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Importancia de certificar ISO 37001

Como ya es sabido, ISO 37001:2016 es la normativa que proporciona, orientación y detalla los requisitos para poder establecer, implementar, mantener, revisar y mejorar un Sistema de Gestión contra el Soborno. Dicho sistema de gestión puede ser independiente o podría integrarse con otros sistemas de gestión ya implantados (de calidad, medio ambiente, continuidad de negocio, etc.).

Hay que tener en cuenta que ISO 37001 solo es aplicable al soborno. Por tanto, esta no aborda específicamente el fraude, los cárteles y otros delitos como el lavado de dinero u otras actividades relacionadas con prácticas corruptas. Esto no quiere decir que una determinada organización no pueda optar a ampliar el alcance de su sistema de gestión para incluir dichas actividades.

ISO 37001 se trata de una norma genérica que puede ser aplicada a cualquier tipo de organización (o entidad de la misma) sin importar el tipo o tamaño, así como la naturaleza de la misma o si pertenece al sector privado o público. En el punto 4 de la norma se establecen los factores específicos para abordar el alcance de la aplicación de la misma, según sus requisitos.

Las universidades. Organismos públicos y privados que no quedan fuera del soborno

Como si de una empresa se tratara, de hecho lo son, las universidades se han convertido en organizaciones cada vez más complejas. A lo largo de todo el mundo, en muchas ocasiones han salido a la luz noticias en las que se ha relacionado a una determinada universidad (muchas de ellas de prestigio) con un escándalo de soborno por dos cuestiones fundamentales: la expedición fraudulenta de certificados o títulos y la admisión indebida de alumnos.

Esto ha provocado que muchas universidades no sean bien miradas, bien porque se han visto envueltas en cuestiones de este tipo, o bien porque han sido salpicadas indirectamente por este tipo de sucesos. No hay que olvidar que las universidades necesitan alumnos para sobrevivir y para ello deberán demostrar que son instituciones educativas competentes y serias en todos los aspectos, incluido el legal.

Entre los problemas fundamentales a los que se enfrentan las universidades en relación con la gestión antisoborno, hay que destacar los siguientes:

• Demandas e investigaciones reales o pendientes: las actividades relacionadas con la norma ISO 37001 serán en gran medida prospectivas, pero habrá casos en los que los litigios se iniciaron en el pasado. En esta ocasión el compliance officer deberá de investigar los motivos que han llevado o llevaron a un determinado litigio.
• Gestión de la debida diligencia: Cuando sea necesario, se deberán de abrir procesos de investigación que permitan aclarar cuestiones relacionadas con el ingreso o la expedición títulos. Este tipo de cuestiones también afectan al profesorado, ya que también han sido algunos los casos que han salido a la luz en relación con la contratación de profesorado.
• Mejoras en el proceso de acceso: Este tipo de aspectos está más relacionado con el ámbito anglosajón, en el que para entrar a una determinada universidad no solo se baraja el factor de la nota de corte. Hablamos de aspectos relacionados con cartas de recomendación, avales de familiares o tutores, etc. Este aspecto guarda cierta relación con la gestión de la debida diligencia, como proceso de investigación para garantizar la veracidad de un determinado acto.
• El papel de las partes interesadas externas: En este aspecto se deberán analizar y considerar los límites contractuales y legales relacionados con las subvenciones y becas estatales o federales; las NCAA (Asociaciones de deportistas universitarios en Estados Unidos) y los principales donantes. Una política antisoborno completa también debería tener en cuenta disposiciones que analicen el riesgo de atletas universitarios, investigadores, así como otros miembros de la comunidad universitaria como objetivos de soborno.

[Tweet «#ISO37001  puede ser aplicada a cualquier tipo de organización, sin importar el tipo o tamaño, así como la naturaleza de la misma o si pertenece al sector privado o público.»]

El papel del compliance officer en una universidad

El Compliance Officer o en castellano, Oficial de Cumplimiento es, dentro de cualquier organización, el responsable de asegurar el cumplimiento de la normativa de aplicación o de cualquier tipo de legislación relacionada con el sector. Así como de que se cumpla la normativa general que legisla un determinado país.

En una institución universitaria, el compliance office se encargará de que esta cumpla con todos los requisitos legales que afectan a la misma dentro del ámbito legal que ocupa:

• Normativa nacional relacionada con este tipo de instituciones
• Normativa a nivel interno
• Normas que, aunque no legislan sobre universidades, sí pueden afectar a alguno de los miembros que la forman, siempre y cuando esta forma parte los hechos: derechos de autor, cuestiones penales, civiles, etc.
• Por supuesto, deberá de gestionar e implicarse en la implantación de un Sistema de Gestión Antisoborno, así como compliance, siempre y cuando la universidad cuente con ellos.

No hay que olvidar que la ISO 37001 es una normativa certificable, de manera que la certificación de la misma servirá como prueba de que en la institución universitaria hay una preocupación importante por demostrar que se gestiona y se ejecuta un sistema de lucha antisoborno. Esto sin ninguna duda contribuirá a mejorar la imagen de la universidad de cara a la sociedad y como no ante posibles alumnos o clientes.

Software: Importancia de certificar ISO 37001

Para asegurar la automatización, gestión y control de un Sistema de Gestión de Lucha contra el Soborno de forma sencilla y eficaz, podemos ayudarnos con el Software ISOTools, el cual soluciona de una forma muy completa los requisitos de la norma ISO 37001. Además, ofrece al cliente la herramienta imprescindible para obtener una mejora continua en su gestión de procesos, con el consiguiente aumento de sus beneficios a corto plazo.

Las instituciones educativas se enfrentan a regulaciones cada vez más complejas y exigentes. El cambio en la demografía y las expectativas de los estudiantes, llevan a las organizaciones de este sector a esforzarse aún más para alcanzar la excelencia. Una forma de hacerlo es utilizar un software para gestión de calidad en educación.

El software para la gestión de la calidad en educación, excelencia y estrategia, de ISOTools, está diseñado para reducir la burocracia y aumentar la satisfacción de las partes interesadas, cumpliendo los requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015 o de Excelencia bajo el modelo EFQM.

Software para gestión de calidad en Educación – Objetivos

Asegurar la calidad de la educación a la vez que se mejora la gestión de la organización y, de esta forma, lograr establecer una relación sólida con las partes interesadas son algunos de los objetivos que ayuda a alcanzar el Software para la gestión de la calidad, excelencia y estrategia en centros educativos.

El Software ofrece funcionalidades de gran utilidad para los centros educativos que han implementado Sistemas de Gestión de Calidad basados en la norma ISO 9001:2015, o aquellos que desean certificarse bajo el modelo EFQM.

Principales funcionalidades del software para gestión de calidad en educación de ISOTools

Esta solución tecnológica permite mejorar la gestión de calidad y lograr la satisfacción de las partes interesadas, optimizando la gestión de procedimientos y procesos y cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y el modelo EFQM.

Al mejorar la satisfacción de las partes interesadas – comunidad educativa -, se allana el camino hacia el logro de la excelencia. Igualmente, el software permite elaborar planes estratégicos que servirán como herramientas útiles para alcanzar la visión de la organización.

El software para gestión de calidad en Educación de ISOTools ofrece una serie de funcionalidades clave:

1- Permite la integración con Alexia, plataforma de gestión educativa, implementada en más de 1.200 instituciones. ISOTools se integra perfectamente con Alexia, logrando una eficaz gestión de registros, documentos, datos e información.

2- Ofrece gestión de procesos necesaria para planificar, evaluar y desarrollar actividades necesarias para implementar estrategias de calidad y excelencia.

3- El sistema está diseñado para cumplir con el requisito de mejora continua, con un aplicativo para la gestión eficaz de acciones correctivas para los hallazgos detectados.

4- El aplicativo cuenta con un control exigente de la documentación, manteniéndola accesible, pero guardando la debida confidencialidad de algunos documentos.

5- Las actas de reunión, las salidas extra escolares y otro tipo de actividades, pueden ser planificadas de forma fácil y eficaz gracias al uso de esta solución.

6- El software para gestión de calidad en Educación es una herramienta que gestiona encuestas personalizadas, de tal forma que sea posible evaluar la satisfacción de las partes interesadas, como alumnos, sus familias, docentes, administradores.

7- ISOTools Educación, gestiona en forma integral todos los indicadores de la organización, permitiendo emprender acciones de seguimiento y monitoreo. Y una toma de decisiones basada en evidencias.

8- ISOTools Educación reduce el coste que representa para las organizaciones del sector satisfacer la conformidad normativa y contribuye a aumentar el éxito, la productividad. Ayuda a reducir riesgos y facilita la integración con otros sistemas de gestión.

La solución hace que las instituciones educativas analicen y mejoren en forma continua la eficiencia de sus operaciones, integrando en una sola plataforma estructuras de gestión diferentes, como la documental, indicadores de desempeño, procesos, riesgos, incidentes, entre otras.

ISOTools Educación Software para la gestión de la calidad, excelencia y estrategia en centros educativos

ISOTools Educación es software diseñado para facilitar y mejorar la gestión de la calidad y la excelencia en instituciones educativas, que proporciona herramientas que logran automatizar el Modelo de Excelencia EFQM y el Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2015.

En nuestra sección de Casos de éxito puede conocer de primera mano los testimonios y experiencias de los responsables de varias instituciones educativas que ya trabajan con la plataforma tecnológica ISOTools.

OHSAS 18001

Las organizaciones que obtienen la certificación de la norma OHSAS 18001, garantizan que están implicadas en la prevención de riesgos laborales de la misma. El resultado de esta norma es un beneficio positivo para todos los empleados de la organización.

La OHSAS18001 se puede implantar en organizaciones del sector público como las universidades, en las cuales su finalidad es ser una herramienta óptima para que el número de accidentes producidos en tales organizaciones disminuya.

Si nos centramos en las ventajas que supone dicha implantación para las universidades, nos encontramos las siguientes:

Debido a todo lo indicado con anterioridad, se llega a la conclusión de que la OHSAS 18001 es una herramienta óptima para controlar, reconocer y determinar los peligros que se pueden producir en las universidades. Además, se emplea para llevar a cabo la adopción de medidas útiles para asentar los distintos procedimientos que originen una disminución de riesgos laborales.

Software ISOTools

ISOTools es una Plataforma Tecnológica que ayuda a las organizaciones públicas a controlar y gestionar el Sistema de Seguridad y Salud. Además, ISOTools coopera en la automatización e implantación de la OHSAS 18001.

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Eficiencia energética en centros universitarios

El objetivo estándar ISO 50001 de Gestión de la Energía es proporcionar un uso eficiente de los distintos tipos de energía que utilizan las empresas.

La eficiencia energética es el descenso del consumo de energía con las siguientes condiciones:

• Los sistemas energéticos tienen que ser los mismos.
• Se debe proteger el medio ambiente.
• Se tiene que garantizar el aprovisionamiento  y fomentando una actuación  persistente en su uso.

La norma ISO50001 se encuentra en varios sectores, siendo uno de ellos el universitario. Las causas de utilización de esta norma en las instituciones universitarias son la reducción de costos, la disminución de CO₂ y la mayor preocupación de la mejora de eficiencia energética.

Hoy en día, son cada vez más las universidades que se dan cuenta de que al llevar a cabo sus actividades, estas tienen un impacto sobre el medio ambiente por la educación, la presión en la sociedad, la investigación o la mejora de sus infraestructuras.

El número de universidades preocupadas por la eficiencia energética aumenta tanto a nivel local, nacional como global.

La finalidad de la ISO-50001 en las organizaciones es la utilización que estas hacen de las diferentes clases de energía que existen y les proporciona un marco reconocido para enlazar sus actividades a la eficiencia energética.

Las ventajas de la implantación de la norma ISO 50001 en las universidades serían:

• Promover unas actividades de gestión óptimas de energía.
• Disminución de los gases CO₂ debido a una mejor gestión de energía de los gases del efecto invernadero.
• Impulsar la utilización de los recursos energéticos.
• Aumento del empleo de los activos que existen con respecto al uso de energía de las empresas.
• Servir de ayuda a las organizaciones en lo que se refiere en el uso de tecnologías emergentes enlazadas con la eficiencia energética.

Las instituciones universitarias pueden realizar una serie de medidas para alcanzar la eficiencia energética, como pueden ser llevar a cabo un aislamiento térmico de su edificio u orientar las instalaciones de tal forma que se aprovechen más la luz solar en invierno entre otras. Además, se puede utilizan bombillas o lámparas de bajo consumo, sistemas de calefacción o de aire acondicionado eficiente.

Las universidades, también, acreditan la ISO 50001 para aumentar su prestigio y hacer que la demanda de estudiantes se incremente, aparte de los beneficios ambientales que obtiene la sociedad. Esta norma requiere de una auditoria de eficiencia energética.

Principales gastos energéticos en universidades

Las universidades suelen enfrentar elevados consumos energéticos distribuidos en varios rubros clave. Estos son algunos de los principales, según información sectorial sobre eficiencia energética:

Climatización (calefacción, aire acondicionado)

La climatización —incluyendo calefacción en invierno y refrigeración en verano— es uno de los gastos más significativos. Campuses grandes, con múltiples edificios, suelen depender intensamente de estos sistemas, especialmente si su envolvente térmico es deficiente.

Iluminación

La iluminación —tanto interior como exterior— representa otro peso considerable en la factura energética. Sustituciones por tecnologías más eficientes como LED pueden reducir el consumo hasta en un 60 %.

Energía eléctrica asociada a equipos y sistemas informáticos/laboratorios

El uso intensivo de equipos de laboratorio, aulas equipadas, ordenadores, servidores y sistemas de investigación también contribuyen de manera importante al consumo eléctrico. Aunque menos detallados en las fuentes, esto forma parte del aumento general de gastos energéticos.

Agua caliente sanitaria y otras demandas térmicas

El gas o electricidad consumida en la generación de agua caliente para servicios (baños, cafeterías), o en procesos académicos como laboratorios, también incrementa el gasto energético institucional. Se prevé que, al sustituir calderas de gas por bombas de calor, se triplique el rendimiento y se reduzca el consumo de gas y emisiones de CO₂.

Infraestructura obsoleta y falta de monitorización

Sistemas de control obsoletos, aislamiento ineficiente, luminarias anticuadas, y la falta de monitorización del consumo producen sobrecostes energéticos significativos. La modernización de estos sistemas y el seguimiento centralizado representan un potencial de ahorro elevado.

Formas de mejorar la eficiencia energética

A continuación, algunas estrategias efectivas para optimizar el consumo energético en universidades:

Implementación de un Sistema de Gestión de Energía según ISO 50001

Adoptar la norma ISO 50001 impulsa una gestión sistemática y mejora continua de la energía, con beneficios en costos, emisiones de gases de efecto invernadero y eficiencia general. Casos de éxito como la Universidad Rey Juan Carlos (URJC) demuestran que la certificación e implementación de este sistema permite ahorrar significativamente y estructurar mejor las políticas energéticas

Monitorización, auditorías energéticas y control de consumos

Permitir el seguimiento en tiempo real, llevar a cabo auditorías periódicas y medir consumos por uso, facilita la detección de ineficiencias y la toma de decisiones informadas. En la URJC, la medición centralizada les permitió ahorrar hasta un 40 % en costes.

Sustitución de iluminación por tecnología LED y control inteligente

Instalar iluminación LED (interiores, aulas y exteriores) junto con sistemas de control mejora el rendimiento energético (más del 50 % en potencia, +60 % en ahorro real) con relativamente baja inversión.

Renovación de sistemas térmicos (bombas de calor y calderas eficientes)

Reemplazar calderas de gas natural por bombas de calor electrificadas, multiplica el rendimiento térmico, reduce consumo de gas y disminuye emisiones de CO₂.

Instalación de energías renovables (paneles fotovoltaicos)

La instalación de sistemas fotovoltaicos de autoconsumo en cubiertas y marquesinas permite reducir cientos de miles de kWh/año. La URJC instaló paneles por 184,52 kWp en Alcorcón y 102,46 kWp en Fuenlabrada, con ahorros de más de 200 000 kWh y 120 000 kWh, respectivamente.

Optimización de la envolvente térmica y diseño arquitectónico

Mejorar el aislamiento, impermeabilización y diseño pasivo (como orientación solar, protecciones solares, fugas de calor) contribuye a reducir la carga térmica del edificio y, por tanto, el consumo energético.

Sensibilización, formación y cultura energética

Capacitar a la comunidad universitaria (personal y alumnado) en eficiencia energética y promover comportamientos responsables (como apagar equipos, racionalizar horarios, etc.) complementa las mejoras técnicas y crea un impacto sostenido.

Compra conjunta y energía renovable garantizada

Unirse a consorcios de compra de energía (como CSUC) permite acceder a energía 100 % renovable y mejores condiciones económicas al aprovechar economías de escala.

Software ISO 50001

La Plataforma Tecnológica ISOTools, es una herramienta ideal como software ISO 50001 para que las organizaciones  puedan llevar a cabo la implementación de un sistema de gestión.

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Para que una universidad logre la certificación ISO 9001 debe establecer y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) conforme a los requisitos de la norma, lo que implica definir, documentar y controlar sus procesos, asegurar que los recursos y la información necesarios estén disponibles, y medir y analizar continuamente su desempeño con el fin de mejorar. Este esfuerzo va más allá de la mera documentación: requiere compromiso activo de la alta dirección, adopción de una cultura de calidad en toda la organización y participación de todos los miembros para integrar la mejora continua en la operativa educativa y administrativa. Sin este liderazgo y planificación adecuados, las universidades suelen enfrentar dificultades para cumplir los criterios y obtener la certificación.

Requisitos ISO 9001 que deben cumplir las universidades

Para obtener la certificación ISO 9001, las universidades deben cumplir con los requisitos establecidos en dicha norma. En general, las universidades deberán establecer, documentar y realizar el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad y desarrollar sus actividades para conseguir la mejora continuamente la eficacia del sistema basándose en los requisitos de la norma ISO9001.

Por lo que las universidades deberán: