Gestión de proyectos

Una gestión de proyectos eficaz implica, no solo conocer la metodología y aplicarla correctamente, también contar con las habilidades blandas necesarias para llevar el proyecto a éxito.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Podemos definir la gestión de proyectos como el conjunto de metodologías que nos ayudan a planificar y dirigir un proyecto de cualquier tipo, ya sea la implementación de ISO 9001 o un plan de acción concreto para un área de mejora.

Cualquier proyecto implica una serie de operaciones y pasos que deben ser ejecutados en cierto orden, por determinadas personas o equipos y cumpliendo unos criterios de calidad concretos. Si todos ellos son ejecutados en tiempo y forma el proyecto tendrá posibilidades de llegar a buen fin.

La gestión de proyectos es un mundo muy amplio ya que difícilmente encontraremos dos proyectos que se gestionen de la misma manera por las características del mismo, sus objetivos, partes implicadas y otros factores tanto internos como externos.

Metodologías para la gestión de proyectos

Existen muchas metodologías distintas, desde la universal PMBok hasta las metodologías ágiles más actuales. Incluso la Organización Internacional de Normalización ISO nos propone una norma específica para la gestión de proyectos, la ISO 21500: Guía para la gestión de proyectos, muy útil, por cierto.

Cualquiera de estas metodologías es válida y casi todas de aplicación a cualquier proyecto aunque las herramientas y técnicas a utilizar si pueden variar entre unos proyectos y otros.

La mayoría de estas metodologías se centran en la teoría, la forma de plantear, organizar, gestionar y evaluar un proyecto aplicando distintas herramientas para ello, pero la mayoría de ellas olvidan una parte esencial.

Factores críticos en la Gestión de Proyectos:

La teoría nos dice que los factores críticos son lo que se conoce como el Triángulo de la Gestión de proyectos, es decir, el alcance (objetivos del proyecto), el tiempo (plazos de ejecución) y el coste (de implementación del proyecto). Sin embargo, existe un factor crítico del que se habla poco, las personas implicadas y su gestión.

Si bien una formación en gestión de proyectos puede ayudarnos a llevar al éxito cualquier proyecto, serán también necesarias una serie de habilidades blandas para mejorar las posibilidades de éxito y, sobre todo, para facilitar la gestión tanto propia como de los distintos equipos implicados.

Habilidades blandas para la gestión de proyectos:

Las habilidades no técnicas son esenciales para una gestión de proyectos eficaz ya que inevitablemente tendrá que estar en contacto directo y coordinar un equipo de personas, alineando los esfuerzos para alcanzar ciertos objetivos.

En esta línea podríamos destacar 10 habilidades blandas (o soft skills) que son de especial interés y que se deben fomentar en la misma medida que las competencias técnicas para la gestión de proyectos:

1. Colaboración: Cuanto más amplio y dispar sea el proyecto más fácil será que para su gestión necesita estar en contacto directo con otros equipos de trabajo o personas, pedir ayuda sin reparos y ayudar a otros.
2. Comunicación: La comunicación en la gestión de proyectos puede ser prácticamente constante y para comunicar adecuadamente es importante la confianza en uno mismo, en sus competencias técnicas y en el equipo que le rodea.
3. Trabajo en equipo: La habilidad para trabajar en equipo de forma coordinada y que en esto se produzcan los menos roces posibles es esencial. Esto no es solo aplicable en la gestión de proyectos, es imprescindible para todas las personas en cualquier organización.
4. Capacidad de resolución de problemas: Los imprevistos serán la dinámica general de cada día en la gestión de proyectos. Por muy buena que sea la planificación y la gestión, siempre saldrán problemas que se deberán resolver en el momento tomando las decisiones adecuadas. Para conseguirlo es fundamental tener los objetivos muy claros y desarrollar otra de las habilidades blandas, el pensamiento crítico.
5. Capacidad de organización: Con organización no solo hablamos de la gestión del equipo, también de la organización individual. Una de las principales causas de la desorganización, tanto propia como del proyecto, es la descentralización de la información. Para ello será de gran ayuda contar con las menos herramientas posibles siempre que se disponga de las que mayor rendimiento pueden aportar.
6. Gestión del tiempo: De nuevo, no solo hablamos de la gestión del tiempo del equipo de trabajo, también del tiempo propio. Para conseguirla será fundamental una buena capacidad de organización.
7. Resolución de conflictos: Los conflictos no solo surgirán en el seno de los distintos equipos de trabajo, también entre distintos equipos y con las partes implicadas. La capacidad de una persona para entender todos los puntos de vista y mediar manteniendo los estándares y los objetivos es clave para que un proyecto se desarrolle correctamente sin alteraciones.
8. Pensamiento crítico: Una persona que posea esta capacidad no se dejará influir por opiniones, simplemente las tendrá en cuenta, las analizará y extraerá sus propias conclusiones basándose en información adicional y accesoria, siempre con la mirada puesta en el objetivo final del proyecto.
9. Liderazgo: En todos los proyectos es clave mantener la motivación y la alineación de todas las personas implicadas.
10. Adaptabilidad: Si piensa que todo saldrá tal como se planificó está equivocado. Necesitará adaptarse de forma rápida a los cambios en el entorno, en los criterios o incluso en ocasiones a los objetivos. Para mejorar esta capacidad de adaptación es recomendable utilizar metodologías ágiles para la gestión de proyectos.

Software para la gestión de proyectos ISO

Desde ISOTools, queremos ofrecerle una herramienta que le ayudará a gestionar los proyectos en el ámbito de los Sistemas de Gestión de la mejor manera posible, centralizando la información y facilitando la coordinación y el trabajo en equipo. Con nuestro Software ISOTools Excellence, podrá automatizar los procesos relacionados con la gestión de la calidad.

Nuestra herramienta le permitirá ahorrar un 50% de tiempo a la hora de tomar acciones correctivas, ahorrar dinero y eliminar documentos físicos, gestionar no conformidades. Todos los procesos quedarán automatizados mientras los gestiona desde cualquiera de sus dispositivos.

Coordinación de Actividades Empresariales

Debido a que todas las organizaciones son diferentes y que sus circunstancias también lo son, es poco probable que encontremos un mismo gestor documental que sirva para organizaciones del mismo sector, ya que no existe un tipo común y siempre se desarrollan de forma personalizada.

En la Coordinación de Actividades Empresariales, también conocidas como CAE, la documentación es un proceso de gran relevancia y que debe estar totalmente controlado.

Durante el tiempo que dure un contrato entre la organización y el contratista, se emplea diversa documentación, si no se lleva a cabo una correcta gestión de la documentación, el proceso se convierte en ineficaz y puede ocasionar sanciones. Parra evitarlas, es necesario

En las áreas de Seguridad y Salud en el Trabajo de las organizaciones, cada vez es más común que se solicite el uso de soluciones tecnológicas, aunque siempre deben ir acompañadas de un adecuado establecimiento de protocolos de coordinación de actividades empresariales.

El objetivo final es lograr una disminución considerable de la siniestrabilidad y una reducción de los potenciales riesgos que encontramos cuando dos empresas interactúan.

Hay que trabajar para que, entre las organizaciones, se realice un intercambio de la documentación de un modo eficaz. Para esto, es necesario mantenerlo actualizado y controlado, si no, podremos encontrar que la información que se ha administrado, las instrucciones técnicas, inspección de trabajos o la definición de medidas preventivas, no han sido las necesarias.

Para comprender mejor este aspecto, vamos a poner el ejemplo de una organización del sector de la construcción, en la que se realizan controles y revisiones de la maquinaria de trabajo, con el fin de prevenir accidentes durante el tiempo que se emplean. Tendremos el caso de una hormigonera que va a ser usada por la empresa contratista. Para dar las máximas garantías de seguridad, deberemos contar con la documentación necesaria que nos asegure que esa hormigonera ha sido revisada y que toda la documentación obligatoria está conforme. Otro aspecto importante que deberá quedar documentado es que el personal que va a hacer uso de ella, cuenta con la autorización pertinente de la empresa y por supuesto, tiene la formación imprescindible para su utilización y se puede demostrar.

Además, si el uso que se va a hacer de la hormigonera implica un riesgo especial, debido a que por ejemplo se va a usar en un terreno complejo, se podrá también pedir más exigencias a los contratistas. En este caso se podría solicitar un plan de seguridad en el que queden reflejados temas como dónde se va a posicionar la hormigonera, certificados de ciertos elementos de la maquinaria.

Tendremos que comprobar que los trabajadores y personal de la empresa contratista ha percibido los equipos de protección individual o EPI específicos según el trabajo que tengan que desempeñar. Si se van a manipular ciertos productos, como los químicos, podremos requerir la ficha de seguridad.

Gestión documental

En las organizaciones, la gestión documental es una de las inquietudes más importantes. Existen numerosos documentos de tipo operativo, administrativo o legal y, además, se va incrementando su volumen considerablemente.

Los documentos son un activo muy importante en las organizaciones, la mayoría del trabajo está soportado a través de documentos. Muchas organizaciones, de tipo industrial, tienen la obligación legal de tratar con gran cantidad de documentos para desempeñar su actividad.

Implementar un sistema de gestión documental en las organizaciones no es una tarea fácil, en numerosas ocasiones surgen ciertos problemas como:

• Duplicidad en la documentación

La gestión manual de la documentación, a través de un almacenamiento de la información mediante carpetas físicas, producen importantes pérdidas de tiempo y estructura. La tarea se complica cuando este almacenamiento no se realiza según criterios bien definidos, produciendo duplicidad en la documentación.

• Carencia de transparencia

En la organización puede existir una carencia en la transparencia de la información cuando, entre otros casos, tenemos dificultades en la comunicación interna con los empleados y contratistas o cuando no existe un control de versiones. En definitiva, estos motivos causan un incremento en tiempo y costo.

• Límite de almacenamiento

Este problema se ve claramente si la información se almacena de forma física, ya que será necesario contar con una instalación para ello, la cual tendrá una capacidad que nos limitará. También se da el caso del almacenamiento digital, el cual, tiene un costo asociado y eso nos puede limitar.

• Déficit de seguridad de la información

En los documentos queda reflejada información que en muchos es confidencial, para lo que es necesario realizar una estructura de permisos de acceso. Hay que emplear métodos que nos garanticen la seguridad, evitando crear agujeros de seguridad.

Estos son algunos de los problemas principales que podemos identificar cuando se realiza en las organizaciones una gestión documental, pero existen más. En la organización, hasta que los miembros que la componen no son conscientes de estas dificultades, no optan por la implementación de un sistema de gestión de la documentación.

Software para la gestión de la documentación con contratistas

Durante el periodo que dure el contrato, se manejará documentación que habrá que elaborar y conservar. Son muchas las organizaciones que trabajan con contratistas que se han decidido por el uso de software para la gestión de la documentación. El software ISOTools, es 100% cloud que permite:

• Organizar la documentación en niveles y permisos de acceso.
• Determinar circuitos personalizados de revisión y aprobación documental.
• Despreocuparse del uso de documentos duplicados u obsoletos.
• Registrar información de un modo unificado a través de plantillas.
• Seguir empleando herramientas de ofimática online (Excel, Word, PPT, etc.).
• Distribuir documentación a través de listas de distribución internas, URL pública o mediante un código QR.

Si quieres conocer más sobre el software para la gestión de la documentación con contratistas de ISOTools, no dudes en contactar con nosotros.

Gestión de la innovación

Hoy por hoy, el papel que juega la gestión de la innovación en una organización es fundamental para el éxito, en este sentido, para que una empresa pueda mantenerse a la altura en este mercado tan volátil y agresivo, es necesario que implemente estrategias que permitan su continuidad, a través de la innovación de sus procesos, productos y servicios, podrá diferenciarse de su competencia y llegar al máximo nivel requerido por sus clientes y usuarios.

¿Qué es la gestión de la innovación?

Se puede definir la gestión de la innovación como la capacidad que tiene una organización para identificar sus debilidades y amenazas, optimizar sus fortalezas y oportunidades, con el objetivo de aplicar un enfoque sistemático de procesos que generen condiciones controladas para crear valor y permitan adaptarse eficazmente, a cualquier tipo de condición que pueda presentarse en el entorno.

Términos claves en la gestión de la innovación

• Entidad: Cualquier cosa perceptible o concebible, por ejemplo un producto, servicio, proceso, modelo, método, o una combinación de los mismos. [Fuente: Adaptación de la ISO 56000:2020, 3.2.5]
• Valor: Beneficios de la satisfacción de necesidades y expectativas, en comparación con los recursos utilizados, por ejemplo; Ingresos, ahorros, productividad, sostenibilidad, satisfacción, empoderamiento, implicación, experiencia, confianza. [Fuente: Adaptación de la ISO 56000:2020, 3.7.6]
• Innovación: Entidad nueva o modificada, realización o redistribución de valor. Lainnovación es un resultado. La palabra “innovación” a veces se refiere a actividades o procesos que dan como resultado, o tienen como objetivo, la innovación. [Fuente: Adaptación de la ISO 56000:2020, 3.1.1]
• Innovación radical: Innovación con un alto grado de cambio [Fuente: Adaptación de la ISO 56000:2020, 3.1.1.1]
• Innovación disruptiva: Innovación que inicialmente responde a necesidades menos exigentes y reemplaza ofertas establecidas. [Fuente: Adaptación de la ISO 56000:2020, 3.1.1.2]
• Gestión de la innovación: Gestión relacionada con la innovación. La gestión de la innovación puede incluir el establecimiento de una visión, una estrategia, una política, unos objetivos de innovación, y unas estructuras organizativas y de procesos de innovación, para lograr estos objetivos mediante la planificación, el apoyo y la realización de actividades, la evaluación del desempeño y la mejora. [Fuente: Adaptación de la ISO 56000:2020, 3.1.2.1]

Familia de normas ISO 56000

Con la implementación de diferentes normas internacionales, una organización puede cumplir sus objetivos estratégicos, no obstante, en el marco de la innovación, la International Organization for Standardization (ISO), ha venido trabajando arduamente desde el 2019 en la creación de la familia de Normas ISO 56000.

El Comité técnico: ISO / TC 279 Gestión de la innovación, es el responsable de esta labor, en efecto se definió una gran variedad de guías metodológicas estandarizadas para optimizar los sistemas de gestión de la innovación, algunas ya están disponibles y otras están en proceso de elaboración y publicación, a continuación, se definirán cada una de las normas de esta familia:

Norma ISO 56000:2020 Gestión de la innovación: fundamentos y vocabulario

Esta norma publicada en febrero del presente año, otorga todos los principios y conceptos esenciales inherentes a un sistema de gestión de la innovación y otros estándares de gestión, a su vez, establece un marco de referencia para que las organizaciones puedan establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la innovación, concientizando a sus colaboradores sobre las actividades de innovación en pro a mejorar su comunicación interna.

Norma ISO 56002:2019 Gestión de la innovación – Sistema de gestión de la innovación – Orientación

Publicada en Julio del 2019 esta norma, ofrece una guía para el establecimiento, implementación, manutención y mejora continua de un sistema de gestión de la innovación, con el objetivo principal de lograr el éxito consecutivo y la gestión eficaz de sus actividades, aplicable para cualquier tipo de organización independientemente de su actividad o dimensión, define los requisitos que debería cumplir un sistema de gestión de la innovación.

Norma ISO 56003:2019 Gestión de la innovación – Herramientas y métodos para la asociación para la innovación – Orientación

Esta norma suministra una guía para las asociaciones de innovación, publicada en febrero del 2019, detalla el marco de cualquier tipo de alianzas y colaboraciones para la innovación y las herramientas inherentes a este tipo de asociaciones como; identificar y evaluar a sus socios, alinear todas las perspectivas y gestionar las interacciones, puede implementarse en cualquier tipo de organización.Norma ISO 56004:2019 Evaluación de la gestión de la innovación: orientación

Publicada en febrero del 2019, proporciona una completa orientación referente a los beneficios y recomendaciones presentes en la implementación de una Evaluación de Gestión de la Innovación (IMA), que expectativas tener, como implementarla y cómo actuar de acuerdo a los resultados obtenidos, en síntesis, establece los fundamentos y la base para su ejecución en una organización.

Norma ISO / FDIS 56005 Gestión de la innovación – Herramientas y métodos para la gestión de la propiedad intelectual – Orientación

A pesar de que esta norma aún no ha sido publicada, ofrecerá una completa orientación en relación a las herramientas y métodos para la gestión de la propiedad intelectual, actualmente se encuentra en periodo de aprobación, el Borrador Final del Estándar Internacional / Final Draft International (FDIS) fue enviado el 11 de agosto del presente año, a un proceso de votación que tiene una duración de 8 semanas, se encuentra en la etapa 5.20 del ciclo de vida.

Norma ISO / DIS 56006 Gestión de la innovación – Herramientas y métodos para la gestión de la inteligencia estratégica – Orientación

Esta norma definirá todo lo inherente a la orientación de las herramientas y métodos para la gestión de la inteligencia estratégica, actualmente se encuentra en periodo de investigación, el borrador del Estándar Internacional / Draft International Standard (DIS ) fue enviado el 10 de agosto del presente año, a un proceso de votación, con una duración de 12 semanas, correspondiente al ciclo 4.20 del ciclo de vida.

Norma ISO / AWI 56007 Gestión de la innovación – gestión de ideas

Esta norma precisará todo lo relacionado a la gestión de ideas, todavía se encuentra en periodo de preparación con un nuevo proyecto registrad, el 03 de abril del presente año se incluyó el nuevo Ítem de Trabajo Aprobado / Approved new Work Item (AWI) el programa de trabajo del Comité técnico: ISO / TC 279, actualmente se encuentra en la etapa 20.00 del ciclo de vida.

Norma ISO / AWI 56008 Gestión de la innovación – herramientas y métodos para medir las operaciones de innovación: orientación

Esta norma establecerá todo lo relacionado a la orientación de las herramientas y métodos para medir las operaciones de innovación, se encuentra en periodo de preparación con un nuevo proyecto registrado, el 28 de agosto del presente año se incluyó el nuevo Ítem de Trabajo Aprobado / Approved new Work Item (AWI) en el programa de trabajo del Comité técnico: ISO / TC 279, actualmente se encuentra en la etapa 20.00 del ciclo de vida.

Norma ISO / WD TS 56010 Gestión de la innovación: ejemplos ilustrativos de ISO 56000

Esta norma ofrecerá gran variedad de ejemplos ilustrativos de ISO 56000, se encuentra en periodo de preparación con un nuevo proyecto registrado en el programa de trabajo del Comité técnico: ISO / TC 279., desde el 12 de mayo del presente año, ahora mismo se está trabajando en el Borrador de Trabajo/ Working Draft (WD) y se encuentra en la etapa 20.00 de ciclo de vida.

Las normas ISO representan estándares de referencia sólidos en el comercio internacional, lo que implica, que las organizaciones que implementan sus normas, tendrán mayor facilidad de establecer negocios, o competir en los mercados, ya que las certificaciones ISO, se convierten en un sello de garantía de calidad y eficiencia de sus procesos.

En este sentido, el uso de la familia de Normas ISO 56000, proporciona una serie de herramientas para maximizar el valor agregado del sistema de gestión, apostando por innovación organizacional, la cual genera como resultado la optimización de los procesos internos y externos, mejora el rendimiento y la rentabilidad, además de la imagen y reputación y en consecuencia favorece todas las operaciones comerciales a nivel nacional e internacional.

Software ISOTools Excellence

Como podemos comprobar, mediante el Software ISOTools Excellence, puedes obtener una plataforma integral para llevar a cabo una adecuada gestión por procesos de manera totalmente automatizada, permitiendo centralizar todas las actividades necesarias para la gestión por procesos. Además, añade a las organizaciones la ventaja de poder realizar una integración de sus sistemas de gestión basados en este enfoque a procesos.

Gestión de contratistas / CAE

Es muy posible que la digitalización haya llegado a su organización hace bastante tiempo. Puede ser que viera que la digitalización ha ayudado a departamentos como finanzas, comercial, recursos humanos, etc.

El software para la gestión de contratistas/CAE es una herramienta con la que se optimiza la gestión de todos los aspectos que se encuentran relacionados con la gestión de los contratistas que trabajan para su organización.

¿Por qué tu organización debe contar con un software para la gestión de contratistas/CAE?

Con la implementación de un software de gestión de contratistas/CAE se consigue:

• Minimizar riesgos laborales
• Optimizar el tiempo
• Aumentar la productividad
• Controlar y vigilar de forma eficiente los riesgos
• Evitar incumplimientos legales
• Minimizar costes
• Contar con toda la documentación en un único canal centralizado
• Cumplir con la norma RGPD
• Mejorar el branding de la organización
• Implementar un proceso eficaz y eficiente

Todos son beneficios muy importantes para la organización, que tienen un impacto positivo en la implantación de un software para la gestión de contratistas/CAE.

¿A qué tipo de empresa le interesan implementar un software para la gestión de contratistas/CAE?

Muchos profesionales piensan, de forma errónea, que solo las grandes organizaciones con un alto volumen de plantilla externa pueden obtener beneficios de implantar un software para la gestión de contratistas/CAE. Pero puede ser que se encuentren equivocados.

Se debe tener en cuenta que muchas pymes todavía no cuentan con departamentos que se encarguen de planificar y gestionar la actividad y coordinar actividades empresariales, y que actualmente estas tareas se llevan a cabo por profesionales de otras áreas. El software para la gestión de contratistas/CAE sería una herramienta muy útil para poder centralizar y optimizar los procesos, con el fin de poder garantizar que todo el trabajo se encuentra bajo control y se consiga ser mucho más productivos.

¿Cuál es la mejor forma de implementar un software para la gestión de contratistas/CAE?

Todos los miembros de la organización y los usuarios contratista deben tener acceso al software con los que se compartirán los recursos en la nube, contarán con permisos específicos y podrán acceder desde cualquier lugar y a cualquier hora. Tan solo contando con un dispositivo móvil o un equipo informático que cuente con acceso a internet.

Una de las ventajas que presenta contar con un software en la nube es que no es necesario estar pendiente de actualizaciones ya que se actualiza de forma automática. Cada cierto tiempo se incorporan mejoras y nuevas funcionalidades que hacen que se mejore la usabilidad de la herramienta. El acceso a la herramienta hace que se reducan un 50% del tiempo empleado a llevar a cabo la gestión de contratistas. Contar con una base de datos en la nube le permite acceder con tan solo un clic a la visión en tiempo real del cumplimiento que realizan los contratistas.

¿Cuáles son las principales ventajas de implementar un software para la gestión de contratistas/CAE?

Las principales ventajas de implementar un software para la gestión de contratistas/CAE son:

• Minimizar los riesgos
• Ahorrar tiempo
• Garantizar el cumplimiento de los contratistas
• Reducir los costes
• Aumentar la productividad

Con el software ISOTools se podrán automatizar los procesos que tiene relación con la gestión de contratistas/CAE.

Las ventajas que se presentan no son solo para la organización, sino que también son beneficios para los contratistas, ya que les permite tener acceso, realizar sus propias gestiones, consultar su estado, conocer si cumplen con los requisitos y si van a poder acceder a las instalaciones, intercambiar documentación, acceder a la documentación preventivas de tu organización, actualizar su información de forma ágil y rápida, etc. Con todo esto, ¿imagina la burocracia que puede eliminar?

¿Cuál es el objetivo que persigue la implementación de un software para la gestión de contratistas/CAE?

El objetivo que se persigue con la implementación de un software para la gestión de contratistas/CAE es hacer crecer a la organización. El éxito se encuentra en gestionar el trabajo que se debe realizar de la forma más eficiente y eficaz, y por supuesto, realizando una buena gestión de toda la documentación.

Con el software no deberás asumir gastos innecesarios, podrás realizar mediciones del cumplimiento y acceder a la información en tiempo real.

Software para la Gestión de Contratistas

El Software para la Gestión de Contratistas de ISOTools Excellence es una herramienta completa que permite gestionar y automatizar los diferentes aspectos que se incluyen dentro del alcance de los Gestión de Contratistas.

Si quiere saber más, puede contactar con nosotros para hablarnos sobre el tema.