Enterprise Resource Planning: Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales 

Las empresas de todos los tamaños y sectores se enfrentan a una creciente presión para optimizar sus operaciones y mantenerse competitivas en el mercado. La elección de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) adecuado es esencial para lograr esta optimización. Un ERP puede simplificar la gestión de recursos, mejorar la toma de decisiones y aumentar la eficiencia en todos los aspectos de tu negocio. Pero, ¿cómo eliges el ERP más adecuado para tu empresa? En este artículo, exploraremos los pasos clave para tomar una decisión informada.

Paso 1: Evalúa las necesidades de tu empresa

El primer paso en la elección de un ERP es evaluar las necesidades específicas de tu empresa. ¿Cuáles son tus objetivos comerciales? ¿Qué procesos internos necesitas mejorar o automatizar? Haz una lista de los requisitos esenciales y las características deseadas que tu empresa necesita en un sistema ERP. Esto te ayudará a enfocarte en las soluciones que mejor se adapten a tus necesidades.

Paso 2: Investiga las opciones disponibles

El mercado de software ERP es amplio y diverso, con numerosos proveedores y soluciones. Investiga las opciones disponibles y compáralas. Algunos factores a considerar incluyen el tamaño de la empresa, la industria, el presupuesto y las características específicas del ERP. Lee reseñas, consulta a otros propietarios de negocios y busca recomendaciones de expertos en tecnología.

Paso 3: Define tu presupuesto

Establecer un presupuesto claro es crucial para evitar gastos excesivos y reducir tus opciones. Los sistemas ERP varían en precio, desde soluciones asequibles para pequeñas empresas hasta sistemas más completos y costosos para grandes corporaciones. Asegúrate de tener en cuenta los costos de implementación, mantenimiento y capacitación en tu presupuesto.

Paso 4: Analiza la escalabilidad

Tu empresa no se mantendrá estática; es probable que crezca con el tiempo. Por lo tanto, es importante elegir un ERP que sea escalable y pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de tu negocio. Un sistema que pueda crecer contigo te ahorrará tiempo y dinero a largo plazo.

Paso 5: Considera la integración con otros sistemas

La mayoría de las empresas ya utilizan una variedad de aplicaciones y sistemas. Asegúrate de que el ERP que elijas sea compatible e integrable con tus sistemas actuales, como software de contabilidad, CRM o software de gestión de proyectos. La integración eficiente mejorará la fluidez de tus operaciones.

Paso 6: Evalúa el soporte y la capacitación

El soporte técnico y la capacitación son fundamentales para el éxito de la implementación de un ERP. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un sólido servicio de asistencia y capacitación para tu equipo. Esto garantizará que puedas utilizar el sistema de manera efectiva y resolver problemas rápidamente.

Paso 7: Realiza pruebas y obtén retroalimentación

Antes de tomar una decisión final, considera la posibilidad de realizar pruebas con las soluciones ERP que mejor se adapten a tus necesidades. Obtén retroalimentación de los usuarios clave de tu empresa para asegurarte de que el sistema cumple con sus expectativas y requisitos.

Un proceso importante que requiere tiempo y consideración

Elegir el ERP más adecuado para tu empresa es un proceso importante que requiere tiempo y consideración. Siguiendo estos pasos, podrás tomar una decisión informada que beneficiará a tu empresa a largo plazo. Un sistema ERP eficiente puede ser una herramienta poderosa para mejorar la productividad y la competitividad de tu negocio. ¡No subestimes el impacto que puede tener en tu empresa!

Beneficios para las empresas de todos los tamaños y sectores

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ofrece una amplia variedad de beneficios para las empresas de todos los tamaños y sectores. Algunos de los beneficios más destacados incluyen:

Integración de procesos

Los sistemas ERP integran y automatizan una variedad de procesos empresariales, desde la gestión financiera y la cadena de suministro hasta la gestión de recursos humanos. Esto elimina la necesidad de utilizar múltiples sistemas independientes y hojas de cálculo, lo que reduce la duplicación de datos y mejora la coherencia de la información.

Mejora de la eficiencia

Al centralizar la gestión de datos y procesos, un ERP puede aumentar la eficiencia operativa. Las tareas manuales se reducen al mínimo, lo que ahorra tiempo y reduce los errores humanos. Los empleados pueden dedicar más tiempo a tareas estratégicas en lugar de tareas rutinarias.

Toma de decisiones informadas

Los sistemas ERP proporcionan a los gerentes información en tiempo real y reportes detallados. Esto permite tomar decisiones más informadas basadas en datos precisos, lo que contribuye a la mejora de la planificación estratégica y la capacidad de respuesta.

Optimización de la cadena de suministro

Los ERP permiten una gestión más eficiente de la cadena de suministro al rastrear el inventario, la demanda y los pedidos. Esto reduce los niveles de inventario no deseados y ayuda a evitar interrupciones en la cadena de suministro.

Mejora de la visibilidad

Los sistemas ERP ofrecen una visión completa de las operaciones de la empresa. Esto facilita el seguimiento de métricas clave, como costos, ingresos y márgenes de beneficio.

Cumplimiento normativo

Los ERP pueden ayudar a asegurar que la empresa cumple con las regulaciones y estándares relevantes. La automatización y la documentación mejorada son útiles para la auditoría y la generación de informes.

Mejora de la colaboración

Los ERP facilitan la colaboración entre diferentes departamentos y ubicaciones geográficas. Los empleados pueden acceder a la misma información y trabajar en conjunto de manera más efectiva.

Adaptabilidad y escalabilidad

Los sistemas ERP suelen ser escalables y pueden adaptarse a medida que la empresa crece o cambian las necesidades. Esto permite una inversión a largo plazo.

Reducción de costos

Aunque la implementación de un ERP puede ser costosa, a largo plazo puede resultar en ahorros significativos. La automatización y la mejora de la eficiencia reducen los costos operativos.

Mejora en la satisfacción del cliente

La capacidad de proporcionar información precisa y una respuesta más rápida a las necesidades de los clientes puede aumentar la satisfacción del cliente y la retención.

En resumen, un sistema ERP puede revolucionar la forma en que una empresa gestiona sus operaciones, mejorando la eficiencia, la toma de decisiones y la competitividad. Sin embargo, es importante recordar que la elección y la implementación adecuada son fundamentales para maximizar estos beneficios.

Software ERP de ISOTools

ISOTools es una solución de software altamente recomendada para empresas que buscan implementar un sistema de gestión de calidad y cumplimiento normativo eficiente. Este software proporciona una plataforma integral que integra procesos clave, automatiza tareas, y ofrece una visión en tiempo real de las operaciones. Con características robustas para la gestión de documentos, auditorías, riesgos y no conformidades, ISOTools facilita la implementación y el mantenimiento de sistemas de gestión ISO.

Excelencia Empresarial

El diseño de cualquier Programa de Gestión de la Calidad Total (GCT) para alcanzar la excelencia empresarial requiere del conocimiento de una situación de partida en la que se encuentre la organización. Para llevar a cabo ese reconocimiento es necesario realizar un análisis de los resultados que se obtuvieron en el año anterior. Así como también de aquellos procesos que los han determinado y de los objetivos o propósitos por los que se trabaja en la empresa. Para ello se recomienda llevar a cabo una autoevaluación caracterizada como un examen global, sistemático y periódico de las distintas actividades hechas y de los resultados de la empresa en relación con el Modelo de Excelencia Empresarial EFQM.

Para hacer dicha autoevaluación de manera tradicional pueden seguirse distintos métodos. Cada uno de los métodos o enfoques posibles conllevan un grado de dificultad variable. A su vez, cada uno implica una serie de riesgos y de ventajas que deben de ser valorados por la organización para decidir cuál de ellos se adapta mejor a sus necesidades.

Los distintos criterios que deben valorarse para decidirse por uno u otro método pueden ser los siguientes:

• La experiencia y el grado de madurez de la organización en programas de mejora de la calidad.
• La formación en autoevaluación.
• El tiempo y los recursos disponibles.
• La precisión de la información.
• Los objetivos que se desean alcanzar.

De esta forma se usarán distintos métodos o enfoques para llevar a cabo la autoevaluación que favorezcan y simplifiquen la comprensión del Modelo de Excelencia Empresarial EFQM. Así como para la obtención de un listado de fortalezas y áreas de mejora que proporcionen el diseño o la implementación de planes de mejora. O incluso, la obtención de una puntuación que permita establecer una comparación con otras organizaciones competidoras.

Enfoque de Cuestionario de Autoevaluación

Se trata de un método veloz, de fácil empleo y que no necesita muchos recursos, de manera que puede ser adaptado a la realidad de cada organización. Dadas estas características, es habitual su uso por aquellas organizaciones que van a llevar a cabo la autoevaluación por primera vez. La validez y la fiabilidad de la información que se obtiene dependen principalmente de la calidad de las cuestiones que se planteen. Si la información recibida resultase insuficiente para conseguir un conocimiento que se ajusta a la realidad, debería de ser completada con la utilización de otros enfoques o métodos.

Enfoque de Autoevaluación mediante “Matriz de Mejora”

Para este tipo de método se necesita la existencia previa de una tabla o matriz de mejora en la que se detallen los distintos niveles de desarrollo en relación con los fines de la empresa. Cada situación representaría una puntuación del 1 al 10. Para conocer la valoración de dichas situaciones se llevarían a cabo reuniones estructuradas que finalizarían con una puntuación consensuada, a partir de la cual se realizaría el diseño e implantación de un plan de mejora.

Enfoque de Autoevaluación por Reunión de Trabajo

Los distintos miembros del grupo evaluador tienen la responsabilidad de recabar la información necesaria habida en la empresa acerca de los diferentes criterios y subcriterios. Los resultados que se obtienen son presentados en una reunión en la que se determinan las fortalezas y áreas de mejora en relación con cada criterio. Tras ello, los distintos miembros llevan a cabo una propuesta de los posibles planes de acción de las áreas trabajadas. La obtención de información acerca de la implantación de algunos procesos puede resultar compleja.

Enfoque Proforma o Autoevaluación por Formularios

Este método está fundamentado en la sistematización de la obtención de la información a través del desarrollo de un documento o formulario para los distintos subcriterios. Dicha información debe incluir lo siguiente:

• Definición del subcriterio.
• Áreas a abordar.
• Fortalezas y áreas de mejora.
• Evidencias del grado de implantación.

Estos documentos sirven como cimiento para el diseño e implementación posterior de los planes de mejora.

Enfoque de Autoevaluación por Simulación de Presentación al Premio

Para la utilización de este modelo se requiere de una memoria que siga las directrices fijadas por las bases de presentación del Premio Europeo a la Calidad. El documento elaborado es valorado por un grupo externo de evaluadores que como consecuencia emite un informe con las fortalezas, áreas de mejora y puntuación final de dicha memoria. Dicho enfoque supone un gran esfuerzo y conlleva el peligro de que el desarrollo de la memoria se transfigure en un ejercicio de imagen externa más que realmente en un compromiso con la mejora continua.

Software ISOTools para el Modelo EFQM

A través del Software ISOTools, las organizaciones tienen a su alcance la evaluación constante de su adaptación a los diferentes Modelos de Excelencia Empresarial, como es el caso del Modelo EFQM.

ISOTools consigue llevar a cabo la evaluación de la calidad total de la organización englobando todos aquellos enfoques mencionados anteriormente.

Si desea una mayor información del software de excelencia empresarial de ISOTools puede visitar otro de nuestros artículos haciendo clic aquí y/o solicitar que nuestros expertos consultores se pongan en contacto con usted.

Gestión de ISO 45001

En el año 2018, se publicó la norma ISO 45001 para los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Con anterioridad, la única norma que se aplicaba a nivel internacional en materia de seguridad y salud en el trabajo era la OHSAS 18001. Esta norma de origen británico fue empleada durante muchos años como norma de referencia por las organizaciones de todo el mundo.

Con la publicación de la ISO 45001, los sistemas de gestión basados en la norma OHSAS 18001, deberán adoptar los requisitos de la norma ISO 45001 lo antes posible, para que, de este modo, sea posible mantener la certificación de dicho sistema.

Además de que la ISO 45001 reemplaza a la OHSAS 18001, también está elaborada según la estructura del Anexo L, lo que facilita su integración con el resto de sistemas de gestión.

Se estableció un periodo de 3 años para realizar la migración de OHSAS 18001 a ISO 45001. Debido a la situación actual de pandemia, la IAF (International Accreditation Forum) ha ampliado el plazo. Antes de esto, el plazo de migración a ISO 45001 terminaba el 11 de marzo de 2021. Con la ampliación, la fecha se amplía durante seis meses más, hasta el 11 de septiembre de 2021.

¿Cuáles son los beneficios de obtener el certificado ISO 45001?

• Minimiza el periodo de baja laboral al que tienen que enfrentarse los trabajadores con motivo de la reducción de accidentes laborales, lo que repercute directamente en disminuir los costos operativos de seguridad y salud laboral.
• Convierte en prioridad la seguridad y salud de los trabajadores, y cualquier parte interesada de la organización o stakeholders, como los clientes o proveedores, logrando mejoras en la seguridad y salud.
• Ayuda a en la gestión riesgos de seguridad y salud, identificando riesgos e implementando controles para reducir sus consecuencias.
• Favorece el cumplimiento legal, a través de los requisitos normativos.
• Potencia la obtención de nuevos contratos, ya que la certificación en muchos casos es un requisito para optar a contrataciones.
• Ayuda a la responsabilidad social corporativa y a la cultura de empresa.

Software para la automatización de procesos para la gestión de ISO 45001

Las organizaciones, independientemente del sector y ámbito de actuación, optan por el uso de un software para la automatización de procesos para la gestión de ISO 45001.

ISOTools Excellence es un software que ayuda a tener resultados de una gestión ágil y optimizada en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo:

• Logra reducir los tiempos y costos vinculados a la implementación, automatización y mantenimiento de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Minimiza el riesgo de multas y sanciones, ya que hace posible una gestión de la documentación de un modo organizado y centralizado.
• Potencia la imagen de marca de la organización, ya que presenta el compromiso que tiene la compañía con sus trabajadores al proteger la seguridad y salud laboral.

ISOTools es una plataforma tecnológica que te permite gestionar los riesgos e incidentes, teniéndolos siempre bajo control. Te permite identificar y cuantificar los peligros, analizar las consecuencias y evaluar los riesgos según los procesos establecidos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral y los cargos determinados en la empresa. Además, hace uso de matrices muy intuitivas en las que, de manera visual, se podrá revisar la información.

Este potente software te permite establecer controles en las que queden definidas las actividades a realizar a lo largo del tiempo, así sabemos que la implementación y ejecución de los controles, tienen eficacia.

Los incidentes pueden ser gestionados por completo, teniendo en cuenta el ciclo de vida desde que se registran, clasifican, comunican, analizan las causa y se definen los planes de acción.

Planifique con ISOTool Excellence aquellas actividades de vigilancia de la salud o inspecciones médicas. Es la mejor manera de registrar los resultados de cada uno de los trabajadores y para conocer si cuentan con los equipos de protección necesarios para realizar sus funciones.

Con ISOTools, las organizaciones pueden realizar una gestión de las labores de trabajo con contratistas o proveedores que deben llevar a cabo su actividad en sus instalaciones.  Podrás automatizar los procesos de selección de proveedor, la gestión de la documentación y los seguimientos que garanticen que los requisitos se cumplen.

Además, ISOTools cuenta con más aplicaciones para automatizar los sistemas de gestión SST:

• Análisis del contexto
• Auditorías
• Emergencias
• Entidades
• Capacitación
• Identificación y evaluación de Riesgos Laborales
• Indicadores
• Mejora Continua
• Objetivos
• Partes Interesadas
• Personas
• Planes de acción y mejora
• Reports
• Requisitos Legales
• Revisión por la Dirección

ISOTools te permite gestionar la información del sistema SST desde el celular o Tablet:

• Lleve a cabo seguimiento de los procesos de la organización.
• Gestione las tareas relacionadas con los procesos.
• Prácticas funcionalidades relacionadas con el registro de información: Puede escanear un código QR y acceder al levantamiento de cualquier registro. Adjunte imágenes y marque la geolocalización del lugar del levantamiento.
• Consulte y comparta documentos del sistema de gestión con sus contactos.

ISO 37301 apartado 9

¿Alguna vez pusiste en duda la utilidad del ciclo PHVA? Todas las normas tienen que ver con el ciclo de Deming: planificar, hacer, verificar y actuar. El punto 9 de la norma ISO 37301 – Sistema de gestión de compliance (CMS) está dedicado, precisamente, a verificar. Engloba la evaluación de desempeño (9), seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1), entre otros.

Sin verificación nos encontraríamos en un ciclo interminable de hacer, sin comprobar en qué aspectos organizacionales debemos enfocar nuestros esfuerzos ni evaluar cuál es el grado de cumplimiento del CMS.

Si lo primordial es trazar objetivos de cumplimiento, entonces lo segundo en importancia vendría a ser precisar qué debemos monitorear y medir, cada cuánto tiempo se harán tales análisis, quiénes los llevarán a cabo, mediante qué métodos obtendremos los hallazgos, de qué forma guardaremos los resultados de las evaluaciones y en qué acciones se traducirá lo que se descubra. Siempre es relevante saber si cumplimos – y en qué medida – con las políticas, protocolos y reglamentos de la empresa, leyes y disposiciones nacionales, controles, entre otros.

Con los hallazgos obtenidos podemos tomar decisiones conscientes, inteligentes e informadas, puesto que nos estaríamos basando en datos y evidencias confiables. Estos conocimientos obtenidos son potencialmente valiosos si nos proponemos hacer crecer el negocio.

En ISO 37301 apartado 9, concretamente en el punto 9.1.2 del estándar nos conmina a servirnos de las fuentes de retroalimentación para que nos hagamos una idea de los niveles de cumplimiento de la organización. Ello incluye recibir información de diversas fuentes (trabajadores que denuncien irregularidades, clientes, controles de procesos y registros de actividades, proveedores, contratistas, entre otros) y brindar una mirada crítica y evaluativa con el fin de descubrir los porqués de los incumplimientos.

Los indicadores no mienten

Si necesitamos saber con certeza si los objetivos de compliance fueron conseguidos, ¿Qué debemos hacer? ¡medir! Los indicadores no engañan. ¿Cómo sabremos si la empresa se encamina hacia al cumplimiento, si el rumbo es correcto? ¡seguimos midiendo! Y es que los indicadores son una suerte de brújula, una radiografía que se le toma al sistema de gestión de compliance (CMS) y que nos revela, de forma confiable, en qué punto nos encontramos, y, por consiguiente, cuáles serán los próximos pasos. Los indicadores son el tema que expone la ISO 37301 en el apartado 9, específicamente en el punto 9.1.3 de la norma.

Para mejorar, necesitamos saber que nuestra labor es perfectible, conclusión a la que llegaremos tras medir. Una manera de percibir la evolución de los esfuerzos llevados a cabo podría ser gracias a gráficos que reflejen el estado del indicador en su fase inicial, cuál es la tendencia, riesgos, implicaciones y demás. Indiscutiblemente, la norma ISO 37301 orientará a las organizaciones comprometidas con el cumplimiento, pues apunta hacia sociedades más transparentes y justas.

Ninguna medición, análisis y evaluación estarían completas sin los informes de cumplimiento que resultan tras haber obtenido los resultados. El apartado 9.1.4 de la norma ISO 37301 tiene como propósito el reporteo. Esto garantiza que el desempeño del CMS es informado a las partes interesadas pertinentes.

Para cumplir con el mencionado punto podríamos crear una política de reportes de compliance y procedimientos de reportes en los que se precise

• Frecuencia de los reportes.
• Notificaciones a reuniones, citas y/o contactos con autoridades reguladoras.
• Cambios en cuanto a riesgos de compliance.
• Nuevos requerimientos, responsabilidades y obligaciones de compliance.
• Resultados de las mediciones.
• Incumplimientos hallados y acciones correctivas implementadas.
• Desempeño del CMS.
• Resultados de auditorías.

Los registros cuentan con carácter verificador y demostrativo, por eso esta clase de información documentada constituye evidencias. Si es menester comparecer ante la justicia, los registros de procesos y controles son probatorios de nuestras gestiones. De allí la importancia del mantenimiento de los registros (9.1.5), que debe ser el más adecuado posible, libre de adiciones, supresiones, omisiones, modificaciones, usos no autorizados y similares.

Una herramienta potente

La auditoría interna (9.2) es una de las herramientas más poderosas de las que podemos valernos para detectar equívocos que tal vez no sabemos que existen, y que, al conocer, nos darán una idea global de hacia dónde pueden apuntar nuestros esfuerzos y los del equipo de trabajo.

La norma ISO 37301 señala cómo deben llevarse a cabo las auditorías, establece que la compañía requiere planificar la realización de estos procesos con cierta regularidad, para que sea posible conocer si el CMS se ajusta a los requisitos de la empresa y a los de la norma. También para precisar si la implementación y mantenimiento resultan efectivos.

El punto 9.3 del estándar contempla la revisión por la dirección, que debería incluir también recomendaciones sobre:

• la necesidad de cambios en la política de compliance y en sus objetivos, sistemas, estructura y personal asociados;
• los cambios en los procesos de compliance para asegurar la integración eficaz con las prácticas operacionales y los sistemas;
• las áreas sobre las que hacer seguimiento de no cumplimientos de compliance futuros potenciales;
• las acciones correctivas respecto a los no cumplimientos de compliance;
• las lagunas o carencias en los sistemas del compliance actuales e iniciativas de mejora continua más a largo plazo;
• el reconocimiento de un comportamiento de compliance ejemplar dentro de la organización.

Los resultados de la revisión por la dirección (9.4) tienen que contener las decisiones que se han tomado tras analizar la información obtenida. Esto puede materializarse en informes documentados (no necesariamente de gran extensión) contentivos de los temas tratados, acciones propuestas, responsables, plazos y recursos para implementar dichas acciones, actas de reuniones, minutas, detección de oportunidades de mejora, necesidades de cambios del CMS, entre otros.

Software Compliance de ISOTools ISO 37301

Implementar un sistema anticorrupción y aplicar una lista de verificación para un sistema de compliance como esta resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta tecnológica avanzada que estructura el sistema y facilita cada tarea.

Así lo hace el  Software Compliance de ISOTools específicamente diseñado para abordar cada componente de un sistema antisoborno con éxito. Esta solución ofrece funcionalidades apropiadas, por ejemplo, para una gestión óptima de los ciclos de tareas y flujos de documentación, para la aplicación ágil de la debida diligencia o para alentar la denuncia a través de canales que protegen el anonimato y facilitan las investigaciones

Conozca más sobre esta solución preguntando a uno de nuestros asesores.

Customer Experience

Existen organizaciones hoy en día generan espectaculares productos y servicios, sin embargo, no consiguen los resultados finales que esperan, incluso llegan a tener opiniones negativas de clientes o terceras partes.

Si aún con un excepcional Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001 o aplicando metodologías de mejora continua no consiguen los resultados esperados es posible que debamos dejar de mirar hacia el producto – servicio para conseguir resultados distintos.

Podemos imaginar el caso de un proveedor de internet con grandes ofertas, pero con un proceso de contratación y atención al cliente pésimo. Es posible que este proveedor de internet consiga una ventaja competitiva diferenciándose por precio en el corto plazo, sin embargo, esta no será sostenible en el tiempo ya que está descuidando la experiencia del consumidor final en aspectos que además no son parte del producto – servicio que comercializa.

Con este ejemplo podemos ver un problema de enfoque que se repite en una gran mayoría de las organizaciones. El cliente no solo le da valor al producto – servicio, le da valor a todo el conjunto de lo percibido con la organización con la que contrata.

Contar con un Sistema de Gestión de la Calidad es imprescindible para conseguir niveles de satisfacción excepcionales respecto al producto, sin embargo, para conseguir una experiencia global completa será necesario ir un paso más allá y enfocarnos en completar un producto de calidad con una Customer Experience plenamente satisfactoria.

Claves para un Customer Experience perfecto.

Implica al consumidor con la organización

Un consumidor implicado se sentirá parte de la organización y esto significa que, en parte, estará satisfaciendo una de las necesidades de cualquier ser humano, el sentimiento de pertenencia.

Escucha a tu cliente, conecta

Tiene mucho que decir y la mayoría de las cosas te sorprenderán. Cada cliente es un mundo, pero si se les escucha podremos descubrir necesidades comunes y características similares. El feedback de los clientes es clave y no debe responder únicamente al tratamiento de encuestas de satisfacción, quejas y reclamos, no conformidades, canales de denuncia o similar. Consiste en dar un paso más y conocerlo más en profundidad.

Conseguir un canal de comunicación bidireccional eficiente que no

Si el cliente es rápido, la organización debe ser más rápida aún

Los clientes ya no solo contactan por teléfono o e-mail, los canales de atención tanto comerciales como de post venta han cambiado y las expectativas del cliente también. Un sistema de chat, whatsapp o las propias redes sociales. La omnicanalidad será un punto clave tanto de compra como de atención.

Los tiempos de entrega o finalización de servicios también se han reducido gracias a metodologías ágiles y procesos más eficientes. En igualdad de condiciones un cliente tendrá más posibilidades de decantarse por aquella que menos tiempo tarde en servirle el producto o en rentabilizar un servicio.

Personaliza la experiencia cuidando la privacidad

Es posible que suene a incoherencia, incluso a términos incompatibles pero los clientes buscan cada vez más un trato personalizado incluso en servicios y medios digitales.

Las nuevas tecnologías como la inteligencia, el análisis de datos de comportamiento o los motores de recomendación pueden ser de gran ayuda.

Piensa en cada punto de contacto del cliente con la marca

Este enfoque pasa por definir el Customer Journey Map y establecer cómo debería ser la experiencia del cliente en cada uno de los puntos. A partir de ese conocimiento, como organización, deberemos establecer que deberíamos hacer para conseguirlo y, por supuesto, medir el grado de consecución en cada punto de contacto.

Ten en cuenta que cada una de las claves anteriores que hemos detectado han de verse reflejadas en estos puntos de contacto. El cliente debe ser capaz de decidir (o percibir que tiene el control), sentirse identificado, cómodo y en sintonía con la organización en su conjunto, además de sentirse satisfecho con la calidad del producto o los resultados obtenidos con el servicio.

Software ISOTools, tu mejor aliado para la dar el salto a la calidad 4.0

En este artículo hemos definido la calidad 4.0, hemos hablado de su relación con la cuarta revolución industrial y cuáles son los aspectos más importantes de la misma. Depende de usted valorar si es conveniente o no para su empresa pasarse a este nuevo concepto, mucho más innovador y revolucionario.

Desde ISOTools, queremos ofrecerle una herramienta que le ayudará a iniciar la adaptación de su empresa poco a poco. Con nuestro Software ISOTools Excellence, podrá automatizar los procesos relacionados con la gestión de la calidad.

Nuestra herramienta le permitirá ahorrar un 50% de tiempo a la hora de tomar acciones correctivas, ahorrar dinero y eliminar documentos físicos, gestionar no conformidades. Todos los procesos quedarán automatizados mientras los gestiona desde cualquiera de sus dispositivos.

Sistema HSE

La realización de la investigación de incidentes y accidentes es un factor clave para la mejora en el sistema de gestión HSE, ya que, gracias a esta etapa, se recolecta información precisa y valiosa que permite identificar las causas, eventos, situaciones que se han presentado generando los mismos y con base en los hallazgos se establecen recomendaciones.

Los incidentes y accidentes que se presentan tienen diferentes impactos negativos  sobre las personas (Enfermedad-lesiones-muerte) y sobre la organización y sus recursos (daños materiales, destinación de presupuesto para correcciones, daños en el medio ambiente) por ello todos los esfuerzos que se realicen investigando y estableciendo causas ayudaran a que se mejore tanto el ambiente laboral para los colaboradores, como la inversión de los recursos que la organización destina a la corrección,  se puedan destinar a otros temas que son prioritarios como lo puede ser el bienestar mismo de los empleados.

Es importante que la organización defina una metodología para abordar la investigación de accidentes e incidentes, que dicha metodología sea conocida por todos los interesados (Equipo de investigación de accidentes), que permita la identificación de las causas reales de los hechos y de esta manera proponer medidas preventivas para que los incidentes no se conviertan en accidentes y medidas correctoras para los casos en los que se ha materializado el evento o situación negativa.

Entre las ventajas que se aportan al sistema HSE e incluso más allá de este y que se derivan de la investigación de accidentes e incidentes, se encuentra:

• Conocer la realidad de los hechos que se presentaron: el investigar permite llegar al detalle de los eventos, a identificar la fuente, origen, causas que dieron lugar a los hechos, para ello se puede hacer uso de diversas técnicas de investigación que se han abordado en otros artículos como son Análisis MTO, FRAM, ACCIMAP.
• Eliminar las causas que generan los accidentes: gracias a la investigación se pueden identificar las causas que originan los accidentes y, por tanto, proponer soluciones obre las mismas.
• Evitar la repetición de las situaciones o factores que llevan a que se presenten incidentes y accidentes: en la prevención está la clave, el evitar o controlar los factores que causan los incidentes es muy valioso para la gestión del sistema, ya que no solo se verá representado en términos de salud en los colaboradores, sino también en términos económicos para a organización.
• Identificar la existencia de peligros que antes no eran tan evidentes: en la medida en que se presentan incidentes o accidentes se tiene una fuente importante de entrada para la identificación de peligros que antes o no estaban presentes o simplemente no se había materializado.
• Mejorar la prevención de incidentes y accidentes a partir de la experiencia adquirida, es decir, la implementación de medidas preventivas.
• Implementar medidas que den repuesta a lo que se presentó.
• La organización logra una mayor competitividad: una organización que gestiona los accidentes e incidentes no solo mejora el sistema HSE, sino que también presenta mejoras en términos de productividad y, por tanto, esto se verá reflejado mejorando el nivel de competitividad de la misma.
• Genera confianza en los clientes-usuarios: cuando una organización gestiona los incidentes y accidentes se vuelve más segura para sus trabajadores, esa seguridad se transmite fuera de la organización hacia clientes, proveedores, usuarios, generando la seguridad de que es una empresa responsable en todos los aspectos y, por tanto, ese producto que adquieren o ese servicio que demandan está altamente respaldado.
• Cuidar el medio ambiente: cuando hay un adecuado manejo de los incidentes y accidentes esto se relaciona e implica que se está cuidando el medio ambiente de los efectos adversos que esto genera, por ejemplo los controles que se puedan establecer para evitar los derrames de crudo que tiene consecuencias nefastas sobre el ecosistema, la prevención de vertimientos de las aguas servidas producto de los procesos en la empresa, entre otros que de no controlarse o tratarse tienen consecuencias a largo plazo.

Una empresa que identifica las fuentes de los accidentes e incidentes y realiza gestión sobre las mismas, garantiza que el desempeño de las labores se está realizando en un ambiente seguro, esto se irradiará hacia la salud y seguridad del trabajador, de su familia y también tendrá un impacto sobre el medio ambiente relacionado con la organización.

Software ISOTools

El Software para la Gestión de Riesgos Corporativos de ISOTools es un gran aliado para el seguimiento y monitoreo de cualquier riesgo identificado en su organización, independientemente de su perfil u origen.

Establecer medidas y tomar decisiones mediante las matrices de gestión de riesgos de nuestro software es muy sencillo, ¿quiere saber cómo?

Riesgos Corporativos

La gestión del riesgo dentro de la organización, debe tener como buena práctica de gestión, una estructura definida que sirva como guía al equipo de riesgos en la ejecución de tareas de forma lógica y en los tiempos que se requiere, facilitando la ejecución de cada etapa de los riesgos identificados, hasta que se elimine o mitigue el impacto, a través de la aplicación de controles.

Dentro del sistema de gestión de riesgos es importante tener un marco de referencia que de claridad sobre las responsabilidades que tiene cada nivel jerárquico dentro de la organización. Esta estructura debe permitir a todos los integrantes de la organización, identificar el rol que tienen dentro de la gestión del riesgo y al equipo que tendrá la tarea de orientar los esfuerzos.

La definición de objetivos de direccionamiento, deben estar alineados con la gestión del riesgo, donde la ejecución de las tareas que se asignan a responsables de diferentes procesos, aporta al cumplimiento de las metas definidas y que a mediano plazo permite crear una cultura de prevención frente a situaciones inesperadas con impacto negativo para la organización.

Dentro de la gestión del riesgo es importante analizar todas las etapas desde diferentes puntos de vista, con el fin de controlar todos los frentes donde el riesgo se puede presentar. dentro de la gestión hay niveles que no intervienen de forma directa en la definición de los controles, sin embargo, es necesario informar las tareas nuevas que se deben implementar para la eficacia de los controles.

El marco de trabajo del sistema de gestión del riesgo, no tiene efectividad si opera de manera aislada, los diferentes sistemas que se implementan en la organización, tienen uniformidad en la ejecución de algunas tareas y que, al integrarlos, aportan de forma equilibrada al porcentaje de cumplimiento de cada uno. Por esta razón la integración de los sistemas de gestión, evita reprocesos para el equipo de riesgos.

Todo sistema de gestión depende de la planificación, donde cualquier persona de la organización, independiente del proceso al que pertenezca, será el responsable de ejecutar tareas que aporten a la gestión del riesgo, en estos casos es de gran ayuda definir roles con el nivel de responsabilidad correspondiente, para que desde su actividad diaria implemente controles para evitar la ocurrencia de riesgos.

El diseño del sistema de gestión del riesgo, toma como base el nivel de conocimiento del equipo de gestión, sobre la organización y la eficacia en la comprensión de las operaciones, implementar un sistema sin conocer la realidad de la organización, involucra al equipo en el diseño de un sistema sobredimensionado o, en el caso contrario, uno con falta de recursos para funcionar.

Es fundamental que la planificación del sistema de gestión del riesgo, permita identificar la tipología de recursos y cantidades que se requiere para la implementación y funcionamiento de los programas y controles. La gestión de recursos debe estar ajustada a la realidad de la organización y la solicitud debe hacerse con anticipación para que la alta dirección lo incluya en el presupuesto anual.

La implementación de un sistema de gestión requiere la asignación de recursos de diferente tipo, como son humanos tecnológicos y financieros, pero un factor de vital importancia que traza metas dentro de la gestión, son los plazos definidos para la ejecución de las tareas ya que de esta forma se garantiza la correcta implementación del sistema de gestión.

Medir la gestión realizada por diferentes responsables de proceso o del sistema, permite al equipo encargado del riesgo, tomar decisiones para el buen funcionamiento o mejoramiento del sistema de gestión; es aquí donde los indicadores de gestión toman su lugar y aporta información que permite cuantificar el porcentaje de cumplimiento de las tareas asignadas.

Los indicadores son una herramienta efectiva al momento de valorar el cumplimiento general del sistema de gestión, estos deben estar aplicados con frecuencias periódicas que den el espacio al sistema para funcionar y recopilar información para el análisis conocer el comportamiento del sistema de gestión del riesgo frente a factores internos y externos.

Software ISOTools

El Software ISOTools para la Gestión de Riesgos Corporativos, es un gran aliado para el seguimiento y monitoreo de cualquier riesgo identificado en su organización, independientemente de su perfil u origen.

Establecer medidas y tomar decisiones mediante las matrices de gestión de riesgos de nuestro software es muy sencillo, ¿quiere saber cómo?

No conformidades

En todo sistema de gestión basado en normas ISO, ocurre con periodicidad la detección de no conformidades con el propósito inicial de identificar posibles fallas y/o desviaciones, donde su pronta resolución favorezca a los procesos de mejora continua de la organización.

Estas no conformidades pueden proceder de procesos de auditoría interna y/o externa, quejas de clientes, revisiones por parte de la dirección, incumplimiento de metas, desconocimientos de los estándares establecidos, fallas o errores en la ejecución de los procesos, generación de productos o prestación de servicios no conformes, entre otros.

La resolución de una no conformidad suele ir acompañada de correcciones inmediatas y de la evaluación de necesidad de implementación de acciones correctivas las cuales puedan hacer frente a las consecuencias, además de eliminar las causas que la originaron para evitar su posible ocurrencia en el futuro.

Es importante que las organizaciones tengan criterios objetivos sobre cuando se van a tomar acciones correctivas en caso de que una no conformidad se presente, aunque la versión vigente de la norma no obliga a tener procedimientos para el tratamiento de no conformidades y gestión de acciones correctivas, estos podrían ser útiles al momento de establecer dichos criterios.

Una vez analizada la no conformidad y deducir la necesidad de establecer acciones correctivas, se debe iniciar con la identificación de las causas y sus compromisos, puesto que sin determinar cuál es el origen del problema se complica la resolución eficaz de la no conformidad.

A manera de orientación o guía podríamos señalar algunas de las causas más frecuentes por lo que se originan las no conformidades:

• Fallas de Comunicación.
• Mala gestión de la información documenta.
• Falta o no asignación de recursos.
• Desconocimiento de roles y responsabilidades.
• Pocas o nulas actividades de seguimiento.
• Ausencia de planificación.
• Insuficientes medidas de control.
• Pocas actividades de crecimiento y/o formación.
• Falta de concientización al personal.

Adicionalmente, las organizaciones cuentan con recursos limitados, por lo que las acciones correctivas deben ser lo más precisas y adecuadas posibles, es por eso que invertir recursos en acciones no eficaces puede afectar económicamente a la organización.

Las organizaciones son independientes de utilizar las técnicas de análisis de causas que crean oportunas, no obstante, se ha caído en el error de pensar que la norma exige el uso de algún método en específico.

Cabe señalar que la norma, si establece “reaccionar ante la no conformidad y, cuando sea aplicable; tomar acciones para controlarla y corregirla”, por lo que es recomendable hacer uso de alguna de las siguientes herramientas:

• Flujograma.
• Gráfico Pareto.
• Diagrama causa-efecto.
• Hoja de verificación.
• Histograma.
• Diagrama de dispersión.
• Hoja de control.
• Lluvia de Ideas.
• Metodología de los 5 Porqués
• Árbol de Problemas.

En resumen, la resolución de las no conformidades de los sistemas de gestión de calidad comprende la detección del incumplimiento del requisito en cuestión y su pronta corrección, la identificación de las posibles causas y el establecimiento de acciones correctivas acordes a su eliminación, la implementación de las acciones planificadas y la verificación su eficacia, el registro de los resultados obtenidos y de ser satisfactorios gestionar el cierre de la no conformidad según los lineamientos determinados por la organización.

Software ISOTools 

El software ISOTools incluye distintos aplicativos para facilitar la implementación  y gestión diaria de los Sistemas de Gestión de las organizaciones. Una de estas aplicaciones es la App Hallazgos de ISOTools, a través de la cual las organizaciones tienen garantizada una eficiente gestión de los hallazgos, logrando un mayor control de los mismos.

Si desea ampliar información sobre ISOTools puede ya solicitar que nuestros consultores se pongan en contacto con usted para que le asesoren.

Integrar HSE

Aunque en un principio parezca que la gestión de la salud, seguridad en el trabajo y el medio ambiente no está totalmente relacionado con la calidad, hay que destacar que comparten elementos en común, como, por ejemplo, la gestión por procesos y la mejora continua de dichos sistemas. Por estos motivos, es posible realizar una gestión integrada y unificar ciertos aspectos, lo que finalmente aportará ventajas y beneficios a la organización.

Integrar HSE con su Sistema de Gestión de la Calidad le va a permitir que estos sistemas operen de un modo más eficiente y que se consuman menos recursos de manera independiente, evitando en muchos casos duplicidades.

Estas no son las únicas ventajas y beneficios que genera la integración, a continuación, citaremos los beneficios que supone integrar HSE y Calidad en una organización:

• Evitar las duplicidades de procesos y recursos empleados.
• Optimizar el tiempo dedicado a la adopción de decisiones, ya que la información de los diferentes sistemas está integrada y aporta datos de todos los sistemas y no queda ninguna información aislada.
• Reducir los costos derivados de gestionar de forma independiente el sistema HSE y el de calidad, por ejemplo, es posible contar un único responsable de los sistemas y un equipo conjunto, en lugar de que cada sistema tenga su propio responsable y su equipo.
• Reducir el tiempo dedicado en la ejecución de auditorías internas, consiguiendo mejoras en la eficacia de las auditorías externas, lo que permite que estas culminen con éxito.
• En el caso de que los sistemas estén basados en requisitos normativos como los estándares ISO, ISO 9001(Sistema de Gestión de Calidad), ISO 45001 (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo) e ISO 14001 (Sistema de Gestión Ambiental) se facilitará la certificación de estas normas al gestionarlas de forma integrada.

Para que una organización pueda tener estas ventajas y beneficios, es necesario que la integración HSE y del sistema de calidad se realice teniendo en cuenta ciertos aspectos.

En primer lugar, es necesario que los involucrados en los sistemas HSE y de calidad compartan su conocimiento para que, de este modo, sea posible avanzar metodológicamente en el proceso de integración.

Ahora es el momento de identificar qué capacitaciones requiere nuestro equipo, ya que estos deberán conocer por ejemplo aspectos normativos locales, regionales, nacionales o incluso internacionales en función del sector y también, formarnos en caso necesario en materia de habilidades blandas.

Dentro del proceso de integrar HSE con su Sistema de Gestión de la Calidad, otro elemento que hay que valorar es tener el conocimiento de en qué punto se encuentra la organización e identificar qué puntos cumplen los sistemas y en cuales es necesario mejorar. Con de este diagnóstico, sabremos, además, qué procesos, procedimientos, documentos, indicadores, personas o informes deben estar integrados.

Al final del diagnóstico, determinaremos las brechas, así identificaremos que debemos modificar para que los sistemas de gestión estén unificados e integrados correctamente.

En este paso, hay muchas organizaciones que se quedan en el camino, ya que el proceso se convierte en más complejo y requiere de más volumen de trabajo, lo que, para muchos equipos, puede generar rechazo.

Aunque se pueda llegar a pensar que la inversión en un primer momento para este tipo de sistemas de gestión integrados sea elevada, va a suponer una mejora muy importante en la capacidad de crecimiento de la organización a medio plazo y, por tanto, el retorno de la inversión es más rápido. Durante esta etapa se establecerán los procesos, los responsables, los recursos, las acciones, los puntos de control y el seguimiento.

Para que el proceso de integrar sistemas sea un éxito, se determinaran los procesos de la organización y los responsables implicados, al igual que las relaciones existentes entre ellos.

Todo el proceso deberá ser documentado y los documentos en los que sea posible se integrarán en uno solo, así conseguiremos siempre funcionar de forma integrada.

Cuando un sistema ya está integrado y operando, tendrá que pasar por un proceso de auditoría a través del cual se identifiquen las No Conformidades y desviaciones del sistema integrado, ya que el objetivo es mejorar el sistema.

Software para integrar HSE con su Sistema de Gestión de la Calidad

El software de ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones a integrar HSE con el Sistema de Gestión de la Calidad de forma automatizada.

Esta solución tecnológica aporta los instrumentos imprescindibles para que la integración y la gestión de estos sistemas tenga éxito. Es un software modular, parametrizable y que se adapta a los requisitos de las organizaciones.

El software, a través de sus diferentes módulos, facilita el cumplimiento de los requerimientos del sistema integrado. Ya puede revisar las soluciones del software para que pueda gestionar de forma integrada el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente y Calidad.

Contacte con nosotros para conocer todas las funcionalidades de ISOTools Excellence, haciendo clic aquí.

ISO 23592

Hoy por hoy, los consumidores son cada vez mas exigentes por ello las organizaciones han tenido que reinventar sus metodologías de trabajo, para poder dar una respuesta efectiva las necesidades de todas las partes interesadas. El Servicio al Cliente es un factor clave de éxito para logar optimizar la productividad financiera, para ello la familia de Normas ISO contiene una variedad robusta de estándares que ayudan al cumplimiento de los objetivos.

Con la Nueva Norma ISO 23592 : 2021 todas las partes salen ganadoras pues tiene un enfoque en la excelencia del servicio, ayudando a las organizaciones al alcance del éxito sostenido y la adopción de las Buenas Prácticas. Aplicable a cualquier tipo de organización que prese un servicio independientemente si es público, privado, comercial o sin fines de lucro.

¿Qué es la Norma ISO 23592: 2021?

Publicada apenas hace poco menos de cuatro meses del presente año, la Norma ISO 23592 : 2021 Excelencia en el servicio: principios y modelo, diseña un servicio que garantice una satisfacción sostenible y una experiencia al cliente de calidad, ya que va más allá del típico servicio básico, al contrario, se enfoca en la optimización de un servicio excelente.

Esta Norma tiene la particularidad de que se complementa con los siguientes estándares:

• Norma ISO / TS 24082: 2021 Excelencia en el servicio: diseño de un servicio excelente para lograr experiencias de cliente sobresalientes, integrándose de tal forma el cliente podrá obtener experiencias excepcionales y se relaciona directamente con el numeral 7.3 de la Norma ISO 23592.
• Norma ISO / WD TS 23686.4 Medición del desempeño de la excelencia en el servicio, contiene un conglomerado de metodologías internas y externas, además de métricas que permiten la medición del desempeño en relación a la excelencia del servicio, identificando los influenciadores y posibles efectos que garantizan que el cliente tenga una experiencia sobresaliente, esta relaciona la podemos encontrar en el numeral 7.4 de la Norma ISO 23592.

La Norma ISO 23592: 2021 Esta estructurada bajo Principios y un Modelo de Excelencia en el Servicio

Este estándar otorga a las organizaciones el alcance de un servicio al cliente basado en los más altos estándares de excelencia, a través una estructura que contiene la terminología, relevancia, beneficios, principios y un modelo de gestión diferencial enfocado en la excelencia del servicio, está estructurado por cuatro elementos principales de la siguiente forma:

• Basado en el Liderazgo, Visión, Misión, Estrategia, Requisitos de Liderazgo y Gestión.
• Fomentar una cultura basada en la excelencia del servicio compromiso de los colaboradores.
• Crear, diseñar y renovar experiencias del cliente sobresalientes en base a identificación de sus necesidades, expectativas y deseos, mediante la innovación de los servicios.
• Garantizar la excelencia del servicio operativo a través de la gestión efectiva de los procesos, estructuras organizativas, el seguimiento a las actividades y los resultados obtenidos.

Niveles de Servicio de Acuerdo a la Pirámide de excelencia según la Norma ISO 23592: 2021

Esta pirámide tiene el objetivo de que la alta gerencia y los colaboradores comprendan la importancia de cumplir las promesas y expectativas del cliente, de acuerdo a lo establecido en el estándar ISO 23592 : 2021 los criterios fundamentales para implementar un servicio excelente, constituidos por cuatro niveles de la siguiente forma:

• El Nivel 1 establece que los clientes deben percibir el cumplimiento de las promesas a través de la propuesta de servicio central.
• El Nivel 2 define que un buen servicio dependerá del tratamiento de los problemas y consultas evidenciadas en los comentarios de los clientes.
• El Nivel 3 se enfoca en la importancia de prestación de servicios excelentes de manera individual
• El Nivel 4 es el nivel mas alto y se basa en la prestación de servicios extraordinarios que puedan sorprender a los clientes.

Para lograr una efectiva competitividad en el mercado es indispensable que el modelo de gestión este basado en la excelencia del servicio, este enfoque debe evolucionar de lo simple a lo extraordinario para garantizar una experiencia de servicio excepcional y bajo los más altos principios de Calidad. Todo ello puede ser alcanzable a través de la implementación del modelo de gestión propuesto en la Norma ISO 23592: 2021, garantizando de esta forma un desarrollo económico sostenible y la continuidad de negocio.

Software ISOTools para la automatización de modelos de Calidad

A través de la Plataforma Tecnológica ISOTools las organizaciones tienen a su alcance la evaluación constante de su adaptación a los diferentes Modelos de calidad y excelencia.

Las diferentes aplicaciones de las que consta ISOTools ayudan al análisis de la situación actual y los resultados a alcanzar, el establecimiento de prioridades, la puesta en marcha de acciones específicas y la evaluación de los resultados logrados.

Con la base del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) orientado a la excelencia, ISOTools permite el manejo de la documentación, la mejora de la comunicación y la reducción tiempos y costos en el camino hacia la excelencia.

Dashboard HSE

En un sistema HSE (Health, Safety and Environment), como en cualquier otro sistema, es necesario contar con un Dashboard.

El Dashboard HSE es una herramienta de gestión de la información, el cual ayudará a monitorizar, analizar y mostrar de un modo visual, aquellos indicadores clave de desempeño (KPI), las métricas y los datos imprescindibles para llevar a cabo un adecuado seguimiento en este caso, del sistema HSE.

Al hablar de indicadores, es importante saber que sirven de instrumento para que, en el caso de la Salud, Seguridad y Medioambiente, nos ayuden entre otros aspectos a reducir accidentes laborales y ambientales o incluso evitar incumplimientos que podrían originar sanciones, multas o pérdida de la reputación de la organización.

También durante la gestión del sistema HSE (Health, Safety and Environment), los responsables tendrán que trabajar en la mejora continua del sistema, para lo que es imprescindible tener indicadores que nos ayuden en ese sentido y a cumplir los objetivos establecidos.

En este artículo nos vamos a centrar en los indicadores predictivos que cualquier Dashboard HSE debería incluir, pero antes de hablar sobre ello, vamos a clasificar los tipos de indicadores HSE según la temporalidad. De este modo, conseguiremos tener una visión completa de dichos indicadores y en profundidad, sobre los indicadores predictivos.

Según la temporalidad, los indicadores relacionados con la Salud, Seguridad y Medio Ambiente se han clasificado de la siguiente forma:

• Indicadores reactivos:

Son aquellos que tienen lugar debido a hechos consumados, es decir, ya se han producido accidentes, incidentes, enfermedades laborales, etc. Como consecuencia de ello, se ha derivado en incumplimientos en materia de Salud, Seguridad y Medio Ambiente.

• Indicadores predictivos:

Son aquellos indicadores que debido al tratamiento de datos e información son capaces de predecir las condiciones futuras que se pueden originar y seremos capaces de intervenir a tiempo para evitar perjuicios sobre los intereses de la organización.

Indicadores predictivos

Ya hemos realizado una breve introducción sobre los indicadores predictivos, vamos a continuar hablando sobre ellos.

En los indicadores predictivos, la tecnología, el Business Intelligence, Business Analytics o el Big Data ha jugado un gran papel, ya que gracias a la información que aportan, un sistema tiene la posibilidad de predecir los comportamientos que pueden alcanzar los indicadores.

Realizando los análisis y el tratamiento estadístico correcto, es posible de igual modo, revisar el grado de concurrencia de un riesgo HSE, un aspecto fundamental, ya que nos permitirá actuar a conciencia y reducir la probabilidad de que dicho riesgo tenga lugar o por lo menos, seremos capaces de minimizar el impacto que puede generar si este se produce.

Al contar la organización con un Dashboard HSE, se identificarán aquellos indicadores predictivos que le resulte verdaderamente interesante a la organización. Debido al análisis predictivo que se lleve a cabo, estableceremos la probabilidad de que un suceso tenga lugar. Para lograrlo, se emplean fuentes de información con datos históricos, datos actuales y el índice de tiempo futuro para el que se requiere la predicción.

Si tomamos un ejemplo relacionado con la seguridad y salud en el trabajo, podemos hablar que, con un análisis de datos históricos, seremos capaces de realizar una identificación de las condiciones laborales en las que no se produjeron accidentes laborales. Tras identificarlo y considerando la situación de las variables que afectan en el tiempo presente, podremos proyectar lo que tendrá lugar en un futuro.

El Dashboard HSE nos dará la información de los indicadores predictivos HSE, consiguiendo un conocimiento fundamental para mejorar el sistema HSE.

Las organizaciones deben ser conscientes de que las herramientas de análisis predictivo HSE fluctúan el modo en el que se entienden las políticas vinculadas a la Salud, Seguridad y Medio Ambiente. De igual forma, cambia el modo mediante el cual los directores y gestores HSE realizan sus funciones habituales.

En resumen, los indicadores predictivos son fundamentales en el Dashboard HSE de las organizaciones y nos facilitan la tarea de adoptar medidas a tiempo, impidiendo en gran medida que tenga lugar un accidente laboral o medioambiental con impactos negativos. Al tener este tipo de indicadores en el Dashboard HSE, vamos a poder ahorrar un tiempo que podría dedicarse a otras funciones, por ejemplo, podemos dedicar más tiempo a desarrollar inspecciones para así avanzar en el ciclo PDCA del sistema HSE, consiguiendo que sea más eficaz y eficiente.

Software para la gestión HSE

La gestión de un Dashboard HSE genera muchas horas de trabajo a no ser que se emplee un software que sea capaz de nutrir de información de todos los procesos.

El módulo de Dashboard del software ISOTools está diseñado para que responsables HSE tengan un mayor control de los indicadores clave de su organización, entre ellos los predictivos.

Mediante el Cuadro de Mando o Dashboard, podrá conocer los porcentajes de cumplimiento acumulados respecto a una fecha, además de visualizar el porcentaje de cumplimiento para un grupo específico de indicadores. Con ISOTools las organizaciones sabrán a simple vista si el cumplimiento es correcto o si, por el contrario, no se están cumpliendo. Además, se podrán consultar de un modo independiente los indicadores.

Gracias al alto grado de parametrización del software ISOTools, las organizaciones podrán establecer de forma personalizada las vistas a los indicadores según sus procesos, áreas o sistemas y ordenar conforme a las necesidades por tipo de indicador.

Un aspecto bastante importante es que se pueden obtener reportes automáticos, los cuales generan gráficos o tablas dinámicas que muestren el estado del sistema HSE.

Permisos de trabajo

Los permisos de trabajo, según la norma ISO 45001, son información documentada que evidencia el resultado de una actividad. Suelen estar asociados a la planificación de actividades que no son rutinarias. En el caso de las actividades rutinarias se cuentan con las herramientas que permiten identificar los peligros y los riesgos que van asociados a ellas, en las que se ve una línea de proceso u operaciones que se repiten constantemente dentro de una organización.

Los permisos de trabajo se hacen cuando así lo demanda la legislación laboral en materia de seguridad y salud. Esta legislación suele ser bastante amplia y exigente.

El porqué de los permisos de trabajo radica en que el empleador debe proteger eficazmente la vida y salud de los trabajadores. Esto significa que una empresa u organización debe tomar todas las medidas que sean necesarias para cuidar a sus trabajadores y a los contratistas.

Procesos

A nivel de procesos es necesario controlar la incertidumbre para garantizar resultados. La buena planificación de una tarea va a generar que los procesos no supongan un impacto negativo en la organización.

La gestión de permisos de trabajo no solo afecta a temas de seguridad y salud, sino que también afecta a la continuidad operacional y al proceso en sí mismo de la organización. Por ello es muy importante involucrar a las personas que están participando de la toma de decisiones acerca de cómo ejecutar los procesos y de quiénes van a participar.

En el momento mismo de la ejecución de la actividad no rutinaria o de alto riesgo hay que tener en cuenta cuáles son los controles y quién va a ser el responsable de dirigir la actividad. La ausencia de ello no solo podría generar un daño a las personas, sino que también podría tener un impacto económico y de imagen social para la organización.

El enfoque de procesos que se le da a la gestión de permisos de trabajo, poniéndolo en el centro, es muy relevante. Es tarea de la organización la identificación de peligros y la evaluación de riesgos, mediante el establecimiento, implementación y mantenimiento de procesos para la identificación continua y proactiva de los peligros.

En la ISO 45001 no existe como tal un punto específico que hable de permisos de trabajo. La norma se limita a decir que es necesario identificar los peligros y evaluar los riesgos asociados para definir una jerarquía de controles que asegure el cuidado y protección de los trabajadores. Los permisos de trabajo son una forma de cumplir este requisito normativo.

Cuándo hacer los permisos de trabajo

Basado en lo establecido por la ISO 45001 los permisos de trabajo deberán hacerse cuando se ejecuten actividades o existan situaciones que no son rutinarias, donde no hay un procedimiento establecido. En estos casos el permiso de trabajo pasa a ser una herramienta válida para cumplir el proceso de identificación de peligros y los riesgos asociados.

La realización de permisos de trabajo debe considerar una planificación previa. Esta prevención debe hacerse no desde prevención de riesgos, sino que debe hacerlo el dueño del proceso que tiene conocimiento de cuál es el servicio contratado, de cuáles son las características de la actividad no rutinaria que se va a desarrollar. En este sentido, el área de prevención de riesgos pasa a ser un apoyo técnico como especialistas en el método.

Durante el desarrollo de la actividad sería ideal que la empresa pudiera asumir que la persona encargada de la prevención de riesgos se encontrara de forma permanente en el lugar en el que se ejecuta la actividad, controlando que todo lo establecido en el permiso de trabajo se cumpla.

En los procesos de validación, de aprobación y de firma participan tanto el área de prevención de riesgos, como los dueños del proceso. En este punto se verifica si se cuenta con todo lo establecido en la planificación para poder ejecutar la tarea. La digitalización en estos casos es un elemento importante pues ello permite un mejor análisis de la información y una mejor trazabilidad.

Después de la ejecución de la tarea el orden y la limpieza son asuntos vitales. Una vez que se deja el lugar de trabajo, el equipo debe considerar este aspecto. Esto significará cerrar correctamente el ciclo.

El permiso de trabajo no finaliza cuando se termina la tarea, este se cierra cuando se asegura que la condición del área en la que se estuvo trabajando está tal y como se encontró antes del inicio de la actividad. Finalmente, tras ello podrá darse el cierre del permiso de trabajo y la persona que lo solicitó podrá verificar que fue correctamente ejecutado.

Hacia la digitalización de los permisos de trabajo con el Software ISOTools

ISOTools es un software que le permite digitalizar los permisos de trabajo y que, además:

• Es capaz de crecer a la vez que su organización al tener la posibilidad de incrementar de forma progresiva las funcionalidades gracias a su sistema modular.
• Se adapta a los procesos de la organización debido a su alto grado de parametrización.

En cuanto a la gestión de permisos de trabajo, ISOTools asegura el control de las intervenciones en las instalaciones, comunica las responsabilidades entre los trabajadores, evalúa los riesgos concretos y autoriza las condiciones en las que debe ejecutarse el trabajo.

Además, la gestión de los permisos de trabajo en ISOTools se puede realizar también desde su móvil o Tablet, gracias a la app que puede descargar tanto para iOs como para Android. Esto permite gestionar las tareas relacionadas con los procesos, escanear códigos QR y acceder al levantamiento de cualquier registro.

ISO 37301 apartado 4.1 – Comprensión de la organización y su contexto

Si la norma ISO 37301 se te hace compleja porque su publicación es muy reciente o porque el tema de compliance abarca aspectos legales, financieros y administrativos difíciles de aprender de inmediato, tenemos una solución para ti: nuestros expertos de ISOTools se han dedicado arduamente a interpretar el estándar para aportarte conocimiento sobre los aspectos más relevantes de la ISO 37301.
¿Qué te ofrecemos hoy? Primero, te evitamos leer la norma completa, pues sabemos que si no estás familiarizado con los sistemas de gestión, la tarea puede ser molesta. Segundo, nos enfocamos en un aspecto primordial de la norma, se trata del requisito 4.1, que aborda la comprensión de la organización y su contexto.

La primera aclaración está referida a la necesidad básica de que reconozcamos que una organización no es un ente aislado, sino que forma parte de una comunidad, ecosistema, ciudad, país y continente regido por normas puntuales, y que, para integrarse y relacionarse de forma eficaz, requiere hacerlo desde una cultura y consciencia de cumplimiento, integridad, transparencia y honestidad en cuanto a la prevención de delitos y promover la transparencia y la buena relación con los requisitos de las partes interesadas, en general.

¿Por qué es importante cumplir? Las razones son muchas, pero las más relevantes son el ahorro y reducción de costes, riesgos y daños, aumento de la confianza de clientes y partes interesadas y mejora de la reputación de la empresa.

¿Cómo hacer que los colaboradores comprendan este punto? La alta dirección tiene que promover el compromiso de los colaboradores y socios de negocio, es un factor clave en el éxito de las políticas, procedimientos y programas de cumplimiento. Para lograr el apoyo requerido se pueden otorgar incentivos que motiven a cumplir. Los tipos de incentivos pueden ser financieros (bonos, ascensos, aumento de sueldo…), o no financieros (reconocimiento, formación, eventos, copeeración…).

¿Quiénes somos y hacia dónde vamos?

Aunque los filósofos se hacen estas preguntas desde los inicios de la profesión y hay miles de respuestas posibles, en las empresas necesitamos ser muy precisos al respecto. Es clave que determinemos:

• ¿La organización es de tipo jurídico o mercantil?
• ¿La empresa pertenece al sector público o privado?
• ¿Cuál es el nivel de internacionalización?
• ¿Busca o no el lucro?
• ¿Se trata de una empresa o grupo de empresas?
• ¿Cuáles son los órganos de gobierno y de administración?
• ¿En qué países y sectores opera la organización y cuáles son las leyes y regulaciones que se deben cumplir?
• ¿Cuál es la naturaleza, escala y complejidad de las actividades y operaciones de la compañía?
• ¿Cuál es el nivel de formación e idiomas del personal?
• ¿Cuál es la complejidad de los procesos y de las relaciones con las partes interesadas?
• ¿Qué actividades lleva a cabo la empresa y qué tan complejas son?
• ¿Cuál es la estrategia de negocio y de la organización?
• ¿Cuánta propensión al riesgo de incumplimiento existe?

Y todas las interrogantes que se consideren pertinentes para hacer un análisis completo para saber la realidad de la organización en un momento específico.

¿Qué o quiénes se oponen a que cumplamos nuestros propósitos?

Consideramos particularmente trascendental que seamos capaces de determinar cuáles son los objetivos de compliance de la organización y qué problemas existen dentro y fuera de la empresa que pueden atentar contra tales propósitos.

La norma ISO 37301 no establece un método concreto para hacer el análisis de contexto, por eso somos libres de emplear las herramientas de nuestra preferencia. Una de las más populares y completas es la matriz FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), que contempla aspectos internos (debilidades y fortalezas) y externos (amenazas y oportunidades). Esta herramienta puede complementarse con informes de expertos (como abogados que expliquen el contexto legal y regulatorio), estudios sobre la competencia, estudios de mercado, el método Delphi, las 5 fuerzas de Porter, entre otros.

La empresa es libre de utilizar el o los métodos que más le convengan, también de combinarlos según su elección. Todo dependerá de los aspectos a analizar y la forma en que se desee abordarlos.

Los riesgos acechan

Mientras más ligadas estén las actividades empresariales a los gobiernos y a la Administración Pública, más riesgos existirán. Cuando se identifiquen las amenazas más importantes, se pueden elaborar planes de acciones que ayuden a potenciar las fortalezas, gestionar las amenazas y detectar y aprovechar las oportunidades. ¿Suena difícil? Bueno, no te mentiremos, el análisis no es un trabajo sencillo, por eso es que se debe hacer con el compromiso con las personas de mayor nivel de autoridad en las organizaciones. Pero para ello puedes contratar apoyo externo, siempre hay consultores experimentados dispuestos a ayudarte.

¿Qué recomendaciones hay para la comprensión de la organización y de su contexto en el marco de la ISO 37301?

El propósito del 4.1 es dar lugar a la comprensión de la organización (por ejemplo, estratégica) de las cuestiones relevantes que puedan afectar su capacidad de cumplir los compromisos que tienen con los socios de negocio y otras partes interesadas. Los conocimientos obtenidos se utilizan entonces para orientar el enfoque hacia la planificación, implementación, operación y mejora del sistema de gestión del compliance.

La comprensión del contexto consiste en un proceso para revisar toda la información disponible de la organización: lo que hace, dónde, cómo y por qué. Se realiza una evaluación de factores externos y factores clave por su impacto en la organización en términos de sus obligaciones de compliance.

Las obligaciones de compliance más obvias proceden de los contextos legales y regulatorios en los que una organización opera, pero las obligaciones o los riesgos también podrían surgir de otros factores internos que definen el funcionamiento de la organización y la entrega de sus bienes y servicios a sus clientes. La organización debería también considerar las tendencias futuras pertinentes que podrían tener un impacto, por lo tanto este proceso se debe repetir a intervalos planificados, y dada la dinámica actual, estos intervalos deberían ser de corto plazo para estar atentos del devenir de las circunstancias.

Los factores internos también deberían tomarse en consideración. En la ISO 37301 se incluyen algunos ejemplos. La lista no es exhaustiva, pudiendo haber otros que sean pertinentes para una organización y el alcance definido para su sistema de gestión de compliance. A continuación presentamos la lista que menciona la norma:

• el modelo de negocio, que incluye la estrategia, la naturaleza, el tamaño y el nivel de complejidad y sostenibilidad de las actividades y operaciones de la organización;
• la naturaleza y el alcance de las relaciones comerciales con terceras partes;
• el contexto legal y regulatorio;
• la situación económica;
• los contextos social, cultural y ambiental;
• las estructuras, políticas, procesos, procedimientos y recursos internos, incluyendo la tecnología;
• su cultura de compliance.

Finalmente, hay un debate intenso en que si se debería o no conservar información documentada del análisis del contexto, si bien la norma ISO 37301 no hace mención explícita a un requisito de contar con una evidencia documentada, la mejor práctica es que se conserven registros que permitan hacer revisiones periódicas y al estar documentada ayuda la continuidad del análisis y comprender mejor el historial de una organización, que como su contexto está en constante cambio.

¿Necesitas entender y aplicar otros requisitos de la norma ISO 37301? Entonces no te pierdas nuestros próximos artículos.

Software ISO 37001 de ISOTools

Implementar un sistema anticorrupción y aplicar una lista de verificación para un sistema antisoborno como esta resulta mucho más fácil si se cuenta con una herramienta tecnológica avanzada que estructura el sistema y facilita cada tarea.

Así lo hace el  Software ISO 37001 de ISOTools específicamente diseñado para abordar cada componente de un sistema antisoborno con éxito. Esta solución ofrece funcionalidades apropiadas, por ejemplo, para una gestión óptima de los ciclos de tareas y flujos de documentación, para la aplicación ágil de la debida diligencia o para alentar la denuncia a través de canales que protegen el anonimato y facilitan las investigaciones

Conozca más sobre esta solución preguntando a uno de nuestros asesores.

Responsable HSEQ

Un responsable HSEQ es la persona que se encarga de realizar la gestión de la salud, seguridad, medio ambiente y calidad de la organización. Tiene diferentes funciones, entra la que destacamos la protección de la salud y seguridad de los trabajadores, la conservación del medio ambiente y garantizar la calidad de los productos y/o servicios ofrecidos.

Durante la jornada laboral del responsable HSEQ, este también se responsabilizará de implantar la política HSEQ, solventar inconvenientes y esforzarse en su trabajo diario para reducir al máximo los riesgos que puedan producirse en la organización debido a la actividad que esta desarrolla.

En el artículo de hoy nos centraremos en hablar sobre aquellas funciones que debe llevar a cabo el responsable HSEQ para una gestión eficiente de riesgos.

Las organizaciones se preocupan por realizar una gestión de riesgos adecuada, lo que les permitirá minimizar riesgos y las consecuencias que estas originan.

Por ejemplo, desde que en el año 2020 se produjera la pandemia mundial por la COVID-19, las organizaciones han comprobado la importancia de la gestión de riesgos y de cómo aquellas que no estaban preparadas, han sufrido mayores consecuencias.

Antes de continuar profundizando en la gestión de riesgos, nos centraremos en la definición de riesgo: es la combinación de la probabilidad de ocurrencia y la gravedad del daño que provoca. Por lo tanto, una evaluación de riesgos será la valoración de la probabilidad y gravedad de los riesgos que se producen en las organizaciones.

La evaluación de riesgos será una de las principales funciones que deberá ejecutar un responsable HSEQ para gestionar eficientemente los riesgos. El responsable HSEQ elaborará un documento de evaluación de riesgos, en el cual quedarán establecidos los diferentes riesgos que pueden producirse durante la gestión de la salud, seguridad, medio ambiente y calidad. Será un documento vivo, ya que, durante la gestión de riesgos, estos serán revisados de forma periódica y en caso necesario, el documento deberá ser actualizado.

Cuando consultemos el documento de evaluación de riesgos, comprobaremos que se incluya el listado de los riesgos identificados que generan un impacto sobre la salud, la seguridad, el medio ambiente y/o la calidad. También se establecerá en el documento el plan de acción a llevar a cabo con el objetivo de disminuir los riesgos definidos. Para este documento, no existe un formato establecido para que sea redactado, existe libertad por parte de la organización para hacerlo, por ejemplo, se puede decidir hacerlo digitalmente o en papel.

Para realizar una gestión eficiente de riesgos, hay que:

• Identificar los riesgos.

En este caso se acotará el alcance en el que se va a llevar la gestión de riesgos, este puede ser sobre uno de los procesos de la organización o por ejemplo, sobre una actividad. Para identificar los riesgos, será necesario además de contar con el responsable HSEQ, tener un equipo de trabajo multidisciplinar para así conocer el punto de vista de cada área implicada. Este equipo de trabajo junto con el responsable HSEQ establecerá un listado de los riesgos que se producen y definir las soluciones de carácter preventivo necesarias para compensar los máximos posibles.

• Clasificar los riesgos.

Tras la identificación de los riesgos por parte del equipo de trabajo multidisciplinar y el responsable HSEQ, es el momento de proceder a clasificar dichos riesgos teniendo en cuenta la gravedad y la frecuencia.  Para la clasificación de los riesgos, las organizaciones suelen establecer ellas mismas los criterios o se guían de las recomendaciones que propongan ciertos organismos. Se establecerán los controles oportunos a los riesgos para mantener un nivel aceptable.

• Control de los riesgos.

Se establecerá un plan de acción para aquellos que sean riesgos prioritarios de gestionar, es decir, los que cuenten con un alto grado de criticidad y un nivel de control bajo.

Con el plan de acción, el responsable HSEQ podrá formalizar las acciones que se realizarán en la organización con una duración aproximada de un año.

Software para la gestión de riesgos

Los responsables HSEQ que tienen que gestionar los riesgos, pueden ayudarse de herramientas tecnológicas como ISOTools Excellence.

ISOTools tiene un módulo de gestión de riesgos en el que la organización puede automatizar la metodología de gestión de riesgos que estén empleando hasta el momento.

Con el software ISOTools, la organización automatiza la gestión de riesgos y puede:

• Identificar los riesgos que tienen lugar en la empresa.
• Inventariar los riesgos que se identifican.
• Definir controles sobre esos riesgos que han sido identificados.
• Informar del plan de acción definido y que debe desarrollarse por el personal establecido.
• Registrar los riesgos que producen un nivel de impacto alto.
• Elaborar de forma automática informes que muestren los datos en tiempo real y que ayuden a adoptar decisiones.

Si necesita más información sobre ISOTools Excellence, el software para la gestión de riesgos, solo tiene que contactarnos sin compromiso a través de la web, haciendo clic aquí.

Smart Cities

Como bien sabemos la inteligencia artificial no solo está disponible para equipos personales como los teléfonos celulares, sino que también hoy en día se agrega a todo tipo de servicio donde pueda intervenir a la tecnología.

La industria tecnológica pone al servicio no solo de consumidores comunes y compañías sus avances, sino que también se presta para la innovación de grandes espacios como centros comerciales, ciudadelas o ciudades como tal.

El avance tecnológico es tal, que es posible crear sistemas informativos e inteligentes capaces de arrojar datos deductivos para el control de diferentes situaciones, lo cual se convierte en una herramienta útil para los lideres urbanos a la hora de planear y controlar el orden de la población, esta premisa es un elemento importante que permite concluir que sería necesario entonces el control y la regulación al ser un elemento que esta directamente ligado a los seres humanos para muchos puede parecer curioso, pero existen normativas creadas para este tema por la razón que acabamos de  mencionar.

Cada ciudad del mundo tiene una percepción diferente del entorno de acuerdo con diferentes factores como su ubicación, su clima, su cultura y su economía, por tal motivo su visión de transformación será distinta y en ese sentido las normativas también le van a permitir crear una estructura adecuada para su transformación y modernización en la medida del tiempo.

La ISO 37120:2018 contiene los objetivos base para que posteriormente a ello se plantee un proyecto de modernización con tecnología inteligente.

• Objetivo 3 – Salud y Bienestar.
• Objetivo 4 – Educación de Calidad.
• Objetivo 5 – Igualdad de Género.
• Objetivo 6 – Agua Limpia y Saneamiento.
• Objetivo 8 – Trabajo Decente y Crecimiento Económico.
• Objetivo 10 – Reducción de Desigualdades.
• Objetivo 11 – Ciudades y Comunidades Sostenibles.
• Objetivo 13 – Acción por el Clima.
• Objetivo 14 – Alianzas para lograr los objetivos.

Ahora bien, después de tener cubiertos los objetivos anteriores como base fundamental para la modernización de una ciudad, hablamos ahora de la norma ISO 37101:2016.

Esta norma está enfocada en la estructura PHVA que ya conocemos esta diseña para la implementación de un sistema para el desarrollo sostenible útil para todo tipo de comunidad.

Sus objetivos generales son:

• Generar y construir un consenso sobre el desarrollo sostenible dentro de las comunidades
• Mejorar la resistencia de las estrategias, programas o planes en el territorio.
• Mejorar el medio ambiente local, crear un lugar más feliz y saludable para los ciudadanos.
• Construir comunidades que puedan anticiparse y adaptarse a los desastres naturales, crisis económicas y el cambio climático.

Para terminar, presentamos la norma ISO 37106:2018 que tiene un enfoque hacia la tecnología forma más directa y formal:

Es una guía que brinda a los sectores público, privado y voluntario sobre cómo desarrollar un modelo operativo abierto, colaborativo, centrado en los ciudadanos habilitado digitalmente como estrategia para la sostenibilidad mediante el uso de la tecnología inteligente.

Este no es un modelo único, pero es una norma que se centra en los procesos mediante los cuales la innovación Smart, puede ayudar a la ciudad a tener su propia visión específica para un futuro sostenible de manera más eficiente, eficaz y ágil, para su implementación se aconseja a ver aplicado anteriormente la ISO 37101:2016.

Empresas como Grupo Enel tienen implementados proyectos de Smart cities en España y Latinoamérica y ciudades latinoamericanas como:

• Montevideo (Uruguay): Ciudad con mayor calidad de vida en toda América Latina.
• Medellín (Colombia).La ciudad es considerada como una de las ciudades que más transformaciones ha tenido en el continente.
• Curitiba (Brasil).La ciudad brasileña es considerada como pionera en cuanto a planificación urbana e introducción de nuevos modos de movilidad.
• Buenos Aires (Argentina). ciudad que cuenta con un Ministerio dedicado exclusivamente a que la ciudad se convierta en inteligente.
• Ciudad de México. Se trata de una de las ciudades que más promueve la creación de edificios verdes e inteligentes.

Software ISOTools

El Software ISOTools para ISO facilita la implementación, automatización y mantenimiento de los Sistemas de Gestión de Calidad, los Sistemas de Gestión Ambiental, los Sistemas de Gestión de Riesgos y Seguridad y los Sistemas de Gestión de Responsabilidad Social basados en las normas ISO en su última versión.

Contratista

Cuando una empresa solicita el trabajo de un contratista, es necesario que supervise su actividad, ya que es muy riesgoso firmar un contrato y no preocuparse de cómo se está realizando, aunque dichos contratos estén vinculados a elevadas multas o sanciones.

Si algo no se hace adecuadamente por parte del contratista, es posible que la empresa no cuente con el tiempo suficiente como para llevar a cabo las medidas oportunas y las consecuencias sea más graves, lo que generara un costo elevado derivado de la inadecuada gestión.

La supervisión continua del contratista es muy importante, porque además de afectar de forma directa sobre la organización, también puede perjudicar a las partes interesadas, como es el caso de los clientes.

Imaginemos una situación en la que un contratista emplea materiales de baja calidad con la finalidad de reducir los costos y la organización no realiza la supervisión oportuna, no quedará garantizado que el servicio prestado sea de calidad.

La supervisión continua del contratista es fundamental, pero es que hay una razón más para llevarla a cabo y es contar con información real de todo lo que tiene lugar dentro de la organización. Los supervisores informarán en todo momento de las incidencias que puedan producirse y de cómo se desarrolla las actividades ligadas al contrato.

La organización siempre trabajará para saber cuál es la situación actual y así tras realizar un análisis de la situación, aprender a anticiparse cuando esta situación vuelva a repetirse en un futuro.

Un supervisor siempre centrará sus esfuerzos en aportar información de interés para conocer cómo se desarrolla el contrato y cuáles son los riesgos que podrían afectar en un futuro.

La supervisión continua del contratista dentro de una organización se llevará a cabo en función de la política HSE que esté establecida en la organización.

La supervisión continua del contratista es posible, para lograrlo es necesario contar con un supervisor que entre otras cualidades:

• Tenga conocimiento técnico de los sistemas implementados en la organización.
• Cuente con experiencia.
• Posea las cualidades de un buen intermediario que solvente cualquier tema, evitando que este tipo de asuntos escalen a los mandos superiores.
• Goce de conocimientos informáticos.
• Tenga una mentalidad preventiva para evitar errores.
• Sea consciente de los aspectos más importantes sobre prevención de riesgos laborales.

Para que la supervisión continua del contratista sea posible, además será de gran importancia que se cuente con un contrato que esté correctamente establecido. Los requisitos de la actividad a realizar por el contratista estarán definidos en el documento.

Durante la supervisión se analizará que los requisitos se están cumpliendo, algunos de ellos estarán directamente definidos por legislaciones obligatorias. De igual modo, se identificarán los riesgos que estén asociados a la actividad. Se establecerán protocolos de actuación para garantizar la seguridad y se verificarán los documentos aportados por el contratista.

Desde que los contratistas inicien el trabajo, la empresa contratante estará supervisando de forma periódica su trabajo para garantizar que todo se realiza conforme a los establecido. Estos controles pueden ser de carácter informal, pero otros se podrán establecer como auditorías concretas.

Para garantizar el éxito de la supervisión del contratista, la comunicación con los trabajadores deberá reforzarse para así evitar riesgos.

Realizar actividades preventivas con los contratistas acarrea que después de que todo el trabajo haya finalizado, será necesario evaluarlo para adoptar las decisiones futuras.

Teniendo en consideración que vivimos entre tecnología, la organización podrá emplear la transformación digital de esta operativa, evitando el uso de formularios en formato papel y disminuyendo el tiempo dedicado a ciertas actividades para sí invertirlo en trabajos relacionados con la prevención.

Software para la supervisión continua del contratista

Con ISOTools Excellence, podrás gestionar de forma unificada a los contratistas de su organización, logrando que su involucración en el sistema se vea favorecida y garantizando la seguridad de la información.

El Software ISOTools para la supervisión continua del contratista le permitirá:

• Mejorar las relaciones y las actividades de los contratistas y las partes interesadas de la organización.
• Unificar la información y facilitar la explotación de dicha información.
• Inventariar, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de cada uno de los contratistas y empleados.
• Contar con un sistema de alertas que ayude a asegurar que las tareas se ejecutan en tiempo y forma.
• Proporcionar a los contratistas un portal propio a través del cual se podrá gestionar toda la documentación.

Mediante el uso de la plataforma tecnológica ISOTools, podrá hacer partícipe a sus contratistas durante la gestión HSE y así podrá liberar recursos para así dedicarlos a lo importante. Es el momento de que la organización:

• Simplifique el cumplimiento legal, incluso si la organización cuenta con un gran número de colaboradores.
• Fortalezca el control de la documentación derivada de la gestión de contratistas.
• Convierta al contratista en un socio estratégico que sea partícipe del sistema.
• Disminuya los costos al gestionar de forma correcta aquellas oportunidades de mejora.
• Incremente el control de la eficiencia de cada uno de los contratistas.

Transformación digital en HSE

La transformación digital en HSE ha sido un paso muy importante. Gracias a ella las organizaciones han logrado grandes beneficios, los cuales los detallaremos más adelante.

Como consecuencia de la transformación digital, también se han desarrollado nuevos puestos de trabajo y es que sustituye a la forma de operar tradicional en el que se emplean recursos en formato papel o herramientas ofimáticas.

La transformación digital en HSE impactará sobre los procesos relacionados, independientemente del número de personas que estén implicados en ellos. Es por eso que los trabajadores que realizan la inspección, los mandos intermedios de la organización que revisan la actividad mediante cuadros de mandos o la alta dirección que toma decisiones mediante los informes, estarán implicados.

Entre las grandes empresas y las PYMES, sigue existiendo una gran brecha digital, aunque esto no tendría que ser así, ya que las pymes si no trabajan por transformarse digitalmente, perderán por ejemplo clientes o en el peor de los casos, la organización podría cerrar. Es por esto, por lo que es imprescindible que las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, se adapten a la era digital.

Cuando hablamos de transformación digital en HSE, nos referimos a lograr la digitalización de los procesos de la organización que están relacionados con HSE (Health, Security and Environment), es decir, con la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, el medio ambiente, la gestión de contratistas, etc.

La transformación digital en HSE es clave para las organizaciones. La gestión de HSE aporta a las organizaciones un sistema que hace posible que exista un ambiente laboral y ambiental seguro para las personas que se encuentran dentro de la organización y para aquellas que están vinculadas de un modo u otro con ella.

En las organizaciones, la transformación digital ayuda a la gestión HSE en diferentes procesos, por ejemplo, en:

• Las auditorías internas o externas
• La elaboración de informes de prevención de riesgos laborales
• La ejecución de check list o listas de chequeo

Esto se puede realizar a través de herramientas tecnológicas como aplicaciones móviles que cuenten con geolocalización o software que gestiones los procesos HSE y que además incluyan Business Intelligence.

A continuación, trataremos un ejemplo en el que es posible aplicar la transformación digital durante la gestión HSE (Salud, Seguridad y Medio Ambiente).

Si se va a llevar a cabo una inspección en terreno, se podría usar una solución tecnológica como, la cual, entre otras permitirá:

• Añadir las evidencias que se hayan identificado durante la inspección mediante vídeos, fotografías, audios o notas.
• Controlar que las inspecciones en terreno se realicen en el lugar que deben, gracias a la geolocalización.
• Realizar a través del Check List las inspecciones, aunque en el lugar de la inspección no exista conexión a internet.
• Enviar a las personas que corresponda, los informes finales elaborados.
• Lograr obtener los datos necesarios de las diferentes sedes de forma automática.
• Revisar, si la organización dispone de varias sedes, todos los datos de las diferentes sedes.
• Realizar el registro de la información a través de dictado de voz, evitando la escritura y las posibles erratas que se puedan ocasionar.
• Introducir datos en tiempo real para que otros trabajadores puedan revisarlos.
• Añadir las evidencias que se hayan identificado durante la auditoría a través de vídeos, fotografías, audios o notas.
• Ejecutar envíos de información en varios formatos.
• Elaborar los informes que sean necesarios mediante Business Intelligence dinámicos.

Software HSE para la Transformación digital en HSE

En este artículo hemos identificado solo algunas de las ventajas que aporta a la organización la transformación digital en HSE, teniendo en cuenta un ejemplo muy concreto, pero existen más que podréis descubrir vosotros mismos a través de las de una demo que podéis solicitar de forma gratuita. Para ello debe registrarse, puede hacerlo accediendo al registro haciendo clic aquí.

Con nuestro Software HSE, podrá gestionar todos los aspectos imprescindibles pero complejos, del sistema HSE (Health, Safety and Environment). Se trata de una solución tecnológica 100% online, lo que permitirá acceder al sistema desde cualquier punto del planeta, pero que, además, garantiza el acceso a la información según los permisos de cada uno de los usuarios.

Lo que es cierto, es que las organizaciones si aún no lo han hecho deberían comenzar a digitalizar sus procesos HSE de forma gradual para que esta tenga éxito. Además de las ventajas que hemos planteado en el artículo, la transformación digital del sistema HSE también permitirá ahorrar tiempo y reducir los costos, pero para ello es imprescindible seleccionar un software que se adapte a las necesidades de cada una de las organizaciones.

PQRS

Al hablar de Sistemas PQRS, nos referimos a los Sistemas de Peticiones, Quejas, Reclamaciones y Sugerencias. Un Sistema PQRS es un instrumento que ayuda a las organizaciones a ser conscientes de las diferentes impresiones que tienen los diversos grupos de interés, con el objetivo final de mejorar los productos y servicios ofrecidos para así mejorar de forma continua.

Si un usuario recibe un producto o servicio de una organización, debe tener la posibilidad de comentar y presentar formalmente las peticiones, quejas, reclamaciones y sugerencias que consideren oportunas. Para que esto sea posible, es necesario conocer con exactitud qué significan:

• Peticiones: Con ellas, los usuarios pueden presentar para solicitar a la organización cierta información vinculada con la prestación del producto o servicio ofrecido.
• Quejas: A través de las quejas, los usuarios pueden exponer a la organización su inconformidad en relación producto o servicio brindado.
• Reclamaciones: Mediante las cuales, los usuarios pueden expresar su oposición en términos económicos del modo en el que se ha ofrecido el producto o servicio, con el objetivo de que se lleve a cabo una revisión y evaluación.
• Sugerencias: Se trata de propuestas desarrolladas por los usuarios en las que se incurre en alcanzar mejoras de ciertos procesos de la organización que estén relacionados con la prestación de productos y servicios.

¿Qué aporta al usuario los sistemas PQRS?

A través de los sistemas PQRS (peticiones, quejas, reclamaciones y sugerencias), puede establecerse un mejor servicio y producto a los clientes. En el mundo actual, donde la competitividad del mercado es muy importante, lograr aportar al cliente una buena atención, es un aspecto clave que impulsa a alcanzar el éxito y el crecimiento de las organizaciones.

Beneficios de los Sistemas PQRS

• Dar cumplimiento a las normas insaturadas por la legislación.
• Ayudan a conocer cuál es la percepción que tiene el cliente sobre nuestros productos y servicios.
• Aportan una guía para lograr mejoras, reduciendo los errores que pueden repetirse a lo largo del tiempo sin ser conscientes de ello.
• Ofrecen oportunidades para reforzar la relación existente entre el cliente y la organización, ya que el cliente podrá encontrarse satisfecho al ser escuchado y formar parte del proceso de mejora.
• Facilitan información sobre las necesidades y expectativas que tienen los clientes.
• Permiten tener un registro de las quejas, reclamaciones, reclamaciones y sugerencias aportadas por las partes interesadas.
• Establecen asignación de responsables y tiempos para la atención, además de la gestión de las acciones originadas.
• Definen canales de respuesta a los clientes.
• Desarrollan estadísticas sobre los servicios, productos, agentes, estaciones del año, países, ciudades, etc.

Software para los Sistemas PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamaciones y Sugerencias)

ISOTools es un software para gestionar los Sistemas PQRS, ya que, a través de sus funcionalidades, optimiza la gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.

Siendo los clientes, los activos de más importancia en las organizaciones, existe en cada una de las organizaciones, un equipo humano que se encarga de la atención de las Peticiones, Quejas, Reclamaciones y Sugerencias aportadas por los clientes y es el responsable de generar en parte la fidelización de estos, con el objetivo de no ceder su posicionamiento de mercado frente a la exigente competencia que existe.

Para controlar, planificar y agilizar la gestión de estos clientes, ISOTools Excellence ha desarrollado la solución para la gestión de PQRS, la cual destaca por funcionalidades como:

• Definición del diagrama de flujo de atención de PQRS, alineándose a las reglas de negocio, logrando un seguimiento automatizado de la gestión, con la total trazabilidad para el proceso.
• Generación de alertas vía e-mail a los responsables y participantes de cada fase y tarea del flujo, según los plazos de respuesta, así como también en el cumplimiento de indicadores meta y riesgo.
• Registro de PQRS, vía formulario web, el mismo que puede vincularse a una web, intranet vía URL.
• Diseño personalizado de formularios según los campos requeridos: texto, fechas, checkbox, selección, entre otros; los mismos podrán agruparse según la lógica del flujo del PQRS.
• Establecer calendarios de trabajo, de esta manera se tendrá mayor control de los tiempos de respuesta considerando horario laboral y días festivos.
• Búsqueda rápida mediante filtros, el usuario podrá determinar los campos determinados a previsualizar en el resumen y poder utilizar los filtros para sus consultas.
• Información fiable con un cuadro de mando (Dashboard) para conocer en tiempo real, los diversos indicadores que permitan medir el cumplimiento y eficiencia de la gestión.
• Reportes automáticos y diseño amigable: El usuario podrá establecer la forma de visualizar su información para su análisis y establecer la periodicidad para su autogeneración.

HSE

Es bastante habitual que las organizaciones cuenten con sistemas HSE con el objetivo proteger la salud, seguridad y medio ambiente de forma integrada, debido a que los mercados lo están exigiendo cada vez más para poder acceder a nuevas perspectivas. De este modo, al contar con un mundo globalizado y con gran competencia, permite que las organizaciones que implementen un sistema HSE marquen la diferencia con el resto de organizaciones y sean más exitosas.

Es de esta manera como las organizaciones trabajan para dar cumplimiento al sistema de gestión HSE (Health, Safety and Environment) y así emplearlo como un instrumento que mejora el proceso para adoptar decisiones y agregando proactividad. El sistema de gestión HSE afecta positivamente en las organizaciones, por ejemplo, sobre las estrategias que se centran en perseguir la minimización de los riesgos que se producen en la organización en el ámbito de la salud y seguridad laboral y medio ambiente, las nuevas oportunidades de mercado y la prestación de nuevos servicios y productos.

El sistema de gestión HSE genera para las organizaciones independientemente de si son de ámbito público o privado grandes beneficios.

Pero, ¿de qué va a depender de que se realice el cumplimiento del sistema de gestión HSE y se sustente optimizado?

Primordialmente va a depender de:

• El empleo de mejores prácticas
• El compromiso y la participación de los trabajadores de la organización mediante la instauración de una cultura de mejora continua.

Mejores prácticas para el cumplimiento del sistema de gestión HSE y su optimización

Normalmente, es un hecho que los departamentos de las organizaciones se convierten en una barrera que es necesario superar para así implementar las mejores prácticas para el sistema de gestión HSE. Cualquier departamento tiene sus propias estrategias, metas y objetivos y es por ello que es muy importante contar con una visión 360 de toda la organización para así establecer formas de trabajar que ayuden a definir una cooperación interna, logrando mejoras sustanciales sobre la colaboración interdepartamental y sea posible alcanzar los objetivos establecidos en el sistema de gestión HSE en vez de gestionarlo de forma individualizada.

Aunque hay más factores que influyen, es una realidad que se producen grandes inconvenientes con motivo de la falta de cultura en materia de salud, seguridad y medio ambiente en la organización. Esto debe gestionarse a nivel global dentro de la organización y no solo a nivel del departamento que más esté implicado.

Para la implementación de estrategias e iniciativas es vital que en la organización se conozca la cultura que se quiere llevar, para que así la integración del sistema HSE sea posible.

La alta dirección en el cumplimiento del sistema de gestión HSE

La alta dirección de la organización juega un papel esencial para lograr que un sistema HSE quede implementado y funcione de forma óptima.

En la empresa, la alta dirección es un actor principal para alcanzar que la cultura en cuanto a mejores prácticas en HSE se propague y establezca tanto en la organización como en todos los trabajadores, independientemente del nivel jerárquico en el que opere.

Para que un cambio se extienda de manera adecuada, es imprescindible que comience desde la cúspide de la pirámide y vaya causando influencia hasta en la base. Es la mejor opción para involucrar a todos y cada uno de los miembros de la organización.

Si la alta dirección no realiza el liderazgo que le corresponde, el sistema de gestión HSE no funcionará de un modo optimizado y en ocasiones, esto se puede deber a que existen diferentes visiones dentro de la dirección.

La alta dirección será la responsable de hacer la revisión para comprobar que el cumplimiento del sistema HSE se produce, también de la comunicación y de la información en cuanto a las mejores prácticas que hay que ejecutar.

Para que todo opere adecuadamente, la comunicación del sistema HSE debe ser efectiva, instaurándose verdaderamente una cultura organizacional, para lo que es necesario tener en cuenta la comunicación efectiva.

En la comunicación efectiva será imprescindible alinear la comunicación con las prioridades de la empresa. Será necesario, por tanto:

• Establecer las audiencias.
• Conocer los objetivos para cada prioridad que se haya definido.
• Determinar y producir mensajes clave.

De igual modo, será vital divulgar la estrategia establecida para ejecutar la comunicación. En este caso, se deberá:

• Seleccionar los canales o vías oficiales de comunicación.
• Determinar la periodicidad en la que se realizará la comunicación.
• Valorar la retroalimentación teniendo en cuenta los comentarios aportados por el personal involucrado.

Software para el cumplimiento HSE

El Software HSE de ISOTools Excellence es una solución tecnológica que emplean las organizaciones para llevar a cabo el control de la gestión HSE y lograr su cumplimiento. HSESoft se adapta a las necesidades de cualquier tipo de organización y a través del software, se consigue gestionar desde el hallazgo de riesgos HSE, hasta la adopción de decisiones.

Si trabaja para una organización que tiene la intención de cumplir con los requerimientos del sistema HSE, puede probar una demostración gratuita de HSESoft haciendo clic aquí.

Accidentes laborales

Los accidentes laborales son tanto lesiones físicas como psíquicas que sufre el trabajador cuando está realizando sus funciones en el lugar de trabajo.

Desde hace años las organizaciones trabajan para prevenirlos, como puede ser a través de la ISO 45001, pero es cierto que las cifras de accidentes laborales se elevan mucho. Según la Organización Internacional del Trabajo, también conocida como OIT, unos dos millones ochocientos mil trabajadores mueren anualmente debido a los accidentes y enfermedades que tienen lugar en el puesto de trabajo.

Aunque los accidentes laborales se producen en cualquier tipo de sector, es cierto que hay algunos que cuentan con un porcentaje de accidentes laborales más elevado. Por ejemplo, en el sector servicios se producen gran cantidad de ellos, pero también se debe a que es uno de los sectores con más ocupación. En sectores como la construcción, minería o agricultura, también es muy habitual que se produzcan estos accidentes, ya que emplean uso de maquinarias que suponen mayor riesgo.

No podemos olvidar, que los accidentes laborales se producen de igual modo en lugares “menos peligrosos” como son las oficinas. Que, aunque tienen un riesgo poco elevado de accidentes graves, sí que se producen en sus instalaciones accidentes, por lo que, igualmente, es importante garantizar su prevención. Por ejemplo, en las oficinas encontramos: caídas, tropiezos, resbalones, golpes, cortes, heridas, etc.

Como comentábamos al comienzo de este artículo, los accidentes laborales son lesiones físicas y psíquicas. Hasta ahora hemos hecho hincapié a accidentes físicos, pero no podemos olvidarnos de los psicológicos como el estrés, ansiedad o depresión, entre otros. Este tipo de accidentes derivan muchas veces en enfermedades cardiovasculares, digestivas o, por ejemplo, ayudan a que las capacidades intelectuales o de concentración se ven mermadas.

Las organizaciones deben prestar atención a los accidentes laborales, por ello, es importante elaborar y ejecutar un buen plan de prevención que minimice los accidentes laborales y cree un entorno de trabajo seguro.

Un gran número de accidentes son evitables, por ello es fundamental trabajar la prevención de riesgos laborales. Gran cantidad de accidentes laborales se evitarían empleando un adecuado plan de prevención a través del cual se realice una evaluación de riesgos y se adoptaran las medidas oportunas. Además, en estos momentos contamos con la tecnología, una gran aliada en la prevención de accidentes laborales.

A lo largo de los años, la tecnología ha demostrado en gran medida que ayuda positivamente en el crecimiento de las organizaciones de cualquier tipo de sector. Si nos centramos en mencionar los motivos por lo que utilizarla para reducir la frecuencia en la que tienen lugar las acciones laborales, destacamos:

• Asegurar que los trabajadores desarrollen sus funciones bajo condiciones laborales adecuadas.
• Minimizar las licencias otorgadas con motivo de incapacidades laborales y los costos derivados de ello.
• Incrementar la productividad.
• Mejorar el compromiso de los trabajadores con su puesto de trabajo y con la organización.
• Facilitar un clima de trabajo positivo donde la calidad de vida laboral mejore.
• Dar cumplimiento a la normativa que se encuentre vigente en materia de riesgos laborales.

Software para la prevención de accidentes laborales

La tecnología aporta grandes beneficios a la prevención de accidentes laborales como hemos visto, por eso hoy vamos a hablar sobre el Software para prevenir accidentes de ISOTools. Esta solución tecnológica permite planificar, reportar, actuar, monitorear, medir y analizar, con el objetivo final de tomar las decisiones correctas y minimizar el número de accidentes laborales que tienen lugar en las organizaciones.

ISOTools es un software a través del cual, las organizaciones planifican sus actividades a llevar a cabo en materia de seguridad y salud como:

• Inspecciones
• Capacitaciones/Formaciones
• Vigilancia de la Salud
• Revisiones de Equipos de Protección Personal

Gracias a ISOTools, estas actividades pueden desarrollarse incluso en terreno, para así saber el grado de avance en tiempo real que tienen las actividades y ofrecer un seguimiento al cumplimiento de las mismas, garantizando su control y la toma de decisiones.

Con la app mobile ISOTools Checklist, el inspector podrá ejecutar de listas de chequeo programadas en los PCO en terreno de forma ágil y sencilla, incluso sin conexión a Internet. La aplicación permite adjuntar evidencias gráficas, audios y anotaciones por reconocimiento de voz para evidenciar los hallazgos o incumplimientos.

De igual forma, ISOTools le permite reportar desde el mismo lugar en el que se ha producido el accidente con un dispositivo móvil. Es entonces cuando de forma automática se generan las alertas a todos los responsables establecidos y considerando, entre otros aspectos, la criticidad del incidente/accidente.

El Software ISOTools permite a la organización gestionar el ciclo de riesgos completo, desde la identificación, evaluación del riesgo inherente y residual, aplicación de controles, hasta los planes de mejora. Con la plataforma tecnológica ISOTools puedes visualizar rápidamente su nivel de exposición al riesgo mediante mapas de calor en tiempo real que le facilitarán la información consolidada y el detalle de todos sus riesgos para que pueda realizar comparativas y análisis.

Emplee la tecnología que le ofrece ISOTools para dar seguimiento a los indicadores desde el Dashboard, generando informes personalizados que se enviarán de forma automática por correo electrónico y controle las desviaciones y cumplimiento de compromisos y actividades en tiempo real.

Además, con Business Intelligence de ISOTools podrás consultar la información a través de potentes gráficos que facilitan la toma de decisiones de manera interactiva.

Mapa de riesgos

El mapa de riesgos HSE se trata de una herramienta que se fundamenta en diversos sistemas de información. El objetivo del mapa de riesgos es identificar aquellos procesos o actividades que están sometidos a riesgos HSE, conocer la probabilidad de que se produzcan estas situaciones y realizar una medición del daño que pueden ocasionar al producirse.

El mapa de riesgos se muestra a través de un panel gráfico interactivo, como un cuadro de mando, lo que permite identificar aquellas desviaciones que se producen y así, el usuario puede ir controlando los diferentes indicadores empleados.

En las organizaciones, la adecuada identificación y evaluación de riesgos es un elemento prioritario. Los entornos en los que las organizaciones trabajan, son cada vez más globalizados y sofisticados, por lo que adelantarse a cualquier situación permite tener una ventaja competitiva con respecto al resto de organizaciones.

El mapa de riesgos no debe ser elaborado por una única persona en la organización, ya que cualquier persona de la organización, independientemente del cargo que ocupe, podrá aportar su experiencia sobre los riesgos que se producen en la organización en materia de HSE. Es cierto, que se torna complejo involucrar a todo el personal, por eso, en muchas organizaciones optan porque los responsables de departamentos o mandos intermedios aporten puntos de vista únicos.

Como acabamos de decir, cuando se está llevando a cabo la elaboración del mapa de riesgos, es importante tener en cuenta a los trabajadores, ya que son los que proporcionan información a los especialistas encargados de su elaboración. Otra manera de lograr la información, puede ser a través de inspecciones y encuestas, en las que aportan sus opiniones con respecto a los riesgos que se presentan en su lugar de trabajo.

Tener en cuenta a una gran parte de la organización, nos ayudará a identificar riesgos que muy posiblemente no se consideraran, obteniendo nuevas perspectivas sobre los riesgos.

La información que se reúne para la implementación de los mapas de riesgos debe ser ordenada y estar actualizada, no tomarlo como una acción puntual. Se trata de recopilar datos y analizarlos para que ayuden en la selección de acciones preventivas aplicadas en el futuro.

Tras recopilar la información mediante la identificación y evaluación de los riesgos, se lleva a cabo el análisis para lograr resultados y sugerencias de mejora.

El mapa de riesgos HSE es una buena herramienta de control interno que permite mostrar de forma visual los riesgos HSE a los que la organización está expuesta. Entre otros aspectos, el mapa de riesgos permite:

• Ver las amenazas a las que están expuesta la organización.
• Realizar la medición de cada riesgo (probabilidad*impacto)
• Establecer los niveles aceptables de riesgos HSE.
• Seleccionar aquellos riesgos que deberían ser tratados con prioridad para poder lograr un control sobre ellos.

Las etapas que debemos de seguir son las siguientes:

• Identificación: Para que los riesgos no identificados, sean detectados y gestionados adecuadamente.
• Medición: De gran importancia para conocer la probabilidad de que dichos riesgos HSE se produzcan y conocer también la severidad.
• Monitorización: Para establecer las diferentes estrategias que hay que abordar para la adecuada gestión de los riesgos HSE. Se trata de emplear herramientas vivas que ayuden a tener un nivel aceptable de riesgo en la organización.

Después de identificar cada riesgo, se podrá elaborar un plan de acción con el objetivo de gestionarlos correctamente. Los planes de acción pueden convertirse en ocasiones en proyectos de gran relevancia.

Los riesgos HSE hacen referencia a todos los elementos, como pueden ser: objetos, herramientas, instalaciones, condiciones ambientales, actividades humanas, etc., con potencial de causar daños sobre los trabajadores y sobre el medio ambiente si no se aplican las medidas de control oportunas.

Software para la gestión de riesgos HSE

ISOTools cuenta con HSESoft, el Software líder para la gestión de los Sistemas de Salud, Seguridad Laboral y Medio Ambiente.

¿Qué podrá lograr con la solución de gestión de riesgos de HSESoft?

• Controlar todo el ciclo de riesgos ambientales y en personas. Desde la identificación, evaluación del riesgo inherente y residual.
• Establecer controles operacionales. Con actividades planificadas en el tiempo para asegurar la implementación de los controles y la eficacia de los mismo.
• Mostrar la información de forma visual en mapas de calor e informes personalizados. Favorece la toma de decisiones y la definición de prioridades.

Lleve a cabo una gestión integrada de todos los riesgos HSE que impactan negativamente en su organización. HSESoft simplifica estas gestiones, ya que:

• Ayuda a identificar los riesgos HSE a los que esté sujeta la organización.
• Simplifica el inventariado de los riesgos.
• Vincula los controles asociados a esos riesgos.
• Notifica automáticamente las acciones a realizar a las personas responsables.
• Permite determinar los riesgos que generan un mayor impacto.
• Genera informes para adoptar mejores decisiones.

Si necesita ver una demostración del HSESoft, solicítela de forma gratuita haciendo clic. El acceso le llegará de forma inmediata y así podrá probar por sí mismo esta excelente solución tecnológica.

Indicadores

Los indicadores son herramientas de medición que nos ayudan a identificar si estamos logrando alcanzar nuestros objetivos. En el caso del compliance, tengamos o no un sistema de gestión, los denominaremos indicadores de cumplimiento o KCI, siglas que significan key compliance indicators. Gracias a tan útiles instrumentos el encargado de cumplimiento de la organización puede hacerse una idea clara de la situación de la empresa y tener certezas sobre qué aspectos reforzar, encauzar y mejorar.

La utilidad de ellos KCI se fundamenta en la orientación que proporcionan al compliance officer, cuyas labores oscilan entre lo legal y lo voluntario. Sin indicadores, la organización correría el grave riesgo de olvidar aspectos relevantes que podrían alejarla de sus políticas de cumplimiento y acercarla a dificultades legales.

Entonces, ¿qué indicadores son necesarios para garantizar el cumplimiento? En el equipo de expertos de ISOTools creemos que son estos:

• ¿Cuáles son los riesgos legales, penales, administrativos, financieros y reputacionales que afronta la organización?
• ¿Existen controles destinados a mitigar, eliminar, transferir y gestionar cada uno de los riesgos?
• ¿La organización cuenta con varios canales de denuncias, ubicados estratégicamente, garantizan el anonimato y son fiables para que los colaboradores no tengan reticencias a la hora de declarar?
• Promedio de la eficacia de los controles. No basta con crear controles. Algunos de ellos pueden resultar inexactos o ineficientes. Por eso, periódicamente se requiere verificar el desempeño de los mismos para modificarlos, agregar nuevos o eliminarlos según convenga.
• Contratos evaluados. ¿Todos los acuerdos han sido chequeados? Vale la pena hacerlo.
• Porcentaje de cumplimiento legal de la organización, para saber qué tan cerca o lejos estamos del cumplimiento total.
• Formación: ¿el compliance es percibido como un asunto crucial para la empresa o como un tema molesto que solo concierne a abogados? Es primordial atender este aspecto, pues el compliance depende de cada trabajador y cada uno de ellos amerita consciencia, educación y voluntad al respecto.
• Establecer una política de compliance: el cumplimiento abarca más que lo legal, también implica temas voluntarios que están relacionados con la ética. Por eso es importante que desde la organización surja una declaración que precise cómo abordará el compliance, cuáles son sus prioridades y metas.
• ¿La política de compliance es conocida por todos los miembros de la organización? Un documento engavetado no es útil, requiere ser difundido, discutido y modificado cuando sea necesario.
• Aparte de las obligaciones legales, contractuales, financieras, penales, administrativas y política de compliance, ¿existen planes particulares de la empresa? Algunos de ellos tienen que ver con la equidad de género, prevención del delito, integridad y transparencia, planes contra el acoso sexual, discriminación, entre otros.
• ¿Existe una persona encargada del compliance, una figura como el compliance officer? Independientemente del tamaño de la organización y su rubro, es relevante contar con un profesional que se encargue de verificar y gestionar el cumplimiento.
• ¿El encargado de cumplimiento cuenta con la formación, educación y experiencia requeridos para desempeñar su cargo? Las normas ISO/FDIS 37301 y UNE ISO 19600 ofrecen aportes valiosos y concisos al respecto.
• ¿Existe un plan y encargados de gestionar las crisis o incumplimientos inevitables?
• Ante la evaluación del desempeño, deben implementarse acciones correctivas, de ser necesario.
• ¿En la organización existe asesoramiento de expertos sobre leyes, reglamentos, códigos y normas organizativas pertinentes?
• ¿Las obligaciones de cumplimiento son fáciles de identificar?
• Si existen dudas sobre el cumplimiento, ¿a quién pueden plantearse y a través de qué medios?
• Evaluación del riesgo del cumplimiento: es vital saber a qué se enfrenta la organización si llegase a incumplir.
• Integrar las obligaciones de cumplimiento a cada procedimiento y proceso.
• ¿Qué oportunidades de mejora del cumplimiento existen? ¿Cómo abordarlas y aprovecharlas?

Los KCI permiten que siempre se revise el tema del cumplimiento y que, por ende, sea una prioridad de la que se hable, se discuta, se aprenda y se busque mejorar. Con los datos que arrojen las mediciones se pueden tomar decisiones basadas en la evidencia, lo que garantiza mejores resultados. Además, existen 3 beneficios cruciales en torno a los KCI:

• Incentivan la motivación, participación y sana competencia del equipo laboral: más aún si dentro de la cultura organizacional existen incentivos y reconocimientos a la integridad, transparencia y cumplimiento.
• Permiten que la rendición de cuentas sea una actividad rutinaria: así será posible mitigar riesgos de cumplimiento y sabremos que la organización destina sus recursos a actividades lícitas. Podremos comprobar que no se dedica al lavado de dinero o financiación del terrorismo.
• Hacen una radiografía a la organización a través del tiempo: la compañía puede observar con datos cómo empezó, cómo ha sido el proceso y todo lo que ha aprendido y avanzado hasta ahora. ¡Y lo que le falta!

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

Ser pro tecnología y apostar por herramientas tecnológicas como el Software ISOTools para compliance, es una apuesta segura, ya que la automatización es el siguiente paso hacia la excelencia empresarial.

Nunca ha sido tan fácil alinearse con los requisitos de las normas y conseguir la conformidad, contáctanos, y uno de nuestros asesores contactará con usted.