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Herramientas de gestión de calidad ISO 9001

Almudena Delgado — Thu, 23 Jan 2025 15:00:33 +0000

Índice de contenidos

Cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001 es mucho más sencillo cuando se cuenta con las herramientas adecuadas. Existen soluciones tecnológicas que permiten gestionar documentos, automatizar el control de procesos y garantizar la mejora continua, asegurando así un sistema de gestión de la calidad eficaz, ágil y orientado a resultados. Estas herramientas facilitan la implementación y también fortalecen el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.

En el universo de modelos y técnicas de análisis y evaluación se pueden encontrar algunas que, por su funcionalidad y su objetivo, son herramientas para la ISO 9001 de enorme utilidad. Hay que tener en cuenta que este estándar internacional para la gestión de la calidad proporciona requisitos precisos para implementar y mantener un SGC, pero no sobre la forma de hacerlo.

El hecho de que la norma no establezca herramientas concretas para cumplir con sus directrices no es un error del estándar. Se trata de una deliberada asignación de responsabilidad y autonomía, para que sea la organización la que elija las herramientas para la ISO 9001 que considere más adecuadas, de acuerdo con sus condiciones particulares.

Herramientas para implementar un sistema de gestión de calidad

Los requisitos medulares en ISO 9001 son los que atañen a la gestión de riesgos. Para realizar una gestión de riesgos integral, productiva y efectiva, es preciso conocer y comprender el contexto interno y externo de la organización.

Herramienta	Propósito / Requisitos ISO	Principales Características	Valor para ISO 9001
Análisis FODA (SWOT)	Aplica a la cláusula 4.1 (contexto de la organización)	– Identifica factores internos y externos – Clasifica en fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas	Permite comprender el entorno, detectar riesgos y alinear estrategias a objetivos
Análisis FMEA	Aplica a la cláusula 6.1 (riesgos y oportunidades)	– Detecta fallos potenciales – Evalúa probabilidad, impacto y criticidad – Permite implementar mitigaciones adecuadas	Ayuda a anticipar problemas críticos, minimizar impacto y aprovechar oportunidades
5W2H	Planificación y ejecución de acciones	– Responde a Qué, Por qué, Quién, Cuándo, Dónde, Cómo y Cuánto – Estructura planes de acción claros	Facilita la ejecución efectiva de estrategias, seguimiento de tareas y control de recursos

Herramienta

Propósito / Requisitos ISO

Principales Características

Valor para ISO 9001

Análisis FODA (SWOT)

Aplica a la cláusula 4.1 (contexto de la organización)

– Identifica factores internos y externos

– Clasifica en fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas

Permite comprender el entorno, detectar riesgos y alinear estrategias a objetivos

Análisis FMEA

Aplica a la cláusula 6.1 (riesgos y oportunidades)

– Detecta fallos potenciales
– Evalúa probabilidad, impacto y criticidad
– Permite implementar mitigaciones adecuadas

Ayuda a anticipar problemas críticos, minimizar impacto y aprovechar oportunidades

5W2H

Planificación y ejecución de acciones

– Responde a Qué, Por qué, Quién, Cuándo, Dónde, Cómo y Cuánto
– Estructura planes de acción claros

Facilita la ejecución efectiva de estrategias, seguimiento de tareas y control de recursos

Lo que sigue es elaborar planes de acción para llevar a cabo las estrategias diseñadas para tratar las amenazas. Ahí está la columna vertebral de la norma. Las tres herramientas para la ISO 9001 que se desglosan a continuación han probado su eficacia en el cumplimiento de los requisitos:

1. Análisis FODA

Identificar, conocer y comprender el contexto es una solicitud que se recoge en la cláusula 4.1 del estándar. Lo que se debe hacer para cumplir con este requisito, en la práctica, es identificar, analizar y evaluar el impacto positivo o negativo de factores, circunstancias, eventos o cualquier otra situación que pueda afectar la capacidad para alcanzar los objetivos propuestos.

Algunos factores que conforman el contexto, según ISO 9001, son el marco regulatorio, las tendencias del mercado, los competidores, las necesidades de los consumidores, los proveedores y los clientes, etc.

Entre las herramientas para la ISO 9001, la técnica FODA o SWOT por sus iniciales en inglés, resulta la más apropiada para realizar el análisis del contexto. Esta herramienta ayuda a las organizaciones a identificar los elementos y factores que busca para comprender sus contextos. Aporta un interesante valor: los clasifica en fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Las iniciales de estas cuatro categorías son las que dan el nombre a la herramienta.

2. Análisis FMEA

La segunda de las herramientas para la ISO 9001, en orden de importancia, es la que atiende el requisito para identificar, evaluar y tratar riesgos y oportunidades, expresado en la cláusula 6.1. El motivo es que las organizaciones necesitan conocer y abordar los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la capacidad para satisfacer las expectativas y necesidades de sus clientes.

Por supuesto, se espera que para cada riesgo se implemente una estrategia que lo elimine, minimice su impacto, lo traslade, lo comparta o, en última instancia, sea admitido y se trabaje en acciones adecuadas para disminuir el impacto en caso de ocurrencia. Las oportunidades, por su parte, se deben aprovechar y, para ello, también se necesitan estrategias efectivas.

FMEA (Análisis de Modos de Fallo y Efectos, por sus iniciales en inglés), es un modelo analítico que se basa en identificar posibles escenarios de error en un sistema. Los modos de fallo son las diferentes posibilidades o formas en las que algo puede salir mal. En contraposición, el análisis de efectos predice los diferentes impactos o consecuencias que pueden ocasionar los fallos.

Una de las grandes ventajas del Análisis de Modos de Fallo y Efectos es que se puede realizar en todo momento y cuantas veces sea necesario. Lo más importante es contar con información confiable y profesionales proactivos, creativos, con la mente abierta y la imaginación activa.

3. Las cinco W y las dos H

Con un contexto identificado y unas estrategias diseñadas para tratar los riesgos, lo que sigue es poner el sistema en marcha. Esto se hace cumpliendo con la solicitud sobre la creación de planes de acción. Con ellos, la organización obtiene información precisa sobre tiempos, recursos necesarios, métodos de seguimiento, monitoreo y evaluación, entre otros datos de gran valor.

Los planes de acción, por otra parte, ayudan a la organización a entender cuáles son cada una de las tareas y actividades que necesitan ejecutar para llevar a la práctica las estrategias diseñadas para tratar los riesgos.

La última de las herramientas para la ISO 9001 es la apropiada para atender esta tarea. Se llama 5W2H. La metodología se basa en hacer siete preguntas. Cinco de ellas inician con la letra W, en inglés, y las otras dos con la letra H:.

Las W corresponden a las preguntas qué se va a hacer, por qué se hará, quién lo hará, cuándo lo hará y dónde lo hará
Las H abordan las cuestiones de cómo se hará y cuánto costará.

En términos de aplicación, esta es, entre las herramientas para la ISO 9001, más flexible y funcional. Su único uso no está en el diseño de planes de acción. En la práctica se puede utilizar para mejorar la comprensión sobre el cumplimiento de todos los requisitos de la norma.

Las tres herramientas para la ISO 9001, por otra parte, no requieren grandes inversiones y todas ellas ayudan a impulsar la mejora continua en la ISO 9001. Sin embargo, es importante acotar que el uso de una plataforma tecnología para automatizar la gestión de la calidad asegura suministro de información que todas las herramientas requieren, así como el procesamiento inmediato de los datos, que es imprescindible para la toma de decisiones eficaz.

Software ISO 9001

El Software ISO 9001 es la herramienta tecnológica más eficaz para optimizar los resultados de un sistema de gestión de la calidad. La plataforma se ha diseñado para automatizar las tareas del sistema, monitorear el rendimiento de los procesos, crear flujos de trabajo automáticos, emitir alertas y enviar notificaciones y presentar información en tiempo real, entre otras muchas funcionalidades.

El software permite una gestión integral y centralizada, potenciando la mejora continua y facilitando el logro de objetivos. Para conocer más en profundidad cómo funciona y qué beneficios puede obtener de él tu organización solo necesitas contactar con uno de nuestros asesores.

Mejora Continua en la ISO 9001: Implementación de Acciones Correctivas y Preventivas

Paula Pérez — Mon, 30 Dec 2024 07:00:36 +0000

Índice de contenidos

La Mejora Continua es el corazón de la norma ISO 9001 y una pieza clave en cualquier Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Las organizaciones deben centrarse en optimizar sus procesos, eliminar no conformidades y prevenir problemas antes de que sucedan. Para lograrlo, la implementación de acciones correctivas y preventivas se convierte en un paso imprescindible.

Es importante profundizar en qué son las acciones correctivas y preventivas dentro de la ISO 9001, cómo implementarlas y, especialmente, cómo el uso de un Software ISO 9001, como el de ISOTools, puede potenciar la mejora continua y llevar a las empresas hacia un éxito sostenible.

¿Qué es la Mejora Continua en la ISO 9001?

La mejora continua es un proceso iterativo que permite optimizar de manera constante los procesos, productos y servicios de una organización. Basada en el ciclo PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar), esta filosofía impulsa a las organizaciones a adaptarse y evolucionar para alcanzar sus objetivos de calidad.

La ISO 9001:2015 exige que las organizaciones no solo solucionen los problemas cuando ocurren, sino que también tomen medidas preventivas para anticiparse a posibles desviaciones o no conformidades.

Acciones Correctivas y Preventivas: Claves para la Mejora Continua

Acciones Correctivas

Las acciones correctivas son las medidas que se toman para eliminar la causa de una no conformidad detectada, evitando que el problema se repita. Este proceso, además de centrarse en solucionar la situación actual, permite identificar la causa raíz y erradicarla.

Ejemplo: Si un cliente recibe un producto defectuoso, la organización debe analizar qué falló en la producción, corregir el proceso y asegurar controles para evitar errores similares.

Acciones Preventivas

Por otro lado, las acciones preventivas son aquellas que se implementan antes de que ocurra una no conformidad, identificando riesgos potenciales y minimizando su impacto. Es una estrategia proactiva basada en la gestión de riesgos y en el análisis de tendencias.

Ejemplo: Realizar mantenimientos periódicos en maquinaria para prevenir fallos en el proceso productivo.

Pasos para implementar Acciones Correctivas y Preventivas

Para garantizar la eficacia de estas acciones en el marco de la ISO 9001, las organizaciones deben seguir un enfoque estructurado:

Identificación de No Conformidades o Riesgos: Detectar problemas o identificar posibles desviaciones mediante auditorías, inspecciones o revisiones de procesos.
Análisis de la Causa Raíz: Utilizar metodologías como los 5 Porqués, Diagrama de Ishikawa o el Análisis de Riesgos para descubrir las causas reales del problema.
Planificación de Acciones: Definir qué acciones deben tomarse, quiénes serán responsables y cuáles son los plazos.
Implementación de las Acciones: Ejecutar las medidas correctivas o preventivas y documentar cada paso.
Verificación de Eficacia: Evaluar si las acciones implementadas han resuelto el problema o prevenido su ocurrencia.
Actualización del Sistema de Gestión de la Calidad: Ajustar procedimientos y registros para que los aprendizajes se integren al sistema.

Importancia de la Mejora Continua en el sector empresarial

Para las empresas, la aplicación de acciones correctivas y preventivas permite solucionar problemas, a la vez que también reduce costos, optimiza recursos y mejora la satisfacción del cliente. Algunos de los beneficios clave incluyen:

Eficiencia Operativa: Identificar y corregir problemas optimiza los procesos productivos, evitando reprocesos y desperdicios.
Reducción de Costos: La implementación de acciones preventivas minimiza los riesgos y ahorra recursos.
Mejora de la Reputación: Cumplir con los estándares de calidad fortalece la confianza del cliente y mejora la imagen corporativa.
Competitividad: Un sistema de mejora continua permite a las empresas adaptarse rápidamente a cambios del mercado y mantenerse competitivas.

La ISO 9001:2015 exige que las organizaciones no solo solucionen los problemas cuando ocurren, sino que también tomen medidas preventivas para anticiparse a posibles desviaciones o no conformidades.
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Impulsa la Mejora Continua con el Software ISO 9001 de ISOTools

Implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad abarca tareas como documentar, analizar y dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas. Entonces, te plantemos la siguiente pregunta:

¿Cómo ayuda ISOTools a potenciar la Mejora Continua?

Gestión Automática de No Conformidades: Permite registrar y gestionar las no conformidades de forma rápida y eficiente, asegurando que ninguna quede sin resolver.
Análisis de Causas y Seguimiento: Facilita la identificación de causas raíz con herramientas integradas y asegura el seguimiento de las acciones hasta su cierre.
Documentación Centralizada: Toda la información del SGC, incluyendo las acciones correctivas y preventivas, queda almacenada en una plataforma centralizada y de fácil acceso.
Indicadores de Mejora Continua: El software permite analizar el rendimiento del SGC a través de indicadores clave (KPIs), facilitando la toma de decisiones basadas en datos.
Cumplimiento Normativo: ISOTools asegura que las organizaciones cumplan con los requisitos de la ISO 9001 de manera eficaz y sin complicaciones.

Mejora Continua al alcance de tu organización

La Mejora Continua es una exigencia de la ISO 9001 como filosofía que impulsa el éxito y la competitividad de las organizaciones. La implementación de acciones correctivas y preventivas permite eliminar problemas, anticiparse a riesgos y garantizar la satisfacción de los clientes.

Con la ayuda del Software ISO 9001 de ISOTools, las empresas pueden automatizar estos procesos, simplificar la gestión de su SGC y enfocarse en lo que realmente importa: crecer y mejorar continuamente.

Si estás listo para trabajar favoreciendo la Mejora Continua de tu organización, ISOTools es la solución que necesitas. Una forma de convertir procesos exitosos en una realidad tangible y sostenible para tu empresa.

Nuevos retos en la gestión de la calidad que afectan a las operaciones

Almudena Delgado — Tue, 24 Dec 2024 15:00:25 +0000

El nuevo año se inicia definido por los retos en la gestión de la calidad que deben enfrentar los equipos encargados de ISO 9001, en particular los desafíos que tienen la capacidad para afectar a la actividad de las organizaciones.

El contexto en el que navegan las organizaciones es complejo: nuevas tecnologías, cambios en los hábitos de los consumidores, globalización, tensión geopolítica y vulnerabilidad de las cadenas de suministro. Asegurar la competitividad dependerá de la capacidad que tengan las empresas para afrontar un escenario de incertidumbre generado por los retos en la gestión de la calidad que abordaremos a continuación.

Cuáles son los retos en la gestión de la calidad que afectan a las operaciones

Para afrontar con éxito y superar los retos en la gestión de calidad, las organizaciones necesitan adaptarse y renovarse. La capacidad para mejorar los procesos será un elemento determinante en el trabajo para enfrentarse a esos desafíos.

Entre los más relevantes, abordamos cuatro retos en la gestión de calidad que se caracterizan por su capacidad para afectar a las operaciones de cualquier organización:

1. Alinear la gestión de calidad con los objetivos de sostenibilidad

Ya no basta entregar productos de calidad que satisfagan las expectativas de los consumidores. Estos esperan que las organizaciones hagan esfuerzos para alcanzar objetivos de sostenibilidad y lo demuestren. La presión social, regulatoria y legal obliga a las organizaciones a gestionar sus riesgos ambientales, sociales y de gobernanza, en sintonía con los requisitos de calidad de sus clientes.

Para afrontar uno de los retos en la gestión de la calidad que más puede afectar la capacidad operativa, la organización necesitará las herramientas normativas adecuadas, como ISO 14001 (gestión ambiental) e ISO 26000 (responsabilidad social).

Es probable que también sea necesario estandarizar la gestión anticorrupción y la gestión de cumplimiento. Por ahora, es imprescindible alienar la gestión de calidad con los objetivos de sostenibilidad como un primer paso para asegurar la competitividad y la continuidad del negocio ante cualquier contingencia.

2. Vulnerabilidades en la cadena de suministro

Las cadenas de suministro son hoy globales. Lo que en su momento fue una oportunidad, ahora representa complejidad y desafíos. Con un escenario geopolítico marcado por la tensión, algunos eslabones de esa cadena se vuelven frágiles y vulnerables. Es preciso construir cadenas de valor flexibles, adaptables y con muchas alternativas en caso de que uno o varios eslabones dejen de ser funcionales.

El panorama se torna un tanto más complejo si se tienen en cuenta exigencias regulatorias diversas y dinámicas. Sistemas de calidad en la cadena de suministros contribuyen al cumplimiento, una cuestión en la que ISO 9001 se convierte en un lenguaje que todos pueden entender y sobre el que es posible construir cualquier entendimiento.

3. Cambios en los hábitos de los consumidores y de los empleados

Los hábitos de consumo y las exigencias o expectativas de los clientes evolucionan a velocidad vertiginosa. Además de los criterios ESG, el consumidor evalúa aspectos como el servicio postventa, la velocidad con la que la empresa pueda resolver sus problemas o atender sus sugerencias.

Pero los clientes no son la única parte interesada en que la organización afronte los retos en la gestión de la calidad. También hay que tener en cuenta a los empleados. Ellos esperan que la organización pueda ofrecer empleos sostenibles en el tiempo y que tenga la capacidad para implementar procesos que les permita adaptarse con facilidad a los cambios, a la innovación tecnológica y a las necesidades de formación y capacitación que la evolución del mundo corporativo exige.

4. Transformación digital y evolución tecnológica

La tecnología y su constante evolución se convierten en el mejor aliado para la gestión de la calidad. Las plataformas diseñadas para automatizar procesos, asistidas por Inteligencia Artificial y Big Data, hacen que la organización pueda mantenerse en la vertiginosa carrera de cambios regulatorios y en los hábitos de los consumidores, mejoras en la cadena de suministro y la misma transformación digital.

Las organizaciones pueden asumir los retos en la gestión de la calidad con soluciones que automatizan procesos, identifican problemas sobre la marcha, proponen soluciones y ayudan a mantener la eficiencia operativa, siempre buscando la mejora continua.

Para hacerlo, dentro del mismo orden que conserva la gestión de la calidad, las empresas tendrán que acudir al apoyo normativo que ofrecen estándares como ISO 42001:2023 (gestión de IA) e ISO 27001 (gestión de la seguridad de la información). Estas herramientas garantizan un tránsito por la transformación digital seguro, eficaz y productivo.

Software ISO 9001

El Software ISO 9001 de ISOTools ha sido diseñado para apoyar a las organizaciones en todas las etapas que atraviesa un sistema de gestión de la calidad: planificación, implementación, automatización, mantenimiento y mejora continua, por supuesto, pasando por la certificación.

Por otra parte, la plataforma incorpora IA y Big Data y sigue el ciclo PDCA, lo que garantiza la mejora continua, la reducción de tiempos y de costes y un impacto real en la eficiencia de la gestión. Si te interesa conocer mucho más de este aliado tecnológico, solo tienes que contactar con uno de nuestros asesores.

3 Indicadores para la norma ISO 9001 que son esenciales en gestión de la calidad

Almudena Delgado — Thu, 28 Nov 2024 15:00:02 +0000

Índice de contenidos

Los indicadores para la norma ISO 9001 son señales confiables que permiten suponer, antes de una auditoría interna que lo compruebe, que el Sistema de Gestión de la Calidad funciona, está conforme con los requisitos del estándar y alcanza los objetivos propuestos.

Los indicadores para la norma ISO 9001 son herramientas que se emplean para monitorear el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad. También son útiles para identificar problemas y oportunidades de mejora.

Existen muchos indicadores o métricas para evaluar un sistema de gestión. Incluso si se limita la búsqueda a indicadores para la norma ISO 900, el número es abundante. A continuación se profundiza en tres, en los que prestan un mejor servicio a profesionales que necesiten obtener información inmediata sobre la eficiencia del sistema que conducen.

Cuáles son los indicadores para la norma ISO 9001 más eficaces

En el capítulo 9 de la ISO 9001 se solicita que la organización implemente mecanismos o metodologías para evaluar el desempeño del sistema. Inspecciones, auditorías y revisiones forman parte de las técnicas o métodos que puede utilizar la empresa para cumplir con el requisito. Pero también lo hacen los indicadores para la norma ISO 9001.

Por supuesto, los indicadores no reemplazan las otras actividades de evaluación. Pero sí son importantes, particularmente en momentos intermedios entre una y otra auditoría interna del SGC o ante una auditoría de recertificación.

La gran ventaja de los indicadores para la norma ISO 9001 es su capacidad para proveer información inmediata. Pero, como ya se advirtió, existe un número extenso de estas métricas. Tres de ellas, no obstante, destacan por centrarse en la eficacia del sistema

1. La satisfacción del cliente

El primero de los indicadores para la norma ISO 9001 es el más obvio. La satisfacción del cliente expresa en cuatro palabras el sentido y el objetivo de un sistema de gestión, ya que es la más relevante entre las partes interesadas en ISO 9001. Es un indicador importante por otra razón: el mencionado capítulo 9, incorpora una cláusula (9.1.2) que solicita medir y monitorear la satisfacción del cliente.

De esta forma, la satisfacción del cliente, que se puede medir en términos cualitativos o cuantitativos, sirve como indicador de la eficacia del sistema, para satisfacer un requisito de la norma y para entender qué satisface a los consumidores o en qué puntos es posible y preciso mejorar.

El cliente está en el centro de cualquier Sistema de Gestión de la Calidad. Todos los requisitos legales y reglamentarios en ISO 9001 y todos los objetivos, buscan de forma directa o indirecta, mejorar la satisfacción del cliente. Después de todo, sin él no existirá empresa.

2. Eficacia de los procesos

Los procesos en ISO 9001 son engranajes que se articulan para lograr el objetivo máximo: satisfacer al cliente. Los procesos, al igual que los engranajes de una máquina, pueden deteriorarse o salir de su posición. Mientras funcionen como se espera, de acuerdo con el propósito para el que se crearon, la probabilidad de que el sistema falle es casi inexistente.

El indicador, en este caso, es realmente un conjunto de indicadores para la norma ISO 9001. Cada proceso necesita un indicador diseñado para medir la eficacia de ese proceso. El encargado de gestionar ese indicador, de reportar el resultado y de monitorear el desempeño es el dueño del proceso.

El adecuado uso de este indicador o conjunto de indicadores puede hacer que el sistema afronte cualquier auditoría sin ningún problema. Todas las desviaciones se advierten en tiempo real, generando la reacción inmediata, antes de que sea necesario afrontar el proceso burocrático de resolución de no conformidades de calidad.

3. Número de no conformidades y tiempo de resolución

Este podría ser un indicador para medir lo que subsiste tras la aplicación de los dos anteriores indicadores para la norma ISO 9001. Es un hecho que las no conformidades no son deseables porque evidencian fallos estructurales serias del sistema y porque su resolución requiere arduo e intenso trabajo. Sin embargo, aunque no sean muy populares, las no conformidades son instrumentos valiosos para alcanzar la mejora continua.

Las no conformidades aparecen en diferentes presentaciones: una desviación, omisiones en cuanto a documentación en ISO 9001, un fallo operativo, un producto no conforme que no se ha investigado, etc. El punto es que se trata de una no conformidad identificada y tratada, que permanece oculta, creciendo y aumentando la capacidad para afectar al sistema.

Por su naturaleza, las no conformidades suelen aparecer en una auditoría. Un número elevado supone un sistema deficiente y con serios problemas. Este indicador refleja más de un aspecto: rapidez de la organización investigar la causa de la no conformidad, tiempo para implementar una acción correctiva y plazo para verificar la eficacia de esa acción.

Tarde o temprano, todos los sistemas de gestión se enfrentan la resolución de no conformidades. La ausencia total de ellas resulta sospechosa. Podría obedecer a errores en los procesos de auditoría, negligencia de los auditores o complacencia con los auditados. Es uno de los indicadores para la norma ISO 9001 que no puede faltar en un Sistema de Gestión de la Calidad.

Software ISO 9001

La recolección de información que generan indicadores confiables, su procesamiento y evaluación, son actividades que requieren de un soporte tecnológico, si el objetivo es contar con datos oportunos que ayuden a optimizar la gestión.

El Software ISO 9001 es una plataforma tecnológica que utiliza Inteligencia Artificial y Big Data para automatizar sistemas de gestión basados en la norma ISO 9001 y para proveer la información que necesitan los encargados para mantenerlo funcional y eficaz.

Esta solución avanzada permite racionalizar y centralizar toda la documentación y potenciar la mejora continua, aspectos que redundan en un ahorro de tiempo y de costes. El objetivo es optimizar la gestión de la calidad en organizaciones de cualquier tamaño y sector.

Para conocer todas las funcionalidades del software y las ventajas que puede aportar a tu organización, solo tienes que contactar con nuestros asesores, te ofrecerán toda la información que precises sin compromiso.

¿Cuándo se utilizan los mapas de procesos?

Paula Pérez — Mon, 30 Oct 2023 07:00:00 +0000

Índice de contenidos

Herramienta esencial en la gestión empresarial

Los mapas de procesos son una herramienta esencial en la gestión empresarial que permite a las organizaciones visualizar y analizar sus operaciones de manera más efectiva. Estos diagramas representan gráficamente el flujo de actividades dentro de una empresa, lo que facilita la identificación de ineficiencias y la optimización de procesos. En este artículo, exploraremos cuándo y por qué se utilizan los mapas de procesos en el ámbito empresarial.

Mejora de la eficiencia operativa

Uno de los momentos más comunes para utilizar mapas de procesos es cuando una organización busca mejorar su eficiencia operativa. Estos mapas permiten identificar cuellos de botella, redundancias y actividades innecesarias en los procesos existentes. Al documentar y analizar detenidamente cada paso, las empresas pueden tomar medidas para optimizar sus operaciones y reducir costos.

Establecimiento de estándares

Los mapas de procesos son esenciales para establecer estándares de calidad y desempeño. Al representar visualmente los procedimientos, las empresas pueden definir claramente lo que se espera en cada etapa del proceso. Esto facilita la capacitación de los empleados y garantiza una ejecución consistente de las tareas.

Resolución de problemas y toma de decisiones

Cuando se enfrentan desafíos operativos o se busca tomar decisiones importantes, los mapas de procesos son una herramienta valiosa. Los datos recopilados a través de estos mapas proporcionan una base sólida para la toma de decisiones informadas. Además, permiten a los equipos de resolución de problemas abordar rápidamente los obstáculos y encontrar soluciones efectivas.

Documentación de procesos

La documentación de procesos es un requisito en muchas industrias, especialmente en aquellas que deben cumplir con estándares de regulación. Los mapas de procesos ofrecen una forma clara y detallada de documentar los procedimientos, lo que puede ser esencial para la auditoría, la certificación y la gestión de la calidad.

Comunicación interna y externa

Los mapas de procesos también son útiles para comunicar tanto interna como externamente cómo se realizan las operaciones. Los equipos internos pueden comprender mejor su papel en el proceso global, mientras que los clientes y proveedores pueden apreciar la transparencia y la eficiencia en las operaciones de una empresa.

En conclusión, los mapas de procesos son una herramienta versátil y poderosa que se utiliza en una variedad de situaciones en el mundo empresarial. Desde la mejora de la eficiencia operativa hasta la documentación de procesos y la toma de decisiones informadas, estos diagramas desempeñan un papel fundamental en la gestión y optimización de las operaciones de una organización.

Si tu empresa aún no utiliza mapas de procesos, considera su implementación para mejorar la eficiencia, establecer estándares, resolver problemas y comunicar de manera efectiva tanto interna como externamente. Con esta herramienta, estarás mejor equipado para enfrentar los desafíos y aprovechar las oportunidades en el competitivo mundo empresarial.

Implementación de un mapa de procesos

La implementación de un mapa de procesos es una iniciativa importante para mejorar la eficiencia y la gestión de una empresa. Aquí hay algunas consideraciones clave que una empresa debe tener en cuenta al implementar un mapa de procesos:

Objetivos claros

Antes de comenzar, la empresa debe definir claramente los objetivos que espera lograr con la implementación de mapas de procesos. Estos objetivos pueden incluir la mejora de la eficiencia, la reducción de costos, la estandarización de procesos o la documentación para fines de cumplimiento.

Identificación de procesos críticos

Identificar los procesos clave que impactan directamente en los resultados y en la satisfacción del cliente es fundamental. No todas las operaciones requieren mapas detallados, por lo que es importante centrarse en los procesos que son más críticos para el éxito de la empresa.

Participación de los empleados

Involucrar a los empleados en el proceso es esencial. El personal que realiza las tareas cotidianas a menudo tiene información valiosa sobre cómo funcionan los procesos y cómo podrían mejorarse. La retroalimentación y la colaboración son clave para el éxito.

Recopilación de datos y análisis

Durante la implementación, es importante recopilar datos precisos sobre cómo se realizan los procesos existentes. Estos datos servirán como base para la creación de los mapas de procesos y para identificar áreas de mejora.

Diseño de los mapas de procesos

La empresa debe decidir qué formato o herramienta utilizará para crear los mapas de procesos. Esto puede incluir diagramas de flujo, software de mapeo de procesos o herramientas de gestión de procesos. Los mapas deben ser claros y comprensibles para todos los involucrados.

Estandarización de procesos

Es importante establecer estándares claros para cada proceso. Esto garantiza que todos los empleados sigan los mismos procedimientos y facilita la formación y la evaluación del desempeño.

Comunicación y capacitación

La empresa debe comunicar los cambios en los procesos a todos los empleados afectados y proporcionar capacitación si es necesario. La comprensión y la adhesión son esenciales para el éxito de la implementación.

Seguimiento y mejora continua

Después de la implementación, es crucial realizar un seguimiento de los procesos y medir su desempeño. Se deben establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar la efectividad de los cambios realizados. La mejora continua debe ser un proceso constante.

Flexibilidad y adaptación

Los procesos y las necesidades de la empresa pueden cambiar con el tiempo. Es importante que la implementación de mapas de procesos sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las nuevas circunstancias y desafíos.

Cultura de mejora continua

Fomentar una cultura de mejora continua en la empresa es esencial. Esto implica la voluntad de adaptarse y mejorar constantemente los procesos para mantenerse competitivo y eficiente.

La implementación de mapas de procesos puede ser un proceso desafiante, pero los beneficios a largo plazo en términos de eficiencia y gestión son significativos. La planificación cuidadosa y la participación de todos los niveles de la organización son clave para el éxito de esta iniciativa.

Software para la mejora continua

ISOTools es una solución excepcional para la implementación y gestión eficiente de mapas de procesos en su organización. Con su enfoque orientado a la mejora continua y la automatización de flujos de trabajo, ISOTools simplifica el proceso de diseño, documentación y seguimiento de sus procesos empresariales.

Este software para la gestión de la calidad ofrece una plataforma integral que no solo facilita la creación de mapas de procesos de manera intuitiva, sino que también promueve la estandarización y la colaboración en toda la empresa. Con ISOTools, su organización puede aprovechar al máximo los beneficios de la gestión de procesos, optimizar la eficiencia operativa y asegurar el cumplimiento de estándares y regulaciones, todo en una única solución.

Si busca una herramienta confiable y completa para la implementación de mapas de procesos, ISOTools es la elección perfecta.

Inventario de activos en Seguridad de la Información. ¿Cómo identificarlo correctamente?

Suscriptor — Thu, 09 Jun 2022 06:00:51 +0000

Inventario de activos SGSI

Para poder identificar adecuadamente los activos de seguridad de la información, lo primero que debemos tener claro es que son los activos de información, estos se conocen como los recursos que utilizan los sistemas de gestión de seguridad informática para hacer posible el cumplimiento de los objetivos en la organización.

El inventario de activos satisface uno de los elementos más significativos del sistema de gestión de la seguridad de la información. Entre los cuales se encuentran los elementos físicos, software, documentos, servicios, personas, instalaciones, hardware, todos aquellos activos que generan valor en la organización.

La importancia de la realización de los inventarios de activos en seguridad informática es tener la trazabilidad de los activos, tener en el radar aquellos activos en estado crítico y aplicarles a estos los controles de riesgo que permitan tenerlos “bajo control”, no tenerlos controlados puede representar un riego para los procesos ya que estos se encuentran directamente asociados a la actividad de la organización.

Se debe tener en cuenta que los activos es un requerimiento necesario para dar cumplimiento con la norma ISO27001. Adicional se debe tener en cuenta que las organizaciones que dentro del desarrollo de sus procesos tiene proyectos de seguridad informática deben tener el respaldo ya que no solo se benefician a sí mismos, sino que generan confianza a sus stakeholders.

Agilizar la ejecución de inventario de activos de seguridad informática

El aporte de la alta dirección permitirá agilizar para la ejecución de los inventarios de seguridad informática, el cual se puede realizar de la siguiente manera:

Recoger activos por área: Para realizar esta acción hay varias opciones que permitirán realizar esta tarea con éxitos. La primera es agendar reuniones programadas con las diferentes áreas, para una reunión previa, informando la actividad a realizar, con el fin que se puedan recopilar toda la información del inventario. Se debe presentar en esta reunión, la plantilla en la cual se registrarán los datos de los activos.

Una idea de plantilla para identificación de los activos en donde el usuario pueda registrar la información contiene el nombre del activo, la descripción del mismo, código si cuenta con uno, responsable del activo, valoración, cualitativa o cuantitativa, estos como algunos criterios relevantes dentro del levantamiento.

Recopilación de la Información y clasificación: Cada área debe registrar los activos y realizar la clasificación del mismo con información relevante como tipo de activo, sea este físico o digital, el lugar donde se almacena.

Ponderación: Para realizar la ponderación de los activos del inventario se deben tener en cuenta los criterios de la seguridad informática que son la Confidencialidad, el cual especifica que la información sea accesible de forma única a las personas que se encuentra autorizadas. Integridad el cual hace referencia a la información que se encuentra almacenada en los dispositivos que no ha sido manipulada por terceros de manera malintencionada. Esto da fiabilidad que la información no será modificada por personas no autorizadas y Disponibilidad, que hace referencia a la información que debe estar disponible siempre para las personas autorizadas para accederla y tratarla, y además puede recuperarse en caso de que ocurra un incidente de seguridad que cause su pérdida o corrupción. Es decir; permite que la información esté disponible cuando sea necesario.

Cada uno de estos criterios debe ser ponderado conforme como se califiquen estos activos en la organización y se califiquen por cada dueño de proceso, por ejemplo; nivel Alto (3), medio (2) y bajo (1), esto con el fin de darle un valor a cada activo y conocer el grado de vulnerabilidad de sus activos, los cuales serán clasificado en una matriz de riesgos, pasaran por un tratamiento, controles y ser llevados a un mapa de calor para mantener controlado estos activos.

En conclusión, en una organización que se encuentre certificada en ISO 27001 o desea hacerlo, es indispensable sino obligatorio, contar con un inventario de activos que permitan ser controlados y que brinde confianza a sus colaboradores. En vista de los posibles errores humanos que puedan ser cometidos, se cuentan con softwares que se permiten controlar esta operación con módulos que, guardan el registro de los inventarios, son configurables sus plantillas, cuentan con módulos de riesgos, en fin, un sin número de elementos que van a permitir a contar con sistemas de seguridad informática, robustos y confiables.

Software Seguridad de la Información

Esta integración de complementos de Sistemas de Gestión de Seguridad de la información requiere de gran disciplina, orden y pensamiento sistémico para que llegue a ser realmente útil y aporte beneficios a la organización. Este grado de utilidad se puede llegar a conseguir siempre que se realice la gestión de forma eficiente y automatizada mediante un software de Gestión de Seguridad de la Información como ISOTools.

Mejores prácticas para el seguimiento y mejora del SGC ISO 9001

Suscriptor — Tue, 31 May 2022 06:00:50 +0000

Índice de contenidos

La gestión eficaz de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) basado en ISO 9001 requiere un seguimiento continuo y la implementación de mejoras sistemáticas para garantizar que los procesos realmente cumplen con los objetivos y aportan valor a la organización. Esto implica definir claramente el alcance del SGC, involucrar a toda la organización y aplicar prácticas como inspecciones, auditorías y el uso de herramientas adecuadas que permitan monitorear y analizar el desempeño del sistema de forma eficiente. Un seguimiento bien estructurado facilita la detección de fallas y oportunidades de mejora, que también impulsa una cultura de calidad sostenible y el uso óptimo de recursos, fortaleciendo así la competitividad y la eficacia del sistema en su conjunto.

Seguimiento y mejora SGC

Mejorar continuamente la ejecución de actividades aporta a la operatividad de los procesos y en general a la organización, permitiendo el desarrollo del entorno corporativo y sus partes interesadas; es posible que la búsqueda del cumplimiento de los objetivos se logre en menor tiempo y se mejore el uso de los recursos asignados para este fin.

Actualmente, las organizaciones se han involucrado en la implementación de Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 para dar una estructura integral a todos los procesos de la organización. Esta implementación permite mejorar la fluidez en la interacción de los procesos. También permite la definición de objetivos y metas conjuntas para que, funcionando conjuntamente y de forma fluida, mejoren las oportunidades de llegar a lo planificado.

Para conseguirlo es necesario un adecuado seguimiento y mejora del SGC ISO 9001.

Alcance integral para el Sistema de Gestión de la Calidad

El alcance del sistema de gestión de calidad debe estar definido claramente, ya que en algunos casos las organizaciones solo involucran parte de sus procesos dependiendo de las líneas productivas que se desarrollen, sin embargo, al evaluar este punto es posible encontrar que el alcance ya está dado por un requerimiento de las partes interesadas lo cual lo vuelve obligatorio.

Además, para conseguir una mejora continua real y que impacte de forma significativa en toda la organización, es clave que en el alcance se definan todos los procesos y no zonas aisladas. Si todos los procesos funcionan de forma conjunta y alineada, el impacto se multiplicará.

Dentro de la responsabilidad de la alta dirección se encuentra definir si el sistema de gestión de calidad se certifica o solo se implementa, aquí se debe tener claridad en que independientemente de la decisión tomada, se involucra la organización en un constante seguimiento a los procesos para identificar fallas o mejoras que aporten de forma positiva y mejore el desempeño del equipo de trabajo.

El sistema de gestión de calidad es transversal a toda la organización, esto da paso a que la mayoría del personal se involucre en la gestión y aporte desde los diferentes niveles y se genere cultura de calidad.

Seguimiento y mejora del Sistema de Gestión ISO 9001

El seguimiento a los sistemas o programas que adopta la organización es fundamental para garantizar la continuidad, incluso, de la organización y llegar a una mejora continua sistemática, una verdadera cultura de la calidad.

Por supuesto, también es clave para mantener las certificaciones que tantas oportunidades generan en el mercado. En algunos puede perderse la certificación del sistema de gestión al entrar en descuido del sistema por falta de seguimiento y control, lo que nos permite identificar que una vez implementado debe haber continuidad para beneficio de todos.

La implementación del SGC implica el enfoque a procesos y trabajar respecto a los mismos con una estructura estandarizada, definida para ser fácil de operar y entender. Este es el objetivo, pero como todo, requiere de seguimiento y mejora para llegar a ser alcanzado.

El seguimiento a un sistema de gestión, actualmente cuenta con gran número de herramientas metodologías para su ejecución. Es importante hacer uso de las que permitan tener eficacia al momento de aplicarlas; dentro de estas tenemos:

Inspecciones para el seguimiento del SGC ISO 9001

La inspección es una actividad en la que se realiza la revisión rápida de la información de un proceso, evaluado el cumplimiento sin profundizar en los temas con el fin de conocer el estado general del proceso. Para este fin también es recomendable contar con un sistema integrado de checklist fácil que ayude y agilice el proceso de inspecciones.

Es importante documentar toda la información con el fin de tener el insumo que aportara a la toma de decisiones por parte de la alta dirección luego de ser analizada por el equipo que tenga esa responsabilidad dentro de la organización.

Auditorías para el seguimiento del Sistema de Gestión de la Calidad

La herramienta que integra metodologías eficientes y permite recopilar gran cantidad de información es la auditoria; este proceso requiere que la ejecución esté a cargo de una persona que cuente con formación y experiencia en temas de calidad.

La auditoría permite al responsable revisar, profunda y detalladamente, la información de un proceso, con base en documentos, registros y actividades, las cuales deben tener la evidencia de su realización.

Al aplicar cualquier metodología para el seguimiento, el responsable de la ejecución debe dejar registros que sean legibles y de fácil entendimiento para que la alta dirección pueda planificar los recursos puntuales para la implementación de los planes de mejoramiento.

¿Qué necesita seguimiento y medición en ISO 9001?

En un Sistema de Gestión de la Calidad conforme a ISO 9001, el seguimiento y la medición deben centrarse en todos aquellos elementos que influyen directamente en el desempeño del sistema y en la satisfacción del cliente. La norma exige que la organización determine qué procesos, actividades, productos y servicios deben ser objeto de control, así como los métodos adecuados para evaluar su eficacia. Esto incluye el desempeño de los procesos clave, el cumplimiento de los requisitos del cliente, la conformidad del producto o servicio, la eficacia de las acciones correctivas y el logro de los objetivos de calidad. Un enfoque estructurado permite identificar desviaciones a tiempo, tomar decisiones basadas en datos fiables y asegurar la mejora continua del SGC.

¿Cuál es la diferencia entre seguimiento y medición?

Aunque suelen utilizarse como sinónimos, seguimiento y medición no significan lo mismo en ISO 9001. El seguimiento se refiere a la observación continua o periódica del comportamiento de un proceso o actividad, con el fin de comprobar si se mantiene bajo control y evoluciona conforme a lo planificado. La medición, en cambio, implica la cuantificación objetiva de resultados mediante indicadores, métricas o valores numéricos, lo que permite evaluar el desempeño de forma precisa. Ambos conceptos se complementan: el seguimiento aporta visión y control, mientras que la medición proporciona evidencia objetiva para el análisis y la toma de decisiones.

Indicadores para el seguimiento del SGC ISO 9001

Los indicadores de desempeño son una herramienta clave para evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. ISO 9001 no impone indicadores concretos, pero sí exige que sean pertinentes, medibles y alineados con los objetivos de calidad. Entre los más habituales se encuentran los indicadores de satisfacción del cliente, tiempos de entrega, tasa de productos o servicios no conformes, eficacia de acciones correctivas, desempeño de proveedores y cumplimiento de objetivos estratégicos. La clave está en seleccionar indicadores que aporten información útil, evitar la sobrecarga de datos y asegurar que los resultados se analizan de forma sistemática para impulsar mejoras reales en el sistema.

Mejores prácticas para fortalecer la mejora continua en ISO 9001

La mejora continua es un principio fundamental de ISO 9001 y requiere una gestión activa, estructurada y coherente con la realidad de la organización. Aplicar buenas prácticas facilita que el SGC evolucione y se mantenga alineado con los objetivos estratégicos.

Estandarización y control de procesos

La definición clara, documentación y estandarización de los procesos permite reducir la variabilidad, mejorar la eficiencia operativa y facilitar el seguimiento del desempeño. Contar con procedimientos claros, responsabilidades definidas y controles adecuados ayuda a detectar desviaciones de forma temprana y a mantener la coherencia en la ejecución de las actividades, especialmente en organizaciones con múltiples áreas o sedes.

Gestión basada en riesgos y oportunidades

ISO 9001 promueve un enfoque preventivo a través de la identificación y tratamiento de riesgos y oportunidades. Integrar este enfoque en la gestión diaria del SGC permite anticiparse a problemas potenciales, minimizar impactos negativos y aprovechar oportunidades de mejora. Evaluar los riesgos asociados a los procesos y revisar periódicamente su evolución fortalece la toma de decisiones y contribuye a un sistema más robusto y resiliente.

Revisión periódica de objetivos y resultados

La revisión sistemática de los objetivos de calidad y de los resultados obtenidos es esencial para asegurar la eficacia del SGC. Analizar tendencias, comparar resultados con metas establecidas y evaluar el grado de cumplimiento permite ajustar estrategias, redefinir prioridades y enfocar los esfuerzos de mejora donde realmente generan valor. Esta práctica, integrada en la revisión por la dirección, refuerza la alineación entre la calidad y la estrategia global de la organización.

Software de mejora continua ISO 9001

Para que la definición y aplicación de inspecciones, auditorías y sistemas de control no consuma más recursos que el beneficio que puede generar, es importante contar con las herramientas adecuadas y desarrollar la gestión y seguimiento del sistema de la forma más eficiente posible.

ISOTools provee de un motor mejora continua a las organizaciones comprometidas con la calidad y la excelencia. Gracias a la automatización de procesos del Sistema de Gestión de la Calidad hemos conseguido hacer más eficientes y competitivas a organizaciones de todo el mundo, que ahora consiguen mejores resultados y pueden definir metas más ambiciosas.

Conoce qué dicen nuestros clientes de nosotros.

Documentación necesaria para certificar ISO 9001

Suscriptor — Tue, 17 May 2022 06:00:51 +0000

Documentación para certificar ISO 9001

El trabajo en conjunto de todos los colaboradores en las organizaciones ha llevado a crear una cultura de mejoramiento continuo, es aquí, donde la participación de todos los niveles de la organización aporta a la obtención de resultados que ayudan al cumplimiento de los objetivos definidos por la alta dirección y que a mediano plazo traerá beneficios en todos los aspectos.

La cultura de mejoramiento tiene como base la planificación de tiempos y recursos mínimos requeridos para cumplir con las metas trazadas; es aquí donde toma su lugar los sistemas de gestión.

Los sistemas de gestión se desarrollaron con el fin de mejorar la gestión interna y externa de la organización, mostrando el compromiso que se tiene con las partes interesadas al establecer algún tipo de relación comercial. Estos tienen aplicación especifica de acuerdo a la actividad comercial o de forma general, involucrando todos los procesos de la organización como lo es el sistema de gestión da calidad.

Estos son los enfoques que tienen algunos de los sistemas que se implementan actualmente de forma obligatoria por requerimiento de las partes interesadas:

Aun cuando el enfoque del sistema de gestión es diferente, estos comparten algunos requisitos definidos en la normatividad al momento de implementarlos, permitiendo complementar las responsabilidades y de esta forma al realizar una actividad que aporte de forma paralela a los sistemas de gestión que se tengan integrados y así optimizar recursos importantes para la organización.

Dentro de los requisitos que tienen carácter obligatorio al momento de implementar el sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO9001, esta el que orienta a la organización en la documentación de su estructura de forma ordenada y secuencial; quedando disponible para que al ser consultada por partes interesadas, dejando claro los conceptos allí definidos.

Puedes consultar más información acerca de la documentación que suele faltar en las auditorías ISO 9001 en este enlace.

Requisitos de documentación ISO 9001

Estos son los requisitos de documentación ISO 9001

El alcance: aquí de acuerdo a la norma ISO 9001 en el numeral 4.3, la organización describe los procesos que se encuentran involucrados en el sistema de calidad, detallando de forma escrita las responsabilidades que tendrá el equipo de trabajo de cada proceso para cumplir con los objetivos trazados para el sistema.

Es importante ser específicos al documentar este numeral, es posible que, por la actividad comercial, se tengan algunas excepciones como por ejemplo el diseño y fabricación; que no aplica a organizaciones que se dedican a comercialización y distribución. Es necesario que la excepción se encuentre sustentada claramente al momento de tener una auditoria.

La política, numeral 5 donde la organización debe describir de acuerdo a la actividad que realiza, que es la calidad para el producto o servicio que ofrece; el concepto define que, en algunos casos, esto se pacta con las partes interesadas, pero también hay situaciones donde la condición se complementa por un requisito legal como es el caso de la industria de alimentos.

La política debe contener lo siguiente:

Datos de la organización.
Producto o Servicio que ofrece.
A quien va dirigido.
Compromiso y responsabilidades con las partes interesadas.

Dentro de la política se define de forma general el fin de la organización, pero para que eso se posible la alta dirección define la estructura de objetivos que se deben cumplir para que lo descrito en la política tenga valor.

El objetivo, es la estructura que tiene un enfoque dentro de la organización, como, por ejemplo, aumentar la satisfacción del cliente, reducir el numero de productos o servicios no conformes. El cumplimiento esta basado en la ejecución de actividades de forma correcta para poder obtener resultados medibles que evidencien el estado y gestión de los procesos.

Documentación de procesos

Finalmente, dentro de la estructura documental debe estar descrito cada uno de los procesos y las actividades que lo componen, siendo el insumo informativo para el entendimiento de la actividad de cada uno de ellos y el nivel de aporte a la organización, el cual debe estar evidenciado con registros legibles de su ejecución.

Toda esta información debe no solo estar documentada, sino disponible para la consulta, e integrada en un solo documentos como un manual, que es la carta de presentación para las partes interesadas al tener contenida la estructura de la organización.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

Automatizaciones clave para la gestión de SI

Suscriptor — Fri, 29 Apr 2022 06:00:03 +0000

Automatizaciones clave para la gestión de SI

La seguridad de la información se ha vuelto un tema tan vasto y con tantos aspectos por cubrir, que se hace necesario echar mano de todas las herramientas que nos faciliten su gestión. Las automatizaciones son muy útiles al respecto, pues hacen más efectivas las estrategias de defensa de la información, permiten responder ágilmente a los incidentes, nos recuerdan los compromisos del sistema de gestión, sirven para comunicar rápidamente las situaciones mientras ocurren, ayudan a medir los niveles de riesgos, coadyuvan a asignar responsabilidades, son un apoyo a la hora de cumplir con los SLA (acuerdos de niveles de servicios), entre otros.

La automatización integral es idónea para lograr dar respuesta a las soluciones veloces que esperan los consumidores. En cuanto a los trabajadores, les disminuye la carga laboral para que puedan enfocarse en asuntos que agreguen valor. Automatizar es una estrategia que nos lleva a la eficiencia.

Los gerentes de tecnologías de la información (TI) son los más versados en las automatizaciones y pueden ayudar a sus compañeros a comprender cómo sacar el máximo provecho de estas. Para ello es necesario que en la organización tengan en cuenta algunos conceptos fundamentales. Así se obtendrá la productividad deseada y se extraerá el máximo valor comercial de la automatización.

¿Automatizaciones para qué?

Puede que todos concibamos la nube como el lugar en internet donde encuentra la información, pero detrás de ese lugar hay activos físicos que debemos proteger contra la divulgación, transferencia, modificación o destrucción. Es decir, la seguridad de la información no solo atañe a los datos y a la interpretación de estos, sino también a los medios con que gestionamos el ciclo de vida de la información (creación, transferencia, almacenamiento, explotación y disposición final).

De acuerdo con la norma ISO/IEC 27005, la seguridad de la información es la protección contra la divulgación, transferencia y modificación no autorizada, ya sea accidental o intencional. En las organizaciones tenemos el objetivo de preservar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información, puesto que los riesgos acechan constantemente. Según ISO/IEC 27000, el riesgo es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. La palabra clave de esa definición es la incertidumbre, pues ante ella no contamos con información ni conocimientos sobre qué incidentes podrían ocurrir, qué consecuencias acarrearían esos incidentes y qué probabilidad hay de que sucedan. La incertidumbre se trata no saber dónde estamos y cómo lograremos los objetivos, si es que hay beneficios o amenazas en el horizonte. Para saber con qué nos encontraremos nos podemos servir de metodologías como las automatizaciones.

Componentes clave de las automatizaciones

Requisitos legales y reglamentarios relativos a la seguridad de la información.
Políticas generales y específicas para el trato con proveedores.
Política de uso adecuado de los activos.
Procedimientos de trabajo.
Planes de tratamientos de riesgos.
La gestión del cambio.
Declaración de aplicabilidad de normas ISO.
Compliance, en general.
Seguridad de la información durante la continuidad del negocio.
Dueños de riesgos.
Activos de mayor valor y estrategias de defensa sobre esos activos, entre otros.

Riesgos

Los riesgos de seguridad de la información están asociados a que las amenazas exploten las vulnerabilidades de un activo o grupo de activos, y que eso cause daño a la organización. La mejor forma de precisar nuestra situación es la apreciación de riesgos, que permite saber si estamos poco, muy o medianamente expuestos. En este sentido, este es uno de los primeros elementos que necesitaremos automatizar y podemos clasificarlo como:

Riesgos operativos: tienen que ver con las bases de datos, infraestructura, los diferentes dispositivos con los que interactúa un usuario, las aplicaciones, los sistemas con los que se procesa la información, los resultados de la organización sobre ventas, clientes, desarrollos del producto. En síntesis, la información que la empresa necesita para funcionar (documentos en físico o digitales), entre otros.
Riesgos estratégicos: se refieren al contexto, requisitos de las partes interesadas (que nos permiten determinar riesgos y oportunidades para conseguir los resultados previstos, reducir los efectos indeseados para la organización y lograr la mejora continua).

Teniendo todo esto claro, y gracias a las automatizaciones, podemos precisar acciones de tratamientos de riesgos, que consisten en:

Aceptar, transferir, mitigar o eliminar.

Las acciones requieren ser integradas a los procesos del SGSI, además debemos evaluar la eficacia de tales acciones. En todo este proceso la herramienta de automatización arrojará luces y nos hará el trabajo más llevadero.

Para finalizar, enfatizaremos que la apreciación de riesgos no se hace una sola vez en la vida, hay que llevarla a cabo cada vez que haya cambios en la organización, cuando haya incorporaciones de nuevos activos o exista algún incidente de seguridad de la información.

Software ERM ISOTools

ISOTools ERM es el software clave para la gestión integral de los riesgos corporativos de la organización. Gracias la automatización de procesos en la gestión de riesgos incrementará la eficiencia del área de riesgos, llevar una gestión integrada de todos los riesgos que pueden amenazar a la organización, identificarlos de forma más clara y aprovechar las oportunidades que se pueden derivar de los mismos.

Monitorizar la satisfacción del cliente. ¿Cómo conseguirlo?

Suscriptor — Wed, 27 Apr 2022 06:00:10 +0000

Índice de contenidos

Monitorizar la satisfacción del cliente

Monitorizar la satisfacción del cliente es una de las mejores formas de saber si estamos llegando a uno de los principios clave, ve la ISO 9001, poner al cliente en el centro y maximizar su satisfacción.

Para cualquier empresa el cliente debería ser la máxima prioridad. A fin de cuentas, es por los clientes por los que una empresa existe, crece y mejora su aportación a la sociedad de forma sostenida en el tiempo. Para conseguirlo, es clave una monitorización constante.

La monitorización, además, será de gran utilidad para detectar a tiempo problemas relacionados con la producción, la atención o cualquier otra materia que finalmente pudiera ser percibida por el cliente como inapropiada o no acorde con el valor que espera y, por tanto, con sus expectativas.

Beneficios de monitorizar la satisfacción de los clientes.

Mejora la fidelidad del cliente. El simple hecho de saber que se cuenta con su opinión y que la organización se esfuerza porque esta sea positiva ya demuestra al cliente su preocupación por la satisfacción y el cumplimiento de sus expectativas. Esto inevitablemente mejorará la fidelidad y tenderá a repetir hábitos de consumo relacionados con una marca a la que tiene en buena estima o que se preocupa por su satisfacción en mayor medida que otra.
Aumentar la cartera de clientes. Un cliente satisfecho que recomienda una marca tiene valor mucho más allá de la mera repetición de compra. Si su grado de satisfacción es tal que predica las bondades de la marca, serán más clientes potenciales los que tengan interés.
Mejora de la eficiencia. En ocasiones las organizaciones se enfocan en realizar cambios y mejoras a las que el cliente no les otorga valor o no es lo que más valor pudiera proporcionarles. Con la monitorización de la satisfacción del cliente podremos detectar si realmente las mejoras que se implementan son las que más impacto pueden producir.
Mantenerse a la vanguardia en el sector. Si tenemos en cuenta al cliente y aprendemos de sus opiniones y aportaciones, nos mantendremos siempre alineados y con una ventaja diferencial frente a los competidores. Siempre tendremos la carta ganadora.

¿Qué dice la ISO 9001 al respecto?

Según el requisito 9.1.2 Satisfacción del cliente, la organización debe realizar el seguimiento de las percepciones de los clientes, el grado en que se cumplen sus expectativas y necesidades. Con base en esto, las organizaciones deben determinar los métodos necesarios para obtener la información, realizar el seguimiento y revisar la información, persiguiendo la mejora continua.

ISO 9001 también se refiere a los requisitos del cliente a lo largo del numeral 8; sin embargo, para conseguir ese gran objetivo de alcanzar el máximo grado de compromiso por parte del cliente deberíamos ir más allá y monitorizar, no solo si se le entregó lo acordado al cliente, también el cumplimiento de sus expectativas y en qué medida logramos sorprenderle.

¿Cómo medimos entonces la satisfacción del cliente?

La ISO 9001 no define ninguna metodología concreta, sin embargo, sí aporta algunas sugerencias. En función del tipo de empresa, el área de aplicación, el tamaño y los recursos disponibles podremos seleccionar una u otra metodología.

Algunas de las más utilizadas son:

Net Promoter Score (NPS): Una de las herramientas más eficaces a la hora de medir el grado de satisfacción de un cliente, ya que lo hace con una única pregunta. El objetivo es evaluar la medida en que sus clientes recomendarían su empresa o producto a personas cercanas de su entorno. No solo mide la satisfacción, mide más allá, la recomendación. Para su cálculo solo se tienen en cuenta las puntuaciones de los promotores, es decir, los que, en una escala del 1 al 10, asignan un 9 o un 10 (seguro que recomendarían), y los detractores (que puntúan entre 1 y 6). Con ello, restando los detractores a los promotores, se extrae el porcentaje de NPS.
Customer Satisfaction Score (CSAT): También es un método bastante sencillo que permite aplicar en varios puntos del ciclo de vida del cliente. Mediante una escala sencilla, ya sea del 1 al 10 o al 5, aplicada a cada punto del ciclo de vida, lo que nos llevará a conocer las áreas que más aportan a la experiencia del cliente y aquellas que necesitan mejorar para alcanzar la excelencia.
Customer Effort Score (CES): Esta métrica se centra en el esfuerzo de un cliente a la hora de comprar, resolver una incidencia, obtener respuesta… Busca medir lo fácil o difícil que le resulta tratar con la marca, es decir, lo intuitivos que resultan sus procesos en lo que respecta a las interacciones con el cliente. Suele utilizarse como complemento a otras métricas y con ella encontrar puntos de mejora en los procesos que tienen puntos de contacto directo con el cliente.
Análisis GAP: Mide la brecha existente entre la percepción de calidad y expectativas. Para ello y mediante cuestionarios, se mide, por un lado, la expectativa que inicialmente tiene el cliente y por otro el valor percibido para cada uno de los atributos ponderados en función a su importancia. Con ello tendremos claro el nivel en que se han satisfecho sus expectativas y detectaremos puntos de mejora en función del tipo de preguntas que se planteen en cada cuestionario (que deben estar alineados). Para su cálculo se resta el nivel de expectativa a la percepción de lo recibido y, si el resultado es negativo, significará que tenemos un déficit de calidad y deberemos identificar causas y mejorar.

Software para la medición de la satisfacción del cliente

Para conseguir automatizar la recopilación, el cálculo, la gestión y el análisis de todos estos datos es fundamental contar con una herramienta que facilite la monitorización y la toma de decisión.

Facilitar el proceso es clave para que la medición de la satisfacción del cliente se haga de forma sistemática, sin ocupar demasiados recursos y sin posibilidad de error humano. Además, de esta forma, si se integra en el Software para el sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, podremos automatizar también la generación de oportunidades de mejora, planes de acción y el seguimiento de los mismos, asignando objetivos, responsabilidades y tareas que se cumplan por medio de avisos.

A su cliente le importan sus políticas HSE. Descubra por qué

Suscriptor — Tue, 19 Apr 2022 06:00:11 +0000

Importancia de las políticas HSE al cliente

El termino HSE proviene del acrónimo Health, safety and Environent o en español Salud, Seguridad y Medio Ambiente. Este término, se utiliza para referirse al área que debe existir en las diferentes organizaciones y que este se encargue de gestionar los riesgos que se encuentren relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, verificando el nivel de exposición de los trabajadores en las ejecuciones operativas diarias, teniendo en cuenta las buenas prácticas para la preservación del medio ambiente. Actualmente es una necesidad contar con este departamento en nuestras organizaciones debido a que hay una serie de normativas que deben regirse. Por lo tanto, es necesario tener en cuenta estos 3 factores que son las principales reglas a cumplir.

Salud

Este factor ofrece un entorno de trabajo que no sea nocivo para los trabajadores por esta razón es necesario seguir los siguientes ítems:

Eliminar Factores de Riegos.
Cumplir con las exigencias legales en materia de seguridad.
Realizar capacitaciones sobre temas relacionados lesiones y enfermedades.

Seguridad

El objetivo de este factor es optimizar y garantizar que todos los trabajadores de la organización puedan ejercer sus actividades en un entorno seguro, para ejecutar la seguridad es necesario tener en cuenta lo siguiente:

Prevención de todos los incidentes y accidentes que puedan resultar riesgoso y afecte la seguridad del trabajador.
Alertar a todos los involucrados sobre la importancia de seguir las reglas estipuladas en la normativa.

Medio Ambiente

Haciendo énfasis en la sostenibilidad de HSE, los ítems trabajados para que el desempeño de la organización no sea perjudicial para el medio ambiente, son los siguientes:

Desarrollar prácticas y acciones sostenibles dentro del ambiente de trabajo.
Realizar identificación de los puntos a mejorar en las prácticas de eliminación de residuos.

Beneficios de implementar un programa HSE

Beneficios para el Empleador

Prevenir accidente e incidentes.
Reducir índices de accidente e incidentes.
Cumplir con los requisitos legales por medio de actualizaciones de los registros de capacitación.
Promueve mejoras en la cultura de salud y seguridad en la organización.

Beneficios para los Trabajadores

Brinda oportunidad de realizar consultas sobre temas de salud y seguridad durante una capacitación.
Permite a trabajadores seguir con los procedimientos de manera asertiva mientras ejecutan las tareas con confianza.
Se planea la acción de emergencia a seguir durante el transcurso de una situación prioritaria de emergencia.
Aumenta la confianza de los trabajadores y la relación con el equipo de gestión.

Planificación de las acciones para las políticas HSE

Para cumplir de manera optima los requisitos HSE, se debe planificar las acciones para que dicha implementación se ejecute correctamente:

Realice entrenamientos: Para dar inicio a todas las acciones relacionadas con HSE es conformar un equipo de trabajo interno. Lo preferente es que no sea solo para el equipo que esté conformado por trabajadores que laboren de manera directa para asegurar el cumplimiento de estos factores, si no también para todo el grupo de funcionarios de la organización.
Crear una rutina para realizar verificaciones de los procesos: El equipo HSE deben realizar monitoreos de manera constante a cada procedimiento. Esto es importante debido a que esta relacionado directamente con las leyes y normativas que los equipos en la organización deben conocer, solo de esta manera hay posibilidad de mantener a los trabajadores seguros y a su vez cumpliendo con las reglas.
Defina el Check List de elementos a verificar y como resolver cada ítem: Es importante tener un Check List detallado con todos los elementos, el objetivo es que esto pase al proceso de verificación y así facilitar el trabajo del control y verificación. Las inconsistencias deben ser mejoradas a su vez notificar cuando algún proceso salga de manera desfavorable.
Utilizar sistemas de Gestión y Control: Actualmente estamos en la cuarta revolución industrial donde la parte tecnológica nos ha beneficiado para realizar optimizaciones importantes en las organizaciones. Contar con un sistema digital para realizar gestiones y planes de acción es uno de los pasos necesarios y se debe seguir para todas las organizaciones que requieran hacer cumplimiento con todas las normas HSE. La mejor elección es buscar una solución que brinde tanto una plataforma para crear y administrar los procedimientos, registros, check list, como áreas de informes y análisis.

Es importante que todas las organizaciones tengan implementado políticas de HSE, debido a que este refuerza los lineamientos, herramientas y controles para lograr ejecutar de manera eficiente una gestión de riesgos exitosa.

Software para políticas HSE

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del SG-SST mediante herramientas como el Software HSE. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de un sistema HSE. Sea cual sea el sector de actividad o el tamaño de la organización.

Con el fin de llevar a cabo de una forma fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las diferentes empresas y organizaciones hacen uso de estas herramientas que facilitan la consecución garantizando la aplicación de la misma.

Gestor documental integrado con Office 365. Ventajas y beneficios

Suscriptor — Tue, 12 Apr 2022 06:00:07 +0000

Gestor documental integrado con Office 365

La creación de documentos ha tenido gran avance en los últimos años. Esto ha llevado a que los usuarios cuenten con múltiples herramientas y entornos dinámicos a la hora de documentar. El desarrollo de las plataformas que permiten esta tarea, tiene la capacidad de relacionarse entre ellas y poder consolidar datos de forma rápida en tiempo real.

Inicialmente los documentos se creaban sobre papel, a lo que se le da el nombre de “documento físico”. El gestionar responsabilidades de aprobación y revisión llevaba a que se deterioraran con facilidad. Posteriormente concluía en la perdida parcial o total de la información. Esto llevó a la búsqueda de formas de garantizar la conservación y disponibilidad de los documentos para la consulta.

Las compañías especializadas en el desarrollo de software, identificaron la oportunidad de brindar a los usuarios una herramienta que permitiera documentar de forma ágil, en un entorno digital. La información que se recopilaba de diferentes procesos o actividades garantizando la permanencia de la información y el rápido accesos a ella.

Esta herramienta es la que se conoce con el nombre de Office. Esta cuenta con diferentes entornos para poder documentar cualquier tipo de información. Por tal razón, dentro de su paquete de aplicaciones da al usuario la opción de documentar con base en textos. Aquí, los caracteres alfanuméricos son el contenido del documento como lo es Word office.

El paquete incluye Excel office. Una aplicación que se basa en tablas que permite cualquier tipo de información. Aún así, el enfoque que se ha dado es al manejo de información numérica, donde se requiere cálculos matemáticos que en algunos casos son complejos para la obtención de resultados; siendo el insumo esencial para áreas financieras.

Ventajas y beneficios de Office 365

Con el fin de abarcar la totalidad de tipos de datos al documentar, el paquete office permite manejar información en la que los gráficos se encuentran en mayor porcentaje que el texto. Esta aplicación permitió trasmitir la información de forma rápida y fácil a los usuarios, permitiéndoles entender en totalidad la información contenida; aplicación llamada power point office.

Contar con una herramienta que permita el uso de forma intuitiva al ingresar y que cuente con ayudas para el manejo, cambio espontáneamente la forma de documentar en todos los ambientes; sin embargo, llevar a todos los niveles corporativos e independientes a que adoptaran estas nuevas metodologías, planteo mas restos al sector tecnológico.

El uso de las aplicaciones del paquete office en más niveles y con mayor frecuencia, elevo de forma exponencial los registros documentados de forma digital. Esto lleva a que los equipos de cómputo incluyeran grandes espacios en memoria para almacenamiento para no limitar en la gestión al usuario en la creación de documentos y en el uso de correos para la divulgación.

Tener equipos con gran capacidad de almacenamiento da gran ventaja en el manejo de información por parte de un usuario. Sin embargo, no eliminó el riesgo asociado a la perdida de la información al momento que el equipo presentara una falla o se perdiera llegando a la pérdida total de la información o dejando expuestos los datos confidenciales en poder de no deseados.

Dentro de los controles que se definen para dar respuesta a estos riegos, las organizaciones adoptaron herramientas de almacenamiento. Por ejemplo, servidores para centralizar la información y tener copias de respaldo en caso de pérdida o daño en algún equipo. Aún así, la restricción de acceso fue permanente al tener acceso a ella solo en las instalaciones de la compañía.

El manejo de la información se convirtió en el activo de gran valor. Llevó a que se crearan organizaciones especializadas en el manejo y almacenamiento; ahora es posible tener equipos con baja capacidad de almacenamiento ya que es posible que toda la información quede en una nube virtual con acceso en tiempo real y con restricciones de acceso garantizado a los dueños por medio del Office 365.

Esto permitió a las organizaciones poder operar de forma remota y gestionar la información en tiempo real con el paquete virtual. La pandemia impulso la búsqueda de alternativas y desarrollo de Office 365. Un usuario continuara de forma segura sus actividades sin importar la ubicación donde las realizara. Adicional a esto se evidencio una reducción en los costos operativos al migrar al manejo de la información en una nube.

Software gestor documental

El gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además, con mecanismos para notificar de cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.

Cumplimiento legal en materia de Seguridad de la Información, ¿qué debe tener en cuenta?

Suscriptor — Fri, 01 Apr 2022 06:00:52 +0000

Cumplimiento legal Seguridad de la Información

Evitar sanciones por quebrantar leyes no es la única razón para cumplir con los reglamentos y legislaciones en materia de seguridad de la información. Observar el entramado legal propicia una actitud transparente de la organización frente a diferentes partes interesadas, promueve la aplicación efectiva del sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI), da un marco de referencia para verificar el cumplimiento de las regulaciones en materia de SI, apoya el mejor desempeño de la organización, entre otros.

Además, los ciudadanos cada día son más conscientes de la necesidad de preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, por ello esperan que las leyes respalden esa necesidad y evolucionen tan rápido como lo hace la tecnología. También esperan consumir productos y servicios que provengan de organizaciones capaces de cumplir con la ley.

Para lograr el cumplimiento de los requisitos legales requerimos activar un proceso que comprende de varios pasos:

Identificar los requisitos legales: necesitamos contar con una metodología establecida para poder identificar cada requisito. Es importante investigar las leyes y regulaciones emitidas por los gobiernos regionales, nacionales, federales, estatales o locales. Luego requerimos leerlos, entenderlos, buscar el apoyo experto de personal calificado y mantenernos al tanto de los cambios, obligaciones o reglas divulgadas en medios oficiales.
Establecer controles: ¿ya los directivos y/o responsables identificaron toda la legislación aplicable a sus organizaciones, para cumplir con los requisitos de su tipo de negocio? ¡Perfecto! Ahora es pertinente que se definan controles puntuales y se fijen responsabilidades individuales para cumplir estos requisitos.
Documentar controles: los controles aplicables a los procesos, productos y servicios de la organización ameritan ser plasmados como información documentada. Hay que tener en cuenta que los requisitos pueden generar riesgos (cuando no sabemos cómo abordarlos o no se abordan oportunamente) y oportunidades (cuando se incorporan los requisitos legales a la línea de negocios como elementos diferenciadores) para la organización.
Incluir y determinar en el alcance del SGSI los aspectos legales de las actividades, productos y servicios que debemos controlar.
Demostrar capacidad y voluntad para cumplir los requisitos legales ante clientes internos y externos y partes interesadas.
Mejora continua.

Requisitos de diferentes tipos

Los requisitos legales se usan como entradas de proceso y su seguimiento se considera una salida de proceso. Por eso es imperativo tener en cuenta los cambios que se produzcan en la organización, en cuanto a procesos, productos y servicios, y las legislaciones que se modifiquen o entren en vigor. Con esto no nos referimos únicamente a la Constitución del país en que la empresa mantenga operaciones, Código Penal, leyes, normas y decretos. También cuentan las licencias u autorizaciones, orientaciones, órdenes, reglas, sentencias de cortes de justicia o tribunales administrativos, requisitos de las partes interesadas relacionados con sus propios SGSI y que deberíamos cumplir o adoptar, acuerdos con comunidades y organismos públicos o clientes, requisitos de socios o accionistas, principios o códigos de cumplimiento voluntarios, obligaciones contractuales, normas atinentes a la industria y/u organización.

En Latinoamérica es moneda corriente el desfase entre las leyes en materia de seguridad de la información y el uso y manejo de información. Por lo tanto, hay delitos que no son reconocidos como tal y no son sancionados. En ese sentido, es posible suscribir protocolos propios e implementar estándares internacionales como la norma ISO/IEC 27001. Es aconsejable, además, mantenerse atentos ante la promulgación de decretos y la creación de disposiciones emitidas por reguladores.

Otros aspectos por considerar

A la hora de pensar en el cumplimiento legal no podemos omitir la existencia de condiciones anormales y situaciones de emergencia, como las que supuso el SARS COVID. Tras la pandemia surgieron normativas para regular, entre otras cosas, el teletrabajo y el acceso a los datos sensibles. Incluso hubo debates éticos sobre qué tan conveniente era divulgar al círculo cercano cuando una persona resultara contagiada.

En otro orden de ideas, destacamos la relevancia de la gestión de los procesos de SI internos y la identificación de aspectos de SI. Sin ello el cumplimiento legal no estaría completo, puesto que muchos de los requisitos están relacionados con aspectos de la seguridad de la información. Todos los requisitos deben ser tomados en cuenta cuando se establezca, implemente, mantenga y mejore continuamente el SGSI. Por último, consideramos que es imprescindible que desde la alta dirección se manifieste la firme voluntad de cumplir con los requisitos de SI en materia legal y recomendamos la estandarización, pues esta respalda los requisitos legales.

Software ISO 27001

La ISO 27001 para los Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información es sencilla de implantar, automatizar y mantener con la Plataforma Tecnológica ISOTools.

Con ISOTools se da cumplimiento a los requisitos basados en el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar) para establecer, implementar, mantener y mejorar el Sistema Gestión de la Seguridad de la Información, así como se da cumplimiento de manera complementaria a las buenas prácticas o controles establecidos en ISO 27002.

Este software, permite integrar la ISO 27001 con otras normas, como ISO 9001,
ISO 14001 y 45001 de una forma sencilla gracias a su estructura modular.

¿Cómo integrar PQRSF en el Sistema de Gestión de la Calidad?

Suscriptor — Thu, 24 Feb 2022 07:30:37 +0000

Índice de contenidos

Integrar PQRSF

Las PQRSF o (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones) son sistemas que dentro de las organizaciones se vuelven elementos casi indispensables para tener controlado la atención con nuestros clientes, se podría considerar un indicador que mide la atención de la organización con respecto al cliente, y determina, que tan satisfecho está el cliente con nosotros. Podemos encontrarla dentro de los procesos como el área encargada de Servicio al Cliente.

La definición para cada palabra es la siguiente:

Petición: Corresponde a una solicitud que interpone una persona o funcionario de manera verbal o escrita de manera respetuosa con el fin que se tomen medidas positivas a cambio.
Queja: Corresponde a una solicitud que interpone una persona o funcionario de manera verbal o escrita por una inconformidad frente a un servicio o producto, prestado de manera inadecuada, también se puede ver reflejado como la violación o vulneración a algunos de sus derechos, sucesos ocurridos por fallas en el sistema o interacciones del recurso humano de manera inadecuada.
Reclamos: Es una solicitud que interpone una persona o funcionario de manera verbal o escrita por la insatisfacción o incumplimiento de prestación de un producto o servicio, con el fin que sea resuelto acorde a los lineamientos pactados por la administración de ese producto o servicio.
Sugerencia: Es una solicitud que interpone una persona o funcionario de manera verbal o escrita, con el fin de dar una recomendación positiva con el fin de mejorar y prestar u ofrecer un servicio o producto de calidad.
Felicitaciones: Es una solicitud que interpone una persona o funcionario de manera verbal o escrita con el fin de manifestar la conformidad o gusto frente a la prestación de su servicio y producto, con el fin de continuar manteniendo sus estándares de calidad altos.

¿Cómo integrar PQRSF con ISO 9001?

Si respondemos a la pregunta, como podemos integrar las PQRSF con el sistema de gestión de calidad, lo primero que debemos tener en cuenta es las normas ISO, que a la fecha integro todos sus sistemas. Si queremos ir más allá, podemos determinar que la norma ISO:9001, como norma de calidad global, aliena a las demás normas ISO hacia un solo enfoque; prestar el mejor servicio a sus clientes.

Pero adicional a la prestación de los servicios PQRSF, debemos hablar de la ISO:10002 que enfoca sus actividades al tratamiento de las quejas que llegan a nuestras Organizaciones. Como se integra, haciéndolo partícipe sus acciones, de los diferentes numerales de la norma, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, el relacionamiento de las PQRSF con la planeación, la operación, el mantenimiento y la mejora continua en las organizaciones.

Siguiendo con los lineamientos se debe contemplar entonces la participación de la alta dirección, quienes dentro de sus funciones deben capacitar al personal y brindarles las herramientas para el manejo a las partes interesadas que interactúen en el área de servicio al cliente.

En cuanto al liderazgo debe estar enfocado a los procesos y a los posibles riesgos los cuales tenga la mayor demanda de posibles quejas con miras a la mejora continua de los mismos, enfoque al cliente, diseño de políticas, infamación documentada, formatos, contar con herramientas de fácil acceso y entendimiento a los clientes.

Contar con la adecuada planificación de los objetivos dentro del sistema de PQRSF teniendo claro que se va a hacer, como se va a hacer, las herramientas con que se le va a dar manejo, los tiempos de respuesta, los enfoques al cliente, responsables, debe estar sujeto a auditorias con el fin de evaluar el procedimiento y mejorarlos dentro del sistema.

Conclusiones

En conclusión, al integrar el sistema de gestión con PQRSF lo que va a desarrollar dentro de las organizaciones es mejorar el tiempo de respuesta en resolución de problemas con el cliente, prestar un servicio de calidad que permita mejorar continuamente los procesos en la organización, contar con recursos idóneos y capacitados para que la atención a los diferentes usuarios.

Software para el Sistema PQRSF (Peticiones, Quejas, Reclamaciones, Sugerencias y Felicitaciones)

En las organizaciones, los responsables del Sistema PQRSF trabajarán por optimizar dicho sistema. Una de las opciones a través de la cual logrará optimizar, es mediante la automatización.

ISOTools es una plataforma tecnológica que emplean organizaciones de todo el mundo para llevar a cabo la gestión de los Sistemas de Peticiones, Quejas, Reclamaciones, Sugerencias y Felicitaciones.

Si está buscando automatizar su sistema PQRS, le invitamos a participar en la demostración online, el registro es gratuito y puede realizarlo haciendo clic aquí y seleccionando la fecha en la que participará.

Niveles en la gestión documental del SGC: POE, IT y otros conceptos

Suscriptor — Thu, 03 Feb 2022 07:00:44 +0000

Índice de contenidos

Gestión documental del SGC

Las maneras o formas de organizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de una organización, puede depender de diversas variables de acuerdo a los criterios de la misma empresa, usualmente la documentación en las empresas se organiza de acuerdo a las áreas de la gestión, a los procesos y/o los criterios de estructura que ofrecen las normas de gestión.

Estas maneras o formas de organizar la documentación que soporta la estandarización y control de los procesos de la organización, son consideradas como la estructura documental, la estructura documental viene determinada por los niveles de documentos que la contienen, es decir, los documentos que soportan el funcionamiento de la organización, no son exactamente iguales, por sus características de importancia y responsabilidad, se definen ciertos niveles en cuanto a la formalización de la documentación y el nivel de acceso a las mismas.

Niveles en la gestión documental

La documentación del SGC, viene determinada por una estructura que a su vez contiene ciertos niveles de jerarquía, los cuales facilitan la formalización, distribución, conservación, entendimiento de la documentación.

A continuación, se ilustra el modelo estándar de jerarquía de la documentación del SGC.

Los niveles documentales, como parte de la estructura, son diferentes en cada organización debido a:

El tamaño de la organización y su contexto
Los procesos, su complejidad e interacciones
Competencia del personal de la organización
El nivel de madurez del SGC
Requisitos legales y reglamentarios

Dentro de los principales niveles de estructura que se encuentran en los sistemas de gestión de calidad, están dados de acuerdo a los siguientes documentos claves del sistema, entre otros:

Alcance del SGC
Política de calidad y objetivos de calidad
Manual de calidad
Diagramas organizacionales – Organigramas
Mapas de procesos
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Especificaciones de productos y servicios

Niveles: Procedimientos Operacionales Estándar (POE) e Instructivos de trabajo (IT), Niveles B y C respectivamente

Tanto los procedimientos como los instructivos de trabajo son herramientas claves en el desarrollo de las actividades. Su finalidad es estandarizar las formas o maneras de ejecutar las labores de la organización, obteniendo una serie de beneficios a nivel organizacional como, por ejemplo, evita la pérdida de tiempo en términos de capacitaciones, reprocesos por desconocimiento de la labor entre otros.

Procedimientos Operacionales Estándar

Los procedimientos estándar son documentos que formalizan las tareas, actividades de la organización, usualmente bajo terminología más técnica, y que busca reflejar el qué, quién, qué recursos y cuándo de la realización de las actividades.

Instrucciones de Trabajo

Las Instrucciones de trabajo son las descripciones detalladas de cómo realizar y registrar tareas. Por el contrario, con respecto a los procedimientos la terminología utilizada es un poco más simple. Así mismo es usual utilizar imágenes, fotos e ilustraciones que permitan comprender a nivel de detalle el paso a paso de la tarea o actividad.

Dentro de las principales características de una Instrucción de trabajo, podemos encontrar:

Las instrucciones de trabajo pueden o no estar documentadas
Una instrucción de trabajo puede ser, por ejemplo, descripciones escritas detalladas, diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas, técnicas incorporadas dentro de dibujos, especificaciones, manuales de instrucciones de equipos, fotos, videos, listas de verificación, o una combinación de las anteriores. Las instrucciones de trabajo deberían describir cualquier material, equipo y documentación a utilizar. Cuando sea pertinente, las instrucciones de trabajo incluyen criterios de aceptación.

Software gestor documental

El software ISO 9001 de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento, hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando, además, con mecanismos para notificar cualquier cambio a los participantes de un flujo.

Marco de trabajo para la gestión de Riesgos Corporativos según ISO 31000

Suscriptor — Tue, 23 Nov 2021 07:00:57 +0000

Riesgos Corporativos

La gestión del riesgo dentro de la organización, debe tener como buena práctica de gestión, una estructura definida que sirva como guía al equipo de riesgos en la ejecución de tareas de forma lógica y en los tiempos que se requiere, facilitando la ejecución de cada etapa de los riesgos identificados, hasta que se elimine o mitigue el impacto, a través de la aplicación de controles.

Dentro del sistema de gestión de riesgos es importante tener un marco de referencia que de claridad sobre las responsabilidades que tiene cada nivel jerárquico dentro de la organización. Esta estructura debe permitir a todos los integrantes de la organización, identificar el rol que tienen dentro de la gestión del riesgo y al equipo que tendrá la tarea de orientar los esfuerzos.

La definición de objetivos de direccionamiento, deben estar alineados con la gestión del riesgo, donde la ejecución de las tareas que se asignan a responsables de diferentes procesos, aporta al cumplimiento de las metas definidas y que a mediano plazo permite crear una cultura de prevención frente a situaciones inesperadas con impacto negativo para la organización.

Dentro de la gestión del riesgo es importante analizar todas las etapas desde diferentes puntos de vista, con el fin de controlar todos los frentes donde el riesgo se puede presentar. dentro de la gestión hay niveles que no intervienen de forma directa en la definición de los controles, sin embargo, es necesario informar las tareas nuevas que se deben implementar para la eficacia de los controles.

El marco de trabajo del sistema de gestión del riesgo, no tiene efectividad si opera de manera aislada, los diferentes sistemas que se implementan en la organización, tienen uniformidad en la ejecución de algunas tareas y que, al integrarlos, aportan de forma equilibrada al porcentaje de cumplimiento de cada uno. Por esta razón la integración de los sistemas de gestión, evita reprocesos para el equipo de riesgos.

Todo sistema de gestión depende de la planificación, donde cualquier persona de la organización, independiente del proceso al que pertenezca, será el responsable de ejecutar tareas que aporten a la gestión del riesgo, en estos casos es de gran ayuda definir roles con el nivel de responsabilidad correspondiente, para que desde su actividad diaria implemente controles para evitar la ocurrencia de riesgos.

El diseño del sistema de gestión del riesgo, toma como base el nivel de conocimiento del equipo de gestión, sobre la organización y la eficacia en la comprensión de las operaciones, implementar un sistema sin conocer la realidad de la organización, involucra al equipo en el diseño de un sistema sobredimensionado o, en el caso contrario, uno con falta de recursos para funcionar.

Es fundamental que la planificación del sistema de gestión del riesgo, permita identificar la tipología de recursos y cantidades que se requiere para la implementación y funcionamiento de los programas y controles. La gestión de recursos debe estar ajustada a la realidad de la organización y la solicitud debe hacerse con anticipación para que la alta dirección lo incluya en el presupuesto anual.

La implementación de un sistema de gestión requiere la asignación de recursos de diferente tipo, como son humanos tecnológicos y financieros, pero un factor de vital importancia que traza metas dentro de la gestión, son los plazos definidos para la ejecución de las tareas ya que de esta forma se garantiza la correcta implementación del sistema de gestión.

Medir la gestión realizada por diferentes responsables de proceso o del sistema, permite al equipo encargado del riesgo, tomar decisiones para el buen funcionamiento o mejoramiento del sistema de gestión; es aquí donde los indicadores de gestión toman su lugar y aporta información que permite cuantificar el porcentaje de cumplimiento de las tareas asignadas.

Los indicadores son una herramienta efectiva al momento de valorar el cumplimiento general del sistema de gestión, estos deben estar aplicados con frecuencias periódicas que den el espacio al sistema para funcionar y recopilar información para el análisis conocer el comportamiento del sistema de gestión del riesgo frente a factores internos y externos.

Software ISOTools

El Software ISOTools para la Gestión de Riesgos Corporativos, es un gran aliado para el seguimiento y monitoreo de cualquier riesgo identificado en su organización, independientemente de su perfil u origen.

Establecer medidas y tomar decisiones mediante las matrices de gestión de riesgos de nuestro software es muy sencillo, ¿quiere saber cómo?

Ventajas y beneficios de integrar HSE con su Sistema de Gestión de la Calidad

Suscriptor — Mon, 15 Nov 2021 07:00:50 +0000

Integrar HSE

Aunque en un principio parezca que la gestión de la salud, seguridad en el trabajo y el medio ambiente no está totalmente relacionado con la calidad, hay que destacar que comparten elementos en común, como, por ejemplo, la gestión por procesos y la mejora continua de dichos sistemas. Por estos motivos, es posible realizar una gestión integrada y unificar ciertos aspectos, lo que finalmente aportará ventajas y beneficios a la organización.

Integrar HSE con su Sistema de Gestión de la Calidad le va a permitir que estos sistemas operen de un modo más eficiente y que se consuman menos recursos de manera independiente, evitando en muchos casos duplicidades.

Estas no son las únicas ventajas y beneficios que genera la integración, a continuación, citaremos los beneficios que supone integrar HSE y Calidad en una organización:

Evitar las duplicidades de procesos y recursos empleados.
Optimizar el tiempo dedicado a la adopción de decisiones, ya que la información de los diferentes sistemas está integrada y aporta datos de todos los sistemas y no queda ninguna información aislada.
Reducir los costos derivados de gestionar de forma independiente el sistema HSE y el de calidad, por ejemplo, es posible contar un único responsable de los sistemas y un equipo conjunto, en lugar de que cada sistema tenga su propio responsable y su equipo.
Reducir el tiempo dedicado en la ejecución de auditorías internas, consiguiendo mejoras en la eficacia de las auditorías externas, lo que permite que estas culminen con éxito.
En el caso de que los sistemas estén basados en requisitos normativos como los estándares ISO, ISO 9001(Sistema de Gestión de Calidad), ISO 45001 (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo) e ISO 14001 (Sistema de Gestión Ambiental) se facilitará la certificación de estas normas al gestionarlas de forma integrada.

Para que una organización pueda tener estas ventajas y beneficios, es necesario que la integración HSE y del sistema de calidad se realice teniendo en cuenta ciertos aspectos.

En primer lugar, es necesario que los involucrados en los sistemas HSE y de calidad compartan su conocimiento para que, de este modo, sea posible avanzar metodológicamente en el proceso de integración.

Ahora es el momento de identificar qué capacitaciones requiere nuestro equipo, ya que estos deberán conocer por ejemplo aspectos normativos locales, regionales, nacionales o incluso internacionales en función del sector y también, formarnos en caso necesario en materia de habilidades blandas.

Dentro del proceso de integrar HSE con su Sistema de Gestión de la Calidad, otro elemento que hay que valorar es tener el conocimiento de en qué punto se encuentra la organización e identificar qué puntos cumplen los sistemas y en cuales es necesario mejorar. Con de este diagnóstico, sabremos, además, qué procesos, procedimientos, documentos, indicadores, personas o informes deben estar integrados.

Al final del diagnóstico, determinaremos las brechas, así identificaremos que debemos modificar para que los sistemas de gestión estén unificados e integrados correctamente.

En este paso, hay muchas organizaciones que se quedan en el camino, ya que el proceso se convierte en más complejo y requiere de más volumen de trabajo, lo que, para muchos equipos, puede generar rechazo.

Aunque se pueda llegar a pensar que la inversión en un primer momento para este tipo de sistemas de gestión integrados sea elevada, va a suponer una mejora muy importante en la capacidad de crecimiento de la organización a medio plazo y, por tanto, el retorno de la inversión es más rápido. Durante esta etapa se establecerán los procesos, los responsables, los recursos, las acciones, los puntos de control y el seguimiento.

Para que el proceso de integrar sistemas sea un éxito, se determinaran los procesos de la organización y los responsables implicados, al igual que las relaciones existentes entre ellos.

Todo el proceso deberá ser documentado y los documentos en los que sea posible se integrarán en uno solo, así conseguiremos siempre funcionar de forma integrada.

Cuando un sistema ya está integrado y operando, tendrá que pasar por un proceso de auditoría a través del cual se identifiquen las No Conformidades y desviaciones del sistema integrado, ya que el objetivo es mejorar el sistema.

Software para integrar HSE con su Sistema de Gestión de la Calidad

El software de ISOTools Excellence ayuda a las organizaciones a integrar HSE con el Sistema de Gestión de la Calidad de forma automatizada.

Esta solución tecnológica aporta los instrumentos imprescindibles para que la integración y la gestión de estos sistemas tenga éxito. Es un software modular, parametrizable y que se adapta a los requisitos de las organizaciones.

El software, a través de sus diferentes módulos, facilita el cumplimiento de los requerimientos del sistema integrado. Ya puede revisar las soluciones del software para que pueda gestionar de forma integrada el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente y Calidad.

Contacte con nosotros para conocer todas las funcionalidades de ISOTools Excellence, haciendo clic aquí.

Pasos para integrar su Sistema HSE

Suscriptor — Mon, 18 Oct 2021 06:00:40 +0000

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Sistema HSE

El Sistema HSE ayuda a las organizaciones a mantener el control sobre los riesgos que tienen lugar en los procesos productivos y organizativos de las empresas, y hacen posible la mejora de la salud y seguridad de los trabajadores y la protección del medio ambiente.

Como acabamos de mencionar, las organizaciones recurren a la implementación del sistema HSE con el objetivo de garantizar la salud y seguridad del trabajador y conservar el ambiente que les rodea durante el desarrollo de su actividad. Para ello es necesario establecer políticas HSE y otros cometidos como, por ejemplo, el establecimiento de buenas prácticas durante el uso de EPI (Equipos de Protección Individual) o en la gestión de riesgos de carácter ambiental.

Cuando una organización se decide por contar con un sistema HSE (Health, Safety and Environment) necesitan dar cumplimiento con ciertos requisitos que están vinculados con la Salud y Seguridad en el Trabajo y el Medio Ambiente. Esto va a permitir que la organización no tenga incumplimientos, minimizando al máximo los costos derivados de sanciones y multas. Un sistema HSE también permitirá que la organización se adquiera mejor reputación y se mejore la protección del entorno y de las partes interesadas como por ejemplo y además de los trabajadores, pueden ser los contratistas, clientes o accionistas.

La implementación del sistema HSE va a originar burocracia y requerirá del cumplimiento de plazos para que toda esta gestión se lleve adecuadamente.

Los sistemas HSE pueden estar basados en normativas internacionales, lo que permite que las organizaciones trabajen para alcanzar las certificaciones que demuestran que el sistema marcha según los estándares internacionales.

Para el ámbito de la Salud, Seguridad y Medio Ambiente, el sistema se puede implementar según los requisitos definidos por las normas ISO 45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo) e ISO 14001 (Medio Ambiente). Si se decide que esta sea la mejor opción, la organización tendrá que dar cumplimiento a los requisitos que están establecidos en estas normas ISO, pero de igual modo, habrá que considerar las normativas específicas y obligatorias que existan en función del país o de la actividad que desarrollen.

Lo bueno de definir el sistema HSE a través de las normas ISO, es que están favorecen la integración de ambas materias, ya que se estructuran según el Anexo L que simplifica mucha esta tarea.

Para garantizar que su sistema HSE se integra con éxito es fundamental que los procesos involucrados se lleven a cabo de forma adecuada y funcionen según lo establecido. En primer lugar, la alta dirección de la organización debe contar con un fuerte compromiso, siendo la responsable de aportar los recursos humanos y materiales que sean necesarios para que la integración del sistema HSE tenga éxito.

Después de contar con el compromiso de la alta dirección en el proyecto de integración HSE, habrá que realizar una serie de pasos como: la preparación, el diagnóstico, el establecimiento de brechas, la planificación de planes de acción, la definición de procesos, la documentación y la auditoría.

La realización de estos pasos de una forma correcta, permitirá que la integración del sistema HSE tenga éxito.

Software para el sistema HSE

El Software ISOTools, le permite gestionar el sistema HSE de su organización automáticamente y facilitando la integración.

Con el objetivo de lograr retornos de inversión a corto plazo, ISOTools se preocupa por alcanzar los resultados de la manera más eficiente.

La Plataforma Tecnológica ISOTools es fácil de usar, colaborativa, actualizada, integrable, segura, confiable y, además, se puede usar en cualquier dispositivo mobile.

Ya son más de 1900 organizaciones las que han elegido a ISOTools y muchas de ellas gestionan el sistema HSE desde esta potente solución. El software hace posible que, de forma progresiva, las organizaciones opten por incrementar las funcionalidades, es decir, se puede comenzar con la gestión de un ámbito o proceso y siempre hay tiempo de seguir escalando al ritmo en el que su organización lo requiera.

ISOTools se adaptará a las necesidades definidas por el sistema HSE de su organización, ya que se puede parametrizar en un alto grado.

Para que pueda ver cómo funciona el software ISOTools, cada martes, uno de nuestros consultores expertos lleva a cabo una demostración online. Hace un recorrido por la herramienta para que se aprecien las funcionalidades y si existen dudas, se puedan resolver en ese mismo momento. Para participar gratis, puedes hacer clic aquí y cumplimentar el formulario de registro, no olvide seleccionar la fecha que más le interese.

Códigos QR en HSE. Cómo han ayudado a la Transformación Digital

Suscriptor — Mon, 04 Oct 2021 06:00:55 +0000

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Códigos QR

Somos conscientes que las organizaciones cada vez más están sometidas a mercados exigentes y variable. Debido a esto, muchas de ellas se ven decididas a adoptar nuevas herramientas que les permita diferenciarse del resto de las organizaciones y que les ayude a mantener su operatividad.

Uno de los primeros pasos es implementar un Sistema de Gestión HSE (Health, Safety and Environment), pero tras un tiempo realizando esta gestión, el siguiente paso es mantener el sistema mediante la tecnología, lo que permite optimizar la gestión y que el proyecto sea rentable.

La transformación digital, entre otros muchos aspectos, permite:

Prestar una respuesta más rápida ante cambios o imprevistos.
Adoptar mejores decisiones basadas en información en tiempo real.
Minimizar los riesgos.
Incrementar la productividad de la organización.
Desarrollar el trabajo colaborativo.
Fomentar la innovación.

Desde hace muchos años, la transformación digital se ha convertido en uno de los objetivos principales de las organizaciones, pero hoy en día tras una pandemia, es imprescindible. El Covid-19 ha causado problemas en todas las partes del mundo, lo que ha provocado que las organizaciones requieran adaptarse a esta situación para poder perdurar en el tiempo. Podemos afirmar, que, como consecuencia de la pandemia, la transformación digital ha sufrido un impulso de gran relevancia en el último año.

Existen diferentes tecnologías que ayudan a las organizaciones en su camino hacia la transformación digital. Hoy hablaremos de los códigos QR y cómo han ayudado durante la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y el Medio Ambiente.

Los códigos QR fueron creados en el año 1994 y son la evolución de los códigos de barras que todos conocemos. Lo que ha ocurrido, es que, aunque han tenido ciertas épocas en las que su uso se ha intensificado, la verdad es que durante mucho tiempo no han sido muy utilizados y al final, parecía que todo quedaría en una novedad tecnológica que se convertiría en una anécdota.

Fue en 2020, con la llegada de la pandemia, cuando el modo en el que conocíamos el trabajo, cambió y de un día para otro el trabajo remoto se convirtió en el modo habitual de operar, creando la necesidad de utilizar soluciones que permitieran reducir el contacto para minimizar los riesgos.

En HSE, los códigos QR tienen gran importancia desde antes de la pandemia, y en muchas de las organizaciones que están a la vanguardia de la tecnología, ya venían empleándolos.

Durante la gestión de un sistema de seguridad, salud y medio ambiente, los códigos QR son de gran utilidad. Teniendo un dispositivo mobile como puede ser un Smartphone o Tablet, los trabajadores podrían acceder a información de un modo instantáneo. Pongamos un ejemplo real, un trabajador que necesita conocer el manual de uso y mantenimiento de una maquinaria en concreto podría escanear un código QR que esté sobre la máquina y tener desde su dispositivo móvil toda la información en tiempo real. También ese código QR podría tener la información de la ficha de riesgos de prevención de riesgos laborales de este tipo de máquina o incluso las medidas preventivas establecidas y el uso de Equipos de Protección Individual que se deben emplear durante su uso y mantenimiento. De este modo, el código QR le proporciona al trabajador la información que le ayudará a llevar a cabo un adecuado uso de la maquinaria, resolviendo las dudas que se le planteen y, por tanto, facilitando la realización de un trabajo en unas condiciones más seguras.

Este es solo un ejemplo de cómo los códigos QR pueden facilitar la gestión HSE de las organizaciones, pero también podemos emplearlos para comunicar los protocolos de salud, seguridad y medio ambiente. Al final, contar con esta información tan valiosa de manera instantánea reduce los riesgos de accidentes e incidentes y ayuda a evitar infracciones y multas.

La transformación digital con ISOTools

ISOTools cuenta con una solución tecnológica para la gestión HSE. Con el uso de ISOTools, las organizaciones pueden lograr retornos cuantificables sobre su inversión. Desde menores costos y mayor velocidad de comercialización, hasta mejoras en cumplimiento y servicio al cliente. Nuestro objetivo final es poner énfasis en los resultados de las organizaciones, que es lo que importa.

Contamos con la versión ISOTools Suite, que aporta un plus de accesibilidad, favoreciendo la gestión ágil de la información desde cualquier dispositivo mobile (Smartphone o Tablet). El desarrollo de esta poderosa experiencia móvil, hace posible que un trabajador pueda estar conectado en cualquier momento y que, además, la información esté totalmente integrada con los datos existentes ya en la plataforma de escritorio.

Con esta app, ISOTools permite entre otros aspectos:

Realizar levantamiento de formatos a través de escaneo de códigos QR.
Llevar a cabo registros desde dispositivos móviles con capturas de imágenes.
Identificar la geolocalización durante los levantamientos de registros.
Generar mapas de calor para cada tipo de formato de la organización.
Proceder con seguimientos a los procesos mediante los dispositivos móviles.

Pero no queremos contarlo nosotros, queremos que vea que ISOTools puede ayudar en la gestión HSE de su organización. Por este motivo, le invitamos a participar en la demo que realizamos cada martes de forma online y gratuita. Regístrese haciendo clic aquí.

7 razones para abandonar Excel en la gestión HSE

Suscriptor — Mon, 20 Sep 2021 06:00:53 +0000

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Gestión HSE

En el día a día, aún existen muchas organizaciones que usan Excel para gestionar diferentes sistemas, como por ejemplo HSE (Health, Safety and Environment).

La primera versión que conocimos de Excel, fue para Mac en 1985. Desde entonces, es una herramienta que se ha ido desarrollando hasta como la conocemos hoy.

Con Excel puedes elaborar tablas y formatos en el que se incluyan cálculos matemáticos a través de fórmulas y, además, se pueden emplear elementos que denomina funciones (suma, promedio, buscar, etc.)

Llevar la gestión HSE de una organización no es nada fácil, por este motivo, es necesario seleccionar una solución que simplifique todo lo que conlleva la Salud, la Seguridad y el Medio Ambiente de la organización.

En muchos casos, la primera opción para las organizaciones es el Excel, ya que da soluciones a ciertos aspectos de la gestión HSE, sobre todo, a pequeña escala. Con el tiempo, pequeñas, medianas y grandes empresas se van dando cuenta que tienen que abandonar Excel en la gestión HSE para alcanzar resultados óptimos.

Pero os preguntaréis, ¿cuáles son las 7 razones para abandonar Excel en la gestión HSE? A continuación, vamos a tratar estas razones por las cuales no deberíamos decantarnos por utilizar Excel en la gestión HSE de nuestra organización.

Para sacar el máximo rendimiento a Excel, es necesario conocer todas sus funcionalidades y, por tanto, hay que recibir formación e invertir dinero o dedicar tiempo a aprender por uno mismo.
Cuando se quiere identificar un dato concreto, es complicado y necesita de tiempo que al final repercute en la productividad.
Los archivos generados tras el tratamiento de datos en la gran mayoría de las ocasiones son pesados, y conforme vamos incluyendo más información, más espacio ocupan y más se ralentizan.
Si necesitamos tener la trazabilidad del archivo, aunque aporta cierta información, su consulta no es intuitiva.
La información de un archivo Excel no podrá almacenarse de forma sincronizada con la nube a no ser que se emplee el programa online, será necesario guardarlo en la nube cada vez que llevemos a cabo ciertas actualizaciones o de lo contrario, la información podrá perderse.
Un archivo Excel que es almacenado en un computador no podrá visualizarse de forma paralela desde otro sitio a no ser que te traslades el archivo a través de email, disco duro externo, etc.
La confidencialidad de los datos no está asegurada. Este aspecto es determinante para no optar por Excel. No podemos olvidar que las organizaciones manejan información muy sensible y la organización tiene que contar con una solución que le permita establecer los permisos de cada usuario con respecto a cada documento de información, evitando sanciones.

Una alternativa a Excel, es hacer uso de una plataforma tecnológica en la nube, como es el caso de ISOTools.

Software ISOTools para la gestión HSE

Si necesita que su organización tenga el control total en la gestión HSE, es decir, desde el hallazgo en terreno hasta el análisis de datos para adoptar decisiones, es importante que conozca el Software ISOTools.

ISOTools le va a permitir:

Evitar sanciones y multas por incumplimientos legales en salud, seguridad o medio ambiente.
Trabajar en campo mediante tecnología mobile y conocer cuáles son los resultados en tiempo real.
Mantener el control de la gestión HSE, disminuyendo incidentes y accidentes laborales y ambientales.

La Plataforma Tecnológica ISOTools facilita a las organizaciones las gestiones relacionadas con la planificación, reporte, actuación, monitoreo, medición y análisis de datos.

A través de su módulo de Programas de Control Operacional, va a poder planificar las actividades vinculadas con la salud, seguridad y medio ambiente, como, por ejemplo, las inspecciones, capacitaciones, revisiones de Equipos de Protección Personal, etc. Todas estas actividades las podrá desarrollar en terreno, conociendo cuál es su grado de avance.

ISOTools cuenta con una app mobile que puede descargar en cualquier tipo de Smartphone, a través del cual se ejecutan lisas de chequeo que han sido previamente configuradas. Estos check list pueden realizarse hasta sin tener conexión a internet y podrás adjuntar evidencias en varios formatos (audios, anotaciones, imágenes, vídeos, etc.). Por tanto, desde el propio dispositivo mobile podrás reportar cualquier accidente que tenga lugar, desencadenando un sistema de alertas a responsables.

Uno de los aspectos de más relevancia en HSE es la gestión de riesgos. ISOTools simplifica estas tareas relacionadas, favoreciendo que se pueda llevar a cabo todo el ciclo completo de riesgos, desde la identificación, evaluación de riesgos, establecimiento de controles e incluidos los planes de mejora. A través de su intuitivo diseño, podrás ver en tiempo real mapas de calor, facilitando la consulta de información.

Mediante el Dashboard de ISOTools, las organizaciones tendrán el control de sus indicadores y pueden establecer la generación de reportes automatizados, los cuales nos informaran de desviaciones y grado de cumplimiento en tiempo real.

Es el momento de minimizar la incertidumbre y tomas las decisiones más adecuadas, para ello, podéis hacer uso de Business Intelligence de ISOTools. Haciendo uso de potentes gráficos, se consultará la información que ayudará a la adopción de decisiones. Solicita más información sobre ISOTools haciendo clic aquí y comienza a tener información de interés sobre los procesos HSE de la organización.

Indicadores predictivos que no deben faltar en tu Dashboard HSE

Suscriptor — Mon, 06 Sep 2021 06:00:33 +0000

Índice de contenidos

Dashboard HSE

En un sistema HSE (Health, Safety and Environment), como en cualquier otro sistema, es necesario contar con un Dashboard.

El Dashboard HSE es una herramienta de gestión de la información, el cual ayudará a monitorizar, analizar y mostrar de un modo visual, aquellos indicadores clave de desempeño (KPI), las métricas y los datos imprescindibles para llevar a cabo un adecuado seguimiento en este caso, del sistema HSE.

Al hablar de indicadores, es importante saber que sirven de instrumento para que, en el caso de la Salud, Seguridad y Medioambiente, nos ayuden entre otros aspectos a reducir accidentes laborales y ambientales o incluso evitar incumplimientos que podrían originar sanciones, multas o pérdida de la reputación de la organización.

También durante la gestión del sistema HSE (Health, Safety and Environment), los responsables tendrán que trabajar en la mejora continua del sistema, para lo que es imprescindible tener indicadores que nos ayuden en ese sentido y a cumplir los objetivos establecidos.

En este artículo nos vamos a centrar en los indicadores predictivos que cualquier Dashboard HSE debería incluir, pero antes de hablar sobre ello, vamos a clasificar los tipos de indicadores HSE según la temporalidad. De este modo, conseguiremos tener una visión completa de dichos indicadores y en profundidad, sobre los indicadores predictivos.

Según la temporalidad, los indicadores relacionados con la Salud, Seguridad y Medio Ambiente se han clasificado de la siguiente forma:

Indicadores reactivos:

Son aquellos que tienen lugar debido a hechos consumados, es decir, ya se han producido accidentes, incidentes, enfermedades laborales, etc. Como consecuencia de ello, se ha derivado en incumplimientos en materia de Salud, Seguridad y Medio Ambiente.

Indicadores predictivos:

Son aquellos indicadores que debido al tratamiento de datos e información son capaces de predecir las condiciones futuras que se pueden originar y seremos capaces de intervenir a tiempo para evitar perjuicios sobre los intereses de la organización.

Indicadores predictivos

Ya hemos realizado una breve introducción sobre los indicadores predictivos, vamos a continuar hablando sobre ellos.

En los indicadores predictivos, la tecnología, el Business Intelligence, Business Analytics o el Big Data ha jugado un gran papel, ya que gracias a la información que aportan, un sistema tiene la posibilidad de predecir los comportamientos que pueden alcanzar los indicadores.

Realizando los análisis y el tratamiento estadístico correcto, es posible de igual modo, revisar el grado de concurrencia de un riesgo HSE, un aspecto fundamental, ya que nos permitirá actuar a conciencia y reducir la probabilidad de que dicho riesgo tenga lugar o por lo menos, seremos capaces de minimizar el impacto que puede generar si este se produce.

Al contar la organización con un Dashboard HSE, se identificarán aquellos indicadores predictivos que le resulte verdaderamente interesante a la organización. Debido al análisis predictivo que se lleve a cabo, estableceremos la probabilidad de que un suceso tenga lugar. Para lograrlo, se emplean fuentes de información con datos históricos, datos actuales y el índice de tiempo futuro para el que se requiere la predicción.

Si tomamos un ejemplo relacionado con la seguridad y salud en el trabajo, podemos hablar que, con un análisis de datos históricos, seremos capaces de realizar una identificación de las condiciones laborales en las que no se produjeron accidentes laborales. Tras identificarlo y considerando la situación de las variables que afectan en el tiempo presente, podremos proyectar lo que tendrá lugar en un futuro.

El Dashboard HSE nos dará la información de los indicadores predictivos HSE, consiguiendo un conocimiento fundamental para mejorar el sistema HSE.

Las organizaciones deben ser conscientes de que las herramientas de análisis predictivo HSE fluctúan el modo en el que se entienden las políticas vinculadas a la Salud, Seguridad y Medio Ambiente. De igual forma, cambia el modo mediante el cual los directores y gestores HSE realizan sus funciones habituales.

En resumen, los indicadores predictivos son fundamentales en el Dashboard HSE de las organizaciones y nos facilitan la tarea de adoptar medidas a tiempo, impidiendo en gran medida que tenga lugar un accidente laboral o medioambiental con impactos negativos. Al tener este tipo de indicadores en el Dashboard HSE, vamos a poder ahorrar un tiempo que podría dedicarse a otras funciones, por ejemplo, podemos dedicar más tiempo a desarrollar inspecciones para así avanzar en el ciclo PDCA del sistema HSE, consiguiendo que sea más eficaz y eficiente.

Software para la gestión HSE

La gestión de un Dashboard HSE genera muchas horas de trabajo a no ser que se emplee un software que sea capaz de nutrir de información de todos los procesos.

El módulo de Dashboard del software ISOTools está diseñado para que responsables HSE tengan un mayor control de los indicadores clave de su organización, entre ellos los predictivos.

Mediante el Cuadro de Mando o Dashboard, podrá conocer los porcentajes de cumplimiento acumulados respecto a una fecha, además de visualizar el porcentaje de cumplimiento para un grupo específico de indicadores. Con ISOTools las organizaciones sabrán a simple vista si el cumplimiento es correcto o si, por el contrario, no se están cumpliendo. Además, se podrán consultar de un modo independiente los indicadores.

Gracias al alto grado de parametrización del software ISOTools, las organizaciones podrán establecer de forma personalizada las vistas a los indicadores según sus procesos, áreas o sistemas y ordenar conforme a las necesidades por tipo de indicador.

Un aspecto bastante importante es que se pueden obtener reportes automáticos, los cuales generan gráficos o tablas dinámicas que muestren el estado del sistema HSE.

Cómo simplificar la gestión de permisos de trabajo en su sistema HSE

Suscriptor — Mon, 30 Aug 2021 06:00:43 +0000

Permisos de trabajo

Los permisos de trabajo, según la norma ISO 45001, son información documentada que evidencia el resultado de una actividad. Suelen estar asociados a la planificación de actividades que no son rutinarias. En el caso de las actividades rutinarias se cuentan con las herramientas que permiten identificar los peligros y los riesgos que van asociados a ellas, en las que se ve una línea de proceso u operaciones que se repiten constantemente dentro de una organización.

Los permisos de trabajo se hacen cuando así lo demanda la legislación laboral en materia de seguridad y salud. Esta legislación suele ser bastante amplia y exigente.

El porqué de los permisos de trabajo radica en que el empleador debe proteger eficazmente la vida y salud de los trabajadores. Esto significa que una empresa u organización debe tomar todas las medidas que sean necesarias para cuidar a sus trabajadores y a los contratistas.

Procesos

A nivel de procesos es necesario controlar la incertidumbre para garantizar resultados. La buena planificación de una tarea va a generar que los procesos no supongan un impacto negativo en la organización.

La gestión de permisos de trabajo no solo afecta a temas de seguridad y salud, sino que también afecta a la continuidad operacional y al proceso en sí mismo de la organización. Por ello es muy importante involucrar a las personas que están participando de la toma de decisiones acerca de cómo ejecutar los procesos y de quiénes van a participar.

En el momento mismo de la ejecución de la actividad no rutinaria o de alto riesgo hay que tener en cuenta cuáles son los controles y quién va a ser el responsable de dirigir la actividad. La ausencia de ello no solo podría generar un daño a las personas, sino que también podría tener un impacto económico y de imagen social para la organización.

El enfoque de procesos que se le da a la gestión de permisos de trabajo, poniéndolo en el centro, es muy relevante. Es tarea de la organización la identificación de peligros y la evaluación de riesgos, mediante el establecimiento, implementación y mantenimiento de procesos para la identificación continua y proactiva de los peligros.

En la ISO 45001 no existe como tal un punto específico que hable de permisos de trabajo. La norma se limita a decir que es necesario identificar los peligros y evaluar los riesgos asociados para definir una jerarquía de controles que asegure el cuidado y protección de los trabajadores. Los permisos de trabajo son una forma de cumplir este requisito normativo.

Cuándo hacer los permisos de trabajo

Basado en lo establecido por la ISO 45001 los permisos de trabajo deberán hacerse cuando se ejecuten actividades o existan situaciones que no son rutinarias, donde no hay un procedimiento establecido. En estos casos el permiso de trabajo pasa a ser una herramienta válida para cumplir el proceso de identificación de peligros y los riesgos asociados.

La realización de permisos de trabajo debe considerar una planificación previa. Esta prevención debe hacerse no desde prevención de riesgos, sino que debe hacerlo el dueño del proceso que tiene conocimiento de cuál es el servicio contratado, de cuáles son las características de la actividad no rutinaria que se va a desarrollar. En este sentido, el área de prevención de riesgos pasa a ser un apoyo técnico como especialistas en el método.

Durante el desarrollo de la actividad sería ideal que la empresa pudiera asumir que la persona encargada de la prevención de riesgos se encontrara de forma permanente en el lugar en el que se ejecuta la actividad, controlando que todo lo establecido en el permiso de trabajo se cumpla.

En los procesos de validación, de aprobación y de firma participan tanto el área de prevención de riesgos, como los dueños del proceso. En este punto se verifica si se cuenta con todo lo establecido en la planificación para poder ejecutar la tarea. La digitalización en estos casos es un elemento importante pues ello permite un mejor análisis de la información y una mejor trazabilidad.

Después de la ejecución de la tarea el orden y la limpieza son asuntos vitales. Una vez que se deja el lugar de trabajo, el equipo debe considerar este aspecto. Esto significará cerrar correctamente el ciclo.

El permiso de trabajo no finaliza cuando se termina la tarea, este se cierra cuando se asegura que la condición del área en la que se estuvo trabajando está tal y como se encontró antes del inicio de la actividad. Finalmente, tras ello podrá darse el cierre del permiso de trabajo y la persona que lo solicitó podrá verificar que fue correctamente ejecutado.

Hacia la digitalización de los permisos de trabajo con el Software ISOTools

ISOTools es un software que le permite digitalizar los permisos de trabajo y que, además:

Es capaz de crecer a la vez que su organización al tener la posibilidad de incrementar de forma progresiva las funcionalidades gracias a su sistema modular.
Se adapta a los procesos de la organización debido a su alto grado de parametrización.

En cuanto a la gestión de permisos de trabajo, ISOTools asegura el control de las intervenciones en las instalaciones, comunica las responsabilidades entre los trabajadores, evalúa los riesgos concretos y autoriza las condiciones en las que debe ejecutarse el trabajo.

Además, la gestión de los permisos de trabajo en ISOTools se puede realizar también desde su móvil o Tablet, gracias a la app que puede descargar tanto para iOs como para Android. Esto permite gestionar las tareas relacionadas con los procesos, escanear códigos QR y acceder al levantamiento de cualquier registro.

Funciones del responsable HSEQ para una gestión eficiente de riesgos

Suscriptor — Mon, 23 Aug 2021 06:00:02 +0000

Responsable HSEQ

Un responsable HSEQ es la persona que se encarga de realizar la gestión de la salud, seguridad, medio ambiente y calidad de la organización. Tiene diferentes funciones, entra la que destacamos la protección de la salud y seguridad de los trabajadores, la conservación del medio ambiente y garantizar la calidad de los productos y/o servicios ofrecidos.

Durante la jornada laboral del responsable HSEQ, este también se responsabilizará de implantar la política HSEQ, solventar inconvenientes y esforzarse en su trabajo diario para reducir al máximo los riesgos que puedan producirse en la organización debido a la actividad que esta desarrolla.

En el artículo de hoy nos centraremos en hablar sobre aquellas funciones que debe llevar a cabo el responsable HSEQ para una gestión eficiente de riesgos.

Las organizaciones se preocupan por realizar una gestión de riesgos adecuada, lo que les permitirá minimizar riesgos y las consecuencias que estas originan.

Por ejemplo, desde que en el año 2020 se produjera la pandemia mundial por la COVID-19, las organizaciones han comprobado la importancia de la gestión de riesgos y de cómo aquellas que no estaban preparadas, han sufrido mayores consecuencias.

Antes de continuar profundizando en la gestión de riesgos, nos centraremos en la definición de riesgo: es la combinación de la probabilidad de ocurrencia y la gravedad del daño que provoca. Por lo tanto, una evaluación de riesgos será la valoración de la probabilidad y gravedad de los riesgos que se producen en las organizaciones.

La evaluación de riesgos será una de las principales funciones que deberá ejecutar un responsable HSEQ para gestionar eficientemente los riesgos. El responsable HSEQ elaborará un documento de evaluación de riesgos, en el cual quedarán establecidos los diferentes riesgos que pueden producirse durante la gestión de la salud, seguridad, medio ambiente y calidad. Será un documento vivo, ya que, durante la gestión de riesgos, estos serán revisados de forma periódica y en caso necesario, el documento deberá ser actualizado.

Cuando consultemos el documento de evaluación de riesgos, comprobaremos que se incluya el listado de los riesgos identificados que generan un impacto sobre la salud, la seguridad, el medio ambiente y/o la calidad. También se establecerá en el documento el plan de acción a llevar a cabo con el objetivo de disminuir los riesgos definidos. Para este documento, no existe un formato establecido para que sea redactado, existe libertad por parte de la organización para hacerlo, por ejemplo, se puede decidir hacerlo digitalmente o en papel.

Para realizar una gestión eficiente de riesgos, hay que:

Identificar los riesgos.

En este caso se acotará el alcance en el que se va a llevar la gestión de riesgos, este puede ser sobre uno de los procesos de la organización o por ejemplo, sobre una actividad. Para identificar los riesgos, será necesario además de contar con el responsable HSEQ, tener un equipo de trabajo multidisciplinar para así conocer el punto de vista de cada área implicada. Este equipo de trabajo junto con el responsable HSEQ establecerá un listado de los riesgos que se producen y definir las soluciones de carácter preventivo necesarias para compensar los máximos posibles.

Clasificar los riesgos.

Tras la identificación de los riesgos por parte del equipo de trabajo multidisciplinar y el responsable HSEQ, es el momento de proceder a clasificar dichos riesgos teniendo en cuenta la gravedad y la frecuencia. Para la clasificación de los riesgos, las organizaciones suelen establecer ellas mismas los criterios o se guían de las recomendaciones que propongan ciertos organismos. Se establecerán los controles oportunos a los riesgos para mantener un nivel aceptable.

Control de los riesgos.

Se establecerá un plan de acción para aquellos que sean riesgos prioritarios de gestionar, es decir, los que cuenten con un alto grado de criticidad y un nivel de control bajo.

Con el plan de acción, el responsable HSEQ podrá formalizar las acciones que se realizarán en la organización con una duración aproximada de un año.

Software para la gestión de riesgos

Los responsables HSEQ que tienen que gestionar los riesgos, pueden ayudarse de herramientas tecnológicas como ISOTools Excellence.

ISOTools tiene un módulo de gestión de riesgos en el que la organización puede automatizar la metodología de gestión de riesgos que estén empleando hasta el momento.

Con el software ISOTools, la organización automatiza la gestión de riesgos y puede:

Identificar los riesgos que tienen lugar en la empresa.
Inventariar los riesgos que se identifican.
Definir controles sobre esos riesgos que han sido identificados.
Informar del plan de acción definido y que debe desarrollarse por el personal establecido.
Registrar los riesgos que producen un nivel de impacto alto.
Elaborar de forma automática informes que muestren los datos en tiempo real y que ayuden a adoptar decisiones.

Si necesita más información sobre ISOTools Excellence, el software para la gestión de riesgos, solo tiene que contactarnos sin compromiso a través de la web, haciendo clic aquí.

Gestión HSE para grandes organizaciones. Puede ser tan sencilla como en las pequeñas

Suscriptor — Mon, 02 Aug 2021 06:00:36 +0000

HSE

Es recurrente y común llegar a pensar que cuando una empresa u organización adquiere un mayor tamaño, las tareas de gestión y organización pueden volverse arduas y complicadas. Estas dudas llegan a incrementarse en el momento en que nos encontramos ante una empresa con varias sedes o multicultural, por ejemplo. Esto puede implicar una toma de decisiones más heterogénea que en el caso de organizaciones de menor tamaño. En este punto puede surgir la duda acerca de la gestión de HSE. Sin embargo, esto puede no ser tan complicado como se presenta a priori.

Los departamentos de HSE dentro de una empresa u organización suelen poner todo su empeño en hacer lo más simple y armonioso posible la organización interna de la misma, antes de que llegue a complicarse. Para llevar a cabo esta misión existe una gran ayuda en la actualidad como son las nuevas tecnologías.

Para hacer más sencilla la gestión HSE en grandes organizaciones, un proceso interno de transformación digital será clave, desde todos los puntos de vista, entre ellos el económico.

Comunicación

A la hora de implementar cualquier cambio internamente, la comunicación será una clave fundamental. El apoyo en la transformación de un proceso preexistente en la organización o ante el desarrollo de uno nuevo son las bases de la gestión del cambio. Siempre con la vista puesta en la mejora continua.

Es cierto que la evolución de los procesos no es algo sencillo. Esto es así dado que es necesaria la reconsideración de determinadas formas de trabajo, en ocasiones teniendo en cuenta que habrá que inducir a los equipos a que se amolden.

La principal labor del equipo directivo será hacer una presentación del proyecto en cuestión a los diferentes equipos de la empresa como algo simple y sin mucha complicación. Habrán de exponerse las razones y objetivos principales del proyecto, respondiendo cualquier cuestión que pueda surgir.

Para ello se puede optar por explicarles cuáles serán los cambios y en que fases que se llevarán a cabo dentro de la empresa u organización, en pro de tranquilizarlos. Esta fase en la que se lleva a cabo una comunicación en profundidad es muy importante. De este modo se conseguirá que todos los equipos dentro de la organización se sientan involucrados en el proyecto. Además, se tratará de resolver cualquier tipo de duda o cuestión que se pueda plantear.

En la actualidad, la mejora continua planteada por las empresas se dirige hacia un modelo de gestión digital, que llegue a facilitar trámites, con amplias opciones de desarrollo. Sin embargo, para determinadas organizaciones este proyecto puede ser un gran desafío si no se cuenta con el apoyo de los trabajadores.

Ventajas de la digitalización

Para lograr la homogeneización de las prácticas internas de la organización será de importancia la digitalización de la misma. Este proceso de digitalización puede ponerse en marcha incluso en la empresa más compleja, aunque para ello habrá que llevar a cabo una profunda reflexión antes de dar el paso hacia lo digital.

Entre las ventajas de los procesos de digitalización pueden señalarse la capacidad de involucrar a todos los grupos, pudiendo dar acceso tanto a clientes, como a empleados o proveedores. Esto permite que cada una de las personas llegue a involucrarse en el proceso, como puede ser una auditoría, una certificación o una gestión de no conformidades entre otros, de manera personalizada.

También cabe mencionar la centralización de todos los datos en una sola herramienta. Entre otras cosas, se evita el extravío de información y el contar con ciertos documentos por duplicado.

La simplificación de la comunicación es otra de las ventajas a considerar, pues al implementar flujos de trabajo es posible que cada uno de los trabajadores pueda informar de lo que precise en cualquier momento recibiendo alertas en tiempo real. Una vez más esto evitará que puedan llegar a duplicarse documentos.

Grandes organizaciones

Como ya se mencionara es posible que el salto hacia la digitalización pueda parecer algo dificultoso y lento en grandes organizaciones, sin embargo las ventajas son claras. Principalmente, el ahorro tanto económico como de tiempo, así como la flexibilidad del equipo.

Todo el personal de la empresa podrá verse involucrado siempre y cuando se otorgue acceso ilimitado para todos los empleados. Los operadores en terreno tendrán la capacidad de informar de cualquier imprevisto con el que se topen. Los mandos intermedios podrán comunicar nuevos objetivos, así como dar órdenes.

Los gerentes tendrán la posibilidad de usar las herramientas estadísticas para poder monitorear, a través de indicadores actualizados, la actividad de la empresa. Finalmente, en caso de que tenga acceso, incluso los clientes, los proveedores y los distribuidores podrán participar de la herramienta respondiendo a cuestionarios de satisfacción, por ejemplo.

Software para el cumplimiento HSE

El Software HSE de ISOTools Excellence es la solución tecnológica utilizada por las empresas y las organizaciones para llevar a cabo el control de la gestión HSE y lograr su cumplimiento. HSESoft tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de cualquier organización. A través del software, se puede gestionar desde el hallazgo de riesgos HSE, hasta la adopción de decisiones.

Si trabaja para una organización o una empresa que tiene la intención de cumplir con los requerimientos del sistema HSE, puede probar una demostración gratuita de HSESoft haciendo clic aquí.

Supervisión continua del contratista. ¿Es posible?

Suscriptor — Mon, 12 Jul 2021 06:00:21 +0000

Contratista

Cuando una empresa solicita el trabajo de un contratista, es necesario que supervise su actividad, ya que es muy riesgoso firmar un contrato y no preocuparse de cómo se está realizando, aunque dichos contratos estén vinculados a elevadas multas o sanciones.

Si algo no se hace adecuadamente por parte del contratista, es posible que la empresa no cuente con el tiempo suficiente como para llevar a cabo las medidas oportunas y las consecuencias sea más graves, lo que generara un costo elevado derivado de la inadecuada gestión.

La supervisión continua del contratista es muy importante, porque además de afectar de forma directa sobre la organización, también puede perjudicar a las partes interesadas, como es el caso de los clientes.

Imaginemos una situación en la que un contratista emplea materiales de baja calidad con la finalidad de reducir los costos y la organización no realiza la supervisión oportuna, no quedará garantizado que el servicio prestado sea de calidad.

La supervisión continua del contratista es fundamental, pero es que hay una razón más para llevarla a cabo y es contar con información real de todo lo que tiene lugar dentro de la organización. Los supervisores informarán en todo momento de las incidencias que puedan producirse y de cómo se desarrolla las actividades ligadas al contrato.

La organización siempre trabajará para saber cuál es la situación actual y así tras realizar un análisis de la situación, aprender a anticiparse cuando esta situación vuelva a repetirse en un futuro.

Un supervisor siempre centrará sus esfuerzos en aportar información de interés para conocer cómo se desarrolla el contrato y cuáles son los riesgos que podrían afectar en un futuro.

La supervisión continua del contratista dentro de una organización se llevará a cabo en función de la política HSE que esté establecida en la organización.

La supervisión continua del contratista es posible, para lograrlo es necesario contar con un supervisor que entre otras cualidades:

Tenga conocimiento técnico de los sistemas implementados en la organización.
Cuente con experiencia.
Posea las cualidades de un buen intermediario que solvente cualquier tema, evitando que este tipo de asuntos escalen a los mandos superiores.
Goce de conocimientos informáticos.
Tenga una mentalidad preventiva para evitar errores.
Sea consciente de los aspectos más importantes sobre prevención de riesgos laborales.

Para que la supervisión continua del contratista sea posible, además será de gran importancia que se cuente con un contrato que esté correctamente establecido. Los requisitos de la actividad a realizar por el contratista estarán definidos en el documento.

Durante la supervisión se analizará que los requisitos se están cumpliendo, algunos de ellos estarán directamente definidos por legislaciones obligatorias. De igual modo, se identificarán los riesgos que estén asociados a la actividad. Se establecerán protocolos de actuación para garantizar la seguridad y se verificarán los documentos aportados por el contratista.

Desde que los contratistas inicien el trabajo, la empresa contratante estará supervisando de forma periódica su trabajo para garantizar que todo se realiza conforme a los establecido. Estos controles pueden ser de carácter informal, pero otros se podrán establecer como auditorías concretas.

Para garantizar el éxito de la supervisión del contratista, la comunicación con los trabajadores deberá reforzarse para así evitar riesgos.

Realizar actividades preventivas con los contratistas acarrea que después de que todo el trabajo haya finalizado, será necesario evaluarlo para adoptar las decisiones futuras.

Teniendo en consideración que vivimos entre tecnología, la organización podrá emplear la transformación digital de esta operativa, evitando el uso de formularios en formato papel y disminuyendo el tiempo dedicado a ciertas actividades para sí invertirlo en trabajos relacionados con la prevención.

Software para la supervisión continua del contratista

Con ISOTools Excellence, podrás gestionar de forma unificada a los contratistas de su organización, logrando que su involucración en el sistema se vea favorecida y garantizando la seguridad de la información.

El Software ISOTools para la supervisión continua del contratista le permitirá:

Mejorar las relaciones y las actividades de los contratistas y las partes interesadas de la organización.
Unificar la información y facilitar la explotación de dicha información.
Inventariar, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de cada uno de los contratistas y empleados.
Contar con un sistema de alertas que ayude a asegurar que las tareas se ejecutan en tiempo y forma.
Proporcionar a los contratistas un portal propio a través del cual se podrá gestionar toda la documentación.

Mediante el uso de la plataforma tecnológica ISOTools, podrá hacer partícipe a sus contratistas durante la gestión HSE y así podrá liberar recursos para así dedicarlos a lo importante. Es el momento de que la organización:

Simplifique el cumplimiento legal, incluso si la organización cuenta con un gran número de colaboradores.
Fortalezca el control de la documentación derivada de la gestión de contratistas.
Convierta al contratista en un socio estratégico que sea partícipe del sistema.
Disminuya los costos al gestionar de forma correcta aquellas oportunidades de mejora.
Incremente el control de la eficiencia de cada uno de los contratistas.

Funciones básicas de un Gestor documental para Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio ambiente

Suscriptor — Mon, 05 Jul 2021 06:00:03 +0000

Índice de contenidos

Gestor documental

Los Sistemas de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medioambiente requieren de un repositorio en el que estén todos los documentos de la organización relativos a dicho sistema. Este repositorio de documentos también se le denomina gestor documental y lo ideal es que sea en formato digital para reducir al mínimo el uso de papeles.

Con la digitalización de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y medioambiente, la organización logra facilitar a sus trabajadores, independientemente de dónde se encuentren, el acceso a los documentos relativos a dicho sistema. Su acceso siempre será controlado por permisos, en concreto, los que haya establecido la organización.

Haciendo uso de un gestor documental para la seguridad, salud en el trabajo y medioambiente, las organizaciones ahorran un alto porcentaje del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, lo que incrementa la productividad. La digitalización también optimizará ciertos procesos y aporta beneficios tales como:

Disminuye el espacio, tiempo y recursos invertidos.
Reduce el riesgo de pérdida de información.
Incrementa la seguridad de los documentos, evitando que estos se estropeen, rasguen o incluso se pierdan.
Permite compartir los documentos en tiempo real siempre que sea necesario, tanto con el personal interno de la organización, como con el resto de partes interesadas como, por ejemplo, los clientes.
Reduce el impacto negativo sobre el medio ambiente, ya que la organización suprime el uso de los documentos en papel.

Ahora hablaremos de cuáles deben ser las funciones básicas de un Gestor documental para Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio ambiente.

Entre otros aspectos, el gestor documental nos debe permitir:

Acceder a la documentación de la organización desde cualquier geolocalización, siempre manteniendo el acceso a los documentos según la autorización que cuente el usuario.
Mejorar los procesos de trabajo, para ahorrar tiempo, espacio y trabajo dedicado a acceder a los documentos del sistema SST y MA.
Confirmar que las organizaciones se encuentran al día en sus obligaciones vinculadas con la seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente, con los propios trabajadores como con las administraciones públicas.
Que los trabajadores puedan acceder al gestor documental para saber cuáles son los riesgos a los que están expuestos en materia de SST y cómo evitarlos. También revisar los documentos relacionados con los reconocimientos médicos llevados a cabo entre el personal y si tienen formación concreta para realizar trabajos específicos.
Comprobar que el trabajador se le ha entregado los Equipos de Protección Individual (EPI) que deben emplear durante la ejecución de ciertos trabajos.
Garantizar que la maquinaria y vehículos utilizados, han sido inspeccionados y cuentan con la documentación oportuna para su uso.
Controlar la seguridad, salud del trabajador y la protección del medio ambiente de las organizaciones y sus contratistas.

Software Gestor documental para Salud, SST y Medioambiente

En las organizaciones es importante tener la gestión bajo control y sin errores, desde que se realiza la solicitud de elaboración de un documento, hasta que ser archive y pueden conseguirlo haciendo uso del Software ISOTools.

La solución tecnológica ISOTools, le permite:

Organizar la documentación en niveles y asignar permisos de acceso según lo definido.
Determinar los circuitos de revisión y aprobación documental según los procesos de la organización.
Despreocuparse del uso de documentos obsoletos o duplicados.
Registrar la información de manera unificada mediante plantillas.
Hacer uso de las herramientas ofimáticas online que se venían empleando como Excel, Word, PPT, etc. desde el propio software.
Distribuir documentos mediante lista de distribución de carácter interno, URL públicas o a través de códigos QR.

ISOTools cuenta con el gestor documental que necesitan las organizaciones, con él podrá, además:

Gestionar el control de versiones de documentos.
Contar con disponibilidad 24/7 de toda la documentación.
Disponer de trazabilidad de cada uno de los documentos empleados.
Enviar avisos según se haya establecido en los procesos de revisión y aprobación de los documentos, de este modo se trabajará siempre con el mismo documento y se reducirá al máximo el uso de duplicidades.

Cada martes realizamos una demostración del Software ISOTools, puede participar usted o cualquier miembro de su equipo de forma gratuita. Durante la sesión de demo, también podrá realizar cualquier tipo de consulta de las funcionalidades del software, así aclarará las dudas que le surjan. Para inscribirte, solo tiene que hacer clic aquí y registrarse.

No pierda la oportunidad de comprobar de primera mano cómo funciona el módulo de gestión documental de ISOTools y comience con la automatización de los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de los documentos entre los miembros de la empresa según los permisos. De igual modo, logre incrementar la eficiencia y la eficacia de la gestión documental al vincular los documentos con los procesos.

Tendencias para la Transformación digital en HSE

Suscriptor — Mon, 21 Jun 2021 14:34:31 +0000

Transformación digital en HSE

La transformación digital en HSE ha sido un paso muy importante. Gracias a ella las organizaciones han logrado grandes beneficios, los cuales los detallaremos más adelante.

Como consecuencia de la transformación digital, también se han desarrollado nuevos puestos de trabajo y es que sustituye a la forma de operar tradicional en el que se emplean recursos en formato papel o herramientas ofimáticas.

La transformación digital en HSE impactará sobre los procesos relacionados, independientemente del número de personas que estén implicados en ellos. Es por eso que los trabajadores que realizan la inspección, los mandos intermedios de la organización que revisan la actividad mediante cuadros de mandos o la alta dirección que toma decisiones mediante los informes, estarán implicados.

Entre las grandes empresas y las PYMES, sigue existiendo una gran brecha digital, aunque esto no tendría que ser así, ya que las pymes si no trabajan por transformarse digitalmente, perderán por ejemplo clientes o en el peor de los casos, la organización podría cerrar. Es por esto, por lo que es imprescindible que las organizaciones, independientemente de su tamaño o sector, se adapten a la era digital.

Cuando hablamos de transformación digital en HSE, nos referimos a lograr la digitalización de los procesos de la organización que están relacionados con HSE (Health, Security and Environment), es decir, con la gestión de la seguridad y salud en el trabajo, el medio ambiente, la gestión de contratistas, etc.

La transformación digital en HSE es clave para las organizaciones. La gestión de HSE aporta a las organizaciones un sistema que hace posible que exista un ambiente laboral y ambiental seguro para las personas que se encuentran dentro de la organización y para aquellas que están vinculadas de un modo u otro con ella.

En las organizaciones, la transformación digital ayuda a la gestión HSE en diferentes procesos, por ejemplo, en:

Las auditorías internas o externas
La elaboración de informes de prevención de riesgos laborales
La ejecución de check list o listas de chequeo

Esto se puede realizar a través de herramientas tecnológicas como aplicaciones móviles que cuenten con geolocalización o software que gestiones los procesos HSE y que además incluyan Business Intelligence.

A continuación, trataremos un ejemplo en el que es posible aplicar la transformación digital durante la gestión HSE (Salud, Seguridad y Medio Ambiente).

Si se va a llevar a cabo una inspección en terreno, se podría usar una solución tecnológica como, la cual, entre otras permitirá:

Añadir las evidencias que se hayan identificado durante la inspección mediante vídeos, fotografías, audios o notas.
Controlar que las inspecciones en terreno se realicen en el lugar que deben, gracias a la geolocalización.
Realizar a través del Check List las inspecciones, aunque en el lugar de la inspección no exista conexión a internet.
Enviar a las personas que corresponda, los informes finales elaborados.
Lograr obtener los datos necesarios de las diferentes sedes de forma automática.
Revisar, si la organización dispone de varias sedes, todos los datos de las diferentes sedes.
Realizar el registro de la información a través de dictado de voz, evitando la escritura y las posibles erratas que se puedan ocasionar.
Introducir datos en tiempo real para que otros trabajadores puedan revisarlos.
Añadir las evidencias que se hayan identificado durante la auditoría a través de vídeos, fotografías, audios o notas.
Ejecutar envíos de información en varios formatos.
Elaborar los informes que sean necesarios mediante Business Intelligence dinámicos.

Software HSE para la Transformación digital en HSE

En este artículo hemos identificado solo algunas de las ventajas que aporta a la organización la transformación digital en HSE, teniendo en cuenta un ejemplo muy concreto, pero existen más que podréis descubrir vosotros mismos a través de las de una demo que podéis solicitar de forma gratuita. Para ello debe registrarse, puede hacerlo accediendo al registro haciendo clic aquí.

Con nuestro Software HSE, podrá gestionar todos los aspectos imprescindibles pero complejos, del sistema HSE (Health, Safety and Environment). Se trata de una solución tecnológica 100% online, lo que permitirá acceder al sistema desde cualquier punto del planeta, pero que, además, garantiza el acceso a la información según los permisos de cada uno de los usuarios.

Lo que es cierto, es que las organizaciones si aún no lo han hecho deberían comenzar a digitalizar sus procesos HSE de forma gradual para que esta tenga éxito. Además de las ventajas que hemos planteado en el artículo, la transformación digital del sistema HSE también permitirá ahorrar tiempo y reducir los costos, pero para ello es imprescindible seleccionar un software que se adapte a las necesidades de cada una de las organizaciones.

¿Qué indicadores SST no pueden faltar en nuestro sistema de gestión HSE?

Suscriptor — Mon, 07 Jun 2021 06:00:27 +0000

Índice de contenidos

Indicadores SST

Los indicadores SST (Seguridad y Salud en el Trabajo) aportan datos que describen un suceso que perjudica a los trabajadores de la organización. Siempre será una medida cuantificable, la cual procederá de fuentes de información íntegras y que se actualizan de forma periódica.

La misión de los indicadores SST es la de prevenir riesgos laborales, identificar nuevos riesgos y valorar la productividad y eficacia de las actuaciones realizadas.

A la hora de contar con un sistema de gestión HSE, los indicadores SST de gestión resultan un instrumento imprescindible, le permitirán realizar una identificación para conocer si la gestión de riesgos se realiza eficazmente y, además, adoptar decisiones para llevar a cabo medidas preventivas para que los riesgos identificados no se transformen en accidentes o enfermedades laborales.

Con los indicadores, las organizaciones podrán saber cuál es la evolución que tiene la seguridad y salud laboral dentro del sistema de gestión HSE. Estos indicadores serán definidos claramente, de este modo se podrá analizar claramente que las acciones preventivas implementadas, han sido efectivas para gestionar los riesgos que tienen lugar dentro de la organización.

A la hora de realizar una definición de los indicadores SST de la organización, es necesario que sean:

Concretos: Definiendo metas claras en áreas concretas de mejora.
Medibles: Los indicadores se podrán cuantificar.
Asignables: Se le pueda relacionar con un responsable.
Realistas: Teniendo en cuenta los recursos disponibles, se establecerán metas que sean alcanzables.
Periódicos: Se establecerá la frecuencia en la que los indicadores se medirán y, además, se establecerá el tiempo en el que se obtendrán los resultados esperados.

Lo más habitual es que en Seguridad y Salud en el Trabajo, los indicadores de accidentabilidad que se registren sean de:

Accidentalidad
Índice de frecuencia
Gravedad
Horas trabajadas sin tiempo perdido
Etc.

Es imprescindible que todos los indicadores estén registrados para que, de ese modo, conozcamos el resultado del sistema de gestión. Del mismo modo, se deben definir indicadores de carácter preventivo para solventar las No Conformidades identificadas en el sistema, permitiendo adelantarse a acciones que derivarían en riesgo si no se toman medidas oportunas.

Software para los indicadores SST

En las organizaciones siguen dándose un alto número de riesgos de seguridad y salud en el trabajo, aunque debido a la implementación de indicadores SST (Seguridad y Salud en el Trabajo), estos se han visto reducidos notablemente.

Para tener controlados y monitoreados los indicadores SST, las organizaciones seleccionan software que les facilite esta gestión, como por ejemplo el Software ISOTools.

Con ISOTools, se monitorean los indicadores en tiempo real, logrando mejorar la gestión que se realiza sobre ellos y también sobre la gestión de seguridad y salud en el trabajo que se lleva a cabo en la organización, lo que repercutirá directamente sobre la productividad de la organización.

En el módulo de indicadores de ISOTools, el software nos permite establecer indicadores manuales e indicadores automáticos. Hablaremos de indicadores manuales cuando estos se encuentren sujetos a variaciones aisladas del sistema de gestión, como por ejemplo el consumo de electricidad de la organización. Si nos referimos a los indicadores automáticos, estos son aquellos que se sustentan automáticamente de los registros y la información que se genera desde la propia plataforma en tiempo real. Un ejemplo de indicador automático podría ser el número de incidentes y accidentes que se producen en la empresa.

Los indicadores que han sido definidos en el sistema de gestión, se establecerán en la plataforma tecnológica ISOTools y se le asignará al responsable o responsables.

En un solo clic, se podrá ver de forma visual a través de gráficas, la evolución y el cumplimiento de los indicadores registrados en el Software ISOTools. Pero también tendremos la posibilidad de desarrollar la información de un indicador concreto, por ejemplo, se podrá conocer:

Periodicidad
Valor meta
Valor recomendado
Valor del riesgo
Etc.

En ocasiones, los indicadores pueden ser vinculados a más de una oficina o unidad de negocio. Aunque esto ocurra, los indicadores a través del software tendrán límites de control totalmente independientes y el sistema lanzará un aviso al responsable tanto cuando los límites no se alcancen como cuando se sobrepasen.

Desde la plataforma tecnológica ISOTools, las organizaciones vincularán el incumplimiento del indicador a un plan de acción o plan de mejora y revertir la situación.

Si necesita conocer al detalle cómo opera el Software ISOTools, le invitamos a participar en una de nuestras demos online que celebramos cada martes a las 16 h de Madrid (España). Para inscribirse en la demo, solo tiene que rellenar los datos que encontrará en el formulario de inscripción, para lo que debe hacer clic aquí.

Mejores prácticas para el cumplimiento en HSE

Suscriptor — Mon, 17 May 2021 06:00:56 +0000

HSE

Es bastante habitual que las organizaciones cuenten con sistemas HSE con el objetivo proteger la salud, seguridad y medio ambiente de forma integrada, debido a que los mercados lo están exigiendo cada vez más para poder acceder a nuevas perspectivas. De este modo, al contar con un mundo globalizado y con gran competencia, permite que las organizaciones que implementen un sistema HSE marquen la diferencia con el resto de organizaciones y sean más exitosas.

Es de esta manera como las organizaciones trabajan para dar cumplimiento al sistema de gestión HSE (Health, Safety and Environment) y así emplearlo como un instrumento que mejora el proceso para adoptar decisiones y agregando proactividad. El sistema de gestión HSE afecta positivamente en las organizaciones, por ejemplo, sobre las estrategias que se centran en perseguir la minimización de los riesgos que se producen en la organización en el ámbito de la salud y seguridad laboral y medio ambiente, las nuevas oportunidades de mercado y la prestación de nuevos servicios y productos.

El sistema de gestión HSE genera para las organizaciones independientemente de si son de ámbito público o privado grandes beneficios.

Pero, ¿de qué va a depender de que se realice el cumplimiento del sistema de gestión HSE y se sustente optimizado?

Primordialmente va a depender de:

El empleo de mejores prácticas
El compromiso y la participación de los trabajadores de la organización mediante la instauración de una cultura de mejora continua.

Mejores prácticas para el cumplimiento del sistema de gestión HSE y su optimización

Normalmente, es un hecho que los departamentos de las organizaciones se convierten en una barrera que es necesario superar para así implementar las mejores prácticas para el sistema de gestión HSE. Cualquier departamento tiene sus propias estrategias, metas y objetivos y es por ello que es muy importante contar con una visión 360 de toda la organización para así establecer formas de trabajar que ayuden a definir una cooperación interna, logrando mejoras sustanciales sobre la colaboración interdepartamental y sea posible alcanzar los objetivos establecidos en el sistema de gestión HSE en vez de gestionarlo de forma individualizada.

Aunque hay más factores que influyen, es una realidad que se producen grandes inconvenientes con motivo de la falta de cultura en materia de salud, seguridad y medio ambiente en la organización. Esto debe gestionarse a nivel global dentro de la organización y no solo a nivel del departamento que más esté implicado.

Para la implementación de estrategias e iniciativas es vital que en la organización se conozca la cultura que se quiere llevar, para que así la integración del sistema HSE sea posible.

La alta dirección en el cumplimiento del sistema de gestión HSE

La alta dirección de la organización juega un papel esencial para lograr que un sistema HSE quede implementado y funcione de forma óptima.

En la empresa, la alta dirección es un actor principal para alcanzar que la cultura en cuanto a mejores prácticas en HSE se propague y establezca tanto en la organización como en todos los trabajadores, independientemente del nivel jerárquico en el que opere.

Para que un cambio se extienda de manera adecuada, es imprescindible que comience desde la cúspide de la pirámide y vaya causando influencia hasta en la base. Es la mejor opción para involucrar a todos y cada uno de los miembros de la organización.

Si la alta dirección no realiza el liderazgo que le corresponde, el sistema de gestión HSE no funcionará de un modo optimizado y en ocasiones, esto se puede deber a que existen diferentes visiones dentro de la dirección.

La alta dirección será la responsable de hacer la revisión para comprobar que el cumplimiento del sistema HSE se produce, también de la comunicación y de la información en cuanto a las mejores prácticas que hay que ejecutar.

Para que todo opere adecuadamente, la comunicación del sistema HSE debe ser efectiva, instaurándose verdaderamente una cultura organizacional, para lo que es necesario tener en cuenta la comunicación efectiva.

En la comunicación efectiva será imprescindible alinear la comunicación con las prioridades de la empresa. Será necesario, por tanto:

Establecer las audiencias.
Conocer los objetivos para cada prioridad que se haya definido.
Determinar y producir mensajes clave.

De igual modo, será vital divulgar la estrategia establecida para ejecutar la comunicación. En este caso, se deberá:

Seleccionar los canales o vías oficiales de comunicación.
Determinar la periodicidad en la que se realizará la comunicación.
Valorar la retroalimentación teniendo en cuenta los comentarios aportados por el personal involucrado.

Software para el cumplimiento HSE

El Software HSE de ISOTools Excellence es una solución tecnológica que emplean las organizaciones para llevar a cabo el control de la gestión HSE y lograr su cumplimiento. HSESoft se adapta a las necesidades de cualquier tipo de organización y a través del software, se consigue gestionar desde el hallazgo de riesgos HSE, hasta la adopción de decisiones.

Si trabaja para una organización que tiene la intención de cumplir con los requerimientos del sistema HSE, puede probar una demostración gratuita de HSESoft haciendo clic aquí.

Ventajas de automatizar procesos en Vigilancia de la Salud

Suscriptor — Mon, 26 Apr 2021 06:00:07 +0000

Índice de contenidos

Vigilancia de la Salud

En las organizaciones, la evolución que adoptan los riesgos laborales en materia de seguridad y salud en el trabajo bajo ISO 45001 se ha transformado en un aspecto fundamental e imprescindible de gestionar.

Una de las acciones preventivas que aplicamos en la seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores, es la vigilancia de la salud, de gran utilidad para detectar aquellos errores que se producen en el plan de prevención que está aplicando la empresa.

Al aplicar la vigilancia de la salud, las organizaciones están alerta para eludir que tengan lugar situaciones en el puesto de trabajo que no se desean, ya que ocasionan daños sobre los trabajadores.

Los sistemas de vigilancia de la salud que se instauran en las organizaciones mejoran la protección de los trabajadores y la prevención de riesgos laborales a los que se exponen y es importante que estos sistemas cumplan con los requisitos establecidos.

Hay que garantizar que durante el proceso se produzca la trazabilidad necesaria, para lo que se emplea registros y resultados médicos que en todo caso deberán ser conocidos por el trabajador afectado. Como la información es de carácter confidencial, las organizaciones también deberán de gestionarla de modo adecuado, garantizando su protección.

¿Cómo llevar a cabo la Vigilancia de la Salud?

La vigilancia de la salud puede realizarse mediante diferentes formas, entre las que destacamos:

Reconocimientos médicos
Encuentras de salud
Controles biológicos
Estadísticas de accidentes
etc.

Al fin y al cabo, cualquier información que arroje datos sobre la salud de los trabajadores, es un indicador adecuado para controlar dicha vigilancia.

A continuación, vamos a identificar tres motivos por los que es de utilidad la vigilancia de la salud:

Permite que las organizaciones conozcan a tiempo que un trabajador se encuentra enfermo y, por tanto, es posible adoptar decisiones para aplicar medidas eficaces.
Facilita el estudio de enfermedades para analizar hasta qué punto están vinculadas con la actividad que desarrollan en el lugar de trabajo.
Comprueba que las medidas de prevención utilizadas reducen considerablemente el impacto que causan sobre la salud de los trabajadores

Durante la gestión de la vigilancia de la salud, las organizaciones pueden encontrar una serie de dificultades tales como:

No existe o hay poca cultura preventiva en la organización
Solo se da una visión parcial de la importancia que tiene esta vigilancia de la salud.
Todos los niveles de la organización carecen de información.
Falta de profesionales en activo que gestionaran este aspecto.

Automatizar procesos en Vigilancia de la Salud

La Vigilancia de la Salud es muy útil para la prevención de enfermedades laborales en las organizaciones.

Las organizaciones que se deciden por automatizar los procesos que intervienen en la Vigilancia de la Salud con el software ISO 45001 de ISOTools, logran importantes ventajas tales como:

Pueden identificar, monitorear y controlar aquellos efectos sobre la salud que sufren los trabajadores debido a las exposiciones negativas en el lugar de trabajo.
Permite planificar cualquier tipo de actividad vinculada con la vigilancia de la salud o con las inspecciones médicas.
Favorece el registro de los resultados que se obtienen en los que se muestra si el trabajador es apto para el puesto que ocupa, no apto o incluso tendrá restricciones o necesitará emplear equipos de protección, personas.
Reduce el absentismo laboral que se produce en las organizaciones
Facilita la creación, envío y gestión de encuestas relacionadas con las condiciones de salud, las cuales podrán ser anónimas o personales.
Determina la trazabilidad estadística entre los diversos periodos temporales.
Ayuda al ahorro de tiempo en la gestión de las políticas de HSE vinculada con la vigilancia de la salud.

Al automatizar la vigilancia de la salud con la plataforma tecnológica ISOTools la organización podrá:

Generar informes de incapacidades relacionados con la persona.
Realizar seguimientos de las recomendaciones médicas establecidas.
Enviar de forma automatizada las notificaciones y recordatorios.
Establecer citaciones, agendamiento masivo de revisiones médicas y cumplimiento.
Instaurar seguimientos personalizados según las recomendaciones médicas.
Identificar cuáles son las condiciones médicas que afectan a la organización.

El módulo de Vigilancia de la Salud en ISOTools permite:

Garantizar la trazabilidad de todas las vigilancias de la salud mediante los registros.
Reducir gastos y costos derivados de la no prevención en temas de seguridad y salud en el trabajo.
Mejorar la imagen de la organización, mostrando el compromiso con sus trabajadores al velar por su seguridad laboral.

Si necesita conocer al detalle cómo opera el Software ISOTools, te invitamos a participar en una de nuestras demos online que celebramos cada martes a las 16 h de Madrid (España). ISOTools cuenta con diferentes módulos, se trata de una herramienta flexible y que se adapta en alto grado a las necesidades de cada una de las organizaciones. Para inscribirse en la demo, solo tiene que rellenar los datos que encontrará en el formulario de inscripción, para lo que debe hacer clic aquí.