes

Una auditoría interna implica un proceso de mejora continua dentro de las empresas. Por lo tanto, podría tener como referencia otras auditorías y observar cuáles eran las no conformidades pendientes de resolver. Hay que resolver esas tareas pendientes antes de pasar la siguiente auditoría para así pasarla sin problema y no cometer los errores que teníamos pendientes de resolver. En el caso de que sea la primera auditoría que pasa nuestra empresa, podemos recurrir a ayuda externa para que nos ayuden.

En este apartado hemos hablado sobre mejora continua. Está basada en el conocido ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) y es uno de los pilares de las nuevas normas ISO.

Tercero, tiempo

El proceso de auditoría interna no debe realizarse a la ligera. Debe tomarse el tiempo que sea necesario con el objetivo de realizar los controles y verificaciones con detalle. Como consejo, podría cancelar las actividades empresariales rutinarias y formar a los empleados para ayudar lo máximo posible durante la auditoría.

Cuarto, checklists

El uso de checklist es una herramienta sencilla que puede ayudar tremendamente tanto en procesos de auditoría como a la empresa en general.

Precisamente recientemente publicamos un artículo sobre cómo las checklists pueden ayudar a su empresa, visítalo aquí si deseas informarte.

Sabemos que podemos incluir una serie de ítems o elementos a realizar e ir marcándolos una vez que se hayan completado. Sus ventajas radican en que de una forma simple y rápida podemos comprobar lo que se ha realizado hasta el momento. Evitando errores humanos, facilitando la comunicación con otras empresas, organización… entre otras muchas ventajas.

En el caso de una auditoría interna podríamos realizar unas checklists con los documentos necesarios que debemos presentar y con el plazo de tiempo de entrega adecuado.

Quinto, atención con las plantillas y patrones genéricos

Es cierto que utilizar la herramienta de checklist nos ayudará tanto a la empresa como en el proceso a la hora de realizar auditorías internas. ¿Cuál es el problema? El problema nos viene cuando utilizamos alguna plantilla genérica o utilizada en diferentes empresas.

Esto es un grave error que se comete, ya que la realidad de cada empresa es diferente y se necesita que cada checklist que se confeccione esté ajustado a las necesidades de cada una. Por lo tanto, lo recomendable es realizar las nuestras propias. De esta forma, se conseguirá sacar el máximo rendimiento de la herramienta y obtener los máximos beneficios de esta.

Software ISOTools

Está claro que uno de los principales motivos para realizar una auditoría no es otro que obtener una certificación en alguna norma ISO. Bien, una vez que se cumplen los requisitos exigidos por la norma y se han pasado las auditorías para disponer de la certificación, llega una de las partes más difíciles, mantener la certificación.

Para eso, le presentamos el software ISOTools. Una potente herramienta desarrollada por una consultora con 20 años de experiencia con el objetivo de optimizar los sistemas de gestión y los procesos. Nos aportará grandes beneficios tanto organizativos como económicos y de ahorro de tiempo. Pero no nos crea a nosotros, pregunte a alguna de las más de 1.900 empresas que trabajan con nosotros.

ISO 9001

En el artículo de hoy vamos a recordar algunas preguntas claves sobre la norma ISO 9001. No queremos que olviden que el periodo de transición llega a su fin. Por lo que todas las empresas certificadas en la versión anterior, y que no se hayan pasado a la nueva versión, perderán el certificado. Así que, ¡no esperen a que llegue septiembre e inicien la transición!

Antes de entrar en la materia con las preguntas clave, vamos a aclarar a nuestros nuevos lectores qué es la norma ISO 9001 e información a tener en cuenta, para ello, hagan clic en este enlace.

Sin más dilación, pasamos a las preguntas.

¿Qué es el Anexo SL?

Una de las novedades que trae consigo la nueva norma ISO 9001 es el Anexo SL. Es un documento que contiene la estructura de alto nivel desarrollada por la ISO para proporcionar unas bases con una estructura universal. Este documento está formado por los términos y definiciones que tienen en común todas las normas de los sistemas de gestión. Su objetivo es facilitar que se cumplan los requisitos que las diferentes normas exigen.

¿Sigue siendo obligatorio el manual de calidad?

En esta nueva versión de ISO 9001, el manual de calidad antes exigido ya no es obligatorio. No obstante, tenerlo aportará grandes beneficios para la empresa. Por lo que si usted disponía de un manual con su anterior certificación debería mantenerlo.

¿Cambia algo en la dirección?

Anteriormente, debía haber un representante establecido por la gestión. Y, aunque ahora eso no es obligatorio, las funciones que este desempeñaba siguen siendo obligatorias. Sigue siendo necesario que haya un representante del sistema de gestión, pero no tiene por qué ser el responsable de calidad.

¿A qué nos referimos con el pensamiento basado en riesgos?

Este es uno de los mayores cambios de ISO 9001. En la versión de 2008, el equipo de calidad de la organización era el encargado de intentar evitar problemas mediante acciones preventivas. El motivo del cambio es que no siempre se detectaban los problemas en todos los niveles de la organización, por lo que no se conseguía de forma uno de los principios de esta norma como es la mejora continua.

Esto hizo que la nueva versión se encargase de que toda la empresa tuviese en mente el concepto del riesgo para que se pudiese prever de forma más eficientemente en todos los niveles, evitando que lleguen problemas a los clientes.

¿Cuáles son las razones para adoptar un pensamiento basado en riesgo?

Son 3 principalmente:

• Implantar una mejor cultura de prevención.
• Asegurar la calidad de los bienes y servicios que ofrece la empresa
• Aumentar la satisfacción y confianza del cliente

¿Si cumplo con la norma ISO 31000 cumplo los requisitos sobre riesgos de ISO 9001?

La norma ISO 31000 está centrada en la gestión de riesgos, por lo que sus requisitos serán mucho más exigentes que los que exige ISO 9001 sobre estos. En otras palabras, si disponemos de ISO 31000 cumpliremos de sobra con los requisitos de ISO 9001.

Hasta ahora, llevamos ya bastantes preguntas respondidas sobre la norma, pero, si aún desean tener más información, hagan clic el enlace que explica qué debemos saber sobre la norma.

Todavía se sigue utilizando el ciclo PDCA (Plan Do Check Act o Planear Hacer Verificar Actuar)

No solo se sigue trabajando en torno al ciclo PDCA, sino que la nueva versión es más explícita.

¿Se debe seguir una metodología específica para utilizar el sistema de gestión?

Una de las ventajas de ISO 9001 es que su sistema de gestión se puede utilizar como recurso preventivo. Estas acciones preventivas se expresan como enfoques basados en riesgo, uno de los requisitos del sistema de gestión de calidad. Sin embargo, no hay exigencia formal para gestionar los riesgos o procesos de una determinada forma. Pero sí deben estar documentados.

¿Hay que usar FMEA o planes de control?

Primero, hay que explicar lo que es FMEA. Viene de sus siglas en inglés, Failure Mode Analysis and Effects. Es una herramienta simple, versátil y poderosa que sirve para identificar los defectos en el proceso que tendrían que ser eliminados o reducidos.

La respuesta es sencilla, ni uno ni otro son obligatorios, aunque, sí recomendables. Ya que son herramientas muy útiles para identificar áreas de riesgo.

Software ISOTools

Si usted ya disponía un sistema de Gestión basado en la anterior norma ya sabrá que a pesar de todas las ventajas que aporta a la organización, en muchas ocasiones realizar una gestión adecuada es complicado. Y, aunque la nueva versión facilita mucho esta tarea, el trabajo sigue siendo complejo.

Para poner solución a este problema le presentamos el Software ISOTools Excellence. ¿Por qué? La respuesta es simple. No solo podrá tener un control total sobre el Sistema de Gestión, sino que podrá disfrutar del software en múltiples dispositivos y sin conexión. Estas son solo algunas de las múltiples que ofrece el software, pero, si desea conocer más visite el siguiente enlace.

ISO 9001

El borrador de la Nueva ISO 9001 versión 2015 tiene en cuenta a la organización y el entorno.

En el hacen referencia a diferentes aspectos de entorno: el entorno externo e interno de la organización, el entorno en el que se realizan las operaciones que constituyen un proceso y el entorno como un elemento variable que repercute en el sistema y en la organización.

El entorno está incluido en los siguientes apartados del borrador de la Nueva ISO 9001:2015

4.1 Comprender la organización y su contexto

6.3 Planificación de los cambios

7.3.1 Entorno del proceso

En el apartado 4.1,el borrador señala a la organización como la responsable de definir los problemas que se den en su entorno, tanto interno como externo, los que sean significativos para  el progreso del plan estratégico de la organización o los que influyan en los resultados que se desea alcanzar con el sistema de gestión de la calidad.

 A continuación citamos algunos de los problemas que se pueden dar en el entorno de la organización:

•  Modificaciones que puedan originar un impacto en los objetivos propuestos por la organización.
• Las relaciones con las partes interesadas.
• Los compromisos internos, políticas, prioridades estratégicas.
• La evolución tecnológica y la disponibilidad de recursos.

Cuando la organización comience a planificar el sistema de gestión de la calidad, deberá tener en cuenta los problemas que hemos citado anteriormente. De esta manera, podrá establecer los riesgos y oportunidades que se encuentra. Es un factor clave para poder suprimir los objetivos no deseados, de ese modo se alcanzará la mejora continua, la satisfacción de los clientes y la aprobación de los productos y servicios prestados.

El entorno también es considerado como un elemento cambiante que progresa con el tiempo. En el apartado 6.3 del borrador en el que se nos indica que para lograr mejoras y mantenimiento del rendimiento del sistema de gestión de la calidad se precisa establecer las oportunidades y las posibles necesidades de cambio.

Cuando se realiza un cambio se debe planificar y hacerlo de modo sistemático, reconociendo los posibles oportunidades, riesgos y analizando los resultados que puede aportar dichos cambios.

En el apartado 7.1.3,entorno del proceso, del borrador se habla del deber que tiene la organización en acordar, suministrar y mantener un entorno adecuado para desarrollar todas las  operaciones del proceso y garantizar la satisfacción del cliente respecto a los bienes y servicios proporcionados.

Al hablar del entorno como aspecto donde se desarrolla un proceso, influyen factores, ambientales sociales, psicológicos y físicos.

ISOTools es una Plataforma Tecnológica de fácil uso, mediante la cual se puede trabajar en estos aspectos garantizando buenos resultados de manera cómoda.

ISO 9001

Según el borrador de la Nueva ISO 9001:2015, esta presentara una estructura de 10 apartados, está será semejante a la de otras normas internacionales que se revisen.

La alta dirección de una organización debe estar en permanente búsqueda de la mejora de la eficiencia de los procesos que se llevan a cabo en su organización. Esta búsqueda de la mejora continua permitirá evitar la aparición de problema.

Entre las mejoras que se puede plantear la organización pueden ser en actividades diarias o en proyectos de mejora estrategia a largo plazo. Independientemente de la opción que se escoja, se producirán cambios en procesos, productos o sistemas de gestión de calidad ISO 9001.

El estándar internacional ISO-9001 apuesta por el uso de una serie de herramientas que se deberían de emplear para la mejora continua como: política de calidad,  objetivos de calidad, resultados de auditorías o acciones correctivas.

El borrador de la Nueva ISO9001 2015 hace una explicación sobre la reciente revisión de los principios de calidad, la cual ha producido un cambio en el principio de mejora, que es como se llamará en esta nueva versión.  En esta revisión de ISO 9001 se hace un uso más concreto de los principios de gestión de la calidad y es por esto por lo que se adopta el término de mejora.

Dentro del borrador está la clausula 10.2  con el nombre de Mejora, esta cláusula indica que la organización tiene la obligación de mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del sistema de gestión de la calidad, además de los procesos, los bienes y servicios, para dar respuesta a:

• Resultados de análisis de datos.
• Cambios en el contexto de la organización.
• Cambios en el riesgo identificado.
• Nuevas oportunidades.

La organización tendrá que evaluar, priorizar y determinar la mejora que se debe implementar. Aquellas organizaciones que cumplan todos los requisitos relacionados con la mejora conseguirá ciertos beneficios como:

•  Flexibilidad para reaccionar ante nuevas oportunidades.
• Ventajas competitivas a través de la mejora de las capacidades organizativas.
• Alineación de las actividades de mejora con la estrategia de la organización.

Las mejoras adoptadas se pueden utilizar para prevenir, corregir, innovar o superar los objetivos definidos.

La mejora continua o mejora es una cultura, una conducta que deben adoptar las organizaciones para evitar que no se produzcan mejoras.

La Plataforma Tecnológica ISOTools permite que las organizaciones alcancen su máximo rendimiento, enfocando su desarrollo en la mejora continua de las organizaciones.

Modelos de acreditación y certificación en salud

La Acreditación en Salud es un proceso en el que se lleva a cabo una evaluación concreta para los procesos que se desarrollan en las organizaciones de salud. Las organizaciones son las que deciden voluntariamente someterse al proceso de acreditación, durante el cual se verifica el cumplimiento de los estándares internacionales. Existen diferentes entidades acreditadoras que están afiliadas a la Sociedad Internacional de Calidad en Salud o ISQua.

ISQua es la Sociedad Internacional para la Calidad en el Cuidado de la Salud que se encarga de acreditar a las entidades que van a realizar las evaluaciones de calidad en las organizaciones del sector salud.

Su misión es establecer el estándar de calidad en la atención en salud a nivel internacional por medio de un programa de acreditación para organismos de evaluación externa de la atención en salud que establecen estándares, educan y capacitan, evalúan desempeño y recogen logros.

Certificación ISO 9001 en salud

• Común para las organizaciones de cualquier sector.
• Evaluación según la experiencia de los auditores, con resultados subjetivos.
• Carácter parcial: la organización establece su alcance.
• Organismos Certificadores.
• Homologación internacional con ISO.

Alguno de los beneficios que aporta a una organización el proceso de acreditación son los siguientes:

• Mejor percepción de la imagen por parte de los clientes y otros individuos.
• Mejora continua de los procesos vinculados con la salud, vida y seguridad de los pacientes.
• Mayor reconocimiento que otra organización similar, ya que una entidad externa garantiza que los procesos cumplen con los estándares.
• Posibilidad de exportación de servicios.
• Reducción de costos originados derivados de la no Calidad.
• Crecimiento de la capacidad de negociación con el Estado o aseguradoras.
• Orientación hacia un proceso de mejoramiento continuo  de la calidad.
• Hacer pública la condición de acreditado, lo que supone haber iniciado un proceso de mejoramiento continuo hacia la excelencia.
• Posibilitar que en el Sistema de Seguridad Social en Salud se estudien otros incentivos para la mejor prestación de dichos servicios.
• Motivar a los usuarios a ejercer el derecho a la libre elección.

Software ISOTools

ISOTools es una Plataforma Tecnológica que automatiza el Modelo de Acreditación, ayudando a las empresas a obtener mejores resultados en la calidad de su servicio, además de potenciar las ventajas intrínsecas del propio modelo.

Lean Quality Function Deployment

El QFD o Quality Function Deployment es una de esas Herramientas Lean que no solo debería estar en las empresas u organizaciones que están poniendo en marcha este tipo de programas de mejora continua sino que debería estar presente en todas las organizaciones.

Esto es así porque esta herramienta tiene como objetivo conseguir una calidad en el producto acorde con las expectativas de los consumidores potenciales, es decir, nos ayuda a centrar nuestra producción en el cliente, consiguiendo aquello que el cliente desea comprar de una forma matemática, dándonos una visión global de que es lo que realmente busca el consumidor, la importancia de cada una de estas cosas, cómo está nuestro producto respecto a esas características y cómo podemos mejorar nuestra competitividad.

Esta herramienta obtiene el nombre coloquial de “House of Quality” o La Casa de la Calidad porque al desarrollarla, si se hace de forma completa, queda como una estructura de Excel con forma de casa modular compuesta por seis bloques que termina en uno triangular en su parte superior que hace las veces de tejado.

El primer bloque que se completa es el de los “Qué”

En este se realiza una relación de aspectos que los usuarios quieren del producto, sin importar lo extensa que sea la misma; sin embargo, si que ha de estar priorizada de más a menos importante para el consumidor.

El segundo bloque a cumplimentar es el estado de situación y objetivos respecto a esos “Qué”

En este bloque, ya con estos aspectos importantes para el consumidor, ordenados por orden de importancia para ellos, se estudian varios aspectos:

• ¿Cómo está nuestro producto respecto a cada “Qué”?
• ¿Cómo está la competencia (cada uno de los competidores directos) respecto a cada “Qué”?
• ¿Qué objetivo queremos alcanzar para cada uno de estos “Qué”?
• ¿Cuál es nuestro gap de mejora? (diferencia entre como estamos respecto a cada “Qué” y el objetivo propuesto)
• ¿En qué medida cada uno de esos “Qué” supone un factor diferencial que ayude a vender?

Hecho esto, se obtiene una ponderación de todos estos factores para cada uno de los “Qué” que nos dará una orientación sobre cuáles de estos “Qué” se deben priorizar en su implantación sobre nuestro producto.

El siguiente bloque a cumplimentar es el de los “Cómos”

El resultado de este bloque será una lista de aspectos técnicos que están conectados a uno o varios “Qué”, de forma que para cumplimentarlo, se han de reunior un grupo de personas que propongan aspectos técnicos para mejorar o implementar cada uno de los “Qué” obtenidos de los clientes potenciales.

Estos se colocan con una unidad de medida, siendo normalmente de 1 a 10 si es escalable o simplemente 0 y 1 si es que “no cuenta con ello” o si “cuenta con ello”

Tampoco importa lo extensa que sea esta lista, ya que nos daremos cuenta de que muchos de estos aspectos técnicos se repiten y en el bloque siguiente los vamos a asociar a múltiples “Qué”.

Bloque de interrelación entre “Qué” y “Cómo”

Este bloque conforma una matriz de valores que se relacionan de la siguiente manera:

Cada una de las filas corresponde a un “Qué” y cada una de las columnas corresponde a un “Cómo”.

Cada intersección entre un “Qué” y un “Cómo” se cumplimenta con su grado de relación, es decir, si están íntimamente relacionados tiene un valor de 10 y si no tienen relación ninguna, tiene un valor de 0

El último bloque es el de la valoración de los “Cómo”

Este bloque será el que nos dé la prioridad de qué aspectos técnicos implementar primero, cuáles de ellos han de ser nuestras primeras intervenciones en el sistema de producción o el diseño del producto.

Este orden de prioridades se establece con base en varios índices que se ponderan:

• Sumatorio de la interrelación de cada “Cómo” con cada “Qué”, teniendo en cuenta que si la relación es positiva (el aspecto técnico potencia un “Qué”) su valor será positivo y si la relación es inversa será negativo.
• ¿Cómo está nuestro producto en relación con estos aspectos técnicos?
• ¿Cómo está la competencia en relación con cada uno de estos aspectos técnicos?

Una vez obtenida esta ponderación total tenemos un listado de prioridades técnicas que implementar en relación con un producto con un objetivo claro, conseguir un producto de más Auditoria: que se adapte mejor a las necesidades del cliente y, por tanto, que tenga más ventas mejorando los ingresos de la compañía.

Para la implementación de cualquier sistema de este tipo, tanto si lo hacemos como parte de un programa de mejora Lean del que venimos hablando los últimos lunes, como si lo implantamos como herramienta aislada para mejorar nuestras ventas, las prioridades obtenidas en lo referente a las mejoras técnicas a implementar han de estar contenidas en un programa de actuación y se ha de contar con información permanente de su estado de implantación, desarrollo, consecución de objetivos y efectos sobre las ventas.

Para ello, ISOTools pone al alcance de las organizaciones las herramientas adecuadas y el conocimiento necesario para implementar, gestionar o mejorar sistemas de gestión de la calidad y de carácter estratégico que maximicen la eficacia y la eficiencia de la empresa.

HSEQ

La abreviatura HSEQ hacen referencia a Health, Safety, Environment and Quality, cuyo significado en español es  significa Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad.

Tanto para las empresas como para sus trabajadores, el cumplimiento de un conjunto de requisitos en materia de seguridad, conservación  medioambiental y evaluación de la calidad es un asunto de gran interés para eludir que algún empleado de la empresa padezca cualquier tipo de accidente laboral.

En la sociedad actual la salud juega un papel fundamental, se tiene una conciencia de que es imprescindible establecer un compromiso y responsabilidad para evitar aquellos daños tanto esporádicos como duraderos que puedan ser ocasionados sobre la salud del personal de la organización.

Con el establecimiento de una serie de metas, acciones correctivas, medición de logros conseguidos y llevando a cabo una conservación de la naturaleza, se busca alcanzar la calidad apropiada en el entorno laboral y mejora continua.

Con la automatización se obtiene como resultado un aumento de la competitividad de las entidades, también se consiguen beneficios para la organización e inconvenientes que deben ser sopesados para garantizar que implantar la automatización va a ser positivo.

Cuando la organización fija una serie de límites, es esencial que cualquiera de los procesos llevados a cabo en la empresa se encuentren dentro de estos. Todas las actividades desempeñadas por la organización deben ajustarse a la política medioambiental y favorecer la salud y seguridad. Mediante la automatización, la entidad consigue mantenerse dentro de los límites establecidos. Si la organización decide instaurar la automatización del sistema de gestión HSEQ, es necesario hacer uso de sistemas informáticos avanzados y que suponen un elevado coste.

El resultado que se desea alcanzar, es que las entidades sean capaces de asegurar que todos los procesos o incluso productos que llegan a través de los proveedores o contratistas, desarrollen su actividad respetando su política medioambiental, de salud y seguridad.

Tras el establecimiento de la automatización del sistema de gestión HSEQ, se dispone que las tareas que hasta el momento realizaban los trabajadores ahora las realicen las herramientas tecnológicas con las que cuenta la empresa.

Los objetivos que se pueden lograr con la automatización:

• Mejoras de la productividad y reducción de  los costes que genera la producción y la mejora de la calidad.
• Mejora de las condiciones de trabajo del personal, debido a la eliminación de trabajos que originen riesgos en la seguridad laboral.
• Existe la posibilidad de realizar tareas que de modo manual serían inviables.
• Se posibilita el acceso de forma inmediata a las cantidades demandadas y aumenta la disponibilidad de los productos de la organización.
• No será necesario que el trabajador requiera conocimientos avanzados para participar en los procesos productivos.
• Integrar la gestión y producción.

Software ISOTools

Desde ISOTools se pone a disposición de las organizaciones para proceder a la automatización de la implementación y mantenimiento de los sistemas de gestión, logrando una simplificación y dinamización del proceso.

En anteriores publicaciones comentamos que el Modelo Gestión de Calidad de los Servicios Municipales se trataba de un grupo de actividades que juegan un papel fundamental para mantener un desarrollo de la Mejora Continua y alcanzar la Excelencia.

Los municipios son instituciones del Estado que tienen como objetivo dar respuesta a las necesidades de los ciudadanos, proporcionando un servicio de calidad para la sociedad. Para ello se establece un ciclo PDCA de mejoramiento continuo.

Aunque  siempre ha existido la necesidad de mejorar la gestión de las Municipalidades en Chile, es a partir de los años 90 cuando se inicia el trabajo para lograr una mejora de la gestión de los municipios más destacados de Chile,  a su vez se procedió a fortalecer aquellos municipios que presentaban carencias en su gestión.

Cuando se tiene la intención de mejorar la calidad es imprescindible contar con la colaboración humana y económica.

Fue en el año 2000 cuando los municipios comenzaron a experimentar una evolución importante en el tema de la gestión. Por otro lado, la decisión de no haber realizado una adecuada inversión de capital humano que estuviese a favor de la iniciativa supuso un incremento o  una desviación del esfuerzo, lo que dio como resultado que los municipios presentaran ciertas carencias.

A partir del 2006 se trabajó apostando por el desarrollo de un programa que contribuyera con herramientas fundamentadas en Modelos de Gestión de Excelencia. Con ello, se alcanza una correcta gestión de los municipios y es un año después cuando se da comienzo con las certificaciones de los servicios municipales.

Todos los procesos de Autoevaluación, Diseño e Implementación de Planes de Mejora se encuentran apoyados técnica y económicamente por la SUBDERE

Para realizar una actualización de todos los Municipios, este proceso  debe estar asociado a determinados objetivos y métodos que estén respaldados política y económicamente. Atendiendo sobre todo al uso de indicadores concretos con los que obtener mejoras y por lo tanto la modernización de las Municipalidades.

En ISOTools llevamos años trabajando en el sector público y muchas Municipalidades han confiado en la Plataforma como herramienta de apoyo que facilite su avance hacia la mejora continua. Autoevaluación, gestión de indicadores, planes de mejora…todo ello puede ser gestionado fácilmente con ISOTools.

Para realizar este tipo de trabajo es necesario contar con el reconocimiento oficial oportuno, pero es cierto que dentro de este trabajo existe una alta tasa de personal sin dicho reconocimiento.

En Colombia esta profesión tiene un origen muy reciente por lo que se encuentra muy afianzada y la sociedad no le da el reconocimiento que le corresponde.

La Asociación Colombiana de Traductores e Intérpretes (ACTI) y el Colegio Colombiano de Traductores (CCT), son dos organizaciones que apoyan las funciones del traductor como una profesión. Pero es necesario que en el año 2010 se aprobara la NTC 5808 para proporcionarle la reputación adecuada a la profesión de traductor.

Fue necesario que ICONTEC desarrollara la Norma Técnica Colombiana 5808 “Servicios de traducción. Requisitos para la prestación del servicio” para alcanzar el oportuno reconocimiento.

Esta norma determina a los proveedores de servicios de traducción los requisitos de calidad que deben consumar según la calidad, los recursos humanos, técnicos y tecnológicos, la gestión de proyectos, el marco contractual y los procesos para la prestación del servicio.

La NTC 5808  ha sido elaborada por numerosas instituciones, universidades y asociaciones de traductores, está fundamentada  en normas semejantes europeas, australianas y norteamericana. Asimismo es totalmente integrable con otras normas, en especial con la norma ISO 9001 de sistemas de gestión de calidad.

El fin que se desea alcanzar con esta normal es beneficiar a todos los profesionales que desempeñan su trabajo en el sector de la traducción en Colombia. Los interesados en la NTC5808 son  estudiantes, profesores, traductores, empresas de traducción o cualquier cliente que solicite este tipo de servicios.

Tanto las empresas que prestan este tipo de servicios como los profesionales que se dedican a esta área de trabajo consiguen un aumento de las posibilidades de empleo y prestigio.

A continuación hacemos referencia a algunas ventajas:

• Garantiza el cumplimiento de los requisitos contractuales establecidos con los clientes.
• Logro de la profesionalización de sus trabajadores.
• Impulso y mejora de la comunicación y control con los proveedores.
• Componente diferenciador frente a la competencia.
• Optimización de los recursos destinados prestar el servicio de traducción.
• Integrable con otros estándares.

La Plataforma Tecnológica ISOTools facilita a las empresas la implantación y mantenimiento de estándares de calidad y excelencia, gracias a las soluciones que aporta, basadas siempre en el ciclo PDCA de mejora continua.

ISO 6469 -3

Cada vez es más común escuchar que algún familiar, amigo o compañero de trabajo ha adquirido un vehículo eléctrico, por ello las normas relacionadas con este sector están evolucionando e innovando al mismo tiempo qué fabricantes están originando automóviles de esta gama.

Una de las recientes normas ISO publicada sobre este tema fue, ISO 6469 – Vehículos eléctricos. Requisitos de seguridad. Determinando en ella los requisitos mínimos que deben tener en cuenta los fabricantes de vehículos de propulsión eléctrica a la hora de fabricarlos, para la seguridad del consumidor y de los agentes externos de alrededor del mismo.

La norma ISO 6469 proporciona información para el personal requerido para la seguridad y los servicios de emergencia que atienden accidentes, en donde están involucrados este tipo de automóviles.

Esta norma se ha ido desarrollando de forma continua, con la siguiente división de la misma en tres partes, que a continuación pasamos a desarrollar, centrándonos principalmente en la tercera, siendo la más actual:

• Primera parte: define la necesidad de seguridad con la que deben de contar los sistemas de almacenamiento de energía recargable de los vehículos de tracción eléctrica, vehículos de pila de combustible (FCV) y vehículos eléctricos híbridos (HEV).

• Segunda parte: determina los medios de seguridad operacional y protección contra los errores asociados con riegos específicos de vehículos de propulsión eléctrica.

• Tercera parte: establece como principal objetivo la protección frente a los peligros relacionados con la electricidad a los usuarios. Los automóviles eléctricos deben contar con la seguridad suficiente para aislar a las personas que se encuentren en el interior y el exterior de las descargas eléctricas.

• Futura parte cuarta: Se está trabajando para la publicación de una cuarta parte en donde se definirá los requisitos de seguridad de los vehículos eléctricos tras una colisión.

Asimismo, puntualizar un detalle importante para la correcta aplicación de esta norma, dado que esta no se aplica a las motocicletas o vehículos no destinados a automóviles terrestres, como puede ser camiones o carretillas elevadoras de manipulación de materiales.

Cabe señalar que  esta no suministra información de seguridad para el personal de fabricación, mantenimiento y reparación.

Hoy en día, los vehículos eléctricos están evolucionando y desarrollándose  poco a poco, ir convirtiéndose en un modelo de automóvil de adquisición convencional. Pero hay que ser realista, este cambio se está produciendo lentamente y unos de los factores determinantes para esta evolución del crecimiento se basa en la fiabilidad y seguridad que trasmiten al consumidor. Aun así, son muchas las personas que en la actualidad ya están apostando por este tipo de vehículos.

Son muchas las ventajas con las que podemos contar, al adquirir un coche eléctrico certificado por ISO 6469:

1. Respetan el medioambiente
2. Evitan la contaminación acústica.
3. Su uso provoca prescindir de combustible y economizar en el gasto del petróleo, una materia prima limitada.
4. Es mucho menor el mantenimiento y costo del «combustible» al habitual o al que estamos acostumbrados a utilizar.

Beneficios del software ISOTools

ISOTools mejora la información y comunicación entre las partes interesadas, creando una visión global del funcionamiento, facilitando la mejora continua en los procesos.

El software ISOTools es 100 % parametrizable, incorpora distintas funcionalidades, y aplicaciones personalizables a las necesidades de cada organización.

Procesos

La Gestión por Procesos es la forma de gestionar los centros educativos  basándose en los Procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente, en este caso (alumnos y familias).

La Gestión por Procesos es la piedra angular tanto de las normas ISO como de los modelos de Excelencia. Su implantación puede ayudar a una mejora significativa en todos los ámbitos de gestión de las organizaciones.

Para toda la definición de la información del proceso, se tendrá que asignar un responsable por proceso y las personas involucradas en el proceso para que puedan aportar y entre todos ir desarrollando el proceso en cuestión. En los centros educativos suelen formar grupos de trabajo por proceso para ir desarrollando la información.

El enfoque de ISOTools a la gestión por procesos facilita el trabajo a las organizaciones que quieren implementar esta forma de trabajo sin recurrir a la certificación o acreditación. ISOTools les permite diseñar mapas, procesos, fichas, work flows, indicadores de desempeño, personas participantes, así como vincular objetivos de mejora o requerimientos legales.

ISO 9001

Una auditoría de calidad es “un proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios aceptados en la ISO 9001:2008”.

Todo centro que desea certificarse en calidad, tiene que pasar por varias auditorías. En primer lugar será el mismo centro quien realice una auditoría interna para verificar que la implantación del Sistema de Garantía de Calidad se está realizando correctamente. Y más tarde será la empresa certificadora la que realizará una auditoría externa para decidir si el centro cumple los requisitos necesarios para obtener la certificación.

También permite redactar el informe de auditoría en la misma herramienta, creando las No conformidades indicadas por el auditor. Y a su vez, creando una acción correctiva para solventar la No conformidad. Programando las tareas que lleven al cumplimiento de la acción y al cierre de la No conformidad.

Con la ayuda de ISOTools podrá dar continuidad y mantener el SGC, mejorar el sistema y el servicio que prestan, aumentando la satisfacción de sus clientes (padre y alumnos) y ayudará a su integración en la vida del centro.

El Ministerio de Educación colombiano establece una serie de Normas técnicas que regulan los requisitos de la calidad para instituciones de formación para el trabajo y el desarrollo humano en diferentes áreas:

• NTC 5555 Sistemas de gestión de la calidad para instituciones de formación para el trabajo (requisitos)
• NTC 5580 Programas de formación para el trabajo en el área de idiomas. Requisitos.
• NTC 5581 Programas de formación para el trabajo. Requisitos.
• NTC 5663 Programas de formación para el trabajo y el desarrollo humano en las áreas auxiliares de la salud.
• NTC 5664 Programas de formación para el trabajo y del desarrollo humano en el área de formación artística y cultural.
• NTC 5665 Programa de formación para el trabajo y el desarrollo humano en las áreas relacionadas con el turismo.
• NTC 5666 Programas de formación en el trabajo en el sector de sistemas informáticos.

ICONTEC certifica a las instituciones que demuestran el cumplimiento eficaz de los requisitos de calidad definidos en estas NTC de programas de formación para el trabajo y que cubren aspectos tales como la organización curricular, el personal docente, los procesos relacionados con los estudiantes y egresados, la organización administrativa y la evaluación y mejoramiento continuo.

La certificación brinda a las instituciones una ventaja competitiva de reconocimiento y confianza internacional. Asimismo, se consiguen otros beneficios como la mejora de la organización curricular, las competencias profesionales del personal docente, los procesos relacionados con los estudiantes y egresados, la organización administrativa y la evaluación.

ISOTools es una plataforma tecnológica que ayuda a automatizar y simplificar la gestión de los programas de formación para el empleo y dar cumplimiento a las NTC. Además de potenciar los beneficios mencionados, aporta una serie de ventajas a alumnos, docentes y familiares.

Para obtener la certificación de calidad de programas de formación para el trabajo, la institución debe solicitar a ICONTEC el servicio y las condiciones técnicas y comerciales para la prestación del servicio. Una vez aprobada la propuesta, ICONTEC evalúa el sistema de gestión de calidad de la institución y verifica el cumplimiento del programa de formación para el trabajo con la Norma Técnica Colombiana.

ISOTools es una herramienta 100% web que ayuda a demostrar el cumplimiento de los requisitos legales definidos para los programas de formación para el trabajo y agiliza la implementación del sistema de gestión para el control de la conformidad de los programas de formación, mejorando sus resultados.

Para la recertificación, la institución se somete a auditorías de seguimiento a los programas de formación para el trabajo certificados y al sistema de gestión de calidad, con el fin de comprobar que se mantienen las condiciones que la hicieron merecedora del certificado.

ISOTools ofrece soporte técnico durante todo el proceso, reduce la burocracia, facilita la mejora continua y permite un control total de la documentación, optimizando recursos y el éxito en la certificación.

ISOtools se compone de potentes aplicaciones de gestión de la mejora continua, satisfacción de los grupos de interés, medición y seguimiento de indicadores, gestor documental, control normativo y planificación estatégica.

Calidad Educativa

Toda sociedad comprometida con el bienestar y el desarrollo global de su ciudadanía debe necesariamente apostar por un sistema educativo moderno capaz de controlar y mejorar su gestión al efecto de consolidar un presente y vislumbrar con optimismo el futuro.

La apuesta por la gestión de la calidad y la mejora continua es un factor estratégico para el presente y el futuro del sistema educativo de un país y el desarrollo de su sociedad.

El reto ineludible en la consecución  de un nivel razonable de excelencia requiere de un compromiso de todos los agentes del sistema educativo, desde la Administración hasta el alumnado, profesorado y familias que configuran  la comunidad educativa.

Son cada vez  más los centros educativos que se han sumado a este gran reto y que han tomado la decisión de implementar y certificar un Sistema de Gestión de la Calidad con base en Normas ISO 9001 y/o de autoevaluarse con modelos de referencia como el EFQM de Excelencia.  Todo ello con el objeto de asegurar la calidad de la docencia, mejorar la gestión de los recursos del centro educativo, potenciar las alianzas con las familias, administración, etc., utilizando, además, herramientas como el Cuadro de Mando Integral para gestionar su Proyecto Educativo del Centro desde ese punto de vista estratégico. Este nuevo modelo de gestión de  centros  requiere, entre otras cosas, ser implementado desde la  convicción (enfoque proactivo) más que por una necesidad (enfoque reactivo). Ello implica pasar de una gestión intuitiva a una gestión analítica  desde una reflexión seria y profunda.

La normativa actual sobre gestión del sistema educativo concreta que: “Todos los centros educativos evaluarán su propio funcionamiento, cada uno de los programas y actividades que se lleven a cabo así como los resultados alcanzados a la finalización de cada curso escolar.”

De ahí que para un control y seguimiento preciso del Proyecto Educativo de Centro, del Proyecto Curricular y de su correspondiente Programación General Anual, necesitamos utilizar  herramientas innovadoras del siglo XXI que faciliten al equipo directivo una  gestión eficaz.

ISOTools proporciona a los centros educativos soluciones eficaces para una  gestión integral a través de sus herramientas informáticas las cuales aportan a los distintos grupos de interés los siguientes beneficios:

BENEFICIOS PARA EL CENTRO Y EL EQUIPO DIRECTIVO

1. Genera una imagen positiva del centro hacia la comunidad educativa y el entorno externo.
2. Colabora en la mejora de los resultados del centro.
3. Facilita la implantación de una cultura tendente a la excelencia.
4. Permite ejercer un seguimiento sistemático sobre el proyecto educativo y la programación anual de centro.
5. Optimiza el uso de los recursos del centro educativo.
6. Selecciona y alinea todo tipo de actividades e iniciativas a los objetivos estratégicos de centro.
7. Permite la gestión de los activos tangibles y no tangibles.
8. Gestiona y mejora los procesos de enseñanza aprendizaje.
9. Ofrece a nivel organizativo un conocimiento más preciso por parte del equipo directivo.
10. Favorece la generación de un marco estratégico para la autoevaluación.
11. Facilita la asignación y gestión del presupuesto al identificar y priorizar acciones basadas en los objetivos estratégicos.
12. Añade valor a los grupos de interés.
13. Permite constatar el nivel de calidad por la ordenación y sistematización de la gestión.
14. Ayuda a comunicar el Proyecto Educativo a toda la organización de forma sencilla y esquemática a través del mapa estratégico.
15. Simplifica la gestión documental eliminando la mayoría de la documentación en papel.
16. Mejorar la comunicación interna en todos los niveles

BENEFICIOS PARA LAS FAMILIAS Y OTROS GRUPOS DE INTERÉS

1. Garantiza niveles de participación familiar en la vida del centro y en la toma de decisiones.
2. Aporta información sobre cómo se gestionan las situaciones propias del centro.
3. Garantiza un excelente servicio educativo y con  mayor valor añadido.
4. Incrementa el grado de satisfacción y superación de expectativas de las familias y grupos de interés.
5. Constituye un compromiso compartido entre toda la comunidad educativa hacia la innovación y mejora continua.
6. Favorece la generación de una auténtica comunidad de aprendizaje.
7. La calidad educativa se transmite positivamente a las familias y grupos de interés porque el uso de las nuevas TIC facilita la comunicación y la participación.

BENEFICIOS PARA EL PROFESORADO.

Colabora en el entendimiento y relación entre procesos y estrategias tendiendo a mayores niveles de calidad.

1. Ayuda a gestionar las actividades docentes.
2. Facilita el recorrido de la información tanto vertical como horizontalmente mejorando los niveles  comunicativos.
3. Permite una mejor interrelación del profesorado y el equipo directivo para la canalización de todos  los procesos de centro.
4. Facilita la coordinación y ejecución de los procesos de enseñanza aprendizaje.
5. Corresponsabiliza al profesorado en la pertenencia a un equipo profesional y competente.
6. Mejora los niveles de implicación recíproca en la dirección y orientación estratégica tendentes a concretar la misión y visión de centro.
7. Refuerza el compromiso del profesorado al pertenecer a un centro socialmente responsable.

Características de las herramientas de ISOTools:

• Solución 100% Web: desarrollada en entorno Web. Fácil y amigable.
• Integración: con otras herramientas del centro: intranet, moodle, web corporativa.
• Sencillez: ISOTools es fácil e intuitivo. Facilita el trabajo de los docentes y del equipo directivo.
• Herramienta de trabajo en equipo: facilita la comunicación, colaboración y conocimiento compartido.
• Personalizable: ISOTools es totalmente adaptable a la estructura, tamaño y necesidades del centro educativo.
• Versatilidad: su alto grado de parametrización hace que sea una herramienta abierta a los cambios propuestos.
• Escalabilidad: ISOTools puede crecer en la misma medida que el centro camina hacia otros modelos de gestión, estrategia o excelencia.
• Integridad, Seguridad y Confidencialidad de los datos, salvaguardándolos por copias de seguridad.
• Entorno Multilingüe: diferentes usuarios pueden acceder a la plataforma en diferentes idiomas y desde distintos países.

Funcionalidades operativas principales del software:

• Mapa de Procesos
• Gestor Documental
• Control de no conformidades y acciones correctivas o preventivas
• Formatos y Registros
• Comunicación Interna
• Gestión y seguimiento de actividades
• Simplificación y eliminación de papel
• Intranet
• Gestión y comunicación de incidencias.
• Autoevaluaciones EFQM
• Seguimiento plan de formación profesorado
• Gestión de objetivos estratégicos y operativos
• Mapas Estratégicos
• Indicadores de rendimiento
• Cuadro de Mando Integral
• Control y seguimiento del sistema de gestión de calidad ISO 9001:2008
• Gestión de los procesos estratégicos, clave y operativos.
• Encuestas de satisfacción
• Seguimiento de las evaluaciones
• Intercambio de documentación
• Gestión de faltas
• Agendas compartidas
• Control y seguimiento de la programación general anual
• Control y seguimiento del proyecto educativo del centro
• Control y seguimiento del proyecto curricular